Een grootboekrekening is de basis van uw financiële administratie. Zonder grootboekrekeningen kunt u geen financiële feiten registreren.
U kunt nieuwe grootboekrekeningen en het onderhouden van deze grootboekrekeningen doen via [Compact, Grootboek, Grootboekrekeningschema] of (CGO). Deze functionaliteit wordt hoofdzakelijk gebruikt bij het inrichten van een nieuwe administratie om het rekeningschema te definiëren. Echter, u kunt deze functie ook gebruiken om later nieuwe grootboekrekeningen toe te voegen of om bestaande rekeningen te wijzigen.
In Exact Compact Kassa zult u deze functionaliteit vinden onder [Systeem, Financieel, Grootboek] of (SFG).
Zodra u op 'Nieuw' heeft geklikt, krijgt u het scherm voor het invoeren van een nieuwe grootboekrekening te zien. Dit scherm bestaat uit diverse onderdelen. Via de knop 'Geavanceerd' krijgt u alle onderdelen te zien. Via de knop 'Eenvoudig' worden enkele onderdelen minder getoond. Deze zijn dan ook niet verplicht. Hieronder wordt ieder onderdeel afzonderlijk beschreven.
Sectie Algemeen
Rekening Nummer
In het veld rekeningnummer voert u het gewenste nummer van de nieuw ingevoerde grootboekrekening in. Dit nummer moet uniek zijn, omdat deze waarde gebruikt wordt om de rekening te herkennen in boekingen en overzichten.
Omschrijving
In dit veld kunt u een omschrijving van de grootboekrekening opgeven. Omschrijvingen worden gebruikt om in overzichten de rekening snel te herkennen.
Subadministratie
Bij het aanmaken van een grootboekrekening kunt u aangeven van welke subadministratie deze rekening is.
Indien u aangeeft dat de rekening een Balansrekening is kunt u kiezen voor:
- Neutrale rekening
Een neutrale rekening heeft geen enkele standaardlogica in zich. Indien een rekening niet getypeerd kan worden als één van de andere types, dan kunt u de 'neutrale' rekening gebruiken. Een rekening 'Goodwill' is een goed voorbeeld van een neutrale grootboekrekening.
- Debiteurenrekening
De debiteurenrekeningtypes zorgen ervoor dat alle transacties op deze rekening ten laste van een specifieke debiteur geboekt moeten worden. Hierdoor wordt een subadministratie bijgehouden die u de mogelijkheid biedt om niet alleen alle verplichtingen te kunnen bekijken, maar ook te specificeren naar de verschillende debiteuren.
- Crediteurenrekening
De crediteurenrekeningtypes zorgen ervoor dat alle transacties op deze rekening verplicht ten laste van een specifieke crediteur geboekt moeten worden. Hierdoor wordt een subadministratie bijgehouden die de mogelijkheid geeft om niet alleen alle verplichtingen te kunnen bekijken, maar ook te specificeren naar de verschillende crediteuren.
Let wel: binnen Exact Compact is de crediteurenrekening niet alleen voorbehouden aan handelscrediteuren, maar wordt deze eveneens gebruikt voor de Belastingdienst of de bank waarbij u leningen heeft lopen. Ook worden werknemers als crediteuren vastgelegd om salarisbetalingen te kunnen verrichten.
Een balansrekening kan als één van de volgende types worden gedefinieerd. Deze types worden bepaald vanuit de definitie van de stamgegevens en kunnen niet door u aangemaakt worden. De types worden automatisch aangepast al naar gelang u deze gebruikt in activagroepen, artikelen of dagboeken. De volgende types zijn beschikbaar:
- Kasrekening
Wanneer de rekening gekoppeld wordt aan een dagboektype 'Kas', dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Kas'.
- Bankrekening
Wanneer de rekening gekoppeld wordt aan een dagboektype 'Bank', dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Bank'.
- Voorraadrekening
Wanneer de rekening gekoppeld wordt als 'inkooprekening' van een artikel, dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Voorraad'. Voorraadrekeningen kunnen enkel aangemaakt worden, in Exact Compact Handel.
Wanneer u aangeeft dat het een Winst & Verlies rekening is kunt u kiezen voor:
- Neutraal
Rekeningen die niet als omzet of kosten aangemerkt kunnen worden moeten als 'neutraal' opgenomen worden. Neutrale rekeningen hebben binnen de software geen logica. Een bepaalde toeslag op een factuurbedrag wordt bijvoorbeeld berekend naar klanten toe. Moet deze toeslag echter niet opgenomen worden in de omzet, dan kunt u het rekeningtype op 'neutraal' zetten.
- Omzet
U dient alle rekeningen waarop omzet geboekt wordt te definiëren als subtype 'Omzetrekening'. Alle omzetoverzichten tonen alleen gegevens van deze grootboekrekeningen.
