One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Finance - Financiële instellingen

[Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]

Introductie

Voor u aan de slag kunt met uw financiële administratie, dient u een aantal zaken in te stellen. De belangrijkste financiële instellingen vindt u via [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Deze instellingen bepalen voor een groot deel de werking van Exact Financials. De instellingen zijn verdeeld over verschillende tabbladen. Volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.

Uitleg van de velden

Tabblad - Algemeen

Boekjaar
Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt u het standaard boekjaar ingeven. De ingegeven waarde wordt in dit veld getoond. Bij de jaarovergang kan, nadat het nieuwe boekjaar is geopend, deze waarde worden verhoogd. Het opgegeven boekjaar wordt tevens gebruikt als de standaard waarde van het boekjaar bij het invoeren van boekingen.

Laagste boekjaar
Dit veld toont het laagste boekjaar van de aanwezige boekjaren in de betreffende administratie.

Hoogste boekjaar
Dit veld toont het hoogste boekjaar van de aanwezige boekjaren in de betreffende administratie.

Periodeverdeel: Maximale afwijking
Bij het aanmaken van periodeverdeelboekingen worden transitorische mutaties aangemaakt. Deze mutaties kunnen in de toekomst liggen, ook voor boekjaren welke nog niet zijn geopend. Geef in dit veld aan hoeveel jaren in de toekomst mag worden geboekt zonder dat hier een boekjaar voor is geopend. Deze instelling voorkomt dat tijdens het invoeren van de periode verdeelboeking een foutieve verdeling kan worden gemaakt waarbij bijvoorbeeld een mutatie in het jaar 2051 terecht komt, hetgeen de performance van het systeem ten nadele is. Een maximale afwijking van "1" betekent dat bij een standaard boekjaar van 2012 er periodeverdeelboekingen in boekjaar 2013 en lager mogen worden aangemaakt.

Hoogste boekperiode
Na het aanmaken van uw periode-/datumtabel, kunt u hier de hoogst mogelijke boekingsperiode aangeven. Als u een periode-/datumtabel van 12 maanden heeft gedefinieerd en een dertiende correctieperiode van 1 dag, kunt u in dit bijvoorbeeld de waarde 12 meegeven om te verhinderen dat er in de correctieperiode kan worden geboekt. Zodra het noodzakelijk is boekingen in de correctie periode vast te leggen, kunt u de waarde verhogen naar '13'.

Hoogste rapportageperiode
Geef de hoogste periode op waarover uw rapporten en overzichten informatie moeten verschaffen. Zo kunt u gebruikmaken van een periode-/datumtabel van 12 maanden met een dertiende correctieperiode waarin geboekt mag worden, waarvan echter de gegevens  niet getoond mogen worden in overzichten. Voer dan voor de hoogste rapportageperiode de waarde 12 in. De in dit veld ingegeven waarde kan niet hoger zijn dan de waarde van de hoogste boekingsperiode.

Periode-/datum controle
In Exact Financials dient u bij het invoeren van de boekingen o.a. een financieel jaar, een financiële periode en een boekdatum mee te geven. Met deze instelling kunt u aangeven in hoeverre u wilt toestaan dat een ingevoerde boekdatum moet vallen binnen de gedefinieerde financiële periode. De financiële perioden definieert u middels de periode-/datumtabel. U heeft de keuze uit de volgende opties:

  • Geen controle: geen controle op boekdatum en boekingsperiode tijdens het invoeren van de boeking.
  • Signaal: tijdens het boeken verschijnt er een waarschuwing als boekdatum en boekingsperiode niet overeenkomen.
  • Verplicht: verplichte consistentie tussen boekdatum en boekingsperiode. Tijdens het invoeren van de boeking is het niet mogelijk een boekdatum in te voeren welke niet binnen de aangegeven financiële periode is gedefinieerd.

De optie 'Verplicht' kan alleen gekozen worden indien er geen onverwerkte financiële boekingen aanwezig zijn in de betreffende administratie.
Komt de boekdatum altijd overeen met de boekingsperiode, dan geven mutatieoverzichten die zijn gerangschikt op boekingsperiode, altijd dezelfde informatie weer als overzichten gerangschikt op boekdatum.

Wijze van doorverdelen
Geef aan of u de kosten wilt verdelen op basis van geschatte/gebudgetteerde kosten (voorcalculatorisch) of op basis van de werkelijk gemaakte kosten (nacalculatorisch). Zie: Kostenverdeelstaat.

GB-rekening: Lengte
Geef aan hoeveel posities een grootboekrekening maximaal mag bevatten.

Consolidatie-administratie
Vink deze optie aan als u wilt dat de huidige administratie de administratie is waarin de financiële gegevens van andere administraties geconsolideerd worden. Deze optie is niet beschikbaar indien:

  • er mutaties in de huidige administratie voorkomen.
  • er kostendragers zijn aangemaakt in de huidige administratie. Het consolidatieproces kan niet uitgevoerd worden als er kostendragers in de administratie zitten.
  • u niet beschikt over de module 'Consolideren' in uw licentie.

Kostenplaatsen consolideren
Als u de optie 'Consolidatie-administratie' heeft gemarkeerd, kunt u hier aangeven of u in deze administratie naast een consolidatie op grootboekniveau tevens wilt consolideren op kostenplaats niveau. Het is alleen mogelijk op kostenplaatsniveau te consolideren als u bij de instelling 'Kostenplaats' op het tabblad 'Verwerken' niet voor 'Uitschakelen' hebt gekozen.

