Het werken met een vervaldatum voor het verlofrecht

Met ingang van 01-01-2012 wordt de nieuwe wetgeving voor vakantierechten van kracht. De aanleiding hiervoor is dat de huidige wetgeving niet aansluit bij de Europese richtlijnen. Vanaf 1 januari vervalt wettelijk vakantierecht 6 maanden na het kalenderjaar van opbouw en bovenwettelijk vakantierecht 5 jaar na het kalenderjaar van opbouw. Voor langdurig zieke medewerkers veranderen de regels ook. In plaats van vakantierecht over de laatste 6 maanden van hun ziekte, vindt de opbouw van het verlofrecht nu continu plaats. Branches, cao's en werkgevers kunnen afwijken van deze wettelijke wijziging ten gunste van de werknemer. 

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

U kunt bij het verlofrecht aangeven of u wilt werken met een vervaldatum voor het verlofrecht. Het is mogelijk om verlofrecht in te stellen per divisie en/of per medewerker.

Verlofrecht per divisie:

• Om het verlofrecht in te stellen voor een divisie gaat u naar Modules ? HRM ? Inrichting ? Roosters ? Standaard werkrooster.
• Klik op de divisie waarvoor u het verlofrecht wilt definiëren in de kolom Divisie en vervolgens op de knop Verlofrecht.
• Klik op Nieuw om nieuw verlofrecht te definiëren of klik op een bestaand verlofrecht in de kolom Type afwezigheid om deze te bewerken.
• Vink de optie Vervaldatum toepassen aan en geef aan in welke periode en welk jaar gestart moet worden met de vervaldatum in het veld Ingangsperiode / jaar.
• Vul de velden Dagen en Vervalperiode (na kalenderjaar) in de secties Wettelijk verlofrecht en Bovenwettelijk verlofrecht in. Stel dat er sprake is van 24 verlofdagen bij een bedrijf. Op basis van een werkweek van vijf dagen bestaat het verlof in dit geval voor 20 dagen uit wettelijk verlofrecht en voor 4 dagen uit bovenwettelijk verlofrecht. Voor het berekenen van het wettelijk verlofrecht dient de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen namelijk vermenigvuldigd te worden met vier. De vervalperiode voor het wettelijke verlofrecht is 6 maanden en voor het bovenwettelijk verlofrecht 60 maanden. Deze termijnen beginnen te lopen bij het verstrijken van het kalenderjaar waarin ze toegekend zijn. U kunt hiervan echter ten gunste van de werknemer van afwijken.
• Klik op de knop Bewaren. Nu wordt op de achtergrond bij al het verlofrecht dat is gegenereerd vóór de datum welke is gevuld bij Ingangsperiode / jaar een vervaldatum van 5 jaar later ingevuld. Dat betekent dat bijvoorbeeld het verlofrecht dat is gegenereerd in 2010 een vervaldatum krijgt van 31-12-2015.

Voor meer informatie, zie Verlofrecht voor medewerkers of divisies toevoegen en aanpassen en Overzicht van verlofrecht voor medewerkers of divisies.

Verlofrecht per medewerker:

• Om het verlofrecht in te stellen voor een medewerker gaat u naar een medewerkerskaart via Modules ? HRM ? Overzichten ? Medewerkers ? Zoeken.
• Definieer de gewenste criteria, klik op de knop Tonen en klik vervolgens op de gewenste medewerker in de kolom Naam.
• Klik vervolgens in de sectie Monitor op de medewerkerskaar op Verlofrecht.
• Klik op Nieuw om nieuw verlofrecht te definiëren of klik op een bestaand verlofrecht in de kolom Type afwezigheid om deze te bewerken.
• Vink de optie Vervaldatum toepassen aan en geef aan in welke periode en welk jaar gestart moet worden met de vervaldatum in het veld Ingangsperiode / jaar.
• Vul de velden Dagen en Vervalperiode (na kalenderjaar) in de secties Wettelijk verlofrecht en Bovenwettelijk verlofrecht in. Stel dat er sprake is van 24 verlofdagen bij een bedrijf. Op basis van een werkweek van vijf dagen bestaat het verlof in dit geval voor 20 dagen uit wettelijk verlofrecht en voor 4 dagen uit bovenwettelijk verlofrecht. Voor het berekenen van het wettelijk verlofrecht dient de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen namelijk vermenigvuldigd te worden met vier. De vervalperiode voor het wettelijke verlofrecht is 6 maanden en voor het bovenwettelijk verlofrecht 60 maanden. Deze termijnen beginnen te lopen bij het verstrijken van het kalenderjaar waarin ze toegekend zijn. U kunt hiervan echter ten gunste van de werknemer van afwijken.
• Klik op de knop Bewaren. Nu wordt op de achtergrond bij al het verlofrecht dat is gegenereerd vóór de datum welke is gevuld bij Ingangsperiode / jaar een vervaldatum van 5 jaar later ingevuld. Dat betekent dat bijvoorbeeld het verlofrecht dat is gegenereerd in 2010 een vervaldatum krijgt van 31-12-2015.

