Finance - Onderhoud: Grootboekrekeningen
[Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]
Introductie
Een grootboekrekening is de basis van uw financiële administratie. Zonder grootboekrekeningen kunt u geen financiële feiten registreren. De manier waarop u uw verschillende grootboekrekeningen definieert, is bepalend voor de werking van uw gehele administratie. Het is van vitaal belang dat u uw rekeningschema systematisch opbouwt en daarbij gebruik maakt van een logische codering voor de rekeningen. U kunt grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden via [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].
Wanneer u naar het menupad 'Grootboekrekeningen' gaat ziet u eerst een overzicht van de reeds aangemaakte grootboekrekeningen. Dit scherm functioneert zoals alle zoekschermen binnen Exact Financials. Wanneer u kiest voor de knop 'Nieuw' kunt u een nieuwe grootboekrekening aanmaken.
De velden zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Uitleg van de velden
Grootboekrekening
Iedere grootboekrekening heeft een uniek rekeningnummer. Door systematisch te nummeren maakt u het effectiefst gebruik van uw administratie. Systematisch nummeren houdt in dat de manier waarop u uw grootboekschema organiseert terug te vinden is in de nummers die u toekent aan uw grootboekrekeningen. Hierdoor kunt u de koppeling tussen grootboekrekeningen en verdichtingen weergeven in uw grootboekrekeningnummers.
Laat niet de ene serie rekeningnummers precies op de andere aansluiten, maar zorg ervoor dat er in uw coderingssysteem genoeg 'ongebruikte' nummers overblijven. Zo kunt u op een later tijdstip gemakkelijker op een consistente manier extra rekeningen invoegen. Een gangbaar nummeringsysteem is het decimale rekeningschema. In dit systeem zijn de rekeningen verdeeld in tien categorieën. Rekeningnummers die tot dezelfde categorie behoren, hebben allemaal hetzelfde eerste cijfer.
Wanneer u uw rekeningschema ontwerpt, moet u ook in gedachten houden hoe u de rekeningen op uw balansrekening en uw resultatenrekening getotaliseerd wilt zien. Rekeningen waarvan de nummers onmiddellijk op elkaar volgen, kunnen worden getotaliseerd op een subtotaalrekening. Het is daarom raadzaam om tussen groepen rekeningen een paar nummers ongebruikt te laten, zodat u extra subtotaalrekeningen kunt invoeren als dat nodig is.
Voorbeeld
U hebt de volgende rekeningen aangemaakt: '0020 Gebouwen', '0024 Afschrijving gebouwen' en de subtotaalrekening '0027 Boekwaarde gebouwen'. Geef de eerstvolgende rekening niet nummer '0028' maar '0030'.
Omschrijving
Voer een duidelijke omschrijving in voor de grootboekrekening die u wilt aanmaken.
Andere Talen
Geef de vertalingen van de door u ingegeven omschrijving mee. Bij selectie van een Multi taal in [Bestand, Gebruikersinstellingen] zal de omschrijving van de grootboekrekening in de geselecteerde taal in de overzichten worden getoond. Zie ook: [Multi taal].
Zoekcode
De invoer van gegevens wordt aanzienlijk vergemakkelijkt doordat veel stamgegevens een zoekcode hebben. In invoerfuncties kunt u in plaats van de 'normale' code deze zoekcode hanteren. Zo kunt u bijvoorbeeld bij het selecteren van een bepaalde grootboekrekening zowel het grootboekrekeningnummer als de zoekcode gebruiken.
Subtotaalrekening
Rekeningen waarvan de nummers onmiddellijk op elkaar volgen, kunnen worden getotaliseerd op een subtotaalrekening. Wanneer u uw balans of uw resultatenrekening opvraagt kunt u zo de getotaliseerde bedragen zien. In dit veld kunt u aangeven of de rekening dient als subtotaalrekening, u hebt de keuze uit:
- Nee. De rekening dient niet als subtotaalrekening.
- Ja. De rekening dient als subtotaalrekening. De meeste andere velden in het onderhoud van de grootboekrekening zijn nu niet meer te gebruiken. Immers, de rekening dient puur als optelrekening voor de bovenliggende grootboekrekeningen. U kunt dan ook niet boeken op een subtotaalrekening.
- Leeg. Om een lege rekening te definiëren.
Balans / Winst Verlies
Uw keuze bepaalt of het saldo van een rekening wordt doorgeboekt naar de balans of naar de resultatenrekening.
Debet / Credit
Geef aan of het saldo van de rekening aan de debet- of creditzijde dient te worden weergegeven.
| Debet |
Credit |
| Activa |
Passiva |
| Kosten |
Omzet |
Type rekening
Dit veld is van belang voor de afhandeling van BTW in de kas- en bankboeken. In deze dagboeken bepaalt het type rekening namelijk of een BTW-bedrag moet worden geboekt op de rekening 'Af te dragen BTW' of op 'Te vorderen BTW'. U hebt de keuze uit:
- Neutrale rekening. BTW op positieve bedragen wordt beschouwd als te betalen BTW en BTW op negatieve bedragen als te vorderen BTW.
