Exact Financials

Zoekschermen

Introductie

Zoekschermen hebben tot doel een entiteit te zoeken en te selecteren. Zoekschermen komen op diverse plaatsen in de programmatuur terug. De in Exact Financials aanwezige zoekschermen zijn op een speciale wijze verbonden aan het onderhouden van entiteiten. Vanuit een zoekscherm kunt u namelijk altijd een nieuwe waarde voor de desbetreffende entiteit aanmaken. Doordat u stamgegevens kunt aanmaken vanuit een zoekscherm, kunt u per direct een stamgegeven aanmaken of wijzigen tijdens bijvoorbeeld het maken van de boeking. Tot slot wordt bij het opstarten van elke onderhoudsapplicatie een zoekscherm opgestart waarmee u niet alleen de mogelijkheid heeft om een entiteit nieuw aan te maken, maak ook na selectie te wijzigen of te verwijderen.

Data invoer met zoekvenster

In Exact Financials wordt u gevraagd veldwaarden te selecteren en in te voeren. Dit kan zijn in een onderhoudsfunctie, maar ook in rapport- of verwerkingsfuncties (selectiecriteria). Deze in te voeren veldwaarden refereren in vele gevallen aan een in Exact Financials vastgelegde tabel van gegevens. Als u bijvoorbeeld wordt gevraagd om in een overzichtsfunctie een debiteur in te voeren, dan wordt u geacht de debiteurencode zoals deze in de stamtabel debiteuren is vastgelegd aan te geven. Als u de gevraagde veldwaarde weet, dan kunt u direct de gevraagde waarde invoeren. In vele gevallen zal u echter de gezochte waarde niet uit het hoofd weten. Zoekschermen kunnen op de volgende manieren opgestart worden:

• Loep icoon
  Als bij veldinvoer een waarde uit een andere tabel wordt gevraagd, wordt het invoerveld gevolgd door een loep icoon. Als uw cursor in het desbetreffende invoerveld actief is, toont de statusbalk in de WebClient de opmerking dat u het zoekvenster kunt openen met <CRTL>B. als u gebruikt maakt van de Webbrowser, dan dient u de toets <F2> te gebruiken voor het openen van het zoekvenster. De kleur van de loep icoon geeft aan of veldinvoer verplicht (rood) of optioneel is. Velden gevolgd door een loep icoon komen voor in onderhoudsfuncties, rapport- en verwerkingsfuncties.  
• Statusbalk 'Geef <CRTL>B / <F2> om een zoekvenster te openen' bij invoermatrix
  Onderhoudsapplicaties waaraan meerdere regels van een andere entiteit kunnen worden gekoppeld, beschikken over een invoermatrix. Elk veld in het raster representeert een veldwaarde. Als bij veldinvoer een waarde uit een andere tabel kan worden opgevraagd is dit zichtbaar in de statusbalk. Gebruik dan <CTRL>B / <F2> om een zoekscherm te openen.
• Onderhoudsfuncties
  Bij het opstarten van een onderhoudsapplicatie (onderhoud stamgegevens en invoeren van bijvoorbeeld boekingen) wordt eerst een zoekscherm opgestart alvorens in de daadwerkelijke onderhoudsfunctie terecht te komen. 
• Overzichten
  Het opstarten van een overzicht wordt door een zoekscherm vooraf gegaan. Het zoekscherm toont de voor de relevante entiteit beschikbare lay-outs. In de selectiecriteria bij overzichten kunt u gebruik maken van wildcards (*). 

Alvorens een zoekscherm via de loep icoon, <CTRL-B> of <F2> op te starten, kunt u natuurlijk ook een waarde direct invoeren zonder het zoekscherm te direct te openen. Hiervoor is de volgende schermafhandeling van toepassing:

• De ingevoerde waarde bestaat
  Als de ingevoerde waarde bestaat dan wordt de waarde van dit veld gevuld bij het geven van een <TAB> en gaat de cursor naar het volgende veld.
• De ingevoerde waarde bestaat niet
  Als de door u ingevoerde veldwaarde niet bestaat of foutief is, zal bij het geven van de <TAB>, het zoekscherm alsnog automatisch worden geopend. De inhoud van de gepresenteerde zoeklijst is afhankelijk van de door u (foutief) ingevoerde waarde. Als u geen waarde invoert, dan verschijnt de gehele zoeklijst in het zoekscherm na een <TAB> te hebben gegeven. Klopt het eerste gedeelte van de door u ingevoerde waarde en is dit deel uniek, dan zal alsnog de unieke waarde behorende bij deze gedeeltelijke invoer als waarde worden gezien. Als de waarde niet uniek is, dan zal een zoeklijst worden geopend met alleen de mogelijke waarden passend bij de ingevoerde (gedeeltelijke) waarde. Zie onderstaand voorbeeld ter verduidelijking van dit gedrag.
  