- Kosten
Alle rekeningen waarop kosten geboekt worden moeten als subtype 'Kostenrekening' gedefinieerd worden.
Een BTW-rekening komt in Exact Compact niet meer voor. Als er toch nog een dergelijke rekening aanwezig is, komt deze uit een conversie van een vorige versie van Exact. Tijdens de conversie worden automatisch twee BTW rekeningen (één te vorderen en één af te dragen BTW) aangemaakt van het type crediteurenrekening. Deze twee nieuwe rekeningen worden automatisch gekoppeld aan alle belastingcodes. De oude BTW rekeningen (van het type BTW) kunnen niet meer worden gebruikt in Compact. Deze grootboekrekeningen zijn alleen bewaard gebleven om oude boekingen, die hier op staan geboekt terug te vinden. Mocht er worden geconverteerd met alleen stamgegevens dan kunnen deze BTW rekeningen, van het type BTW, worden verwijderd.
De reden dat een grootboekrekening die aan een belastingcode is gekoppeld een crediteurenrekening is, heeft te maken met de BTW afhandeling .
Standaard
Met deze optie kan bij een rekening worden aangegeven of dit een standaard rekening is. Hiervoor dient de rekening een subadministratie debiteurenrekening of crediteurenrekening te zijn. Deze optie kan gebruikt worden wanneer er in uw administratie meerdere debiteuren/crediteurenrekeningen zijn. De standaard debiteuren/crediteurenrekening zal bij het aanmaken van debiteur/crediteur direct worden ingevuld in het veld debiteurenrekening/crediteurenrekening. Wanneer u deze optie aanvinkt terwijl er al een andere grootboekrekening als standaard rekening is gedefinieerd, dan wordt deze optie uitgevinkt bij de rekeningen waar u dit eerder heeft aangevinkt.
Geblokkeerd handm. invoer
Als een grootboekrekening geblokkeerd is, kan deze niet meer gebruikt worden in een handmatige boeking met uitzondering van boekingen in het dagboek waaraan de rekening is gekoppeld. Tevens is bij het aanvinken van deze optie de grootboekrekening geblokkeerd voor boekingen die afkomstig zijn vanuit Elektronisch bankieren. Vanuit andere modules (zoals Exact Compact Factuur) kan nog wel geboekt worden op deze rekening. Het blokkeren van een rekening heeft geen invloed op reeds gemaakte boekingen. Deze kunnen bijvoorbeeld nog steeds verwerkt worden. Een uitzondering zijn de rekeningen die aan de BTW-codes zijn gekoppeld. Op deze rekeningen kan altijd een handmatige boeking worden gemaakt ongeacht of de optie is aangevinkt.
Presentatie: Verdicht
Zodra u deze optie aanvinkt zal de grootboekrekening onder een aangegeven verdichting worden weergeven bij het opvragen van de balans of 'winst- en verlies' rekening. Als u de grootboekkaarten gaat afdrukken via [Compact, Grootboek, Kaarten, Afdrukken] heeft u de mogelijkheid om voor 'Totaliseren' te kiezen. Vervolgens kunt u kiezen voor 'Alle' of 'Verdichte rekeningen'. Kiest u nu voor 'Verdichte rekeningen' dan zullen alle grootboekkaarten die u opvraagt worden weergegeven en enkel de verdichte grootboekrekeningen worden werkelijk verdicht weergegeven. Er wordt op dat moment dus geselecteerd op deze instelling.
Saldo
Hier kunt u aangeven of het saldo van deze grootboekrekening op de debet- of creditzijde van de interactieve balans weergegeven moet worden.
Koppelen
Met deze optie kunt u aangeven of u het wilt toestaan dat transacties gekoppeld mogen worden. Door deze optie aan te vinken heeft u op de grootboekkaart de mogelijkheid om transacties te koppelen en de mogelijkheid om te selecteren op gekoppelde transacties. Via het koppelen van transacties kunt u aangeven welke transacties bij elkaar horen. Door middels van een afstemnummer worden de transacties aan elkaar gekoppeld.
Presentatie
Deze instelling bepaalt of op de grootboekrekening boekingen gemaakt kunnen worden of dat de grootboekrekening wordt gebruikt voor presentatiedoeleinden op de balans of 'winst- & verlies' rekening. U kunt kiezen voor Standaard, Subtotaal of Leeg . Een standaard grootboekrekening is een grootboekrekening, die gebruikt kan worden in een financiële boeking en gepresenteerd wordt op de balans of 'winst- & verlies' rekening. Een subtotaal rekening is een grootboekrekening waarop u geen boekingen kunt maken. Dit is een grootboekrekening die een subtotaal uitrekent van een groep grootboekrekeningen. Deze groep start bij een vorige subtotaal of lege rekening en eindigt bij de volgende subtotaalrekening. De lege rekening creëert een witregel op de balans of 'winst- & verlies' rekening.
