Exact Financials

Rekening-Courant

Inleiding

Als u in Exact Financials de financiële administratie verzorgt van meerdere administraties, kan de behoefte ontstaan om boekingen over administraties heen te kunnen maken. Zo kan bijvoorbeeld de betaling van een factuur abusievelijk betrekking hebben op een openstaande post in een andere administratie. Ook kan worden gedacht aan de doorbelasting kosten over meerdere administratie heen. In dergelijke gevallen wilt u om met één simpele boeking de betrokken administraties in één keer bijwerken. Met het oog op vereenvoudiging van het consolidatie proces wilt u inconsistenties en dubbele boekingen voorkomen. Hiervoor maakt u gebruik van de module 'Rekening Courant'.

Procedure

• Rekening-courantinstellingen definiëren
• Rekening-courantrekeningen aanmaken
• Rekening-courantboekingen invoeren
• Rekening-courantboekingen controleren
• Rekening-courantboekingen verwerken

Voorbereiding

Alvorens de module Intercompany in te richten, verdient het aanbeveling een pyramide van administraties op te stellen en op basis daarvan te besluiten welke administraties in aanmerking komen voor een rekening-courant relatie. Administraties waar u een rekening-courant relatie voor wilt definiëren, dienen beiden dezelfde standaardvaluta te hanteren. Definieer vervolgens per bronadministratie een te gebruiken grootboekrekeningnummer voor de relatie met een doeladministratie. Boekingen ingevoerd op deze rekening-courant rekening zullen leiden tot een tegenboeking in de doeladministratie. Definieer tevens het voor deze tegenboeking te gebruiken memoriaalboek en te gebruiken rekening-courant grootboekrekening uit de doeladministratie.  

Rekening-courantinstellingen definiëren

Zodra een rekening-courant boeking in de bronadministratie wordt verwerkt, wordt er een tegenboeking in de doeladministratie aangemaakt. Door in de doeladministratie de instelling 'Rekening-Courant: Direct verwerken' aan te vinken in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] (Tabblad verwerken), geeft u aan dat tijdens de verwerking van de boeking in de bron administratie ook de tegenboeking in de doeladministratie dient te worden verwerkt. Als u deze optie niet markeert, dient de tegenboeking in de doeladministratie handmatig te worden verwerkt. U kiest voor deze laatste variant, als de controller van de tegenadministratie op de hoogte wil zijn van de boekingen die in zijn/haar administratie worden toegevoegd als gevolg van rekening-courant boekingen. Vanzelfsprekend kunnen rekening-courant boekingen niet worden verwijderd in de tegenadministratie. Dit zou immers leiden tot inconsistenties.

Aanmaken van rekening-courantrekeningen

Definieer vervolgens een rekening-courant grootboekrekening in achtereenvolgens de bronadministratie en de doeladminstratie.Ga naar [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in de bronadministratie om de rekening-courant grootboekrekeningen te definiëren. Ga naar het Tabblad opties en markeer de optie "Rekening-Courant". Geef vervolgens de gekoppelde doeladministratie aan en het te hanteren memoriaalboek voor de tegenboeking in de doeladministratie. Selecteer tot slot de grootboekrekening van de tegenadministratie. Herhaal dit proces, maar nu in de doeladministratie. In [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Overzicht, Grootboekrekeningen] kunt u de aangemaakte rekening-courant rekeningen terugvinden met de daaraan gekoppelde administraties.

Voorbeeld
U werkt met administratie 100 en 200. In administratie 100 maakt u een rekening-courantrekening aan die u koppelt aan administratie 200. Daarna definieert u rekening-courantrekening in administratie 200 die u koppelt aan administratie 100.

