Exact Globe+

Werken met Multi-administratie bankimport

Dit document heeft betrekking op de functionaliteit Multi-administratie bank import in menupad:

• In een licentie met SE1035 - E-multi client banking en SE1065 – E-Accountancy: [Accountancy, Klanten Informatie, Multi cliënt bank import], klik op 'Importeren afschriften' en selecteer vervolgens 'Multi-administratie bank import'.
• In een licentie met SE1035 - E-multi client banking zonder SE1065 – E-Accountancy: [Cash flow, Invoer, Multi cliënt bank import], klik op 'Importeren afschriften' en selecteer vervolgens 'Multi-administratie bank import'. 

Bij bedrijven met vele dochterondernemingen worden de facturen vaak ingeboekt in de administratie(s) van de dochterondernemingen en worden de betalingen/ontvangsten afgehandeld via het moederbedrijf.

Om de factuur met de betaling of ontvangst af te kunnen letteren zijn vaak handmatig acties noodzakelijk, zoals het overboeken van de ene administratie naar de andere. Bovendien moeten de gegevens naderhand nog handmatig afgeletterd worden. In een bedrijf met veel transacties kan dit een behoorlijk karwei zijn.

Met multi-administratie bankimport heeft u de mogelijkheid om een afschrift te importeren in een moederadministratie en worden automatisch de betreffende gegevens overgeboekt naar de juiste dochteronderneming en hier afgeletterd met de bijbehorende openstaande post.

U heeft bijvoorbeeld een moederbedrijf 001. Dit moederbedrijf heeft meerdere dochterondernemingen met ieder een eigen administratie. Iedere dochteronderneming heeft haar eigen bankrekening om betalingen te verrichten. De ontvangsten die betrekking hebben op de verkopen komen echter allemaal op de hoofdbankrekening binnen, die voor iedere administratie hetzelfde is.

Wanneer uw klanten deze facturen betalen op de hoofdbankrekening worden alle ontvangsten in één afschrift aangeleverd. Dit afschrift importeren in alle administraties is niet wenselijk, omdat niet alle ontvangsten betrekking hebben op 1 administratie. Met deze functionaliteit kan het moederbedrijf alle ontvangsten voor de dochterbedrijven uitvoeren. De klant betaalt aan het moederbedrijf via de dochterbedrijven. Tevens kan het dochterbedrijf dezelfde bankrekening hebben als het moederbedrijf.

Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u over de module E-multi client banking (SE1035) te beschikken.

Met Multi-administratie bankimport kunt u vanuit uw standaardadministratie een elektronisch bankafschrift importeren over al uw administraties (dochteradministraties).

Voordat u afschriften kunt importeren zijn er een aantal zaken die van belang zijn.

Inrichting
Om gebruik te maken van multi-administratie bankimport dient u uw dochterondernemingen te koppelen aan uw moederadministratie. Omdat er een koppeling is, is van het van belang dat een aantal gegevens bij elkaar aansluiten. Er zijn een aantal zaken waarmee rekening gehouden dient te worden.

Intercompany rekening
Deze rekening wordt gebruikt om boekingen op te maken tijdens het importeren van het afschrift. U dient een rekening van het type 'Neutraal' kiezen. In iedere administratie dient de rekening aanwezig te zijn en van hetzelfde type te zijn.

Door te werken met een neutrale rekening blijft het saldo op de neutrale rekening staan. Dit is vergelijkbaar met de manier waarop betalingen onderweg werkt.
 

Administraties koppelen
Nadat u de inrichting bepaald heeft, dienen de dochteradministraties aan de moederadministratie gekoppeld te worden. Bij het koppelen van de dochteradministratie dient u ervoor te zorgen dat voor iedere dochteradministratie een crediteur aanwezig is in de moederadministratie.
Tevens dient in alle administraties een intercompany rekening gedefinieerd te zijn.
Verder kunt u bij het koppelen van de dochteradministraties een volgorde aangeven. Deze volgorde is van toepassing bij het importeren. Tijdens de import wordt namelijk eerst in de moederadministraties gezocht naar posten waarmee de afschriftregels afgeletterd kunnen worden. Indien hier geen posten gevonden worden, wordt er verder gegaan in de administratie die als eerste gekoppeld is, enz.

