Om de procesgang van facturen zoveel mogelijk in te richten naar de vereisten van uw bedrijf, kunt u met de module E-Factuur via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] een aantal instellingen opgeven. U vindt in dit scherm alle instellingen voor de gehele procesgang, van invoer tot afdrukken. U heeft de mogelijkheid om zoveel mogelijk processen te scheiden aan de hand van de verschillende functies en verantwoordelijkheden in uw bedrijf, of het hele traject zo te verkorten dat invoer en afdrukken binnen dezelfde stap vallen. U heeft dus geen beperkingen om het factureringsproces optimaal in te richten voor uw bedrijf.
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Invoer
Leveringswijze
Kies de standaardleveringswijze. Dit vergemakkelijkt de invoer van facturen. Dit is de leveringswijze die standaard wordt voorgesteld bij het aanmaken van een factuur. U heeft de mogelijkheid om deze nog aan te passen. Met het
icoon kunt een standaardleveringswijze per debiteur definiëren.
Standaardmagazijn
Hier kunt u het standaardmagazijn selecteren. Als u een (directe) factuur aanmaakt, wordt dit magazijn automatisch voorgesteld.
Factuurnummers toekennen
Geef aan wanneer de factuurnummers aan de facturen toegekend moeten worden:
- Tijdens invoer (van de facturen)
Met deze keuze wordt een nummer toegekend op het moment dat een factuur wordt ingevoerd, of wordt doorgezet vanuit de ordermodule. Dit kan handig zijn als u gebruik maakt van de fiatteringslag en als in de lijn gecommuniceerd wordt over facturen. Een nummer verkleint de kans op vergissingen. Daarnaast kan het zijn dat u de volgorde van invoer belangrijk vindt bij het factureren. Indien u regelmatig verzamelfacturen aanmaakt en u kiest voor deze optie, worden niet alle toegekende nummers uiteindelijk gebruikt. Kies dus niet voor deze optie indien u een onafgebroken reeks factuurnummers wenst te genereren.
- Tijdens proefafdruk
Deze optie wordt vaak gebruikt als de proeffactuur als archiefstuk wordt gehanteerd. Het toekennen van een nummer bij de invoer is dan niet gewenst, maar voor het archief is een unieke nummering essentieel.
- Tijdens definitief afdrukken
Middels deze optie wordt het factuurnummer toegekend bij het definitief afdrukken/verwerken van de factuur. Deze optie wordt vaak gebruikt als er veel met verzamelen van facturen wordt gewerkt. Wanneer u bijvoorbeeld twee facturen heeft en deze zouden al een nummer hebben, dan verdwijnt één van deze nummers bij het verzamelen wat een 'gat' in uw factuurnummering zou veroorzaken. Voor dit soort situaties het aan te raden om de instelling 'Tijdens definitief afdrukken' te gebruiken. Mocht u proeffacturen gebruiken voor uw archief is, dan is het niet aan te raden om deze optie te gebruiken, maar u het beste 'Tijdens proefafdruk' selecteren. Wanneer er facturen worden afgedrukt door meerdere gebruikers en u wilt voorkomen dat er gaten ontstaan in de factuurnummering is het aan te raden om de optie 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' te selecteren.
