Aanmaken en wijzigen dagboeken

Dagboeknummer

In dit veld kunt u het dagboek een nummer geven. Dit veld is verplicht, maximaal 3 karakters.

Omschrijving

In dit veld kunt u het dagboek een omschrijving meegeven. Hierdoor is het dagboek snel te herkennen.

Afkorting

In dit veld kunt u het dagboek een afkorting geven. Dit kunt u later gebruiken als zoekcode.

Dagboektype

In dit veld dient u het dagboek een type te geven. Voor verschillende soorten transacties heeft u beschikking over verschillende typen dagboeken, namelijk

• Kasboek
• Bankboek
• Giroboek
• Memoriaal
• Verkoopboek
• Inkoopboek

Wanneer u een dagboek van het type bankboek of giroboek aanmaakt, zal bij het bewaren van dit dagboek een betaalmiddel worden aangemaakt.

Tabblad Algemeen

Rekeningnummer

Dit nummer is de vaste tegenrekening van het dagboek. Elke mutatie die u in het dagboek registreert, wordt op deze rekening geboekt. De verzamelrekeningen voor debiteuren en crediteuren zijn gekoppeld aan de verkoop- en inkoopdagboeken. Het is aan te raden voor elk dagboek een aparte vaste tegenrekening te gebruiken. 

Wanneer u werkt met Exact Compact Kostenanalyse vindt er bij het koppelen van een grootboekrekening aan een dagboek van het type 'Bank' of 'Kas' een controle plaats. Wanneer de gekoppelde rekening is gedefinieerd als kostenplaats of kostendrager rekening, maar er is geen standaard kostenplaats of kostendrager gekoppeld wordt hierover een melding gegeven:

GB-Rekening: <rekeningnummer>
Verplicht: Standaardkostenplaats
Verplicht: Standaartkostendrager

Om deze melding te verhelpen dient u bij het onderhoud van die onderhoud van een grootboekrekening op het tabblad 'Tabblad Kostenplaatsen/Kostendragers' een standaard kostenplaats/kostendrager te koppelen, of u dient bij de rekening aan te geven dat het niet verplicht is om een kostenplaats of kostendrager te gebruiken.

U kunt een debiteurenrekening aan meerdere verkoopdagboeken koppelen en een crediteurenrekening aan meerdere inkoopdagboeken. Wanneer u een grootboekrekening koppelt (die reeds is gekoppeld aan verkoopdagboek of inkoopdagboek), wordt u het bewaren van het dagboek middels de volgende melding hier over geïnformeerd: "U kunt een debiteurenrekening aan meerdere verkoopdagboeken koppelen en een crediteurenrekening aan meerdere inkoopdagboeken. Bij het bewaren van het dagboek wordt u hier middels een melding over geïnformeerd. Wanneer u dit doet is het aan te raden om het eerste vrije boekstuknummer voor ieder dagboek een duidelijk herkenbare waarde mee te geven. U kunt bijvoorbeeld voor dagboek 70 het eerste boekstuknummer op 10700001 zetten en voor dagboek 71 op 10710001."

Zoals de melding aangeeft is het in dat geval aan te raden om voor ieder dagboek een unieke reeks boekstuknummers mee te geven. Op die manier zijn de transacties naderhand eenvoudiger te traceren.

Niet toegewezen

Op deze tussenrekening worden betalingen en ontvangsten tijdelijk geboekt. U kunt deze rekening bijvoorbeeld gebruiken wanneer u met het elektronisch bankieren een post nog niet definitief aan een grootboekrekening heeft toegewezen. Tot die tijd kunt u de rekening 'Niet toegewezen' gebruiken. Het is niet mogelijk om  in een boeking deze grootboekrekening toe te wijzen aan een debiteur of crediteur.
Wanneer u de perioden van een boekjaar gaat sluiten, wordt gecontroleerd of alle boekingen toegewezen zijn aan een debiteur of crediteur. Als de boekingen niet zijn toegewezen aan de debiteur of crediteur, kan dit worden veroorzaakt door de grootboekrekening die in dit veld is geselecteerd.

Automatisch verlaten

Deze instelling bepaalt of een boeking automatisch afgesloten moet worden indien de boeking in evenwicht is. Wanneer dit niet aangevinkt is, zal de boeking gewoon open blijven staan tot er op de knop Sluiten wordt gedrukt.

