Om uw administratie geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u enkele zaken aan te passen in uw administratie. Via onderstaande links kunt u de informatie voor uw productlijn raadplegen.
De veelgestelde vragen zijn verdeeld in drie categorieën:
Hoe kan ik het IBAN op alle verschillende schermen van de software tonen? Met de BBANtoIBAN tool kunt uw huidige bankrekeningnummers, die volgens het Basic Bank Account Numbers (BBAN) formaat zijn opgebouwd, eenvoudig omzetten naar het International Bank Account Numbers (IBAN) formaat. Om het IBAN rekeningnummer in de verschillende schermen, zoals in het onderhoud van een relatie, te kunnen tonen, kunt u deze tool uitvoeren. Voor meer informatie kunt u de volgende documenten raadplegen:
Naast het handmatig aanvullen van de bankrekeninggegevens kunt u dit ook automatisch doen via de IBAN BIC service tool.
Daarnaast kunt u op de website van uw bank informatie vinden over SEPA. Hieronder vindt u een overzicht van de SEPA-pagina's een aantal banken:
Welk bestandsformaat wordt gebruikt bij het importeren van de bankafschriften? De SEPA bankafschriften van uw bank ontvangt u structured MT940 formaat (en in de toekomst in het CAMT formaat).
PAIN staat voor 'PAyments INitiation' en betreft het formaat dat wordt gebruikt voor SEPA betalingen en incasso's. De SEPA bestanden die door uw Exact product worden aangemaakt en ingelezen kunnen worden in uw bankpakket worden in het PAIN formaat aangemaakt.
Uiteraard dient u in het geval van een SEPA betaling bij uw betaalmiddel aan te geven dat het betaalmiddel wordt gebruikt voor SEPA betaalopdrachten en dient u bij het betaalmiddel en de bankrekening van uw crediteur de SEPA-gegevens te vullen.
Waar kan ik mijn incassant ID opgeven? Om incasso te kunnen uitvoeren dient u over een incassocontract te beschikken bij uw bank. Hierbij krijgt u een uniek identificatienummer, het incassant ID. Dit incassant ID dient bij iedere incasso opdracht te worden meegestuurd. Hiervoor is het van belang dat u dit incassant ID registreert in de administratie. In Exact Globe Next en Exact Compact kunt u dit registreren bij het veld 'Incassant ID' op het tabblad 'Instellingen' bij het onderhoud van het betaalmiddel. In Exact Financials Enterprise geeft u dit bij het dagboek op. In Exact Online dient u de incassant ID op te geven op het tabblad 'Algemeen' in de instellingen van de administratie. Zie voor meer informatie het helpdocument 'Europese incasso voor het incasseren van geld van uw klanten.'
Hoe wordt bepaald of het een eerste incasso of een vervolg-incasso is? In Exact Globe Next en Exact Compact wordt dit bepaald aan de hand van de incassomachtiging. In Exact Online wordt iedere nieuw gecreëerde machtiging voorzien van de status eerste invordering. Wanneer de machtiging is gebruikt voor het aanmaken van een incassobestand, wordt deze status gewijzigd en vervalt het vinkje. De status kan handmatig worden teruggezet naar eerste invordering. In het scherm van de te verwerken incasso's komt dit niet naar voren, alleen in het onderhoud van de machtigingen.
Is het mogelijk om een incassomachtiging te importeren of exporteren? Vanaf product update 406 van Exact Globe Next en Exact Compact wordt bij het exporteren en importeren van debiteuren in XML formaat tevens de incassomachtiging van de debiteur meegenomen. Zie voor meer informatie Product Update 406: XML import en export voor debiteuren verbeterd. In Exact Online is het mogelijk om de machtigingen in een XML, CSV of Excelbestand te importeren. Het is daarnaast alleen mogelijk om het overzicht van de geïmporteerde machtigingen te exporteren. Meer informatie kan gevonden worden in het helpdocument 'Europese incasso voor het incasseren van geld van uw klanten.'
Kan ik een eenmalige incasso met SEPA aanmaken?
Exact Globe Next: Voor meer informatie kunt u het volgende document raadplegen: Kan ik een eenmalige incasso met sepa aanmaken in Exact Globe Next?
Exact Online: In Exact Online kan in het onderhoud van de machtiging aangegeven worden of het om een eenmalige of doorlopende betaling gaat. Zie voor meer informatie het helpdocument: Onderhoud: Machtigingen.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik incasso's op tijd bij de bank aanlever? Er is op dit moment in het cashflow scherm voor het verwerken van betalingen nog geen onderscheid te maken tussen eerste en herhaal incasso's. Indien alle incasso's op dezelfde dag geïncasseerd moeten worden, kan dit door in het cashflow scherm via de knop 'Toekennen' de betaaldatum van alle posten op de gewenste datum te zetten. U dient er dan wel voor te zorgen dat alle posten minimaal 5 dagen van te voren worden aangeleverd. Daarnaast dient u in de bankinstellingen in de sectie SEPA aan te geven dat niet de vervaldatum van de termijn, maar de betaaldatum als incassodatum gebruikt dient te worden. Mocht er per abuis een post worden aangeleverd waarvan de verval of betaaldatum niet correct is voor tijdige aanlevering, dan zal het systeem dit automatisch herstellen. De incassodatum zal bij het verwerken van de incasso, worden gecorrigeerd. Welke logica hierbij wordt gebruikt is terug te vinden in de online help. In Exact Online wordt aan de hand van de inrichting van de betalingsconditie en de invoerdatum van de betreffende boeking, gekeken naar de incassodatum. U dient er bij een eerste incasso voor te zorgen dat dit minimaal 5 (werk) dagen van te voren wordt ingediend en bij een vervolgincasso dient u minimaal 2 (werk) dagen aan te houden.
U dient er rekening mee te houden dat per betalingsdatum een batch wordt aangemaakt en dat elke batch door de banken aan u in rekening wordt gebracht. Wanneer u voor meerdere openstaande posten van debiteuren een incasso wilt aanmaken is het aan te raden om de betreffende openstaande posten de zelfde betalingsdatum mee te geven. Op deze manier wordt er voor de openstaande posten één incassobatch aangemaakt en worden de kosten maar eenmalig in rekening gebracht.