Het invoeren van boekingen, dat wil zeggen het vastleggen van financiële feiten, is een van de belangrijkste stappen in het administratieve proces.
U kunt boekingen invoeren en wijzigen via [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek].
Als er fouten zijn gemaakt bij boekingen die nog niet verwerkt zijn, kunt u deze boekingen verwijderen via [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek, knop 'Verwijderen']. Hiervoor is echter wel het functierecht 'Verwijderen onverwerkte financiële boekingen noodzakelijk'. Wanneer de boekingen correct zijn ingevoerd en niet meer gewijzigd hoeven te worden, kunt u deze verwerken via [Financieel, Invoer, Verwerken]. Voordat u gaat verwerken is het mogelijk om een boekingsverslag te genereren via [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken]. Met dit verslag kunt u snel en gemakkelijk controleren of alle boekingen goed zijn aangemaakt en correct zullen worden verwerkt.
U kunt boekingen invoeren, bekijken en wijzigen via [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek].
U kunt een datum- of rapportagedatum-traject opgeven. Dan worden alleen boekingen getoond die binnen het opgegeven (rapportage)datumtraject vallen.
Met deze optie kunt u aangeven of u de samenvattingsinformatie per dagboek wilt zien. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt achter ieder dagboek het totaal aantal boekingen, de datum van de laatste boeking, en het totaal bedrag van alle boekingen getoond. Wanneer u deze optie uitvinkt, wordt alleen het dagboeknummer, code, omschrijving en type getoond. Het voordeel van het uitvinken van deze optie is dat het scherm sneller geladen kan worden omdat de samenvattingsinformatie niet berekend hoeft te worden. Deze optie kunt u per dagboektype instellen, hierdoor kunt u bijvoorbeeld bij de verkoopboekingen deze optie uitvinken terwijl u bij de inkoopboekingen deze optie wel aanvinkt.
Deze opties zijn alleen actief wanneer u de optie 'Mutaties tonen' heeft aangevinkt. Via deze opties kunt u aangeven welke boekingen u wilt zien. Indien u kiest voor de optie 'Onverwerkt', worden alle onverwerkte boekingen getoond. Met de optie 'Verwerkt' kunt u de verwerkte boekingen terugzien. De optie 'Vervallen' zorgt ervoor dat de vervallen boekingen worden getoond. Het is ook mogelijk om meerdere opties aan te vinken. U kunt een nieuwe boeking invoeren door het gewenste dagboek te selecteren en voor 'Nieuw' te kiezen.
U kunt een reeds gemaakte of verwerkte boeking openen door het dagboek te selecteren waarin de boeking is gemaakt en voor 'Zoomen' te kiezen. U ziet nu alle boekingen in dit dagboek. Selecteer de gewenste boeking en kies voor 'Openen'. Wanneer u deze boeking weer sluit, wordt het scherm weergegeven van waaruit u naar de boekingen in het dagboek bent gegaan. U gaat weer terug naar het scherm met al uw dagboeken door op 'Terug' onder aan het scherm te kiezen. Als u op de knop 'Terug' boven aan het scherm klikt, gaat u terug naar het hoofdmenu.
In het selectiescherm van de inkoopdagboeken is tevens het veld 'Digitale brievenbus: Openstaande facturen' beschikbaar. Dit veld is alleen aanwezig in het selectiescherm van de inkoopboekingen en wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd en u géén gebruik maakt van het verzenden van facturen via het PEPPOL netwerk. Hier wordt getoond hoeveel openstaande elektronische facturen er in uw digitale brievenbus aanwezig zijn. Middels het icoon opent u de digitale brievenbus.
In het selectiescherm van de inkoopdagboeken is tevens het veld 'E-facturatie via PEPPOL: Openstaande facturen' beschikbaar. Dit veld is alleen aanwezig wanneer u gebruik maakt van het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk. Middels het icoon opent u het E-facturatie via PEPPOL scherm.
In het selectiescherm bij het invoeren van de boekingen heeft u de volgende knoppen:
Via deze knop kunt u het scherm verversen.