Budgetten consolideren
Als u de optie 'Consolidatie-administratie' heeft gemarkeerd, kunt u hier aangeven of u in deze administratie naast een consolidatie op realisatie tevens de budgetten uit de onderliggende administraties wenst te consolideren. Van belang is dat de budgetversies over de administraties heen identiek zijn gecodeerd. De budgetversie gemarkeerd als 'primaire versie' worden meegenomen tijdens het consolidatie proces.

Tabblad - Verwerken

Stornoboekingen
Geef aan of de gebruiker bij het invoeren van boekingen kan aangeven of de desbetreffende boeking een stornoboeking betreft. Met stornoboekingen corrigeert u bijvoorbeeld boekingen die al zijn verwerkt (mutaties). In tegenstelling tot crediteringen, worden bij stornoboekingen de bedragen tijdens de verwerking aan dezelfde zijde op de saldibalans tegen geboekt als waarop ze zijn ingegeven. Evenals bij crediteringen moeten de bedragen negatief worden ingevoerd. Een stornoboeking heeft dus hetzelfde resultaat als een creditering, alleen de presentatie op de saldibalans verschilt.

Scenarioboekingen
Geef aan of in deze administratie scenarioboekingen kunnen worden ingevoerd. Zie Scenarioboekingen.

Omzet boeken in kasboek
In sommige gevallen wordt het kasboek gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. De bijbehorende omzetten worden alleen maar vastgelegd in de saldilijsten als u deze instelling aanzet.

Omzet boeken in memoriaal
In sommige gevallen wordt het memoriaal gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. De bijbehorende omzetten worden alleen maar vastgelegd in de saldilijsten als u deze instelling aanzet. (vervallen in versie 7.29)

Kassaldo bijwerken
Wanneer u dit veld markeert, wordt het beginsaldo van het kasboek automatisch bijgewerkt wanneer u boekingen verandert die reeds ingevoerd maar nog niet verwerkt zijn.

Rekening-courant: Direct verwerken
Wanneer u dit veld markeert in de doeladministratie, worden rekening-courant boekingen in de doeladministratie direct verwerkt, zodra deze boekingen in de bronadministratie worden verwerkt. Met deze functionaliteit kan de consistentie tussen de verschillende rekening-courantadministraties optimaal gewaarborgd worden.

Kostenplaats
Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Kostenplaatsrekening' is gemarkeerd, een kostenplaats moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:

  • Facultatief: U kunt een kostenplaats meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is echter niet verplicht. U kunt de boeking bewaren ongeacht of er een kostenplaats ingevoerd is.
  • Uitschakelen: U kunt geen kostenplaats meegeven bij het invoeren van een boeking.
  • Verplicht: U moet een kostenplaats meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is verplicht. U kunt de boeking niet bewaren indien er geen kostenplaats is ingevoerd.

Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of kostenplaatsen moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als kostenplaatsrekening is gedefinieerd.

Kostendrager
Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Kostendragerrekening' is gemarkeerd, een kostendrager moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:

  • Facultatief: U kunt een kostendrager meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is echter niet verplicht. U kunt de boeking bewaren ongeacht of er een kostendrager ingevoerd is.
  • Uitschakelen: U kunt geen kostendrager meegeven bij het invoeren van een boeking.
  • Verplicht: U moet een kostendrager meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is verplicht. U kunt de boeking niet bewaren indien er geen kostendrager ingevoerd is.

Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of kostendragers moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als kostendragerrekening is gedefinieerd.

Project
Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Projectrekening' is gemarkeerd, een project moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:

  • Facultatief: U kunt een project meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is echter niet verplicht. U kunt de boeking bewaren ongeacht of er een project ingevoerd is.
  • Uitschakelen: U kunt geen project meegeven bij het invoeren van een boeking.
  • Verplicht: U moet een project meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is verplicht. U kunt de boeking niet bewaren indien er geen project ingevoerd is.

Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of projecten moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als projectrekening is gedefinieerd.

Activum
Gebruik deze instelling om aan te geven of tijdens het invoeren van boekingen op grootboekrekeningen waarbij de optie 'Activumrekening' is gemarkeerd, een activum moet worden meegegeven. U hebt de keuze uit de volgende instellingen:

  • Facultatief: U kunt een activum meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is echter niet verplicht. U kunt de boeking bewaren ongeacht of er een activum ingevoerd is.
  • Uitschakelen: U kunt geen activum meegeven bij het invoeren van een boeking.
  • Verplicht: U moet een activum meegeven bij het invoeren van een boeking, dit is verplicht. U kunt de boeking niet bewaren indien er geen activum ingevoerd is.

Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in 'Sales' of 'Purchase', is het afhankelijk van deze instelling of activa moeten worden gevuld bij selectie van een artikel welke aan een artikelgroep is gekoppeld waarvan de grootboekrekening als activumrekening is gedefinieerd.

Maximum: Betalingsverschil
Bij het inlezen van dagafschriften kunt u openstaande posten automatisch laten afletteren. Geef hier aan hoeveel de afwijking tussen het openstaande bedrag en het ontvangen bedrag maximaal mag zijn om de openstaande posten automatisch af te letteren. De eventuele verschillen worden automatisch op een verschillenrekening geboekt.