- Tijdens definitief afdrukken (single user modus)
Middels deze optie kunt u net zoals bij de optie 'Tijdens definitief afdrukken' aangeven dat het het factuurnummer pas wordt toegekend op het moment dat de factuur definitief wordt afgedrukt/verwerkt. Wanneer de factuur echter niet afgedrukt kan worden omdat bijvoorbeeld niet aan alle validaties wordt voldaan, of door een andere reden, behoud deze bij de optie 'Tijdens definitief afdrukken het factuurnummer en wordt het eerstvolgende factuurnummer daarna toegekend aan de eerstvolgende factuur. Hierdoor kunnen 'gaten' ontstaan in de factuurnummering. Om dit te voorkomen kunt u de 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' selecteren. Deze optie zorgt ervoor dat het niet meer mogelijk is om gelijktijdig facturen af te drukken. Dat wil zeggen dat het niet meer mogelijk is om facturen af te drukken met meerdere gebruikers tegelijkertijd. Wanneer er facturen worden afgedrukt en het systeem detecteert dat er op dat moment al andere facturen door een andere gebruiker worden afgedrukt verschijnt de melding "Toepassing is bezig. Probeert u het later nog eens." In de melding kan de gebruiker via 'Annuleren' het afdrukken van de facturen afbreken. Hij kan op een later moment nogmaals proberen om de facturen af te drukken. Hij kan in de melding ook kiezen voor 'Doorgaan'. In dat geval wordt opnieuw gecontroleerd of er nog een proces bezig is met het afdrukken van facturen. Als dat het geval is verschijnt opnieuw de melding. Omdat bij deze optie eerst het afdrukproces van de ene gebruiker afgerond dient te zijn alvorens het afdrukproces van de andere gebruiker gestart kan worden, wordt voorkomen dat er 'gaten' kunnen ontstaan in de nummering en krijgen alleen de facturen die ook daadwerkelijk succesvol zijn verwerkt een factuurnummer toegekend.
Referentie (Creditnota)
De standaardreferentie die wordt voorgesteld bij het invoeren van creditfacturen.
Referentie (Provisiefactuur)
De standaardreferentie die wordt voorgesteld bij het invoeren van provisiefacturen.
Aantal (Standaard)
U geeft hier een standaardaantal in dat u wilt invoeren bij de facturen. Het aantal dat u hier invoert verschijnt als suggestie. Dit betekent dat u tijdens het invoeren van de facturen dit aantal gewoon kunt wijzigen.
Lengte artikelcode herhalen
Bij het invoeren van een factuurregel worden de eerste posities van het vorige artikel weergegeven. Hoeveel posities worden weergegeven, kunt u met dit veld bepalen. Als u bijvoorbeeld een reeks artikelen heeft die met de letters AB beginnen, kunt u deze optie op 2 zetten. U hoeft dan bij de invoer van de tweede regel niet de letters AB in te typen. Hierdoor wordt het proces van invoer versneld.
Factuurdebiteur wijzigen
Maakt het mogelijk bij het invoeren van een factuur een andere debiteur aan te geven dan de debiteur die de order geplaatst heeft. Is de optie niet aangevinkt dan is het factuurdebiteurveld bij het invoeren van facturen niet wijzigbaar. Aan de ene kant kan dit tijd schelen en fouten voorkomen, maar het vermindert ook de flexibiliteit tijdens factureren. Het is overigens nog wel mogelijk om de goederen te leveren aan een andere debiteur.
Overschrijden toegestaan
Met deze instelling kunt u aangeven of u wilt toestaan dat facturen worden gefiatteerd wanneer de kredietlimiet van de (factuur)debiteur wordt overschreden. Wanneer deze instelling is aangevinkt mag de factuur altijd gefiatteerd worden als de kredietlimiet wordt overschreden. Wanneer de instelling is uitgevinkt wordt er bij het overschrijden een melding getoond en kunnen alleen de gebruikers die over het functierecht 'Overschrijden kredietlimiet klant toegestaan' beschikken de melding negeren.
Middels de orderinstelling 'Kredietlimietbeheersing' kunt u aangeven op basis van welke gegevens wordt bepaald of de kredietlimiet is overschreden.
Controle negatieve marge
Zet deze instelling aan als u wilt worden gewaarschuwd wanneer de nettoverkoopprijs van een verkocht artikel lager is dan de vaste verrekenprijs of de gemiddelde inkoopprijs. U kunt dan beslissen of u de factuur tegen deze prijs wilt invoeren.
Korting / Opslagen
Als u niet wilt dat het scherm 'Kortingen / Opslagen' wordt getoond bij het voltooien van een verkoopfactuur, vinkt u deze instelling uit.
