Exact Globe+

Pos-filiaal: Belangrijke aandachtspunten

Introductie

Het POS-filiaal concept (04.776.009) biedt u vele voordelen. Het is echter wel van belang om een aantal aandachtspunten nader te bestuderen.

Uitleg

• Stamgegevens zijn de belangrijkste bouwstenen in de administratie. Bij het inrichten van de administratie moet hier zeer zorgvuldig over worden nagedacht. De grootboekrekeningen, de artikelgroepen, de btw-codes enz. worden eenmalig goed aangelegd en worden daarna niet meer veranderd. Het invoeren van nieuwe stamgegevens als artikelen, debiteuren, crediteuren enz. gebeurt volgens vaste schriftelijke procedures waar niet van mag worden afgeweken. Binnen het POS-filiaal concept komt er nog een dimensie bij: de stamgegevens tussen hoofdkantoor en de filialen moeten consistent worden gehouden. Via de ‘Gegevens uitwisseling’ kunnen gewijzigde en nieuwe stamgegevens van het hoofdkantoor naar het filiaal worden gedownload. Met de ‘Gegevens uitwisseling’ kunnen ‘kleine’ wijzigingen in de stamgegevens worden uitgewisseld. U kunt hierbij denken aan het wijzigingen in omschrijvingen, prijzen, kortingen enz. Grote veranderingen in de stamgegevens op het hoofdkantoor worden niet ondervangen met de ‘Gegevens uitwisseling’. U kunt hierbij denken aan grote veranderingen in het grootboekrekeningschema, de artikelgroepen, de btw-codes, de valuta’s enz. Wilt u toch deze grote veranderingen doorvoeren dan is het aan te raden om dit in een nieuwe stambestanden administratie te doen. Op basis van deze nieuw ingerichte administratie kunt u dan nieuwe filialen aanmaken. Op het moment dat u de filiaal-administratie aanmaakt, moet de hoofdkantoor-administratie voor 100% kloppen qua stamgegevens.

• De modules E-POS, E-Filiaalbeheer en E-Magazijnlocatie zijn niet te combineren op de filialen. Het is niet mogelijk om op de POS-portal locaties toe te kennen bij het doen van ontvangsten, tellingen en overdrachten. Op het hoofdkantoor kan wel met E-Magazijnlocatie worden gewerkt. Goederenuitgiftes via de kassa gebeuren altijd vanuit de standaard lokatie van het artikel.

• De modules E-POS, E-Filiaalbeheer en E-Serie/batch zijn niet te combineren. Serie- en batchnummers worden namelijk aangemaakt bij ontvangsten en Positieve tellingen. Serie- en batchnummers worden verbruikt bij leveringen en negatieve tellingen. Ontvangsten, Positieve en negatieve tellingen vinden alleen direct plaats op het hoofdkantoor of via de POS-portal. Via de POS-portal is het niet mogelijk om serie- en batchnummers te koppelen. Op het filiaal worden alleen leveringen geregistreerd in de kassa. In de kassa op het filiaal zullen nooit beschikbare serie- en batchnummers zijn, waardoor serie- en batchartikelen niet te gebruiken zijn op de filialen.

• De modules POS-filiaal en E-Kostenanalyse zijn moeilijk te combineren. Transacties als tellingen, ontvangsten en overdrachten via de POS-portal krijgen geen kostenplaats en/of kostendrager mee. De juiste kostenplaats kan vervolgens wel met analytisch boekhouden worden toegekend aan de transacties uit Synergy.
   
• Het verwijderen/vernummeren van stamgegevens mag niet worden opgestart als er wordt gewerkt met POS-filiaal. Bij de uitwisseling van stamgegevens tussen hoofdkantoor en filialen, worden verwijderde of vernummerde stamgegevens niet meegenomen. De stamgegevens op het hoofdkantoor en de filialen zullen na vernummeren en verwijderen niet meer met elkaar overeenkomen. Als bijvoorbeeld een artikel op het hoofdkantoor wordt verwijderd, dan zal deze verandering door de import op het filiaal NIET worden overgenomen. Het artikel zal op het filiaal nog bestaan na de uitwisseling. Op het hoofdkantoor kunnen artikelen wel worden geblokkeerd, zodat ze niet meer kunnen worden gebruikt.
   
