Exact Synergy Enterprise

Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden

Menupad

Modules > Projecten > Overzichten > PSA > Uren en kosten goedkeuren.

Introductie

Op deze pagina kunnen de projectmanagers, lijnmanagers of projecturen goedkeurders de uren en kosten van de medewerkers goedkeuren of afkeuren. Dit werkt op dezelfde wijze als de uren en kosten die door een consultant zijn ingevoerd en in de werkstroom van de project manager worden aangeboden om te realiseren.

Het goedkeuren/afkeuren van de uur- en kosten verzoeken kan afwijken afhankelijk van of de Weekstaat functie is ingeschakeld. De Weekstaat functie is ingeschakeld als er een verzoektype is ingevuld bij het veld Weekstaat in menupad Modules > Projecten > Overzichten > PSA > Instellingen

Rollen en rechten

Iedereen kan de Uren en kosten goedkeuren pagina opvragen.

Om de verzoeken op deze pagina te bekijken, moet het beveiligingsniveau van de medewerker gelijk zijn aan of hoger zijn dan het beveiligingsniveau van de verzoeken:

Verzoeken die als privé zijn gemarkeerd worden niet weergegeven wanneer uw naam niet bij het veld Medewerker is gevuld. Echter de uren van deze verzoeken worden wel weergegeven in de kolom Totaal goedgekeurd.
De Hour planning & realization (HPR), Travel expenses (TER) en Material & expenses (MER) verzoeken worden alleen getoond wanneer deze zich in de status Goedgekeurd bevinden.
De niet-projecturen verzoeken worden hier weergegeven wanneer u deze dient goed te keuren. Hiervoor dient het veld Medewerker gedefinieerd te zijn in de verzoektype definitie op het tabblad Flow.

Om uren te kunnen goedkeuren of afkeuren heeft u het functierecht 890 - Approve project hours nodig. Gebruikers met de rol Project administration hebben dit functierecht Een lijnmanager kan alleen uren goedkeuren of afkeuren van zijn ondergeschikte(n).

Verder is het recht om de verzoeken te kunnen goedkeuren of afkeuren afhankelijk van de instellingen in de definitie van het verzoektype in de sectie Wie kan het verzoek realiseren?.

Voor Hour planning & realization (HPR), Travel expenses (TER) en Material & expenses (MER) verzoeken is het volgende van toepassing:

Indien Manager: Project is geselecteerd bij het veld Medewerker, dan kunt u uren en kosten goedkeuren die behoren tot een project waarvan u de projectmanager bent.
Indien Manager: Medewerker is geselecteerd bij het veld Medewerker, dan kunt u uren en kosten goedkeuren of afkeuren die zijn ingediend door uw ondergeschikten.
Indien er een rol is geselecteerd bij het veld Rol, dan kunt u de uren of kosten goedkeuren of afkeuren indien u beschikt over een rol die is gekoppeld aan functierecht 890 — Approve project hours & expenses. Dit hangt daarnaast ook af van het niveau van de rol waaraan u bent gekoppeld:

o Project — U kunt verzoeken goedkeuren voor alle projecten waarvan u lid bent.

o Kostenplaats — U kunt verzoeken goedkeuren die behoren tot uw kostenplaats.

o Kostenplaats groep — U kunt alleen verzoeken goedkeuren voor projecten die behoren tot uw kostenplaats groep.

o Divisie — U kunt alleen verzoeken goedkeuren voor de projecten die behoren tot uw divisie.

o Groep — U kunt alleen verzoeken goedkeuren voor projecten die behoren tot uw divisie groep.

o Bedrijf — U kunt verzoeken goedkeuren voor alle projecten binnen uw bedrijf.

Voor intercompany Hour planning & realization (HPR), Travel expenses (TER) en Material & expenses (MER) verzoeken, kunt u de uren en kosten goedkeuren wanneer deze bij het project horen waarvan u projectmanager bent, en wanneer uw beveiligingsniveau hoger is dan het beveiligingsniveau van het artikel.

Voor niet-projecturen verzoeken is het alleen mogelijk om de Manager: Medewerker instelling te definiëren. Hierdoor kunt u alleen de verzoeken goedkeuren van uw ondergeschikten.

Opmerking:

Voor een overzicht van de functierechten kunt u gaan naar Modules > Systeem > Inrichting > Beveiliging > Rollen.
Voor een overzicht van de rollen kunt u gaan naar Modules > Systeem > Inrichting > Beveiliging > Rollen.

