In Exact Financials is het mogelijk om formulieren af te drukken maar ook te verzenden per e-mail.
De volgende formulieren kunt u verzenden per e-mail: Verkoopfacturen, Ontvangstbonnen, Herinneringen, Betaalspecificaties, Incassospecificaties.
Vanaf versie 7.22 kunt u een e-mail lay-out koppelen aan de formulieren lay-outs. In de email-lay-out kunt u een subject en body van de e-mail definieren.
Aanmaken Adrestypecode met adrestype 'e-mailadres'
Ga naar [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Adrestypen] en maak een adrestypecode aan met als adrestype 'e-mailadres'.
Geef aan welke PDF-printer dient te worden gebruikt voor de actie 'Afdrukken'
Ga naar [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] naar het tabblad 'Documenten' om de adrescode voor de betalingspecificatie te koppelen aan de hiervoor te hanteren PDF-printer. Raadpleeg de helpdocumentatie voor meer informatie over het inrichten van de PDF printer.
Eventueel kunt u ervoor kiezen om de verzonden betalingsspecificatie op te slaan als document in de database door een vinkje te zetten in de kolom 'Opslaan'. U dient dan tevens een documentcategorie te koppelen in de kolom 'Extern'. Daarnaast is het mogelijk om aan te geven wat de standaard manier van afdrukken van betalingsspecificaties moet zijn in de kolom 'Relatie: Communicatie (Standaard)'. Deze standaard methode wordt overgenomen in het onderhoud van alle (nieuwe) relaties.
Vastleggen e-mailadres van de organisatie
Ga naar [Bestand, Administratiegegevens] naar het tabblad 'Afleveradressen' en koppel een e-mail adrestypecode aan een e-mail adres. Dit e-mail adres zal gebruikt worden als verzendaccount om de betalingsspecificaties te versturen.
Vastleggen e-mailadres van de gebruiker
Ga naar [Systeem; Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud] en selecteer de gebruik(s) die de e-mail gaan verzenden en leg op het tabblad 'Algemeen' het e-mailadres van de gebruiker vast.
Vastleggen e-mailadres van de relatie
In het onderhoud van de crediteur of debiteur [Finance: Crediteuren/ Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] koppelt u op het tabblad 'Besteladressen' of 'Afleveradressen' het e-mailadres van de relatie aan een adrestypecode van het type 'e-mail'.
Tevens geeft u in het tabblad 'Factuur' of 'Betaling' aan of deze relatie de betalingsspecificatie bij voorkeur per brief of per e-mail ontvangt. Standaard staat hier de waarde gevuld die u ingevoerd hebt in de instellingen in de kolom 'Relatie: Communicatie (Standaard)'. U hoeft deze waarde dus alleen aan te passen als deze afwijkt van de standaard.
Definiëren Mailserver
Via [System: Applicatie, Applicatieserver, Mailserver] dient u in het veld Mail-server uw mail-server te definiëren (voorbeeld: smtp.exact.nl).
Definiëren lay-out
In [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] kunt u de lay-outs onderhouden. U kunt de bestaande lay-outs gebruiken, of een nieuwe lay-out aanmaken.
Vanaf versie 7.22 kunt u in de WebUI een e-mail lay-out koppelen. In de e-mail lay-out kunt u een body- en subject tekst voor de e-mail definieren.
Definiëren E-mail onderwerp en bericht (t/m versie 7.21)
In [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] dient u voor de lay-out(s) die u gebruikt een onderwerp en beperkt bericht voor de e-mail te definiëren. Dit is geen verplichte stap. Echter, wanneer u geen formulierenlay-out definieert, verzendt u een leeg e-mail bericht met als bijlage het formulier. Het aanmaken van een bericht en onderwerp voor de e-mail doet u in de groep 'HEADER' middels de knop 'Eigenschappen'.
Nadat u bovenstaande stappen heeft doorlopen, kunnen de formulieren per e-mail worden verzonden vanuit het afdrukken van de resp. modules.
Logboek E-Mail
In [Systeem; Applicatie, Applicatie server, E-mail log] kan het totale logboek van verzonden e-mails bekeken worden. Middels de rechter muisknop kun je doorzoomen naar het document waarin het log is opgeslagen.
Het is ook mogelijk om vanuit de entiteit, bijvoorbeeld de hstorische verkoopfactuur of overzicht verzonden herinneringen, met de rechter muisknop door te zoomen naar de notitie waaraan het document van het logboek is gekoppeld.
In het menu [Systeem; Applicatie, Applicatie server, Mail server] kan het niveau van logging ingesteld worden.
- Geen. Er wordt geen logboek opgebouwd.
- Basis: Logt het e-mail verzendadres, het e-mailadres waarnaartoe verzonden is en de datum en tijdstip van verzenden.
- Uitgebreid: Logt naast de informatie die met de instelling basis getoond wordt nog veel meer informatie. Deze instelling is alleen te adviseren als onderzocht moet worden waarom een e-mail niet correct verzonden wordt.