Verwerkingsverslag direct afdrukken
Zet deze instelling aan als u wilt dat het verwerkingsverslag onmiddellijk na de verwerking wordt afgedrukt. Indien u deze instelling uitschakelt, wordt er niet direct een verwerkingsverslag afgedrukt, maar kunt u het verslag indien gewenst achteraf raadplegen/ afdrukken via [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerkingsverslagen achteraf].

Rapport verdichten
Wanneer boekingen worden verwerkt, wordt een verwerkingsverslag afgedrukt. Als u een groot aantal boekingen hebt ingevoerd, kan dit verwerkingsverslag erg uitgebreid en onoverzichtelijk worden. U kunt ervoor kiezen verdichte verslagen af te drukken, zodat er minder cijfers worden weergegeven. De mutaties (verwerkte boekingen) op dezelfde rekening worden dan in het verslag verdicht tot één mutatie, hoewel dit in het grootboek niet het geval is. U hebt de volgende mogelijkheden:

  • Niet verdichten: Iedere mutatie wordt afzonderlijk op het verwerkingsverslag afgedrukt.
  • Verdichte rekeningen: Mutaties op 'verdichte' rekeningen worden in verdichte vorm op het verwerkingsverslag weergegeven. Alle andere mutaties worden afzonderlijk afgedrukt. Een rekening zal worden verdicht als u de instelling 'Verdichten' hebt geactiveerd in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].
  • Alle grootboekrekeningen: Alle mutaties op het verwerkingsverslag worden verdicht. De grootboekrekeningen worden verdicht tot een enkel saldo.

Standaardvaluta
De valutacode die u selecteert in dit veld, is de standaardvaluta van uw administratie. Standaard worden de bedragen die u voor deze administratie invoert in deze valuta weergegeven. Controleer deze code voordat u voor het eerst met uw administratie aan de slag gaat. Hebt u in de administratie eenmaal de valutacode gekozen en boekingen ingevoerd, dan kunt u dit veld niet meer wijzigen.

Secundaire valuta
Voor administraties waarin een euroconversie is uitgevoerd, is dit veld gevuld met de eerder gebruikte primaire valutacode. Bijvoorbeeld: Als u gebruikmaakte van een administratie in guldens, dan is de standaardvaluta van guldens overgezet naar euro's en is de secundaire valuta gevuld met de waarde voor de gulden.

Tabblad - Debiteuren 

Betaling: Betaalwijze
In het onderhoud van een debiteur op het tabblad 'Bank' wordt altijd een betaalwijze gevuld. Geef hier de betaalwijze aan welke als standaard waarde zal worden voorgesteld tijdens het aanmaken van debiteuren. Zie [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Betaling: Betalingsconditie
De waarde die u hier ingeeft zal gebruikt worden bij het invoeren van verkooporder, verkoopfacturen en verkoop- of memoriaal boekingen met een debiteur als in de stamgegevens van de debiteur geen betalingsconditie is gedefiniëerd.

Betaling: Creditnota's
De waarde die u hier ingeeft wordt gebruikt indien een negatieve boeking handmatig in het verkoopdagboek wordt ingevoerd. Als deze waarde niet is gevuld, wordt de reguliere betalingsconditie (Debiteuren) uit de instellingen gebruikt.

Nummering: Huidig
Hier geeft u het debiteurnummer op waarmee een nieuwe debiteur aangemaakt zal worden. Bestaat de debiteur met dit nummer reeds dan kunt u deze onderhouden

Nummering: Ophoogfactor
Als u wilt dat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer wordt weergegeven, voert u in dit veld een ophoogfactor in. Een ophoogfactor van 5 of 10 kan van pas komen als u verwante debiteuren of crediteuren wilt groeperen op nummer. Als u een ophoogfactor gebruikt, kunt u later relaties invoegen, bijvoorbeeld een dochterbedrijf van een bestaande klant.

Rapportage: Ouderdom categorie
Categoriseer hier uw openstaande posten op basis van ouderdom. De waarde die u bij elke categorie vult, staat voor het aantal dagen dat een openstaande post openstaat. Deze categorieën zijn verplicht als u een ouderdomsanalyse voor de debiteuren wilt uitvoeren. De ouderdomsanalyse geeft aan welke openstaande posten tot welke categorie behoren. Zie [Finance: Debiteuren, Openstaande posten].  

Berekening: Korting / Toeslag
Wanneer u gebruik maakt van betalingskorting of kredietbeperking kunt u hier aangeven hoe deze moet worden berekend. U hebt de keuze uit:

  • Bruto: De betalingskorting/ kredietbeperking wordt berekend over het totaalbedrag van de factuur inclusief BTW.
  • Netto: De betalingskorting/ kredietbeperking wordt berekend over het totaalbedrag van de factuur exclusief BTW.

Tabblad - Crediteuren 

Betaling: Betaalwijze
In het onderhoud van een crediteur op het tabblad 'Bank' wordt altijd een betaalwijze gevuld. Geef hier de betaalwijze aan welke als standaard waarde zal worden voorgesteld tijdens het aanmaken van crediteuren. Zie [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Betaling: Betalingsconditie
De waarde die u hier ingeeft zal gebruikt worden bij het invoeren van inkoop- of memoriaal boekingen met een crediteur als in de stamgegevens van de crediteur geen betalingsconditie is gedefiniëerd of als de inkoopfactuur een creditfactuur betreft.