Factuurnummer blokkeren
Als u het factuurnummer wilt blokkeren tijdens het invoeren van facturen, vinkt u deze instelling aan. Deze instelling is alleen te wijzigen als u bij 'Factuurnummers toekennen' de waarde 'Tijdens invoer' heeft gekozen. Deze instelling is namelijk niet van toepassing voor het toekennen van factuurnummers tijdens proefafdrukken of tijdens het definitief afdrukken.
Creditnota: Kopiëren koers factuur
Wanneer deze optie is aangevinkt wordt de koers van de originele factuur gekopieerd naar de creditfactuur. De valuta en de koers van de creditfactuur kunnen niet worden aangepast, en bij het definitief afdrukken van de factuur wordt deze koers gebruikt. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt bij het genereren van de creditfactuur ook de koers overgenomen van de oorspronkelijke factuur, maar heeft u de mogelijkheid om de valutacode en koers in de creditfactuur te wijzigen.
Deze instelling is alleen van toepassing voor creditfacturen die gebaseerd zijn op andere facturen.
Altijd de standaard debiteuren prijslijst gebruiken
Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u deze instelling vinden in de orderinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Order, E-Service Management, of E-POS zijn in de licentie aanwezig) of in de factuurinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Factuur zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management of E-POS).
Met deze instelling kunt u aangeven dat bij het bepalen van de prijs altijd wordt gekeken naar de prijslijst/afspraak die gekoppeld is bij het onderhoud van de debiteur. Deze instelling is van belang voor wijze van bepaling van de prijs.
Bereken prijzen
Als u enkel E-Factuur in uw licentie heeft zonder E-Order heeft u de beschikking over dit veld. Met E-Order in uw licentie is dit veld in de instellingen voor E-Order beschikbaar. U kunt hier aangeven welke prijslijsten gebruikt moeten worden bij de berekening van de korting binnen een verkooporder. U heeft de volgende opties:
- Factuurdebiteur:
In dit geval wordt altijd de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de factuurdebiteur geselecteerd (zelfde als voorheen).
- Orderdebiteur:
In dit geval wordt altijd de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de orderdebiteur geselecteerd.
- Factuurdebiteur * Orderdebiteur:
In dit geval wordt in eerste instantie de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de orderdebiteur geselecteerd. De nettoprijs wordt met behulp van deze prijslijst berekend. Als de orderdebiteur niet hetzelfde is als de factuurdebiteur, wordt vervolgens gekeken of er voor de factuurdebiteur ook een prijslijst van toepassing is voor het artikel. Als dit het geval is, wordt de nieuwe nettoprijs als volgt bepaald: Nieuwe nettoprijs = nettoprijs inclusief korting orderdebiteur * ((100 - kortingspercentage factuurdebiteur) / 100).
In het veld 'Korting% (Extra)' wordt het kortingspercentage vermeld van de factuurdebiteur. In de kolom 'Totale korting' wordt de gecombineerde korting getoond (10%+ 0,9*5%= 14,5%)
Kortingsberekening
Als u enkel E-Factuur in uw licentie heeft zonder E-Order heeft u de beschikking over dit veld. Met E-Order in uw licentie is dit veld in de instellingen voor E-Order beschikbaar. U kunt hier aangeven op welke wijze het extra kortingspercentage welk u invoert in een verkooporder berekend dient te worden. U heeft de keuze uit twee mogelijkheden.
Regelkorting na prijslijstkorting of prijslijstkorting + regelkorting.
Kredietlimietbeheersing
Als u enkel E-Factuur in uw licentie heeft zonder E-Order heeft u de beschikking over dit veld. Met E-Order in uw licentie is dit veld in de instellingen voor E-Order beschikbaar. In een factuur kan informatie worden opgevraagd met betrekking tot de kredietlimiet van een debiteur. Met deze instelling kunt u bepalen vanaf welk moment in het proces de kredietcontrole rekening moet houden met uitstaande bedragen. U heeft de volgende opties:
| Optie |
Werking kredietcontrole |
| Te fiatteren facturen |
Alle te fiatteren facturen, gefiatteerde facturen en definitieve facturen worden meegenomen. |
| Gefiatteerde facturen |
Alle gefiatteerde facturen en definitieve facturen worden meegenomen. |
| Definitieve facturen |
Gelijk aan huidige werking (Alleen definitieve facturen en financiële boekingen worden meegenomen. |
De standaardwaarde van deze instelling staat op de optie 'Definitieve facturen'.