Belastingcode
De belastingcode is de standaard BTW-code die voorgesteld wordt indien u een boeking maakt op deze grootboekrekening. Indien gewenst kunt u deze code wijzigen in een andere code.
Sectie Resultaten & Mutaties
Bij de sectie Resultaten en Mutaties ziet u een samenvatting van de totalen die op deze rekening zijn geboekt. U kunt hier het totale saldo zien en de totale debet en credit bedragen. Verder ziet u hier ook het totaal bedrag dat verwerkt en onverwerkt is. Tevens kunt u hier de datum van de laatste mutatie op deze grootboekrekening terugzien.
Sectie Notities
Hier kunt u een notitie opgeven met informatie over de grootboekrekening. Middels het icoon rechts van het veld kunt u de notitie toevoegen of een bestaande notitie aanpassen. Met de optie 'Notities tonen bij boeking' kunt u aangeven of u de notitie wilt tonen bij het boeken op deze rekening. Wanneer u de optie aanvinkt en u selecteert deze grootboekrekening in een boeking wordt de notitie getoond. De notitie wordt echter niet getoond in de volgende situaties:
- De grootboekrekening wordt gebruikt in de balanceerregels. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende situaties:
- U maakt een boeking in het inkoopboek waarbij het kopregel bedrag afwijkt van het bedrag in de regels. Bij het sluiten van de boeking vraag Exact Compact of het verschil bedrag afgeboekt dient te worden op de rekenverschillen rekening. In dit geval wordt de rekenverschillen rekening toegevoegd in de boeking, maar worden hiervoor géén notities getoond.
- U maakt een boeking in het memoriaal die niet in evenwicht is. Bij het sluiten van de boeking vraag Exact Compact of de boeking in evenwicht gebracht dient te worden op de tussenrekening van het memoriaal. In dat geval wordt de tussenrekening van het memoriaal toegevoegd in de boeking, maar worden hiervoor géén notities getoond.
- De grootboekrekening is gekoppeld aan een dagboek
- Er geen notitie is opgegeven bij het onderhoud van de grootboekrekening.
Sectie Verslaglegging Groep
In deze sectie kunt u aangeven of het een 'Balans'- of een 'Winst & Verlies'rekening is. Balansrekeningen worden gebruikt om schuld & bezit van uw onderneming te registreren. De verlies & winstrekeningen worden gebruikt om het resultaat van de onderneming op te registreren.
In de andere velden heeft u de mogelijkheid om tot 5 categorieën te koppelen.
Sectie Gebruikt in & Instellingen
De sectie 'Gebruikt in' is alleen aanwezig als de betreffende grootboekrekening is gekoppeld aan een ander stamgegeven of gebruikt is in de grootboekkoppelingen.
Bij 'Instellingen' kunt u de aangemaakte of bestaande grootboekrekening koppelen aan een aantal instellingen. Zodra u kiest voor 'Openen' krijgt u onderstaand scherm te zien:
Wanneer u deze grootboekrekening aan een bepaalde instelling wilt koppelen, kunt u bij de betreffende instellingen een vinkje zetten. Om misverstanden te voorkomen worden tussen haakjes de reeds gekoppelde rekeningen weergegeven. Deze grootboekkoppelingen kunt u overigens ook direct aanmaken onder (Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen) of (SAS).
Sectie Betaalmiddelen
Deze sectie is alleen zichtbaar als u onder het menupad [Systeem, Financieel, Dagboeken] of (SFD) de grootboekrekening heeft gekoppeld aan het aangemaakte dagboek van het dagboektype Kas, Bank, Giro. Dat wil zeggen dat u alleen bij de grootboekrekeningen die van het type Kas of Bank zijn, het venster betaalmiddelen te zien zal krijgen.
Wanneer u het betaalmiddel selecteert en u klikt vervolgens op de icoon 'details', kunt u de details zien van dit betaalmiddel. U komt dan in hetzelfde scherm wanneer u via [Compact, Betaalmiddelen, Onderhouden] het betaalmiddel opent.
Tabblad Kostenplaatsen/Kostendragers
Dit tabblad is alleen beschikbaar wanneer u werkt met Exact Compact
Kostenanalyse
Kostenplaats
Middels deze optie kunt u aangeven dat het verplicht is om een kostenplaats in te vullen bij gebruik van deze rekening. Wanneer u deze optie aanvinkt bent u verplicht om een kostenplaats te selecteren bij het veld 'Standaard Kostenplaats'. Tevens wordt bij het invoeren of verwerken van de boeking gecontroleerd of er een kostenplaats is gekoppeld.