- Omzetrekening. Het BTW-bedrag wordt standaard geboekt op de rekening 'Af te dragen BTW'.
- Kostenrekening. Het BTW-bedrag wordt standaard geboekt op de rekening 'Te vorderen BTW'.
- Neutrale rekening - toeslag. Betalingskortingen worden niet berekend over dit bedrag. Zie [Belgische Landenfunctionaliteit].
Bij boekingen in het kas- of het bankboek moet u, om fouten te vermijden, het type rekening weten. Dit is vooral belangrijk wanneer u creditfacturen invoert.
Het bovenstaande geldt niet voor het inkoop- en het verkoopboek en het memoriaal. In het inkoopboek wordt het BTW-bedrag altijd geboekt op de rekening 'Te vorderen BTW', terwijl in het verkoopboek het bedrag altijd wordt geboekt op de rekening 'Af te dragen BTW'. In het memoriaal moeten BTW-boekingen met de hand worden ingevoerd.
BTW-code
Kies de BTW-code die standaard moet worden gebruikt voor boekingen op deze grootboekrekening.
Verdichting
Koppel de verdichting waarop u bedragen op (verdichte) balansen wenst te groeperen aan de grootboekrekening.
Verdeling: Periode
Door dit vak te markeren kunt u tijdens het boeken op deze grootboekrekening aanvullende periodeverdeelgegevens invoeren. Zie [Periodeverdeel].
GB rekening: Vooruitbetaling / Vooruitontvangen
Deze grootboekrekening van het type 'Balans' wordt gebruikt als tussenrekening om de verdeelboekingen naar de toekomst te verdelen.
Als u geen periodeverdeelrekening aangeeft zullen bij gebruikmaking van de periodeverdeelfunctionaliteit, de grootboekrekeningen als gedefinieerd in de grootboekkoppelingen worden gebruikt.
Te betalen/ontvangen
Deze grootboekrekening van het type 'Balans'
wordt gebruikt als tussenrekening om de verdeelboekingen naar het verleden te verdelen.
Als u geen periodeverdeelrekening aangeeft zullen bij gebruikmaking van de periodeverdeelfunctionaliteit, de grootboekrekeningen als gedefinieerd in de grootboekkoppelingen worden gebruikt.
De rekeningen GB rekening: Vooruitbetaling / Vooruitontvangen en Te betalen/ontvangen mogen dezelfde rekening zijn.
Perc. Niet-af. BTW
Indien u binnen uw administratie met Belgische landenfunctionaliteit werkt, dan kunt u hier het percentage niet-aftrekbare BTW ingeven. Tijdens het verwerken van een boeking waarbij op deze grootboekrekening is geboekt, wordt de niet-aftrekbare BTW toegepast op het BTW-percentage van de gebruikte BTW code.
Rekening niet-aftrekbare BTW
Indien u binnen uw administratie met Belgische landenfunctionaliteit werkt, dan kunt u hier de rekening opgeven waar de niet-aftrekbare BTW terecht komt bij het verwerken van een financiële boeking waarbij van deze grootboekrekening gebruik is gemaakt.
Type inkoop BTW-aangifte
Indien u binnen uw administratie met Belgische landenfunctionaliteit werkt, dan kunt u hier aangeven hoe de BTW over de inkopen op de BTW-aangifte terecht moet komen. De opties 'Goederen (vak 81)', 'Diensten (vak 82)' en 'Investeringen (vak 83)' geven direct aan in welke vakken de BTW terecht komt. De optie 'BTW-aangifte niet bijwerken' zorgt ervoor dat zowel de grondslag als de BTW niet op de aangifte komt. De optie 'BTW-aangifte altijd bijwerken' zorgt ervoor dat alleen de BTW en niet de grondslag op de aangifte komt.
Kostenplaatsrekening
Tijdens het invoeren van boekingen kunt u de betrokken bedragen, behalve op een grootboekrekening, ook op een kostenplaats boeken. Geef per grootboekrekening aan of u boekingen op kostenplaatsen moet kunnen invoeren, door de desbetreffende keuze aan te zetten.
Kostenplaats (Standaard)
De standaard kostenplaats wordt bij iedere boeking voorgevuld. Mits toegestaan in de restricties kunt u de kostenplaats wijzigen.
Kostendragerrekening
Geef aan of u tijdens het invoeren van boekingen een kostendrager wilt kunnen toevoegen aan de boeking bij selectie van dit grootboekrekeningnummer.
Kostendrager (Standaard)
De standaard kostendrager wordt bij iedere boeking voorgevuld. Mits toegestaan in de restricties kunt u de kostendrager wijzigen.
Let op! De vaste tegenrekening van een dagboek kan niet worden gebruikt als kostendragerrekening.
Projectrekening
Als u projectboekingen wilt maken op deze grootboekrekening, zet dan deze instelling aan. Op het moment dat u boekingen invoert op deze rekening, zult u details omtrent het betreffende project kunnen aangeven.