Verwijderen facturen met factuurnummer
Met deze instelling kunt u aangeven of facturen waaraan reeds een factuurnummer is toegekend mogen worden verwijderd. De instelling heeft betrekking op verkoopfacturen (inclusief directe facturen, creditfacturen en POS facturen). Wanneer deze instelling is aangevinkt en de gebruiker beschikt over het verkoop functierecht 'Facturen verwijderen', dan mag deze gebruiker facturen verwijderen inclusief de facturen waaraan reeds een factuurnummer is toegekend.
Wanneer de optie is uitgevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht 'Facturen verwijderen', dan mag deze gebruiker alleen facturen verwijderen waaraan nog geen factuurnummer is toegekend. De knop 'Verwijderen' is dan niet actief in de volgende schermen:
- [Factuur, Invoer, Facturen]
- [Factuur, Invoer, Fiatteren]
- [Factuur, Invoer, Directe facturen]
Wanneer u een nieuwe factuur aanmaakt of een bestaande factuur bewerkt om vervolgens alle regels uit de factuur te verwijderen, is het tevens afhankelijk van deze instelling in combinatie met het functierecht 'Facturen verwijderen' of dat is toegestaan. Afhankelijk van de situatie verschijnt dan tevens een melding. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de verschillende scenario's
| Instelling |
Functierecht
aanwezig |
Factuur modus |
Factuurnummer
toegekend |
Verwijderen
toegestaan |
Melding
|
 |
 |
Bewerken |
|
|
- |
|
|
Bewerken |
|
|
Kan niet verwijderen: Niet toegestaan - Verwijderen facturen met factuurnummer |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
|
|
Nieuw |
|
|
Kan niet verwijderen: Niet toegestaan - Verwijderen facturen met factuurnummer |
|
|
Bewerken |
|
|
Kan niet verwijderen: Geen rechten - Facturen verwijderen |
|
|
Bewerken |
|
|
Kan niet verwijderen: Geen rechten - Facturen verwijderen |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
|
|
Nieuw |
|
|
Kan niet verwijderen: Geen rechten - Facturen verwijderen |
|
|
Bewerken |
|
|
- |
|
|
Bewerken |
|
|
- |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
|
|
Bewerken |
|
|
Kan niet verwijderen: Geen rechten - Facturen verwijderen |
|
|
Bewerken |
|
|
Kan niet verwijderen: Geen rechten - Facturen verwijderen |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
|
|
Nieuw |
|
|
- |
Sectie Fiatteren
Facturen fiatteren
Vink deze optie aan als uw facturen gefiatteerd moeten worden. Als u alle facturen wilt fiatteren, zet u beide bedragen in de volgende velden op de waarde nul.
Onder
De fiattering is vereist voor alle facturen onder dit bedrag. Zo kunt u voor normale facturen en creditfacturen afwijkende bedragen invoeren.
Groter dan of gelijk aan
Hier kunt hier een bedrag opgeven vanaf welke een factuur eerst gefiatteerd moet worden.
Sectie Afdrukken
Omzetrekening
Hier geeft u aan of voor het journaliseren van de facturen gebruik moet worden gemaakt van de omzetrekeningen die zijn gedefinieerd in het onderhoud van de gebruikte artikelen, of van de omzetrekening die is gedefinieerd bij de desbetreffende factuurdebiteur. De omzetrekening van de factuurdebiteur vindt u terug in het debiteurenonderhoud in het veld 'Tegenrekening' [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, tabblad Financieel].