Deze knop is alleen aanwezig in menupad [Financieel, Invoer, Bank / Kas]. Met deze knop opent u het scherm voor het importeren van afschriften.
Deze knop is alleen aanwezig in het selectiescherm van de inkoopdagboeken. Deze knop is alleen actief wanneer u een inkoopdagboek heeft geselecteerd. Bij het importeren kijkt het systeem eerst of er een crediteurenrekening is gekoppeld bij de crediteur waarvan de factuur afkomstig is. Als dat het geval is wordt het inkoopdagboek (met het laagste nummer) gebruikt waaraan diezelfde crediteurenrekening is gekoppeld. Als dit niet het geval is worden de facturen geïmporteerd in het inkoopdagboek dat u hier heeft geselecteerd. Met deze knop kunt u ontvangen efacturen die u per e-mail heeft ontvangen importeren in uw administratie.
Via deze knop kunt u de complete transactie van de geselecteerde boeking bekijken.
Middels deze knop kunt u een boeking laten vervallen.
Middels deze knop zoomt u door in een dagboek zodat u alle onderliggende boeking te zien krijgt. Deze knop is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Mutaties tonen' heeft geselecteerd en wanneer er boekingen in het betreffende dagboek aanwezig zijn.
Middels deze knop gaat u terug naar het vorige scherm. Deze knop is alleen actief nadat u eerder heeft doorgezoomd op een dagboek.
Middels deze knop kunt u een boeking verwijderen. Om boekingen te kunnen verwijderen dient u over het functierecht 'Verwijder onverwerkte financiële boekingen' beschikken. Om boekingen te kunnen verwijderen dient u tevens over 'Bewerken/Onderhouden' rechten te beschikken voor het betreffende dagboek.
Middels deze knop kunt u de geselecteerde boeking openen.
Middels deze knop kunt u een nieuwe boeking invoeren. Deze knop is alleen actief wanneer u over 'Bewerken/Onderhouden' rechten beschikt voor het betreffende dagboek.
Met deze knop sluit u dit scherm.
Het invoer scherm van een boeking bestaat uit verschillende delen. De kopregel, de regels, een samenvatting en de knoppen.
De aanwezige velden in de kopregel en regels en de beschikbare knoppen zijn afhankelijk van het soort dagboek. In de documenten van de verschillende dagboeken kunt u meer lezen over deze velden en knoppen:
Wanneer u een nieuwe boeking invoert zijn de velden beschikbaar en kunt u deze invullen. Wanneer u een bestaande boeking opent, wordt deze in eerste instantie als 'alleen lezen' geopend. De velden zijn dan niet aan te passen. Om te boeking te wijzigen of aan te vullen dient u eerst op de knop 'Bewerken' te klikken. Let op: het is niet mogelijk om automatisch aangemaakte afschrijvingsmutaties te bewerken, omdat de aansluiting van de activagegevens met de financiële mutaties in gevaar zou komen. Daarnaast is het niet mogelijk om mutaties te bewerken die afkomstig zijn uit de factuur, order, inkoop, voorraad, productie, service, POS of XML logistiek modules. Bij het bewerken van een mutatie wordt alleen de financiële mutatie bewerkt en niet de factuur, levering etc. waaruit deze mutatie voortkomt. Om een correcte aansluiting te houden tussen de financiële module en de andere modules is het niet mogelijk om deze mutaties te bewerken.
U kunt de boekingen verwijderen via [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek, knop 'Verwijderen'].
U geeft het datumtraject aan op dezelfde manier als bij het invoeren van boekingen. U verwijdert boekingen door het dagboek te selecteren waarin de boeking gemaakt is en dan voor 'Zoomen' te kiezen. U ziet nu alle boekingen in dit dagboek. Selecteer de boeking die u wilt verwijderen. U kunt meerdere opeenvolgende boekingen selecteren door de SHIFT-toets ingedrukt te houden en te klikken op de eerste en de laatste boeking. Als u niet-opeenvolgende boekingen wilt selecteren, houdt u de CONTROL-toets ingedrukt terwijl u selecteert. Als u 'Verwijderen' kiest, moet u deze keuze bevestigen. Kies 'Ja' om de boeking(en) te verwijderen of 'Nee' om deze bewerking af te breken.