Blokkeer openstaande post

Bij het invoeren van inkoop- en/of verkoopboekingen ontstaan er openstaande posten. Met dit veld kunt u aangeven dat standaard deze openstaande posten worden geblokkeerd. Dit blokkeren van deze openstaande posten heeft als voordeel dat u nooit een onterechte inkoopfactuur betaald of onterechte incasso verwerkt. Elke openstaande post moet namelijk worden beoordeeld voordat deze verwerkt kan worden. Nadeel hiervan is dat iedere openstaande post gedeblokkeerd moet worden alvorens een openstaande post betaald of gedncasseerd wordt. Openstaande posten kunt u blokkeren en/of deblokkeren via de knop 'Details' op bijvoorbeeld de debiteuren/crediteurenkaart of in de diverse functies binnen elektronisch bankieren. Met de detailsknop wordt het termijnenscherm geopend, waar u doormiddel van het selectievak 'Geblokkeerd' kunt aangeven of een openstaande post geblokkeerd wordt of niet.  

Tabblad Nummer 

Boekstuknummer

Elke boeking moet een boekstuknummer hebben. Het boekstuknummer is een unieke code, vaak gebaseerd op het nummer van het boekingsdocument en dus een belangrijke aanduiding voor de reden van een boeking. Voer het eerste boekstuknummer voor elk dagboek en elk boekjaar in. Het boekstuknummer wordt bij elke nieuwe boeking met de waarde '1' verhoogd. Middels de knop wijzigen kunt het boekstuknummer wijzigen.
Het standaardboekjaar dat u kunt ingeven in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene Instellingen], bepaalt welk boekstuknummer in een boeking wordt weergegeven. Op basis van het standaardboekjaar worden de bijbehorende boekstuknummers van dit boekjaar in een boeking getoond.

U dient voor ieder jaar unieke boekstuknummers te gebruiken met voorloopgetallen zoals bijvoorbeeld 9000001 voor 2009 en 10000001 voor 2010.

Verwerkingsnummer

Elke boeking die wordt verwerkt, krijgt een verwerkingsnummer dat uniek is voor het dagboek en het boekjaar in kwestie. Dit nummer kunt u niet wijzigen. 

Wijzigen

U kunt per boekjaar met een uniek boekstuknummer laten starten. Als u bijvoorbeeld begint met boeken in 2007 naar aanleiding van de jaarovergang. Dan kunt u per dagboek aangeven, wat het eerste boekstuknummer is. U selecteert eerst de regel met het betreffende boekjaar en kiest vervolgens voor wijzigen. Hierdoor komt er een cursor in de kolom 'Boekstuknummer' te staan in het geselecteerde boekjaar. Hier kunt u vervolgens zelf het eerste boekstuknummer van dat jaar invoeren. Dit dient u voor elk dagboek afzonderlijk uit te voeren.

Nieuwe boeking: Boekstuknummer blokkeren

Wanneer u deze optie aanvinkt heeft u bij het boeken niet de mogelijkheid om het boekstuknummer in de boeking aan te passen. Door deze optie aan te vinken bent u er zeker van dat altijd het door het systeem voorgestelde boekstuknummer wordt gebruikt.

Bewaren

Met deze knop kunt u de wijzigingen bewaren. Wanneer u bij het aanmaken van een nieuwe dagboek op de knop 'Bewaren' klikt wordt de volgende melding getoond: "Dagboek sluiten in voorgaande jaren?".

Deze melding geeft u de mogelijkheid om meteen alle voorgaande jaren te sluiten voor dit dagboek. Wanneer u deze vraag met 'Ja' beantwoord wordt het dagboek meteen gesloten voor alle voorgaande jaren. Wanneer het laagst aanwezig boekjaar 1995 is en het huidige jaar 2007 is, dan wordt het dagboek gesloten voor de jaren 1995 t/m 2006.

Wanneer u 'Nee' aangeeft, blijven alle perioden geopend voor dit dagboek. Ook de perioden in voorgaande boekjaren blijven dan geopend voor dit dagboek.

In Exact Compact heeft u de mogelijkheid om de dagboeken te sluiten voor bepaalde periodes. Wanneer bepaalde periodes reeds gerapporteerd zijn kunt u in dat geval de dagboeken voor die periodes sluiten zodat er niet meer geboekt kan worden in de dagboeken in die periodes. Door deze melding heeft u de mogelijkheid om dit nieuwe dagboek meteen te sluiten voor de voorgaande jaren zodat u niet per ongeluk kunt boeken in dit nieuwe dagboek in periodes die reeds gerapporteerd zijn.

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw dagboek aanmaken.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.