Wisselkoers
Deze instelling geeft aan of de wisselkoers van de valuta waarin gefactureerd wordt, moet worden berekend op het moment van invoer of op het moment van afdrukken. De koers die voor de betreffende dag vermeld staat in het menupad [Systeem, Algemeen, Landen, Wisselkoersen] zal hiervoor worden gebruikt. In het eerste geval is het vaak zo dat met de klant aan de telefoon reeds een koers wordt afgesproken. In dat geval wilt u deze koers direct vastleggen. De tweede optie kan beter worden gebruikt als een factuur gedurende langere tijd open blijft staan. Als vervolgens na die periode de factuur definitief wordt afgedrukt kan het zijn dat de wisselkoers veranderd is. Tevens is deze optie raadzaam bij handel met zeer sterk fluctuerende valuta. Voor creditfacturen die u genereert op basis van andere facturen wordt de wisselkoers bepaalt aan de hand van de instelling 'Creditnota:
Kopiëren koers factuur' in de sectie 'Invoer' van de factuurinstellingen.
Opbrengst: Datum
Hiermee kunt u bepalen of de omzet geboekt dient te worden tijdens het moment van invoeren of definitief afdrukken. Indien u kiest voor tijdens invoeren zult u logischerwijs bij het afdrukken van de factuur de factuurdatum niet meer kunnen wijzigen.
Instelling: moment van invoer Als een factuur op 01-01-2004 wordt ingevoerd en vervolgens op 31-03-2004 definitief wordt afgedrukt, wordt de omzet geboekt op 01-01-2004.
Instelling: moment van afdrukken Als een factuur op 01-01-2004 wordt ingevoerd en vervolgens op 31-03-2004 definitief wordt afgedrukt, wordt de omzet geboekt op 31-03-2004.
Journaliseer bedragen
Met deze instelling kunt u aangeven hoe u de kortingen op aparte grootboekrekeningen wilt registreren. Wanneer u de optie 'Bruto' selecteert wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de bruto omzet geboekt. Voor de verleende korting wordt een aparte regel aangemaakt in de boeking. Deze korting wordt geregistreerd op de kortingsrekening die u bij het onderhoud van de artikelen en artikelgroepen heeft gedefinieerd. Met de optie 'Netto' wordt het netto omzet geregistreerd en wordt geen aparte regel aangemaakt voor de korting. Het netto bedrag is immers al inclusief korting.
Wanneer u gebruik maakt van de optie 'Bruto' wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de volgende boeking aangemaakt:
| Rekening |
Debet |
Credit |
| Debiteuren |
107,10 |
|
| BTW af te dragen |
|
17, 10 |
| Omzet |
|
100,00 |
| Kortingen |
10,00 |
|
Wanneer u gebruik maakt van de optie 'Netto' wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de volgende boeking aangemaakt:
| Rekening |
Debet |
Credit |
| Debiteuren |
107,10 |
|
| BTW af te dragen |
|
17, 10 |
| Omzet |
|
90,00 |
De kortingen die hieronder vallen zijn:
- Kortingpercentages via het veld 'Korting' bij het debiteurenonderhoud
- Kortingpercentages gegeven via prijslijsten of prijsafspraken
- Regelkortingen (ingevoerd in de kolom 'Kort.-% (Extra)' bij het invoeren van een factuur)
- Door het systeem berekende kortingspercentages wanneer bijvoorbeeld het veld 'Nettoprijs' (bij het invoeren van een factuur) wordt aangepast.
Geblokkeerde debiteur
Als deze optie is aangevinkt, worden debiteuren die geblokkeerd zijn, maar waarvoor wel facturen zijn ingevoerd, wel afgedrukt. Als u deze optie uitvinkt en probeert een factuur voor een geblokkeerde debiteur af te drukken, wordt er een bericht weergegeven dat deze debiteur geblokkeerd is en dat de factuur niet afgedrukt kan worden.