  Voorbeeld
  U maakt een debiteur aan en wilt een land koppelen. In het invoerveld vult u de waarde 'N' in. Vervolgens geeft u een <TAB>.  Het veld wordt automatisch gevuld met de waarde 'NL' en er wordt geen zoekvenster geopend. Dit komt omdat de letter 'N' alleen voorkomt in de waarde NL. In de landenlijst zijn verder geen landen aanwezig waarin de letter 'N' voorkomt. Als in de lijst twee waarden met een 'N' voorkomen (bijvoorbeeld NL en NO) dan zal bij invoer van de letter 'N' het zoekscherm worden geopend met alleen de waarden NL en NO. De controle gaat alleen af op de eerste posities van de ingevoerde waarde, voert u een 'L' in en NL is de enige waarde met een 'L' dan zal de gehele lijst met waarden worden getoond bij opening van het zoekvenster.
  
• Meervoudige selectie
  Wanneer u aan een entiteit meer dan één waarde wilt koppelen, kunt u dit doen door middel van de kolom Geselecteerd in het zoekscherm.
  
  Voorbeeld
  U wilt een aantal kostenplaatsen aan een grootboekrekening koppelen. Na Toevoegen, roept u het zoekscherm op. Links in het scherm bevindt zich de kolom Geselecteerd. U kunt nu zowel met de muis als via het toetsenbord verschillende kostenplaatsen selecteren.  U selecteert met de muis door voor de betreffende regel in de kolom Geselecteerd één maal met de linkermuisknop te klikken. U selecteert met het toetsenbord door met de toetsen pijl omhoog / omlaag naar te selecteren regel te gaan en vervolgens één maal op de spatiebalk te drukken. De geselecteerde regel wordt nu getoond met een *-teken in de kolom Geselecteerd. Daarnaast is de regel van grijs in donkerblauw veranderd. 

Indeling zoekscherm

Een zoekscherm bestaat uit de volgende onderdelen.

Titelbalk
De titelbalk toont u een samengestelde omschrijving van de te vinden entiteit. De samengestelde omschrijving toont de actie van waaruit het zoekscherm wordt opgestart en daarnaast de te vinden entiteit. De omschrijving van de actie kan zijn: 'onderhouden' of 'zoeken'. De actie 'onderhouden' verschijnt als u een zoekscherm opent door een onderhoudsapplicatie op te starten. In de andere situaties verschijnt als actie 'zoeken'. De samengestelde omschrijving wordt gevolgd door het administratienummer en - indien de optie 'Toon pad in kop' is geactiveerd in [Bestand, Gebruikersinstellingen] - de afkorting van het menupad van waaruit het zoekscherm wordt opgestart.

Voorbeelden

• U start onderhoud hoofdverdichtingen op. In de titelbalk verschijnt de omschrijving: 'Onderhouden: Hoofdverdichting' (Exact: 621) [TOH].
• U start het overzicht op hoofdverdichtingen op. In de selectiecriteria opent u het zoekvenster. In de titelbalk verschijnt de omschrijving: Rapport: Hoofdverdichting' (Exact: 621) [TVH].

Selectiecriteria blok
In het selectiecriteria blok worden de velden getoond waar u op kunt zoeken. Deze velden kunt u zelf samenstellen zowel in type, in aantal als in volgorde.

Selectievelden configureren
Om selectieveleden te configureren klikt u met de rechtermuisknop in de kolomaanduiding van de lijst met beschikbare waarden. Kies de optie 'Selectievelden'. Nu verschijnt er een lijst met velden die kunnen worden gebruikt als selectiecriterium. Activeer de velden die u als selectiecriterium wenst te gebruiken. Gebruik de toetsen 'Omhoog' en 'Omlaag' om de volgorde van de selectiecriteria te bepalen. Zodra u de configuratie van uw selectievelden heeft voltooid, drukt u op 'OK'. De geactiveerde selectievelden verschijnen in de door u aangegeven volgorde in het selectieblok. De configuratie van de selectievelden op de desbetreffende entiteit worden per gebruiker onthouden. Als u de volgende keer een zoekscherm op dezelfde entiteit opent, dan zullen de selectiecriteria worden getoond zoals u deze de laatste keer heeft geconfigureerd.

Zoeken van waarden op Selectievelden
Bij elk selectieveld wordt tussen de omschrijving van de entiteit en de in te geven zoekwaarde een icoon met A4-formulier getoond. Met de linkermuisknop kunt u de waarde van dit A4-formulier wijzigen. Afhankelijk van de gekozen variant van dit A4-formulier, wijzigen de zoekcriteria. Het A4-formulier kan de volgende waarden bevatten:

Icoon	Alfanumeriek	Numeriek
	Waarde moet beginnen met .....	Waarde moet minimaal gelijk zijn aan ....
	Niet van toepassing	Waarde moet gelijk zijn aan...
	Niet van toepassing	Waarde moet maximaal gelijk zijn aan....
	Waarde moet bevatten...	Niet van toepassing
	Waarde moet gevuld zijn	Waarde moet gevuld zijn
	Waarde moet leeg zijn	Waarde moet leeg zijn

Lijst met beschikbare waarden

Als u in de kolomaanduiding van de lijst op de rechtermuisknop klikt ziet u de volgende opties.