Betaling: Creditnota's
De waarde die u hier ingeeft wordt gebruikt indien een negatieve boeking handmatig in het inkoopdagboek wordt ingevoerd. Als deze waarde niet is gevuld, wordt de reguliere betalingsconditie (Crediteuren) uit de instellingen gebruikt.

Nummering: Huidig
Hier geeft u het crediteurnummer op waarmee een nieuwe crediteur aangemaakt zal worden. Bestaat de crediteur met dit nummer reeds dan kunt u deze onderhouden

Nummering: Ophoogfactor
Als u wilt dat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer wordt weergegeven, voert u in dit veld een ophoogfactor in. Een ophoogfactor van 5 of 10 kan van pas komen als u verwante debiteuren of crediteuren wilt groeperen op nummer. Als u een ophoogfactor gebruikt, kunt u later relaties invoegen, bijvoorbeeld een dochterbedrijf van een bestaande klant

Rapportage: Ouderdom categorie
Categoriseer hier uw openstaande posten op basis van ouderdom. De waarde die u bij elke categorie vult, staat voor het aantal dagen dat een openstaande post openstaat. Deze categorieën zijn verplicht als u een ouderdomsanalyse voor de debiteuren wilt uitvoeren. De ouderdomsanalyse geeft aan welke openstaande posten tot welke categorie behoren. Zie [Finance: Crediteuren, Openstaande posten]. 

 

Tabblad - BTW

BTW uitschakelen
Met deze instelling kunt u het gebruik van BTW in de administratie uitschakelen. Zet deze instelling aan als u geen gebruik wilt maken van BTW in deze administratie. Deze optie is niet beschikbaar indien er boekingen aanwezig zijn in de administratie.

BTW-historie
Met deze instelling kunt u in uw administratie volledig gebruik maken van de BTW-registratie. Zet deze instelling aan als u alle gegevens, inclusief ICP-gegevens, wilt registreren en BTW-overzichten wilt kunnen genereren. Als u al posten met BTW hebt geboekt en vervolgens deze instelling uitschakelt, gaan de BTW-gegevens en de statistische gegevens verloren. Als gevolg hiervan zullen de gegevens op de BTW-aangifte onjuist zijn, omdat er geen ICP-gegevens worden geregistreerd.

Niet-aftrekbare BTW
Geef aan of u werkt met Niet-aftrekbare BTW, dit is alleen van toepassing voor bedrijven die werken met de Belgische landenfunctionaliteit.

Automatische BTW-correctie
Automatische BTW-correctie is voor Duitse Administraties verplicht. Als u deze instelling markeert, wordt bij het afboeken van de openstaande posten de BTW op de oorspronkelijke factuur gecorrigeerd indien bij (gedeeltelijke) betaling van de openstaande post een gedeelte wordt afgeboekt op betalingskortingen, betalingverschillen of op kredietbeperkingen.

Wijzigen BTW-nummer debiteuren / crediteuren
Markeer deze optie als u in het onderhoud van de debiteuren en crediteuren de BTW-nummers na invoer tussentijds wilt kunnen wijzigen. Als u deze optie niet markeert, zijn de BTW-nummers niet wijzigbaar zodra ze zijn aangemaakt.

BTW-compensatie
Als deze instelling wordt aangevinkt, wordt het mogelijk om in onderhoud van de BTW-codes bij het aanmaken van een nieuwe BTW-code van het type 'Inkoop' een tweede tabblad 'BTW-compensatie' te vullen met gegevens over het percentage BTW te compenseren en het percentage niet-aftrekbare BTW. Zie [BTW-Compensatiefonds].

Verwerken BTW: Bij levering/betaling
[Belgische landen functionaliteit] Als deze instelling wordt aangevinkt kan een boeking niet worden verwerkt als de afleverdatum niet is ingevuld in het tabblad voorwaarden van de inkoop/verkoopboeking OF de openstaande post niet betaald/ontvangen is. Zie [Belgisch landenfunctionaliteit: BTW aangifte na levering of betaling]

Tabblad - Diversen

Verwissel rapporthoofd
Wanneer u deze optie markeert, wordt bij het printen van overzichten vanuit Exact Financials het administratienummer getoond in het rapporthoofd.

BTW-nummer in rapporthoofd
Wanneer u deze optie markeert, wordt bij het printen van overzichten vanuit Exact Financials het BTW-nummer getoond in het rapporthoofd.

Import-directory
Geef hier de standaard import-directory op die u wilt gebruiken voor het importeren van bestanden via Data import.

Scheiding
Geef hier het scheidingsteken op dat u gebruikt in de CSV-bestanden die u wilt importeren via Data-import. 

Dagboeken: Boekstuknummer
Hier kan een masker voor boekstuknummers in dagboeken gedefineerd worden. Dit masker zal gebruikt worden bij het aanmaken van nieuwe dagboeken en bij het openen van een nieuw boekjaar.De nummer instellingen zullen dan gevuld worden volgens dit masker.
Tekens die gebruikt kunnen worden in het masker zijn:

 

  • YYYY      Het hele jaar
  • YY          De laatste 2 cijfers van het jaar
  • jjj          Het dagboeknummer
  • CCC       Administratienummer  
Een voorbeeld: CCCYYjjj00 zal voor administratie 621 en boekjaar 2020 en dagboek 600 in de nummerinstellingen van het dagboek weergegeven worden als 6212060000. 

Dagboeken: Vooruitbetaling
Geef hier het gewemste eerstvolgende boekstuknummer/factuurnummer op wat in een vooruitbetaling gebruikt wordt. 
Let op: deze instelling wordt per standaard boekjaar vastgelegd. Dus eerst het standaard boekjaar aanpassen en dan het gewenste factuurnummer invullen. 

Tabblad - Verkoop

Facturen verzamelen
Indien u voor alle debiteuren standaard de facturen wilt verzamelen, schakelt u deze optie in. Het gevolg is dat de optie 'Facturen verzamelen' in het onderhoud van elke nieuwe debiteur automatisch ingeschakeld wordt.

Kortingsberekening (Incasso)
U kunt kiezen uit de volgende waarden:

  • Nooit in mindering brengen - Dit is de standaard instelling. Financials werkt zoals het altijd gedaan heeft. Er wordt geen korting berekend bij het incasseren.
  • Altijd in mindering brengen - Hiermee geeft u aan dat als er korting gegeven wordt deze altijd afgetrokken wordt van het openstaande incasso bedrag.
  • Alleen in mindering: vervaldatum niet verstreken - Korting wordt alleen van het openstaande incasso bedrag afgetrokken als de incasso voor de vervaldatum uitgevoerd wordt. 

SEPA: Bijwerken machting
U markeert deze optie niet als u een proef export maakt. Bij het aanmaken van een SEPA Direct Debet kunt u deze optie markeren voor de definitieve run. In een dergelijke situatie wordt het incassotype als opgeslagen in de mandaat informatie van de incassorgeling bijgewerkt:

  • Als het incassotype op "eerste" stond, zal deze na het verrichten van de incasso het incassotype "vast" verkrijgen.
  • Als het incassotype op "laatste" of "eenmaal" stond, wordt de incassoregeling op inactief gezet.
  • Als het veld kenmerk machtiging (oorsponkelijk) was gevuld, dan wordt deze nu leeggemaakt.
  • Als het veld bankrekening (oorspronkelijk) was gevuld, dan wordt deze nu leeggemaakt.  

Kenmerk machtiging
Definieer hier het masker van u machtiging. Als u in [Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Machtigingen] een machtiging aanmaakt, zal het kenmerk automatisch worden opgemaakt conform het hier opgegeven masker. 

Tabblad - Herinneren

Selectie: Debiteur
Geef aan welke openstaande posten worden opgenomen in de controlelijst dan wel welke herinneringen moeten worden afgedrukt. Ook voor debiteuren met een negatief saldo (bijvoorbeeld ten gevolge van creditnota's) kan het voorkomen dat u betalingsherinneringen wilt afdrukken. U hebt de volgende mogelijkheden:

  • {Altijd herinnering afdrukken}Alle debiteuren, ook die met een negatief saldo op de debiteurenkaart.
  • {Saldo debiteur positief}: Alleen debiteuren met een positief totaalsaldo op de debiteurenkaart. Bij de berekening van het saldo worden ook de openstaande posten betrokken die niet voor afdrukken in aanmerking zouden komen.
  • {Saldo af te drukken positief}: Alleen debiteuren waarvan het saldo van de af te drukken openstaande posten positief is. Bij de berekening van het saldo worden alleen openstaande posten gebruikt die daadwerkelijk zouden worden afgedrukt op de betalingsherinneringen.

Selectie: Datum
Hier geeft u aan met welke datum van de openstaande post gerekend moet worden. U heeft de volgende mogelijkheden:

  • {Gebruik betalingsconditie}
  • {Gebruik datum openstaande post}
  • {Gebruik vervaldatum openstaande post}

Creditnota's: Inclusief
Als het totaal van openstaande posten een positief saldo oplevert, wilt u misschien creditfacturen meenemen. Zet de instelling aan om creditfacturen mee te nemen in de selectie van de af te drukken openstaande posten.

Creditnota's: Gebruiken vervaldatum
Deze optie bepaalt of de vervaldatum van creditnota's toegepast dient te worden bij het afdrukken van herinneringen. Indien deze optie niet gebruikt wordt terwijl de optie 'Inclusief : Creditnota's' is aangevinkt, worden alle creditnota's geselecteerd op de controlelijst. 

Creditnota's: Bepalen lay-out mede
Openstaande posten die in een herinneringsrun zijn afgedrukt krijgen een herinneringsstatus die kan oplopen van 1 tot 9. Creditnota's krijgen ook een herinneringsstatus. Aan iedere status kunt u middels een profiel lay-outs koppelen. Bij het afdrukken kunt u middels de optie "Meerdere herinnering per debiteur" in een enkele run meerdere herinneringsbrieven genereren voor een debiteur. Iedere herinneringsbief bevat de posten met dezelfde status. 
Met deze optie geeft u aan of de creditfactuur moeten worden afgedrukt op layout behorende bij de herinneringsstatus van de openstaande creditnota of dat de post op de eerste herinnering afgedrukt moet worden.

Bedrag: Gebruiken: Bedrag na boeken
Als u dit veld markeert, worden naast verwerkte ook niet verwerkte boekingen meegenomen in de gemaakte selectie.

Bedrag: Inclusief: Rekening-courant boekingen 
Markeer deze optie als u in de herinneringsrun de openstaande posten in de huidige administratie wilt meenemen waarvan het bedrag is gecorrigeerd met de afboekingen op deze openstaande posten vanuit een andere administratie.  