Opmerking: Als u de optie Vervaldatum toepassen activeert, dan worden de dagen welke reeds waren ingevoerd bij het verlofrecht automatisch gevuld in het veld Dagen in de sectie Bovenwettelijk verlofrecht. In het voorbeeld van hierboven zullen dus bij het aanvinken van de optie 24 dagen worden gevuld in de sectie Bovenwettelijk verlofrecht en 0 dagen in de sectie Wettelijk verlofrecht. U zult zelf de dagen moeten splitsen in wettelijk en bovenwettelijk in de secties Wettelijk verlofrecht en Bovenwettelijk verlofrecht.

Voor meer informatie, zie Verlofrecht voor medewerkers of divisies toevoegen en aanpassen en Overzicht van verlofrecht voor medewerkers of divisies.

Exact Synergy Enterprise splitst het gegenereerde verlof automatisch in wettelijk en bovenwettelijk verlof. U hoeft hiervoor het vakantieverzoek niet te wijzigen. Indien u verlof aanmaakt via het 'Credit days' verzoek of u wilt dit verzoek gebruiken om verlof te corrigeren, dan dient u voor een correcte werking de velden Toegestaan verlof en Vervaldatum toe te voegen aan dit verzoek.

Om de velden toe te voegen aan een verzoektype gaat u naar  Modules ? Werkstroom ? Inrichting ? Verzoeken ? Verzoektypes.

• Klik op het verzoektype dat u wilt bewerken en ga naar het tabblad Velden.
• Klik op de knop Toevoegen en vervolgens op het veld Toegestaan verlof.
• Wijzig de gewenste eigenschappen zoals bijvoorbeeld de positie en klik op de knop Bewaren.
• Herhaal deze stappen voor het veld Vervaldatum.

Voor meer informatie over het toevoegen van velden aan een verzoektype kunt u het document Verzoekvelden aanpassen (hoofddocument) raadplegen.

Vervolgens dient u verlof te genereren. U kunt verlof genereren door het handmatig aanmaken van een 'Credit days' verzoek of door het handmatig of automatisch sluiten van perioden. Voor meer informatie kunt u het document Toegestaan verlof genereren raadplegen. Hieronder worden de stappen beschreven van het genereren van verlof door het handmatig sluiten van een periode:

• Ga naar Modules ? HRM ? Inrichting ? Diversen ? Periodeafsluiting.
• Selecteer de divisie en voer het jaar en de periode in.
• Klik op de knop Perioden sluiten.
• Bij het succesvol sluiten van perioden wordt de melding: 'Afgehandeld: Periodeafsluiting' getoond.

Als u bij stap 1 de optie Vervaldatum toepassen heeft aangezet, dan wordt per periode zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof gegenereerd. Als we het voorbeeld van stap 1 hanteren met 24 verlofdagen dan worden iedere maand 2 dagen gegenereerd, bestaande uit 1,67 dagen (20/24) wettelijk verlof worden gegenereerd en 0,33 (4/24) bovenwettelijk verlof.

Voor meer informatie, zie HRM Periodeafsluiting.

Na het doorlopen van stap 1 krijgt al het verlofrecht van voor de ingangsperiode een vervaldatum van 5 jaar later. Als u deze vervaldatum voor al het verlofrecht wilt aanpassen dan kunt u dit in één handeling doen via de functie Aanpassen vervaldatum van verlofrecht. Hieronder worden de te doorlopen stappen voor deze functie beschreven:

• Ga naar Modules ? HRM ? Inrichting ? Diversen ? Aanpassen vervaldatum van verlofrecht.
• Selecteer een divisie, een medewerker (optioneel) en het verzoektype.
• Vul vervolgens de datum in van het verlofrecht waarvan u de vervaldatum wilt aanpassen in het veld Startdatum verlofrecht. Dit betreft de het jaar waarin het verlofrecht is gegenereerd. Dus als u bijvoorbeeld het verlofrecht van 2010 wilt aanpassen, dan vult u bij het veld Startdatum verlofrecht het volgende in: '01-01-2010 — 31-12-2010'. Selecteer tevens of u het wettelijk of bovenwettelijkverlofrecht wilt aanpassen in het veld Toegestaan verlof. In dit voorbeeld gaat het om bovenwettelijk verlofrecht.
• Vervolgens dient u de te vullen vervalperiode in te voeren in het veld Vervalperiode. Stel dat we niet willen dat het verlofrecht van 2010 vervalt per 31-12-2015, maar per 31-12-2016, dan dient '6' ingevuld te worden en jaar/jaren te worden geselecteerd.
• Klik op de knop Aanpassen om de vervaldatum van het verlofrecht dat voldoet aan de criteria te wijzigen. Als er verlofrecht wordt gevonden om aan te passen, dan krijgt u de melding: "Verlofrecht succesvol aangepast.". Als er geen verlofrecht wordt gevonden om aan te passen, dan krijgt u de melding: "Geen verlofrecht aangepast."