Let er bij het koppelen op dat alle administraties zijn bijgewerkt naar dezelfde release.

Importeren afschrift
De volgende stap is het importeren van het afschrift. Bij het importeren vinden eerst controles plaats die bekijken of alle administraties aan de juiste voorwaarden voldoen.

Voorwaarden

Indien één of meerdere administraties niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoen wordt dit bij de import aangegeven. De melding die aangeeft wat er niet in orde is vermeldt, waarbij van toepassing, om welke administratie het gaat.

Als aan de voorwaarden wordt voldaan wordt het afschrift geïmporteerd.

Het afschrift wordt volledig in de moederadministratie geïmporteerd. Vervolgens wordt iedere afschriftregel langsgelopen om te bepalen bij welke administratie deze hoort. Hierbij wordt de volgorde aangehouden die u bij het koppelen van de dochteradministraties heeft opgegeven.

Allereerst wordt bij iedere regel bepaald bij welke debiteur/crediteur het afschrift hoort. Tijdens het toewijzen worden alle termijnen nagelopen om zo de juiste debiteur/crediteur te vinden. Wanneer deze gevonden is, wordt de afschriftregel toegewezen. Dit vindt plaats op basis van de bankrekening van de debiteur/crediteur.

Nadat de regels zijn toegewezen wordt een vergelijkbaar proces uitgevoerd voor het afletteren. Er wordt gezocht naar openstaande posten waarmee de afschriftregels afgeletterd kan worden. Dit vindt plaats op basis van de afletterruns die ook worden uitgevoerd bij het importeren van een afschrift voor één enkele administratie. Eerst wordt afletterrun 1 uitgevoerd voor administratie 1. Worden hierbij geen resultaten gevonden dan wordt afletterrun 1 uitgevoerd voor administratie 2. Dit gaat door tot de laatst gekoppelde administratie. Indien de afschriftregel nu nog niet is afgeletterd wordt afletterrun 2 uitgevoerd voor administratie 1, wanneer ook hier geen resultaten worden gevonden wordt afletterrun 2 uitgevoerd voor administratie 2, enz.
Ook hier wordt de volgorde aangehouden die u bij het koppelen van de administraties heeft opgegeven.

Nadat het in administratie 1 niet gelukt is om de post af te letteren, wordt het toewijzen ongedaan gemaakt en wordt in administratie 2 gekeken of de debiteur/crediteur in administratie 2 bestaat om hem hier toe te wijzen en vervolgens af te letteren.

Wanneer een afschriftregel niet toegewezen kan worden, of niet afgeletterd kan worden, blijft deze in de moederadministratie staan. U dient in dit geval het de afschriftregel handmatig toe te wijzen, af te letteren en over te boeken naar de juiste administratie.

Aangemaakte boekingen
In onderstaand voorbeeld wordt aan de hand van een voorbeeld verduidelijkt welke boeking er wordt aangemaakt.

In onderstaand voorbeeld wordt een afschrift geïmporteerd voor een ontvangst.
De afschriftregel heeft betrekking op een post van debiteur 3201 welke in administratie 002 staat.
Administratie 001 is de hoofdadministratie waarin het afschrift wordt geïmporteerd. Administratie 002 is de dochteradministratie. Deze is bekend in de hoofdadministratie als crediteur 222.

De intercompany rekening is van het type 'Neutraal'
In de moederadministratie wordt de volgende boeking aangemaakt (in het eerst aanwezige memoriaal in de standaard valuta):

In de dochteradministratie wordt de volgende boeking aangemaakt  (in het eerst aanwezige memoriaal in de standaard valuta):

nvt = niet van toepassing. Omdat het een neutrale rekening betreft wordt er geen termijn aangemaakt.

Zoals u ziet wordt de ontvangst in de moederadministratie overgeboekt naar de crediteurenrekening. Hierbij wordt crediteur 222 gebruikt. Dit is het crediteurennummer waaronder de dochteradministratie bekend is bij de moeder moederadministratie. Middels de intercompany rekening wordt de ontvangst overgeboekt naar de dochteradministratie waar deze meteen met de juiste factuur van de juiste debiteur (3201) wordt afgeletterd. 

Meer informatie

• Multi-administratie bankimport
• Multi-administratie bankimport dochterondernemingen koppelen