Dagboek
Wanneer gebruik gemaakt wordt van renteberekening bij herinneringen kan de openstaande post verhoogd worden met het rentebedrag. In dit dagboek zal het rentebedrag geboekt worden. Wanneer dit veld leeg gelaten wordt kan het renbedrag wel afgedrukt worden op de herinnering maar zal de openstaaande post niet verhoogd worden met het rentebedrag. 

Grootboekrekening
Definieer de grootboekrekening waarop het renteresultaat van een vervallen en herinnerde post geboekt moet worden.  

Tabblad - Inkoop

Openstaande post: Geen ontvangst
Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor geen ontvangsten worden vastgelegd aangeven wat de blokkeerstatus van de uit de inkoopfactuur resulterende inkoopboeking dient te worden. U hebt de keuze uit:

  • Blokkeren: de openstaande post wordt geblokkeerd.
  • Blokkeren vanaf bedrag: wanneer u deze optie selecteert komt het veld achter de optie beschikbaar, hier kunt u een bedrag invoeren. Openstaande posten met een bedrag vanaf het ingevoerde bedrag worden geblokkeerd.
  • Niet blokkeren: de openstaande post wordt niet geblokkeerd.

Openstaande post: Nog geen ontvangst
Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor wel ontvangsten worden vastgelegd, en waarvan al wel de inkoopfactuur maar nog geen ontvangst is geboekt, aangeven wat de blokkeerstatus van de uit de inkoopfactuur resulterende inkoopboeking dient te worden. U hebt de keuze uit:

  • Blokkeren: de openstaande post wordt geblokkeerd.
  • Blokkeren vanaf bedrag: wanneer u deze optie selecteert komt het veld achter de optie beschikbaar, hier kunt u een bedrag invoeren. Openstaande posten met een bedrag vanaf het ingevoerde bedrag worden geblokkeerd.
  • Niet blokkeren: de openstaande post wordt niet geblokkeerd.

Openstaande post: Ontvangen
Als openstaande posten / inkoopfacturen worden aangemaakt via 'Purchase' kunt u hier voor inkoopfacturen waarvoor wel ontvangsten worden vastgelegd, en de inkoopfactuur al is vastgelegd maar de ontvangst nog niet, aangeven wat er met de blokkeerstatus van de reeds bestaande openstaande post dient te gebeuren op het moment dat de ontvangst wordt geboekt. U hebt de keuze uit:

  • Deblokkeer: de blokkering van de openstaande post wordt opgeheven.
  • Deblokkeer t/m bedrag: wanneer u deze optie selecteert komt het veld achter de optie beschikbaar, hier kunt u een bedrag invoeren. De blokkering wordt opgeheven voor openstaande posten t/m het ingevoerde bedrag.
  • Doe niets: de status van de openstaande post blijft ongewijzigd. 

Openstaande post: Blokkeerstatus wijzigbaar tijdens invoer
Deze optie bepaalt of gedurende het aanmaken van openstaande posten de blokkeerstatus van een openstaande post kan worden aangepast. Als deze optie niet is geactiveerd, kan tijdens het aanmaken van de boeking de blokkeerstatus niet worden gewijzigd. Deze instelling is niet van toepassing op boekingen die worden geïmporteerd.

Inkomende facturen: Boekstuknummer
Geef hier het eerst vrije boekstuknummer / (interne) factuurnummer in. Tijdens het registreren van de inkomende facturen zal dit nummer als standaard waarde worden voorgesteld. Na vastlegging van de factuur, wordt het eerst vrije nummer met '1' opgehoogd.

Factuurnummer (Crediteur) verplicht
Geef hier aan of het tijdens het registreren van de inkomende factuur het voor de gebruiker verplicht wordt gesteld om het factuurnummer van de crediteur (externe boekstuknummer) in te voeren.

Gebruik register inkomende facturen verplicht
Geef hier aan of het gebruik van het inkomend factuurregister verplicht wilt stellen. Als u deze optie markeert, kunt u geen inkoopboekingen (Finance) of inkoopfacturen (Purchase) vastleggen zonder te verwijzen naar een in het inkomende factuurregister vastgelegde factuur. Zie Inkomend factuurregister.

Fiatteren: Inkomende facturen
Geef aan of u inkomende facturen na de registratie hiervan wenst te fiatteren alvorens de inkomende factuur kan worden geselecteerd tijdens het aanmaken van de inkoopboeking.

Inkomende facturen via Exact Purchase
Door deze instelling te markeren, stelt u het gebruik van 'Purchase' verplicht voor het afboeken van inkomende facturen. Inkomende facturen kunnen alleen worden geboekt via de module 'Purchase management'. 

Verwerkingsverslag verplichtingen
Verplichtingboekingen moeten net als reguliere boekingen worden verwerkt. Zet deze instelling aan wanneer u wilt dat automatisch een verwerkingsverslag van de verplichtingboekingen wordt afgedrukt. Het verslag wordt gemaakt tijdens het verwerken van inkoopboekingen die gekoppeld zijn aan verplichtingen.

Datumvelden verplichtingen verplicht
Als u een verplichting aanmaakt, heeft u de optie om data (aanvraagdatum, begindatum en einddatum) op de verplichting te registreren. Als u de vastlegging van deze data verplicht wilt stellen, dient u deze instelling te activeren. Zie [Verplichtingen].

Inclusief: Regelkorting
Als u gebruik maakt van 'Purchase' om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of de regelkortingen van de bestelling moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als u deze instelling heeft geactiveerd en u voert een inkoopfactuur in, gebaseerd op een bestelling met een verplichting, en er is een verschil tussen de factuurprijs van het artikel en de bestelprijs van het artikel, dan zal het verplichtingbedrag na boeken aangepast worden aan het factuurbedrag. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de regelkortingen worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.

Inclusief: Prijsverschillen
Als u gebruik maakt van 'Purchase' om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of prijsverschillen moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als ontvangst een onderdeel is van een inkoopproces, dan zal een mogelijk prijsverschil afgetrokken worden van de verplichting wanneer de ontvangst wordt verwerkt of bij de verwerking van de inkoopfactuur. Dit is afhankelijk van welke van de twee als laatste plaatsvindt. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de prijsverschillen worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.

Tabblad - Boekjaar 

Op het tabblad boekjaar kunt u aangeven voor welke entiteiten een boekjaar beginsaldo berekend moet worden.
Mogelijke opties zijn:
- Kostenplaats
- Kostendrager
- Project
- Project kostensoort
- Projectkostenplaats
- Dimensies 1-5

Berekening
Wanneer u werkt met een Progress database of ook een openingsbalans per project wilt aanmaken kan dit niet aangepast worden. Wanneer met een SQL of Oracle database gewerkt wordt kan een keuze gemaakt worden op welke manier de beginbalans gegenereerd wordt:
- Grootboekmutaties (Deze berekeningswijze is verplicht wanneer beginsaldi voor projecten gewenst zijn)
- Grootboekrekening (Sneller dan berekening met grootboekmutaties)
- Totaal (Snelste methode)

Tabblad - Bankafschriften

Wanneer een bankafschrift geimporteerd is wordt over het algemeen via het menu [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Automatisch boeken] de automatische afstemming van openstaande posten met de afschriftregels geboekt.
Het automatisch boeken zoekt openstaande posten aan de hand van een reeks criteria. In het menu [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Bankafschriften] kan de volgorde van deze matchingcriteria bepaald worden en kunnen criteria aan- en uitgeschakeld worden.
De configuratie van matchingregels kan voor alle debiteuren/crediteuren en/of factuurnummers gedefinieerd worden maar ook per debiteur/crediteur en/of factuurnummer(reeks) zodat uitzonderingen gemaakt kunnen worden.

Tabblad – Debiteuren

Debiteur
Selecteer een enkele of reeks debiteurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.

Factuurnummer
Selecteer een factuurnummer of reeks van factuurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.

Prioriteit
Geeft de prioriteit aan.

Conditietype
- Incassostorneringen (end to end id)
- Betalingskenmerk (gestructureerd)
- Debiteur- en boekstuknummer
- Mandaat
- Bankrekening
- Debiteurnummer
- Bedrag
- Postcode
- Debiteurnummer - uit omschrijving
- Bedrag - uit omschrijving
- Postcode - uit omschrijving
- Dagboek: Afletterregels

Actief
Geeft aan of deze afletterconditie gebruikt wordt.

Analyse
Met deze optie wordt bij het automatisch afletteren een rapport gegenereerd waarin wordt aangegeven op welke van de criteria een post gematcht is. Hiermee kun je analyseren of de volgorde correct is, of dat een van de condities wellicht uitgeschakeld kan worden wat de snelheid van matchen kan versnellen.

Tabblad – Crediteuren

Crediteur

Debiteur
Selecteer een enkele of reeks crediteurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.

Factuurnummer
Selecteer een factuurnummer of reeks van factuurnummers voor een aparte matchingsvolgorde.

Prioriteit
 Geeft de prioriteit aan.

Conditietype
- Betalingskenmerk (gestructureerd)
- Crediteur- en boekstuknummer
- Bankrekening
- Crediteurnummer
- Bedrag
- Postcode
- Crediteurnummer - uit omschrijving
- Bedrag - uit omschrijving
- Postcode - uit omschrijving
- Dagboek: Afletterregels

Actief
Geeft aan of deze afletterconditie gebruikt wordt.

Analyse
Met deze optie wordt bij het automatisch afletteren een rapport gegenereerd waarin wordt aangegeven op welke van de criteria een post gematcht is. Hiermee kun je analyseren of de volgorde correct is, of dat een van de condities wellicht uitgeschakeld kan worden wat de snelheid van matchen kan versnellen. 

Tabblad - Support

Geen consistentie check in verwerking

Berekeningwijze BTW
Deze optie bepaalt hoe de BTW wordt berekend voor facturen met een betalingskorting. Tevens bepaalt u hiermee of de instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie wijzigbaar is. U hebt de keuze uit de volgende opties:

  • Bruto (altijd bruto): de BTW wordt berekend over het bruto factuurbedrag. De instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie is niet wijzigbaar.
  • Netto (altijd netto): de BTW wordt berekend over het netto factuurbedrag. De instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie is niet wijzigbaar.
  • Afh. van betalingsconditie (Std. Bruto): u kunt tijdens het aanmaken van de betalingsconditie zelf bepalen of u kiest voor berekening van de BTW over het bruto of netto factuurbedrag. Standaard staat de instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie op 'Bruto'.
  • Afh. van betalingsconditie (Std. Netto): u kunt tijdens het aanmaken van de betalingsconditie zelf bepalen of u kiest voor berekening van de BTW over het bruto of netto factuurbedrag. Standaard staat de instelling 'Bruto/ Netto BTW berekenen' in de betalingsconditie op 'Netto'.