• Als een waarde in een stamgegeven op het hoofdkantoor wordt veranderd in een lege waarde, dan wordt dat niet uitgewisseld naar het filiaal. Stel dat aan de baliedebiteur, btw-code 2 is gekoppeld op het hoofdkantoor en het filiaal. Vervolgens wordt bij de baliedebiteur, de btw-code op het hoofdkantoor leeggehaald. Deze verandering wordt niet uitgewisseld naar het filiaal en op het filiaal blijft btw-code 2 gekoppeld aan de baliedebiteur. Dit wordt veroorzaakt door het xml-principe, dat waardes nooit worden overschreven door een lege waarde. Houdt hier rekening mee, bij het aanleggen en onderhouden van stamgegevens op het hoofdkantoor.
   
• Bijlagen gekoppeld aan stambestanden worden niet uitgewisseld met de module POS-filiaal. Afbeeldingen daarentegen worden wel met uitwisseling meegenomen.
   
• De betaalwijze ‘Op rekening’ kan gebruikt worden in de filiaalkassa’s. De betaalwijze ‘Op rekening’ zorgt er voor dat er een factuur wordt klaargezet, die vervolgens nog moet worden afgedrukt. In de filiaaladministraties kunnen echter geen facturen worden afgedrukt, zodat er ook geen transactie wordt aangemaakt. De verkoopfactuur wordt in zijn geheel geëxporteerd naar het hoofdkantoor en daar wordt deze afgedrukt. De verkoopfacturen afkomstig van de diverse filialen worden dus centraal op het hoofdkantoor afgedrukt. 
   
• Pos-filiaal en de xml-uitwisseling met een andere Synergy omgeving dan de geïntegreerde Synergy omgeving op het hoofdkantoor kan in bepaalde gevallen problemen opleveren met betrekking tot de divisies van de verschillende Synergy omgevingen. Als u naast Pos-filiaal ook nog wilt gaan werken met een andere Synergy omgeving en u wilt met xml gegevens gaan uitwisselen bespreek en test dit dan uitgebreid met uw dealer\consultant of neem contact op met Exact.
   
• Het is niet toegestaan om de grootboekrekeningen te wijzigen, die gekoppeld zijn aan de artikelen. De consistentie van de voorraad en omzet komt hierdoor ernstig in gevaar! Hetzelfde geldt voor het wijzigen van de verkoopeenheid van het artikel, deze eenheid mag niet worden gewijzigd.

• De POS-portal maakt gebruik van het product Exact Synergy. De POS-portal bundelt in 1 'overzicht' een aantal specifieke rapporten en mogelijke acties. Als er echter wordt doorgeklikt op bepaalde gegevens komt men steeds dieper in Exact Synergy en steeds verder van de POS-portal. Bij doorklikken komt daardoor steeds meer Exact Synergy functionaliteit beschikbaar, die niet bedoeld is om te gebruiken. Exact spant zich in om in een komende versie alleen die functionaliteit te tonen, die bedoeld is voor de POS-portal. De volgende functionaliteit is bedoeld:
  • Artikelen en de artikelkaarten bekijken
  • Magazijnen en goederenstromen in het magazijn bekijken
  • Voorraadposities bekijken
  • Tellingen invoeren (deze functionaliteit mag worden gebruikt vanaf batch 325 van 15 december 2003)
  • Ontvangsten op bestellingen invoeren (deze functionaliteit mag worden gebruikt vanaf batch 325 van 15 december 2003)
  • Overdrachten invoeren (deze functionaliteit mag worden gebruikt vanaf batch 325 van 15 december 2003) 
  • Uitwisselingsresultaten bekijken
  • Incidenteel nieuwe artikelen aanleggen
  • Incidenteel nieuwe debiteuren aanleggen
  • Incidenteel nieuwe gebruikers aanleggen
     