Standaardwaarden
Als u het zoekscherm met uw gebruikersnaam voor de eerste keer opstart zullen de getoonde kolommen gelijk zijn aan de zogenaamde standaardwaarden. Als u in de kolomaanduiding van de lijst op de rechtermuisknop klikt ziet u als eerste van boven naar onder de standaardwaarden. U kunt de standaardwaarden configureren door met de linkermuisknop aan te geven of het desbetreffende veld wel of niet moet worden getoond.

Meer...
Afhankelijk van de door u ingegeven waarden op de selectiecriteria wordt u een lijst met zoekresultaten getoond. De kolommen met de resulterende waarden kunt u zelf instellen door met de rechtermuisknop te klikken in de kolomaanduiding van de lijst en via de optie 'Meer' de te tonen velden te selecteren. Na 'Meer' gekozen te hebben, kunt u de te tonen velden met de knoppen 'Verbergen' en 'Weergeven' (of via het aanvinken dan wel uitvinken van het vierkant voor de entiteitomschrijving) activeren. U kunt ook relatieve gegevens van een onderliggende entiteit in de lijst koppelen . Zo kunt u bijvoorbeeld in het zoekscherm op grootboekrekening niet alleen de gekoppelde verdichting selecteren, maar ook de aan de verdichting gerelateerde omschrijving en gekoppelde hoofdverdichtingscode. Deze mogelijkheid is herkenbaar aan het "+"-teken voor de selecteerbare entiteit. Door op het "+"-teken te klikken worden de onderliggende gerelateerde velden getoond, die u vervolgens kunt markeren om te tonen in de lijst. U kunt de volgorde van de lijst bepalen met de knoppen 'Omhoog' en 'Omlaag'.

Standaardwaarden herstellen
De door Exact Financials ingestelde standaardwaarden (standaard kolommen) worden hersteld.

Query phrase
De query wordt getoond die voor het zoekscherm wordt uitgevoerd.

Selectievelden
Hiermee kunt u velden aan het selectieblok toevoegen en aangeven in welke volorde deze moeten worden getoond.

Sorteervolgorde
Door op de kop van een kolom te klikken met de linkermuisknop wordt hierop oplopend gesorteerd, door nogmaals te klikken wordt aflopend gesorteerd.

Knoppenbalk

Deze balk biedt de volgende knoppen.

Openen
Als u het zoekscherm opstart vanuit een onderhoudsfunctie, beschikt u over de mogelijkheid om de gegevens van de desbetreffende entiteit te wijzigen of te verwijderen. Selecteer de gewenste waarde van de gezochte entiteit in de lijst. Druk op 'Openen' om de gezochte waarde te openen: het onderhoudsscherm wordt geopend met de geselecteerde waarde van de desbetreffende entiteit als uitgangspunt. Nadat u een waarde geopend heeft, kunt u deze bestaande entiteit onderhouden door gegevens te wijzigen of indien dit is toegestaan het gegeven te verwijderen. Zie [Onderhoudsfuncties].

OK
Als u het zoekscherm niet vanuit een onderhoudsapplicatie opstart, beschikt u over de knop 'OK' om de geselecteerde waarde te selecteren als gekozen waarde voor het onderliggende invoerscherm.

Nieuw
Druk op de knop 'Nieuw' als u een nieuwe waarde voor deze entiteit wilt aanmaken. Het onderhoudsscherm wordt opgestart met als mogelijkheid een nieuwe waarde aan te maken. Zie [Onderhoudsfuncties].

Annuleren
Deze knop is beschikbaar als u het zoekscherm vanuit een ander scherm opent via de loep icoon of een invoermatrix. Als u de knop 'Annuleren' activeert, wordt het zoekvenster afgesloten en komt u terug in het scherm waarin u eerder actief was.

Einde
Deze knop verschijnt alleen als u het zoekscherm opstart vanuit een 'onderhoudsprogramma'. Druk op de knop 'Einde' om het zoekscherm te sluiten en terug te keren naar het hoofdscherm.

Help
Zodra u kiest voor de deze knop krijgt u alle helpbestanden, release notes en 'frequently asked questions' voor de onderliggende entiteit te zien.

Statusbalk

Voor gebruikers die het toetsenbord gebruiken om door het zoekscherm te navigeren, wordt in de statusbalk aangegeven met welke toetsencombinatie u de volgende actie kunt uitvoeren. Zie [Toetsencombinaties].