Factuurcode dagboek koppeling
Als u deze optie aanvinkt, wordt het factuurnummer bepaald door het eerstkomende boekstuknummer van het dagboek dat is gekoppeld aan de gebruikte factuurcode. Tevens wordt de factuur gejournaliseerd in het verkoopdagboek dat is gekoppeld aan de factuurcode. Met deze optie kunt u het factuurnummer niet wijzigen. Als u deze optie uitvinkt, wordt het factuurnummer bepaald door de instelling 'Factuurnummer' [Systeem, Algemeen, Instellingen, Nummers, sectie Logistiek]. Dit nummer is in dit geval wijzigbaar.
Gebruik verzamellay-out
Als u deze instelling aanvinkt, kunt u een verzamellay-out gebruiken tijdens het afdrukken van een factuur. U kunt dit doen door diverse lay-outcodes aan een verzamellay-outgroep te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u naast de factuur nog een extra document wilt afdrukken.
Als u deze instelling uitvinkt, kan er maar één enkele lay-outcode worden gekoppeld tijdens het afdrukken van een factuur.
Afdrukken layout bij e-mail/E-Factuur
Met deze optie kunt u aangeven of u bij het versturen van een factuur via e-mail (of als elektronische factuur) tevens de factuur op papier wilt afdrukken. Wanneer u deze optie aanvinkt worden bij het versturen van facturen via e-mail (of als elektronische factuur) deze ook op de printer afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt worden de facturen alleen verstuurd via e-mail (of als elektronische factuur) en niet op de printer afgedrukt. De instelling heeft betrekking op het afdrukken/verwerken van facturen en het opnieuw versturen van facturen via de factuurhistorie.
Boekingen verwerken: Tijdens definitief afdrukken
Wanneer u een verkoopfactuur definitief afdrukt wordt een verkoopboeking aangemaakt in het verkoopdagboek. Deze boeking kan niet meer bewerkt worden en dient in het verkoopboek nog verwerkt te worden om deze definitief te maken. Met deze instelling kunt u aangeven of de aangemaakte verkoopboeking meteen verwerkt dient te worden bij het definitief afdrukken van de verkoopfactuur.
Tevens wordt er dan een validatie uitgevoerd op de analytische waarden bij het definitief afdrukken van de factuur. Bij deze validatie wordt een controle uitgevoerd of de analytische waarden, zoals gedefinieerd in de sectie 'Analytisch benodigd' in het onderhoud van de grootboekrekening, zijn gevuld in de boeking. Tevens wordt de validatie op de kostenplaatsen en kostendragers uitgevoerd zoals die zijn gedefinieerd op het tabblad 'Kostenplaatsen/Kostendragers' in het onderhoud van de grootboekrekening.
Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de aangemaakte verkoopboeking niet automatisch verwerkt en er wordt bij het afdrukken geen validatie uitgevoerd op de analytische waarde. U dient de aangemaakte verkoopboekingen handmatig te verwerken.
Wanneer u de optie aanvinkt worden de verkoopboekingen automatisch verwerkt en wordt een validatie uitgevoerd op de analytische waarden. Wanneer de validatie niet succesvol is wordt hiervan een melding getoond en wordt de factuur niet verwerkt. U dient dan te zorgen dat de benodigde gegevens in de factuur zijn gevuld.
Deze instelling is van toepassing op verkoopfacturen en creditfacturen.
Opeenvolgend: Factuurnummer en factuurdatum
Met deze instelling kunt u aangeven dat de factuurnummers worden toegekend op volgorde van afdrukdatum. Het systeem mag niet toe staan dat bij het afdrukken van een factuur een datum geselecteerd kan worden terwijl er facturen met een hoger nummer aanwezig zijn op en een eerdere datum (of facturen met een lager nummer en een latere datum).
Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat u op 1 oktober drie facturen afdrukt met de nummers 10001, 10002 en 10003. Wanneer factuur 10002 niet afgedrukt kan worden, wordt het nummer 10002 gereserveerd voor deze factuur. Wanneer u deze factuur later afdrukt (bijvoorbeeld op 5 oktober) wordt dan ook het nummer 10002 gebruikt. In bepaalde landen zoals bijvoorbeeld Spanje, Portugal of Italië is dit niet toegestaan. Het is in deze landen verplicht dat de factuurnummers worden toegekend op volgorde van afdrukdatum. Het systeem mag niet toe staan dat bij het afdrukken van een factuur een datum geselecteerd kan worden terwijl er facturen met een hoger nummer aanwezig zijn en een eerdere datum (of facturen met een lager nummer en een latere datum).
Wanneer u deze instelling uitvinkt is bovenstaande situatie wel toegestaan en kunt u op 5 oktober de factuur met factuurnummer 10002 afdrukken. Wanneer u de instelling aanvinkt is het niet toegestaan om de factuur af te drukken en wordt de melding "Factuurnummer en datum zijn niet opeenvolgend." getoond. De datum van factuur 10002 (5 oktober) is namelijk groter dan de datum (1 oktober) van de laatste factuur (10003) en het factuurnummer van factuur 10002 is kleiner dan het factuurnummer van factuur 10003. In dat geval dient de factuur 10002 dan ook afgedrukt te worden met een eerdere datum. In dit geval 1 oktober.
Sectie Directe factuur
Directe factuurdebiteur
Deze debiteur wordt gebruikt wanneer u een directe factuur invoert. Alle transacties van directe facturen kunt u daarom ook terugvinden op de debiteurenkaart van deze debiteur.
Directe factuurcode
Dit is een code die gebruikt wordt om directe facturen in te boeken. U kunt deze code gebruiken om directe facturen makkelijker te identificeren.
Factuurcode: Directe creditnota
Dit is de factuurcode die gebruikt wordt bij het invoeren van creditnota's op directe facturen.
Betalingsconditie
Met deze instelling kunt u aangeven welke betalingsconditie standaard gebruikt moet worden bij het aanmaken van een directe factuur. Dit kan bijvoorbeeld een betalingsconditie zijn met betalingswijze kas.
Meervoudig: Directe factuurcode
Hier kunt u de mogelijkheid om met meerdere directe factuurcodes te werken activeren. Dit kan zeker wanneer met meerdere filialen gewerkt wordt uitkomst bieden, daar dan per directe factuurcode een apart dagboek en aparte factuurnummer reeksen gehanteerd kunnen worden.
Sectie OCR-B
Deze velden hebben geen invloed op de IBAN acceptgiro. Bij de IBAN acceptgiro wordt alleen nog maar code 17 toegepast.
In deze sectie kunt u de formulierencode definiëren voor uw acceptgiro's. U heeft de volgende mogelijkheden:
-
Code 12: 'Stortingsrecht' uit en 'Retour' aan
-
Code 13: 'Stortingsrecht' uit en 'Retour' uit
-
Code 14: 'Stortingsrecht' aan en 'Retour' aan
-
Code 15: 'Stortingsrecht' aan en 'Retour' uit
Sectie Boetefactuur
Boetefactuur artikel
U kunt hier het artikel voor de boetefacturen selecteren. Dit artikel wordt gebruikt voor de registratie van de boetefacturen. U kunt hier alleen artikelen selecteren waarbij het attribuut 'Tekst' en 'verkoop' is aangevinkt. Het is aan te raden een apart artikel aan te maken voor de registratie van de boetefacturen.
Boete factuurcode
Hier kunt u de factuurcode koppelen die u wilt gebruiken voor de boetefacturen. Bij het genereren van boetefacturen wordt deze factuurcode gebruikt. De factuurcode kunt u gebruiken om een selectie te maken op facturen.
Boete betalingconditie
Hier kunt u een betalingsconditie koppelen. De gekoppelde betalingscondititie wordt gebruikt bij het genereren van de boetefacturen.