• Overzichten die gebaseerd zijn op de factuurhistorie kunnen alleen op de filialen zelf worden opgevraagd. Bij de uitwisseling met het hoofdkantoor worden namelijk alleen transacties meegenomen. Als op het hoofdkantoor zelf ook met kassa’s wordt gewerkt dan zijn de overzichten natuurlijk wel op te vragen voor de kassa’s van het hoofdkantoor.
   
• Het is van groot belang dat aan alle transacties unieke kenmerken worden meegegeven, zodat de betekenis en herkomst duidelijk is op het hoofdkantoor. Voor de uniciteit van transacties zijn een aantal nummerreeksen van belang:onze referenties, boekstuknummers, verkoopordernummers en pakbonnummers. De onze referenties (memoriaal, inkoop en factuur) van transacties moeten op alle filialen en het hoofdkantoor uniek zijn. Er mag geen enkele overlap zijn tussen deze reeksen. Boekstuknummers zijn minder van belang voor de uniciteit van de transacties. Neem toch voor de duidelijkheid bijvoorbeeld het boekjaar en het filiaal op in het nummer. Verkoopordernummers en pakbonnummers moeten op alle filialen en het hoofdkantoor uniek zijn. Houdt er rekening mee dat voor elke jaarovergang moet worden gecontroleerd of de boekstuknummers voor het volgende boekjaar goed staan. Als dagboeken zowel op het hoofdkantoor als op de filialen worden gebruikt dan is het van belang om de boekstuknummers op het hoofdkantoor altijd lager te houden dan op de filialen. Werk tijdens de implementatie een gedetailleerd formeel nummerplan uit om te voorkomen dat u fouten maakt in de nummering.

• De uitwisseling van transacties tussen de filialen en hoofdkantoor vindt op zeer gedetailleerd niveau plaats. Alle individuele transacties op de filialen worden geëxporteerd naar het hoofdkantoor en niet van te voren gesaldeerd. De hoeveelheid data die geëxporteerd dient te worden kan, afhankelijk van het aantal transacties, vrij groot zijn. Controleer van te voren met een consultant van Exact of uw Exact partner zeer goed of uw IT-systeem (o.a. server hoofdkantoor waar IIS en SQL draaien, plus de internet verbinding) goed genoeg is. Een bepaald gedeelte van al die transacties zal ongetwijfeld op de filialen met pin, chipknip of creditcard betaald worden en op 'Betalingen onderweg' terecht komen. Het afletteren van deze 'betalingen onderweg' transacties vindt op het hoofdkantoor plaats. Houdt er rekening mee dat dit om grote hoeveelheden transacties kan gaan en niet eenvoudig hoeft te zijn. Het exporteren van transacties kost performance op zowel de filialen als het hoofdkantoor. Het uitwisselen van de transacties gedurende de nacht is daarom bij uitstek geschikt voor situaties waarbij de gegevens op het hoofdkantoor niet op ieder moment up-to-date hoeven te zijn.
   
• IT-technisch gezien is het POS-filiaal concept uitgebreider dan bijvoorbeeld Exact Globe Next, Exact voor Dos of Exact voor Windows. U heeft binnen het concept te maken met veel verschillende onderdelen: Exact Globe Next op het hoofdkantoor, Exact Globe Next op de filialen, MS SQL op het hoofdkantoor, MS SQL op de filialen, Exact Synergy op het hoofdkantoor, IIS op het hoofdkantoor, de internetverbinding en uitwisselingsjobs. Als u en uw werknemers hier zelf weinig of geen affiniteit mee hebben, zorg dan dat u door een POS consultant van Exact of uw Exact partner tijdens, maar ook vooral na de implementatie, altijd ondersteund wordt. Deze professionele ondersteuning is ook zeer aan te bevelen bij het updaten van de software. Cruciaal is dat alle betrokken 'software omgevingen' (Exact Globe Next hoofdkantoor, Exact Synergy hoofdkantoor, Exact Globe Next op de filialen) altijd dezelfde versie hebben en dat tijdens het  updaten de uitwisseling gestopt is. De uitwisseling binnen POS-filiaal is zeer afhankelijk van een goede, snelle en stabiele zakelijke internet verbinding. Laat de verbinding daarom altijd voor of tijdens de implementatie controleren door een consultant van Exact of uw Exact partner.