Voor meer informatie, zie Historisch verlofrecht handmatig aanpassen. 

Wat moet er gebeuren met het eindsaldo van voor de wetswijziging?

Het verlofrecht dat is gegenereerd voor de ingangsperiode, welke is ingevoerd in het veld  Ingangsperiode / jaar bij stap 1, wordt geïdentificeerd als 'Bovenwettelijk' en krijgt een vervaldatum van 5 jaar na kalenderjaar. Hierdoor krijgt het in 2010 gegenereerde verlofrecht een vervaldatum van 31-12-2015 en het in 2011 gegenereerde verlofrecht een vervaldatum van 31-12-2016.  

Wat moet ik instellen als vervaltermijn voor het verlofrecht?

Op basis van de wettelijke regeling geldt voor het wettelijk verlofrecht een vervaltermijn van 6 maanden en voor het bovenwettelijk verlofrecht een vervaltermijn van 5 jaar. In stap 1 dient u dus op basis van de wettelijke regeling de velden Vervalperiode (na kalenderjaar) in de secties Wettelijk verlofrecht en Bovenwettelijk verlofrecht iin te vullen met respectievelijk 6 en 60 maanden. In branche en/of cao afspraken kan van de wettelijke termijn worden afgeweken. Daarnaast mag u als werkgever ook afwijken ten gunste van de medewerker.

Hoe om te gaan met vervallen verlofrecht?

Via het menupad Modules ? HRM ? Inrichting ? Diversen ?Verwerken vervallen verlofrecht kan het scherm HRM: Verwerken vervallen verlofrecht worden geopend. Hier heeft u een apart overzicht inclusief de mogelijkheid om het vervallen verlof af te boeken. Voor meer informatie, zie Bekijken en verwerken van vervallen verlofrecht.

Hoe kan de medewerker zijn/haar verlofsaldo inzien inclusief het recht dat vervalt?

Wanneer op de Planning van de medewerker de optie Te vervallen verlofrecht is aangevinkt, zal bij de tabel over vakantie een sectie worden toegevoegd. Hierin wordt het totale vakantierecht wat dat jaar verloopt getoond. Voor meer informatie, zie De persoonlijke planning bekijken.

Als vakantie wordt aangevraagd, welk vakantierecht wordt dan als eerste opgenomen?

Voor opname van vakantierecht geldt dat het vakantierecht dat als eerste verloopt, als eerste wordt opgenomen. Dat betekent dat dit dus zowel wettelijk als bovenwettelijk vakantierecht kan zijn. Het is namelijk mogelijk dat bijvoorbeeld in 2017 er nog bovenwettelijk vakantierecht aanwezig is uit 2012. Dit vakantierecht vervalt per 31-12-2017 en wordt dus eerst opgenomen voordat het in 2017 toegekende wettelijk vakantierecht wordt opgenomen, welk vakantierecht dus een vervaldatum heeft van 30-06-2018. Exact Synergy Enterprise brengt dus als eerste vakantie in mindering op het vakantierecht dat als eerste vervalt.

Welke datum is leidend bij de aanvraag van vakantie: de aanvraagdatum of de datum dat er vakantie wordt opgenomen?

Uiteraard bepaalt het moment dat de medewerker vakantie geniet het moment van verlofopname.

Is het mogelijk om achteraf een vervaldatum toe te kennen aan het reeds gegenereerde verlofrecht (herstelfunctie)?

Na het activeren van de instelling voor het toepassen van de vervaldatum, kunt u door het opnieuw genereren van verlof voor de betreffende periodes alsnog een vervaldatum toekennen. Het bestaande verlof wordt dan overschreven.

Is het mogelijk om voor meerdere verlofsoorten te werken met een vervaldatum?

Het instellen van een vervaldatum voor verlofrecht is ook mogelijk voor andere verlofsoorten middels dezelfde stappen als hierboven.

Is het mogelijk om de optie 'Vervaldatum toepassen' voor meerdere divisies tegelijk te activeren?

Op dit moment is dat niet mogelijk en dient de optie te worden aangezet zoals beschreven in stap 1.

Is het mogelijk om in het scherm van de functie 'Aanpassen vervaldatum van verlofrecht' te zien welk verlofrecht wordt aangepast?

Dit wordt weergegeven in de sectie criteria.