Bijvoorbeeld. U geeft een betalingskorting van 10%. De BTW-code is 19% exclusie. Bij het invoeren van de factuur voert u een regelbedrag in van 1000 euro, de eventuele korting bedraagt dus 100 euro. Het berekende BTW-bedrag is in dit geval:

  • Bruto: 190 euro (1000*0,19).
  • Netto: 171 euro (900*0,19).

Tabblad - Documenten

Binnen dit tabblad kunt u voor het verzenden van herinneringen, verkoopfacturen en betaalspecificaties aangeven op welke wijze u E-mails op basis van formulieren lay-outs wenst samen te stellen. U geeft voor het desbetreffende type aan welke adrescode dient te worden gekozen om de e-mail adressen van zowel de verzender als ontvanger uit te kunnen lezen. U kunt alleen een adrescode van het type E-mail selecteren. Tevens geeft u aan of u de inhoud van de verzonden mail in de database wenst op te slaan. Als u de verzonden brieven in de database wenst op te slaan dient u tevens de externe documentcategorie aan te geven waaronder het desbetreffende document zal worden opgeslagen. Het opslaan van PDF documenten in de database is alleen mogelijk vanaf het gebruik van Progress versie 10.2B. Tot slot dient u de PDF-printer te koppelen aan de geselecteerde actie.
Naast het verzenden per e-mail dien je hier ook de document instelling voor het versturen en ontvangen van Peppol facturen te definieren.

Actie
Geef hier aan voor welke actie u de E-mail mogelijkheden wenst te configureren. U kunt kiezen voor:

  • Verkoopfacturen
    Met actie 'afdrukken': Hier geef je aan met welke adrescode een PDF document aangemaakt zal worden en of de factuur per e-mail verstuurd wordt.
    Met actie 'Verzenden': Hier geef je aan onder welke 'externe categorie' een PDF wordt bewaard als je een factuur middels Peppol aan e klant verstuurd.
  • Herinneringen. Zie [Herinneringen].
  • Betaalspecificaties Crediteuren
  • Betaalspecificaties Debiteuren`
  • Financiele boeking: Inkoopboeking: Bij actie 'Importeren' geeft je aan in welke 'externe categorie' de middels Peppol geimporteerde inkoopfactuur PDF wordt opgeslagen en in welk (standard) formaat de inkoopfactuur geimporteerd wordt in het veld 'XML-definitie'.

Adrescode 
Vul hier een adrestype in van het type 'E-mail'. De adrescode die hier wordt aangegeven, kan vervolgens in het onderhoud van de debiteur en in de administratiegegevens worden gebruikt om in het tabblad afleveradres een E-mailadres te koppelen welke voor de aangegeven actie zal worden gebruikt om de E-mailadressen van zowel verzender als ontvanger te bepalen.

Opslaan
Geef aan of u het verzonden document in de database wenst op te slaan. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met Progress versie 10.2B of hoger.

Categoriecode: extern
Gegeven dat u de documenten in de database wenst op te slaan, dient u hier aan te geven onder welke categoriecode de documenten dienen te worden bewaard. Let wel: u kunt alleen categorieën selecteren waarvoor de waarde 'Opslaan: Document' in het onderhoud van de externe categorie op 'Ja' is gezet. Zie Externe categorieën
Wanneer bij 'Debiteuren openstaande posten' de documentcategorie van de verkoopfacturen wordt gedefinieerd, worden met gemailde herinneringen de factuur.fdp bestanden van gemailde facturen meegestuurd.

Specificaties
Hier vult u de documentcategorie van de bijlagen die u met een factuur kunt mee sturen als deze per e-mail verstuurd worden. De waarde 'Opslaan: Document' dient in de categorie op 'Ja' te staan. 

Printernaam
Geef hier aan welke PDF printer u wenst te gebruiken voor het opstellen van het formulier in PDF-formaat. Zie [Printen]. 

Relatie: Communicatie (Standaard)
Geef hier de standaard communicatiewijze voor deze actie aan. Deze standaard communicatiewijze wordt bij het aanmaken van een relatie automatisch gevuld. Als u bijvoorbeeld kiest voor 'Brief' als standaard communicatiewijze voor de actie herinneren, dan zal de waarde van het veld 'Aanmanen via' in het onderhoud van de debiteur worden gevuld met de waarde 'Brief'.

E-mail: Cc
Kies een adrestype waaraan de CC e-mailadressen gekoppeld worden.

E-mail: Bcc 
Kies een adrestype waaraan de BCC e-mailadressen gekoppeld worden.

XML-definitie
Hier geeft u de standaard UBL definitie voor facturen die per email of het Peppol netwerk verstuurd worden in. Bij Financiele boeking: Inkoopboek wordt het standaard XML formaat van de te importeren inkoopfactuur gedefinieerd.

Zie ook: Formulieren verzenden per e-mail

 

 

Exact Financials > Finance > Administratie instellingen > Financiële instellingen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 17.495.975
 Assortment: Exact Financials  Date: 09-04-2024
 Release:  Attachment:
 Disclaimer