Standaard Kostenplaats
Hier kunt u een standaard kostenplaats definiëren voor deze grootboekrekening. Deze kostenplaats wordt standaard gevuld bij het boeken op deze rekening.
Sectie Kostenplaatsen
In deze kolom kunt alle kostenplaatsen opnemen die gebruikt mogen worden bij deze grootboekrekening. Als u hier bijvoorbeeld kostenplaats 'INK' koppelt, dan mag bij het boeken op deze grootboekrekening alléén kostenplaats 'INK' en de kostenplaats die u bij 'Standaard Kostenplaats' gekoppeld heeft, worden gebruikt. Als u geen kostenplaats koppelt, mogen alle kostenplaatsen worden gebruikt.
 |
| kostenplaats selecteren |
| kostenplaatsen vanuit een andere grootboekrekening kopiëren |
| gekoppelde kostenplaats verwijderen |
|
Kostendrager
Middels deze optie kunt u aangeven dat het verplicht is om een kostendrager in te vullen bij gebruik van deze rekening. Wanneer u deze optie aanvinkt bent u verplicht om een kostendrager te selecteren bij het veld 'Standaard Kostendrager'. Tevens wordt bij het invoeren of verwerken van de boeking gecontroleerd of er een kostendrager is gekoppeld.
Standaard Kostendrager
Hier kunt u een standaard kostendrager definiëren voor deze grootboekrekening. Deze kostendrager wordt standaard gevuld bij het boeken op deze rekening.
Sectie Kostendragers
In deze kolom kunt alle kostendragers opnemen die gebruikt mogen worden bij deze grootboekrekening. Als u hier bijvoorbeeld kostendrager 'X' koppelt, dan mag bij het boeken op deze grootboekrekening alléén kostendrager 'X' en de kostendrager die u bij ''Standaard Kostendrager' gekoppeld heeft, worden gebruikt. Als u geen kostendrager koppelt, mogen alle kostendragers worden gebruikt.
|
| kostendrager selecteren |
| kostendragers vanuit een andere grootboekrekening kopiëren |
| gekoppelde kostendrager verwijderen |
|
Tabblad Extra
Niet-aftr. BTW
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de
grootboekinstellingen de optie 'Niet-aftrekbare BTW' heeft aangevinkt. In
dit veld kunt u het percentage
niet-aftrekbare btw opgeven. Bij het boeken op deze grootboekrekening wordt
het hier opgegeven percentage als niet-aftrekbare btw geboekt op de rekening die
u bij het veld 'Rek. niet-aftr. BTW' heeft gedefinieerd. Wanneer u bijvoorbeeld
een boeking maakt waarbij de btw EUR 21,- betreft, en het hier opgegeven
percentage is 10%, dan wordt er EUR 18,90 geboekt op de 'Rekening te vorderen
BTW' en EUR 2,10 op de 'Rek. niet-aftr. BTW'.
U heeft tevens de mogelijkheid om een percentage niet-aftrekbare BTW op te
geven bij het
onderhoud van de btw-codes. Wanneer zowel bij de btw-code als bij de
gebruikte kostenrekening de gegevens voor niet-aftrekbare btw zijn gevuld hebben
de gegevens van de kostenrekening altijd voorrang boven de gegevens van de
btw-code.
Rek. niet-aftr. BTW
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de
grootboekinstellingen de optie 'Niet-aftrekbare BTW' heeft aangevinkt. In
dit veld kunt u de grootboekrekening opgeven waarop de
niet-aftrekbare btw geboekt dient te worden. Bij het boeken op deze
grootboekrekening wordt het percentage dat bij 'Niet-aftr. BTW' is opgegeven
geboekt op deze rekening. Wanneer u bijvoorbeeld een boeking maakt waarbij de
btw EUR 21,- betreft, en het percentage niet-aftrekbare BTW is 10%, dan wordt er
EUR 18,90 geboekt op de 'Rekening te vorderen BTW' en EUR 2,10 op de 'Rek.
niet-aftr. BTW'.
U heeft tevens de mogelijkheid om een rekening niet-aftrekbare BTW op te
geven bij het
onderhoud van de btw-codes. Wanneer zowel bij de btw-code als bij de
gebruikte kostenrekening de gegevens voor niet-aftrekbare btw zijn gevuld hebben
de gegevens van de kostenrekening altijd voorrang boven de gegevens van de
btw-code.
Belastingcode
Hier kunt u de standaard belastingcode voor deze grootboekrekening opgeven. Door
middel van F5 of het vergrootglas kunt u het selectiescherm openen waar u tevens
nieuwe belastingcodes kunt
aanmaken en onderhouden.