Resultaattype
Dit is alleen beschikbaar indien u het veld 'Projectrekening' hebt gemarkeerd. Wanneer op een project wordt geboekt in het kas- / bank- / giroboek of memoriaal kan het onvoldoende duidelijk zijn of debet kosten betreft en credit opbrengsten. Geef middels deze optie aan hoe met kosten en opbrengsten omgegaan dient te worden:
- Leeg. Debet wordt beschouwd als kosten, credit als opbrengsten.
- Kostenboeking. De boeking wordt altijd beschouwd als kostenboeking.
- Opbrengstenboeking. De boeking wordt altijd beschouwd als opbrengstenboeking.
- Neutrale boeking.
Tijdens het boeken kan de voorgedefinieerde waarde als nog worden gewijzigd.
Activumrekening
Als u wilt dat deze grootboekrekening een Activa rekening wordt, markeer dan dit veld. Als u een boeking invoert in het inkoopboek op een activarekening dan zult u de relevante gegevens voor het nieuw aangeschafte activum moeten invoeren.
Herwaarderen
U kunt boekingen in grootboekrekeningen invoeren in de standaard valuta of in vreemde valuta. Boekingen en mutaties in vreemde valuta moet u wellicht van tijd tot tijd herwaarderen ten gevolge van koerswisselingen. Wilt u boekingen en mutaties in deze grootboekrekening kunnen herwaarderen, zet deze instelling dan aan.
Alleen balansrekeningen kunnen worden geherwaardeerd aangezien alleen deze rekeningen Activa of Verplichtingen vertegenwoordigen waarvan de waarde kan veranderen.
Verdichten
Zet deze instelling aan als u tijdens het opvragen van de grootboekkaart boekingen wilt kunnen verdichten tot een enkele mutatie, toegekend aan een periode en een dagboek.
Aantallen
Zet deze instelling aan als u hoeveelheden wilt kunnen specificeren wanneer u een boeking invoert. U kunt het veld ook gebruiken voor informatiedoeleinden.
Status
Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].
Cheques / BE rekening
Markeer deze instelling voor cheques en wisselfunctionaliteit op deze grootboekrekening.
Rekening-Courant
Markeer deze optie als deze grootboekrekening als rekening-courant rekening dient te worden gedefinieerd.
Administratie
Als u de optie rekening-courant heeft geactiveerd, dient dit veld te worden gevuld met het administratienummer van de ‘tegen’-administratie. Een boeking op deze grootboekrekening wordt in een rekening-courant verhouding geboekt in de ‘tegen’-administratie.
Dagboek
Als u de optie rekening-courant heeft geactiveerd, dient dit veld te worden gevuld met het dagboeknummer van het te gebruiken memoriaalboek in de ‘tegen’-administratie.
Grootboekrekening
Als u de optie rekening-courant heeft geactiveerd, dient dit veld te worden gevuld met het grootboekrekeningnummer in de ‘tegen’-administratie.
Multidimensierekening 1 t/m 5
Uw boekingen kunt u naast kostenplaatsen, kostendragers en projecten verbijzonderen naar zelf gedefinieerde entiteiten: multidimensies. Het is mogelijk maximaal vijf dimensies aan te maken. Markeer per multidimensie of de desbetreffende multidimensie beschikbaar moet zijn voor invoer tijdens het aanmaken van de boekingen.
Indien een referentiële tabel wordt gebruikt voor de multidimensie, is het mogelijk om een standaardmultidimensie mee te geven. Deze wordt gebruikt tijdens de verwerking indien de grootboekmutatie automatisch wordt aangemaakt voor deze grootboekrekening. Bijvoorbeeld betalingsverschillen of koersverschillen.
Structuren stellen u in staat overzichten zoals een balans volgens verschillende groeperingen te genereren. Denk hierbij aan een balans gegroepeerd op verdichting of hoofdverdichten. Een structuur kunt u aanmaken in [
Financieel: Stamgegevens, Onderhoud, Structuren]. U kunt grootboekrekeningen koppelen aan een structuur in het onderhoud van structuren maar ook op het tabblad structuren in het onderhoud van grootboekrekeningen.
U kunt een grootboekrekening aan verschillende structuren koppelen zodat bijvoorbeeld een balans op verschilllende manieren gepresenteerd kan worden. Denk hierbij ook aan het
Registratie Grootboekschema.
Indien gewenst kunt u notities toevoegen aan de grootboekrekening.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om eigenschappen toe te voegen aan de grootboekrekening.
Eigenschap
Koppel de gewenste eigenschap. Afhankelijk van de gekozen eigenschap en het bijbehorende 'eigenschapstype' kunt u vervolgens in de overige velden de bijbehorende waarde(n) invoeren/ selecteren.
Koppel de gewenste documentatie. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].
Gerelateerde onderwerpen
Exact Financials > Finance > Stamgegevens > Grootboekrekeningen
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
17.495.418 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
23-10-2019 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |