Exact Globe+

Hoe werkt de Onderhandenwerk methode 'percentage gereed op basis van budget'?

In dit document staat omschreven hoe de onderhandenwerk methode percentage gereed op basis van budget werkt en hoe deze vorm tot stand is gekomen.

Introductie

Sinds de introductie van Exact Globe heeft de planning altijd een deel uitgemaakt van de berekening van het percentage gereed van een project. Om een juist percentage te kunnen berekenen diende de planning zeer nauwkeurig, tot op dag niveau bijgehouden te worden. Omdat in veel gevallen wel een project budget bekend is maar geen gedetailleerde planning in de tijd, was het niet voor iedereen mogelijk om op de juiste manier met de onderhandenwerk methode percentage gereed te werken. Gezien een wetswijziging welke per 1 januari 2007 van kracht is gegaan, zijn steeds meer bedrijven verplicht met de onderhandenwerk methode percentage gereed te gaan werken. Om dit ook mogelijk te maken voor degene die geen detailleerde planning bij houden is de methode percentage gereed op basis van budget toegevoegd.

In tegenstelling tot de methode percentage gereed welke is gebaseerd op de prognose is de begroting bij de methode gebaseerd op basis van budget niet datum afhankelijk. Bij het berekenen van het percentage gereed zullen de werkelijke opbrengsten en kosten tot en met de geselecteerd peildatum af worden gezet tegen het totaal gebudgetteerde bedrag.

Waar dient rekening mee gehouden te worden

De methode percentage gereed op basis van prognose is een dynamische methode. Hierbij wordt de prognose automatisch bijgestuurd omdat het een deels is gebaseerd op werkelijke cijfers (prognose = werkelijke cijfers t/m peildatum + planning na peildatum). In geval van budget is dit niet. Het budget is een statisch gegeven. Op het moment dat bijvoorbeeld bekend is dat er meer kosten gemaakt gaan worden dan begroot. Dient de begroting / het budget hiervoor gecorrigeerd te worden. Dit zal handmatig gedaan moeten worden. Indien een dynamische methode van berekening is gewenst zal van de methode gebaseerd op prognose gebruik gemaakt moeten worden.

Vereisten

Naast de module project is ook de module budget verplicht om gebruik te kunnen maken van percentage gereed op basis van budgetten.

Instellingen

Voor het maken van de journaalpost voor het genereren en vrijvallen van het onderhandenwerk dienen in de projectinstellingen [systeem, algemeen, instellingen] twee grootboekrekeningen gedefinieerd te worden. Bij voorkeur worden hier twee nieuwe rekeningen gekoppeld welke verder nergens anders voor worden gebruikt.

In de projectinstellingen kan ook een standaard onderhandenwerk methode worden gekozen. Bij het aanmaken van een nieuw project zal dan automatisch deze methode aan het project worden gekoppeld.

Budgetten

Om uiteindelijk het percentage gereed op basis van een budget te kunnen genereren dient er eerst een budget aangemaakt te worden wat gekoppeld is aan het project. Omdat er altijd naar alle budgetregel wordt gekeken welke aan het project zijn gekoppeld is de datum die wordt gebruikt niet relevant. De datum kan bijvoorbeeld worden gebruikt om uiteindelijk onderscheid te kunnen maken in de basis begroting en eventuele correcties hierop. Afhankelijk of het onderhandenwerk op basis van project of artikel wordt genegeerd zal er een artikel in de begroting opgenomen moeten worden. Gedetailleerde uitleg over het aanmaken van budgetten is terug te vinden in online help document 15.681.227.

Aanmaken project

Afhankelijk van de projectinstellingen dient bij het aanmaken van het project nog de juiste onderhandenwerkmethode te worden gekozen. Dit gebeurt op het tabblad basis van het onderhoud van het project.

Genereren onderhandenwerk

Via menupad [projecten, projecten, onderhandenwerk] kan het onderhanden werk worden gegenereerd. Bij de methode percentage gereed op basis van budget is het juist invullen van het selectiescherm evenals bij de andere methode erg belangrijk.

• Groepeer op: indien in het budget geen artikelen zijn opgenomen dient voor de juiste berekening hier project te worden gekozen
• Scenario: het is mogelijk om budgetten op basis van meerdere scenario's aan te maken. Hier dient het scenario te worden gekozen wat bij de berekening van het onderhandenwerk gebruikt moet worden
• t/m (peildatum): alle werkelijke kosten en opbrengsten tot en met de ingevoerde datum zullen in de berekening mee worden genomen. Dit is niet de datum waarop de journaalpost wordt aangemaakt. Deze datum kan bij het daadwerkelijk genereren nog op worden gegeven

Berekening onderhandenwerk

Afhankelijk van de gekozen methode omzet of kostenerkenning zal het percentage gereed worden berekenend op basis van het omzet- of  kostenbudget. Onderstaand voorbeeld is uitgewerkt op basis van kostenerkenning.

De berekening van het onderhandenwerk is vanuit het onderhandenwerkscherm ook op te vragen via de knop info.