Introducción
A partir de enero de 2015, en los ficheros de
factura electrónica destinados a la Administración Pública es obligatorio indicar
tres centros administrativos:
-
Oficina Contable
-
Órgano Gestor
-
Unidad Tramitadora
Es posible que para un mismo cliente tengamos
que emitir facturas con distintas oficinas contables, órganos gestores y
unidades tramitadoras. En algunos casos, los tres centros administrativos tienen
el mismo código y descripción.
Configuración en Exact Globe Next
Daremos de alta los centros administrativos
de cada cliente a través de peticiones. Para ello, en primer lugar definiremos
un nuevo tipo de petición, llamada “Centros Administrativos”.
Diríjase a la opción de menú
[Sistema/General/CRM/Tipo de peticiones] y pulse el botón Nuevo.
Introduzca la descripción del tipo de petición (Centros Administrativos),
marque la casilla Activo e indique que quiere utilizar como plantilla la
opción “Template”
Al pulsar Guardar se genera el nuevo tipo de
petición, con los campos básicos. Eliminamos los campos que no vamos a
necesitar, seleccionándolos y pulsando el botón Borrar del margen izquierdo (en
el recuadro rojo):
De esta forma eliminaremos los campos
Persona, Fecha inicio y Fecha final. A continuación insertamos los campos que
nos faltan pulsando el botón Nuevo del margen izquierdo:
Vamos a necesitar insertar 6 campos libres de
texto para registrar los códigos y descripciones de los 3 centros
administrativos. Es importante que seleccione exactamente los mismos campos
libres que se indican en este documento, pues son los que se utilizarán
posteriormente para la generación del fichero de factura electrónica.
Seleccionamos el campo libre de texto con ID
42:
Pulsamos OK y se nos muestra una nueva
ventana para definir el campo:
Indicamos los siguientes datos:
-
Etiqueta: “Código Oficina Contable”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: marcamos la casilla Abierto
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
Guardamos y seguimos los pasos anteriormente
descritos para insertar el resto de campos libres de texto:
1. Campo
libre de texto con ID 43:
-
Etiqueta: “Descripción Oficina Contable”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: no marcamos ninguna casilla
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
2. Campo
libre de texto con ID 44:
-
Etiqueta: “Código Órgano Gestor”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: marcamos la casilla Abierto
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
3. Campo
libre de texto con ID 45:
-
Etiqueta: “Descripción Órgano Gestor”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: no marcamos ninguna casilla
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
4. Campo
libre de texto con ID 46:
-
Etiqueta: “Código Unidad Tramitadora”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: marcamos la casilla Abierto
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
5. Campo
libre de texto con ID 47:
-
Etiqueta: “Descripción Unidad Tramitadora”
-
Orden: dejamos el valor que propone el
sistema
-
Modo: 2
-
Obligatorio: no marcamos ninguna casilla
-
Editar: marcamos casillas Abierto y Realizado
Guardamos los cambios realizados al tipo de
petición.
Registro de centros administrativos
Para indicar qué centros administrativos
corresponden a qué clientes, nos dirigiremos a la opción de menú
[CRM/Entradas/Peticiones], pulsaremos el botón Nuevo y seleccionaremos que
deseamos crear una petición de tipo “Centros Administrativos”. En dicha
petición indicaremos una descripción, cliente y centros administrativos como se
ve en la imagen inferior:
Si para un mismo deudor podemos emitir
facturas para distintos centros administrativos, será necesario crear una
petición para cada combinación distinta de Oficina Contable-Órgano
Gestor-Unidad Tramitadora. En tal caso, indique en las peticiones una
descripción que después le sirva de ayuda a la hora de identificar a qué
centros administrativos corresponde (por ejemplo, “A13005015-A13003350-A13003381”,
o “S.G.T. DE PRESIDENCIA Y JUSTICIA...”).
Las descripciones de los centros
administrativos no son obligatorias en el fichero de efactura, por lo que si lo
desea, puede dejar estos campos en blanco.
Pulse guardar para que los datos queden
registrados.
Registro de facturas con datos de
centros administrativos
Al crear una factura para un deudor, en la
ventana Condiciones, pulse el botón “Campos libres”:
Se abrirá una ventana donde indicar una serie
de campos libres. Utilice el campo libre 3 para indicar el número de petición
de la que queremos obtener los centros administrativos. En el ejemplo anterior,
nuestra petición era la 00.000.004, por lo que en dicho campo podemos indicar
indistintamente “00.000.004” o “4”:
Tras esto, cuando se procese la factura en
modo definitivo y se genere el fichero de factura electrónica con el formato
3.2.1, se añadirá el siguiente bloque dentro de la sección “Buyer party”:
<AdministrativeCentres>
<AdministrativeCentre>
<CentreCode>A13005015</CentreCode>
<RoleTypeCode>01</RoleTypeCode>
<AddressInSpain>
<Address>Dirección cliente factura</Address>
<PostCode>28071</PostCode>
<Town>Madrid</Town>
<Province>Madrid</Province>
<CountryCode>ESP</CountryCode>
</AddressInSpain>
<CentreDescription>Intervención Delegada en la Consejería de
Presidencia, Justi</CentreDescription>
</AdministrativeCentre>
<AdministrativeCentre>
<CentreCode>A13003350</CentreCode>
<RoleTypeCode>02</RoleTypeCode>
<AddressInSpain>
<Address>Dirección cliente factura</Address>
<PostCode>28071</PostCode>
<Town>Madrid</Town>
<Province>Madrid</Province>
<CountryCode>ESP</CountryCode>
</AddressInSpain>
<CentreDescription>Presidencia, Justicia y Portavocía del
Gobierno</CentreDescription>
</AdministrativeCentre>
<AdministrativeCentre>
<CentreCode>A13003381</CentreCode>
<RoleTypeCode>03</RoleTypeCode>
<AddressInSpain>
<Address>Dirección cliente factura</Address>
<PostCode>28071</PostCode>
<Town>Madrid</Town>
<Province>Madrid</Province>
<CountryCode>ESP</CountryCode>
</AddressInSpain>
<CentreDescription>S.G.T. DE PRESIDENCIA Y JUSTICIA Y
PORTAVOCÍA DEL GOBIERNO</CentreDescription>
</AdministrativeCentre>
</AdministrativeCentres>
Próximas versiones
Debido a que esta funcionalidad debe estar
disponible de forma inmediata para las versiones 407 y 408 de Exact Globe Next,
está previsto en versiones futuras incluir las siguientes mejoras:
-
Dejar de utilizar el campo libre 3 de las
facturas para indicar el número de petición, y en su lugar, disponer de un
campo específico, con un browser para poder seleccionar de forma más sencilla
el número de petición (filtrando por cliente, descripción, etc.).
-
Poder definir en el mantenimiento de los
clientes cuál es la petición de centros administrativos que se debe utilizar
por defecto, para que al generar una factura para dicho cliente, el campo ya
quede rellenado automáticamente.