Sectie Prijzenbeheer
Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep
Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u deze instelling vinden in de orderinstellingen (E-Prijsbeheer, E-Order, E-Service Management, of E-POS zijn in de licentie aanwezig), in de factuurinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Factuur zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management of E-POS) of in de inkoopinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Inkoop zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management, E-POS of E-Factuur).
Met deze optie kunt u aangeven dat u gebruik wilt maken van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep. Voordat u met prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep gaat werken dient u uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel op te schonen, zodat u zo optimaal mogelijk gebruik kunt maken van deze functionaliteit. Bij het aanvinken van deze optie wordt hierover ook een melding getoond.
Het opschonen van uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel kunt u via de volgende menupaden:
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Prijslijst/Prijsafspraakregels]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Verkoopprijslijsten]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Historische regels]
Het aan en uitvinken van de instelling 'Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep' is niet iets wat frequent uitgevoerd dient te worden omdat dit de gegevens kan vervuilen. U maakt een keuze of u van deze functionaliteit gebruikt maakt of niet.
Sectie Verkoopprovisies
Deze sectie is alleen aanwezig wanneer SE1124 E-Provisie in uw licentie aanwezig is. Wanneer SE1124 E-Provisie, SE1200 E-Order en SE1100 E-Factuur in uw licentie aanwezig zijn is deze sectie aanwezig in de orderinstellingen. Wanneer SE1124 E-Provisie en SE1100 E-Factuur maar geen SE1200 E-Order in uw licentie aanwezig is, is deze sectie aanwezig in de factuurinstellingen.
Gebruiken verkoopprovisies
U kunt werken met 'Provisie facturen' of u kunt werken met 'Verkoopprovisies'. Met deze optie kunt u aangeven of u met provisie facturen of met verkoopprovisies wilt werken. Wanneer deze optie aanvinkt kunt u werken met 'Verkoopprovisies'. U beschikt dan over de menupaden die van toepassing zijn voor het werken met verkoopprovisies en u beschikt dan over een menupad voor het aanmaken van gebieden, het provisie overzicht, het overzicht provisiehistorie, een menupad om de provisie te tonen en verwerken, en over provisievelden bij het onderhoud van de relaties, leveradressen, classificaties en artikelen. De menupaden voor het werken met provisie facturen zijn in dit geval verborgen.
Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u werken met 'Provisie facturen'. In dat geval beschikt u over de menupaden die van toepassing zijn voor het werken met provisie facturen. De menupaden en overige velden voor het werken met verkoopprovisies zijn in dit geval verborgen.
Wanneer u nog geen gebruik heeft gemaakt van provisie facturen of wanneer er geen openstaande provisie facturen in uw administratie aanwezig zijn, is deze optie standaard aangevinkt. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er gecontroleerd of er openstaande provisie facturen in uw administratie aanwezig zijn. Als dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd middels een melding en kunt u deze optie niet aanvinken alvorens u de betreffende facturen heeft afgehandeld.
Wanneer u deze optie uitvinkt wordt er gecontroleerd of er openstaande verkoopprovisies in uw administratie aanwezig zijn. Als dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd middels een melding en kunt u deze optie niet uitvinken alvorens u de betreffende facturen heeft afgehandeld
Provisie methode
Deze optie is alleen actief wanneer 'Gebruiken verkoopprovisie' is aangevinkt. Hier kunt u aangeven welke provisie methode u wilt gebruiken:
- Artikelpercentage/bedrag
- Marge
- Totaal verkoopbedrag
De methode die u selecteert is van belang voor de aanwezigheid van de provisievelden bij het onderhoud van de classificaties en artikelen en van belang voor de wijze waarop de provisie wordt berekend.
Verwerken provisiemethode
Deze optie is alleen actief wanneer 'Gebruiken verkoopprovisie' is aangevinkt. Hier kunt u aangeven wanneer de provisie uitbetaald dient te worden aan uw verkoopmedewerkers.
- Factuur: De provisie wordt uitbetaald nadat de factuur is verwerkt
- Betalingen: De provisie wordt uitbetaald nadat de factuur is verwerkt en door de debiteur is voldaan