• Functioneel gezien is het POS-filiaal concept uitgebreider dan bijvoorbeeld het voeren van alleen een financiële administratie. U heeft binnen het concept te maken met veel verschillende functionele gebieden en processen zoals: het voeren van een uitgebreide kassa-administratie op de filialen in combinatie met het hoofdkantoor, het voeren van een uitgebreide logistieke, financiële en cash flow administratie op het hoofdkantoor. Zorg dat u, ruim voor het 'live gaan', voldoende kennis binnen uw bedrijf heeft om deze processen tot in detail te beheersen. Voor ondersteuning tijdens het werken met POS-filiaal kunt u zich richten tot een consultant van Exact of een Exact partner en/of de support afdeling van Exact of uw Exact Software Center. Binnen de support afdeling van Exact is een speciaal team dat zich richt op grotere klanten en klanten met klantspecifieke complexere processen. Dit is het Premium Support team. Neem contact op met deze afdeling als hierin geïnteresseerd bent.
   
• Uit ervaring is gebleken dat er een grens zit aan de hoeveelheid stamgegevens die redelijkerwijs goed kunnen worden uitgewisseld naar de filialen. Met name de onderdelen 'Artikelen' en 'Artikelprijzen' kunnen in bepaalde gevallen te groot zijn voor de uitwisseling. Of het te groot is of niet hangt af van verschillende factoren: het aantal artikelen, het aantal prijslijsten, de instelling prijslijsten per artikel of artikelgroep, het aantal wijzigingen in artikelen en/of prijzen, het aantal prijsafspraken, het aantal actieve valuta, het aantal filialen etc. Wanneer u meer dan 10.000 artikelen heeft, meer dan 4 magazijnen en meer dan 4 prijslijsten bespreek dit aandachtspunt dan uitgebreid met een consultant van Exact of uw Exact partner. 

POS filiaal en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In verband met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) biedt Exact Globe Next de mogelijkheid om persoonsgegevens te anonimiseren. U dient er rekening mee te houden dat het anonimiseren van persoonsgegevens op het hoofdkantoor en alle individuele filiaal administraties uitgevoerd moet worden.

Aanbevelingen voor het anonimiseren van persoonsgegevens

• Zorg dat er geen foutmeldingen meer naar voren komen bij het uitwisselen van stamgegevens [XML, Overige import, Resultaten].
•  Zorg dat er geen kassabonnen meer in de wacht staan. Dit kunt u controleren via [POS, Invoer, Kasopmaak].
•  Zorg dat alle kassabonnen zijn verwerkt in menupad [POS, Invoer, Verwerken].
• Zorg dat er geen foutmeldingen meer naar voren komen bij het uitwisselen van transacties. Hiermee zullen ook automatisch alle transacties zijn uitgewisseld [XML, Overige import, Resultaten].
•  Schoon de kassa zoveel mogelijk op via [Systeem, Controles, Opschonen].
•  Zet de uitwisseling van stamgegevens uit
•  Anonimiseer de persoonsgegevens op het hoofdkantoor.
•  Anonimiseer de persoonsgegevens gegevens op de filialen.
•  Zet de uitwisseling van stamgegevens aan.
•  Controleer op de kassa of de uitwisseling van stamgegevens foutloos verloopt [XML, overige import, resultaten].

Voor meer informatie over het anonimiseren van persoonsgegevens, zie Persoonsgegevens selecties / acties - details.