Een grootboekrekening kan alleen als rekening-courantrekening worden gedefinieerd wanneer:

• de grootboekrekening een balansrekening is.
• de grootboekrekening niet is gedefinieerd als een subtotaalrekening, projectrekening, multidimensie rekening, aantallenrekening, activa rekening, kostenplaats- of kostendragerrekening.
• de grootboekrekening niet geblokkeerd is.
• de grootboekrekening niet gekoppeld is aan een dagboek.
• de grootboekrekening niet wordt gebruikt voor grootboekkoppelingen.
• de grootboekrekening niet wordt gebruikt als BTW-rekening.
• de grootboekrekening nog niet is gebruikt in financiële transacties.
• een grootboekrekening die is gedefinieerd als rekening-courantrekening kan maar aan een enkele andere administratie worden gekoppeld.

U kunt een rekening-courantkoppeling niet verwijderen wanneer:

• Er nog onverwerkte boekingen aanwezig zijn in de rekening-courantrekening.
• Er nog gekoppelde boekingen in de rekening-courant van de gekoppelde administratie zijn.

Rekening-courantboekingen invoeren

Na het definiëren van de instellingen en het aanmaken van de rekening-courant grootboekrekeningen, kunt u rekening-courant boekingen aanmaken in de diverse dagboeken. Zodra u in de regels in de kolom "Grootboekrekening" een rekening-courant rekening selecteert, dienen afhankelijk van de opties van de geselecteerde tegenrekening (RC: Grootboekrekening) additionele gegevens te worden meegegeven. De informatie die u kunt toevoegen hangt af van het type grootboekrekening. De mogelijke opties zijn:

• RC: aantal
• RC: aantal perioden
• RC: aanvangsjaar periodeverdeel
• RC: aanvangsperiode periodeverdeel
• RC: activa aantal
• RC: activum
• RC: activumstam
• RC: grootboekrekening
• RC: kostenplaats
• RC: kostendrager
• RC: multi-dimensie 1
• RC: multi-dimensie 2
• RC: multi-dimensie 3
• RC: multi-dimensie 4
• RC: multi-dimensie 5
• RC: project
• RC: kostensoort
• RC: kostenplaats
• RC: omschrijving
• RC: resultaattype
• RC: omschrijving

Openstaande posten kunt u in een rekening-courant verhouding afboeken door gebruik te maken van het bank-, kas-, giro-, of memoriaalboek. Als u bankafschriften inleest met behulp van de module "Telebanking" zullen alleen de openstaande posten voor de desbetreffende administratie automatisch worden afgeletterd. Openstaande posten uit andere administraties dienen handmatig middels een rekening-courant verhouding te worden afgeletterd in [Bankieren: Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken].

Rekening-courantboekingen controleren in de bronadministratie

Controleer de aangemaakte rekening-courantboekingen in de bronadministratie met [Finance: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Zoom in op de boeking en maak gebruik van de verschillende kolommen beginnend met "RC" om rekening-courant informatie te controleren. Het veld "administratie: doel" is tevens handig om toe te voegen.

Rekening-courantboekingen verwerken

Verwerk de rekening-courant boekingen in de bron administratie met [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Als u de rekening-courantboeking hebt verwerkt wordt in de doeladministratie een boeking in het rekening-courant memoriaal gemaakt. Als u de optie "Direct verwerken" in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] heeft geactiveerd, dan wordt de boeking in de doeladministratie tevens verwerkt.

Rekening-courantboekingen controleren in de doeladministratie

Als u de optie "Direct verwerken" in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] niet heeft geactiveerd, kunt u de aangemaakt rekening-courantboekingen in de doeladministratie controleren met [Finance: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. De aangemaakte rekening-courant boekingen kunnen niet worden gecorrigeerd, gezien dit tot inconsistenties tussen de administraties zou leiden. Correcties kunnen alleen worden doorgevoerd middels correctieboekingen.

Rekening-courantboekingen verwerken in de doeladministratie

Als u de optie "Direct verwerken" in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] niet heeft geactiveerd, dient u na controle de boekingen in de doeladministratie handmatig te verwerken.

Informatie 

De grootboekkaart van uw rekening-courant rekening toont alle daarop gemaakte boekingen en mutaties. Maak gebruik van de rechtermuisknop om in te zoomen naar de onderliggende boekingen of mutatie.