Let op: het is niet mogelijk om automatisch aangemaakte afschrijvingsmutaties te verwijderen, omdat de aansluiting van de activagegevens met de financiële mutaties in gevaar zou komen. Daarnaast is het niet mogelijk om mutaties te verwijderen die afkomstig zijn uit de factuur, order, inkoop, voorraad, productie, service, POS of XML logistiek modules. Bij het verwijderen van een mutatie wordt alleen de financiële mutatie bewerkt en niet de factuur, levering etc. waaruit deze mutatie voortkomt. Om een correcte aansluiting te houden tussen de financiële module en de andere modules is het niet mogelijk om deze mutaties te verwijderen.
Inkoopboekingen waarbij additionele kosten zijn toegewezen kunt u niet verwijderen. Wanneer dit het geval is kan de inkoopboeking niet worden verwijderd of vervallen. Hierbij wordt de melding "Niet toegestaan: Additionele kosten toegewezen" getoond.
Wanneer u de boeking in dat geval toch wenst te bewerken, dient u eerst het toewijzen van de additionele kosten ongedaan te maken.
Via [Financieel, Invoer, Verwerken] kunt u boekingen verwerken. U selecteert de gewenste boekingen op dezelfde manier als bij het verwijderen. Als u de desbetreffende boekingen heeft geselecteerd, kiest u voor 'Verwerken'. Na het verwerken wordt er een document aangemaakt van het verwerkingsverslag. Dit document kunt u terugvinden bij het document onderhoud onder het type 'Posting report'. In het selectiescherm bij het verwerken van boekingen heeft u de volgende knoppen.
Middels deze knop kunt u de bijlage die aan de boeking is gekoppeld bekijken.
Via deze knop kunt u notities bekijken of aan de boeking toevoegen.
Deze knop is alleen aanwezig na het doorzoomen op het inkoop- of verkoopdagboek. Middels deze knop opent u het termijnendetailscherm van de termijnen van de inkoop/verkoopboeking.
Middels deze knop verwerkt u de geselecteerde boekingen. Bij het verwerken van de boekingen wordt er een controle uitgevoerd of alle verplichte analytische waarden zijn gevuld. Als dit niet het geval is, wordt bij het verwerken een melding gegeven voor welke grootboekrekening welke analytische waarden niet gevuld zijn. Bij het onderhoud van de grootboekrekeningen kunt u aangeven welke analytische waarden verplicht zijn.
Wanneer u minder dan 10.000 boekingen verwerkt genereert het systeem een overzicht en slaat dit bestand vervolgens als een document met een 'Tekst-bestand' op in de administratie. Dit document kunt u terugvinden onder [Financieel, Invoer, Documenten] of [CRM, Invoer, Documenten] onder het documenttype 'posting report'. Wanneer u meer dan 10.000 boekingen verwerkt en voor de knop 'Verwerken' kiest verschijnt een selectiescherm waarin u kunt aangeven hoe het exportverslag gegenereerd dient te worden.
De opties die u selecteert bepalen onder andere de tijd die het duurt om de gegevens te verwerken en de grootte van het verwerkingsverslag. Met de optie 'Formaat' kunt u aangeven of u de gegevens in HTML of Tekst formaat wenst op te slaan. Wanneer u de optie 'Tekst' selecteert zal het verwerkingsverslag aanzienlijk minder ruimte in beslag nemen. Daarnaast kunt u aangeven of u alleen de kopregels wilt opnemen in het verwerkingsverslag of ook de detailgegevens. Het alleen opnemen van de kopregels zal het verwerkingsproces aanzienlijk versnellen. Tevens neemt een verwerkingsverslag met alleen kopregels veel minder ruimte in beslag dan een verwerkingsverslag waarin ook de details zijn opgenomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van het verwerken van 12.823 boekingen. Dit betreft slechtst een indicatie. De daadwerkelijke verwerkingstijd is afhankelijk van verschillende factoren en kan in uw situatie afwijken. Optie Selectie Resultaat 1 Details Formaat: HTML Verwerkingstijd: 418 Sec Pagina's: 961 Grootte: 34343KB 2 Details Formaat: Tekst Verwerkingstijd: 246 Sec Pagina's: 961 Grootte: 3091KB 3 Kopregel Formaat: HTML Verwerkingstijd: 186 Sec Pagina's: 86 Grootte: 1927KB 4 Kopregel Formaat: Tekst Verwerkingstijd: 174 Sec Pagina's: 86 Grootte: 145KB
De opties die u selecteert bepalen onder andere de tijd die het duurt om de gegevens te verwerken en de grootte van het verwerkingsverslag. Met de optie 'Formaat' kunt u aangeven of u de gegevens in HTML of Tekst formaat wenst op te slaan. Wanneer u de optie 'Tekst' selecteert zal het verwerkingsverslag aanzienlijk minder ruimte in beslag nemen. Daarnaast kunt u aangeven of u alleen de kopregels wilt opnemen in het verwerkingsverslag of ook de detailgegevens. Het alleen opnemen van de kopregels zal het verwerkingsproces aanzienlijk versnellen. Tevens neemt een verwerkingsverslag met alleen kopregels veel minder ruimte in beslag dan een verwerkingsverslag waarin ook de details zijn opgenomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van het verwerken van 12.823 boekingen. Dit betreft slechtst een indicatie. De daadwerkelijke verwerkingstijd is afhankelijk van verschillende factoren en kan in uw situatie afwijken.
Optie
Selectie
Resultaat
1
Details Formaat: HTML
Verwerkingstijd: 418 Sec Pagina's: 961 Grootte: 34343KB
2
Details Formaat: Tekst
Verwerkingstijd: 246 Sec Pagina's: 961 Grootte: 3091KB
3
Kopregel Formaat: HTML
Verwerkingstijd: 186 Sec Pagina's: 86 Grootte: 1927KB
4
Kopregel Formaat: Tekst
Verwerkingstijd: 174 Sec Pagina's: 86 Grootte: 145KB
Via [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken] kunt u een boekingsverslag opvragen voordat u de boekingen definitief verwerkt. U geeft het gewenste datumtraject aan op dezelfde manier als bij het invoeren van boekingen. Boven aan het scherm kunt u de gewenste lay-out van het verslag kiezen.
In dit veld heeft u de volgende opties:
Tevens wordt er een document aangemaakt van het verwerkingsverslag. Bij het document onderhoud kunt u dit verwerkingsverslag terugvinden onder het type 'Posting report'.
Eerst worden alle dagboeken met niet-verwerkte boekingen weergegeven. Als u een dagboek selecteert, kunt u met de knop 'Zoomen' de desbetreffende boekingen weergeven. Met de knop 'Terug' keert u weer terug naar de lijst met dagboeken.
U kunt meerdere dagboeken selecteren of meerdere boekingen in een dagboek selecteren door de CONTROL-toets ingedrukt te houden. terwijl u de gewenste items selecteert. Als u een dagboek selecteert, selecteert u alle boekingen in dit dagboek. Als u meerdere dagboeken heeft geselecteerd, zijn er twee mogelijkheden, afhankelijk van uw printerinstellingen. Als het afdrukvoorbeeld niet is ingeschakeld, worden de verslagen direct naar de printer gestuurd. Als het afdrukvoorbeeld is ingeschakeld, worden de verslagen per dagboek in een apart venster getoond. U kunt dan per dagboek bepalen of u dit wilt afdrukken of niet. U kunt via de printerinstellingen de instelling voor het afdrukvoorbeeld opgeven. In dit scherm kunt u links onderaan het veld 'Afdrukvoorbeeld' aan- of uitvinken.
Nadat u het soort verslag heeft geselecteerd, kunt u de afdrukvolgorde selecteren. In dit veld heeft u de volgende opties:
Voor het te verwerken verslag 'Verwerkingsverslag' kunt u niet afdrukvolgorde Rapportage datum selecteren.
De opmaak van uw verslag is een standaard opmaak en wordt niet aangepast de selectie van de afdrukvolgorde. Echter: de in het verslag getoonde boekingen zijn gerangschikt naar de door u opgegeven rangorde in Afdrukvolgorde.