Welke versie gebruikt u?

De informatie in dit document is van toepassing op product update 502 en hoger. Indien u met een lagere versie werkt, zullen bepaalde functies die hier worden toegelicht niet van toepassing zijn.

Hoe keur ik uren goed?

Definieer de zoekcriteria op de pagina Uren en kosten goedkeuren.
Klik op Actualiseren.
Vink de uren aan welke goedgekeurd dienen te worden.
Klik op Goedkeuren.
Klik op Sluiten.

Hoe keur ik uren af?

Definieer de zoekcriteria op de pagina Uren en kosten goedkeuren.
Klik op Actualiseren.
Vink de uren aan welke afgekeurd dienen te worden.
Klik op Afkeuren.
Vul de reden van afkeuren in op de pagina Reden voor verwerken.
Klik op Alles afkeuren.
Klik op Sluiten.

Hoe kan ik de geselecteerde uren of kosten in bulk goedkeuren?

Definieer de zoekcriteria op de pagina Uren en kosten goedkeuren.
Klik op Actualiseren.
Vink de optie Goed te keuren aan om alle uurverzoeken te selecteren.
Klik op Goedkeuren.
Klik op Sluiten.

Hoe kan ik de geselecteerde uren of kosten in bulk afkeuren?

Definieer de zoekcriteria op de pagina Uren en kosten goedkeuren.
Klik op Actualiseren.
Vink de optie Goed te keuren aan om alle uurverzoeken te selecteren.
Klik op Afkeuren.
Vul de reden van afkeuren in op de pagina Reden voor verwerken.
Klik op Alles afkeuren.
Klik op Sluiten.

Tips en suggesties

Weekstaat functie

Op het moment dat de Weekstaat functie is ingeschakeld en een consultant dient een Hour planning & realization, Overige uren, Travel expenses of Material & expenses verzoek in, dan worden deze verzoeken gekoppeld aan een Weekstaat verzoek.

Nadat een Weekstaat verzoek is aangemaakt:

Kunnen alle gekoppelde uren en kosten verzoeken niet worden bewerkt.
Is het niet mogelijk om nieuwe Hour planning & realization, Overige uren, Travel expenses of Material & expenses verzoeken toe te voegen aan het Weekstaat verzoek.

Het Weekstaat verzoek wordt aangeboden ter goedkeuring bij de projectmanager. Nadat het Weekstaat verzoek is goedgekeurd, wordt deze ter goedkeuring aangeboden bij de manager van de consultant.

Houd er rekening mee dat alleen de volgende combinaties worden geaccepteerd bij het configureren van de workflowrouting voor het weekrooster:

Medewerker veld in de sectie “Wie kan het verzoek goedkeuren”	Medewerker veld in de sectie “Wie kan het verzoek realiseren”
Manager: Project	Manager: Medewerker
Manager: Medewerker	Manager: Project
Niet gespecificeerd	Manager: Project en Manager: Medewerker

Daarnaast is het volgende van toepassing wanneer de Weekstaatfunctie is ingeschakeld:

De manager van de consultant kan op deze pagina niet de Hour planning & realization verzoeken goedkeuren. Deze kan alleen de overige uren goedkeuren.
Onder de Details sectie wordt de naam en functienaam van de medewerker weergegeven en daarnaast het ID van het Weekstaat verzoek. Door op de hyperlink (het ID) te klikken, kunt u het verzoek openen.
Goedgekeurde verzoeken blijven zichtbaar op deze pagina maar zijn niet beschikbaar. Hiermee kunnen projectmanagers zien hoeveel uren er al zijn goedgekeurd in de weekstaat en hoeveel er nog moeten worden goedgekeurd.

Verzoeken die zijn afgekeurd worden niet weergegeven op deze pagina. Alle gerelateerde verzoeken in dezelfde weekstaat worden daarnaast ook niet weergegeven.

Knoppen

Velden

Sectie Filters

Verzamelen

Selecteer een optie op aan te geven hoe u de verzoeken op de pagina Uren en kosten goedkeuren wilt tonen:

Per medewerker — Selecteer deze optie om verzoeken te groeperen op medewerkers. Bij deze optie worden de projecturen, kosten en overige uren weergegeven.
Per project — Selecteer deze optie om verzoeken te groeperen op projecten. Bij deze optie worden alleen de projecturen weergegeven.

Opmerking: U ziet deze opties alleen als u de manager van een project bent en ten minste één ondergeschikte van u lid is van het project.

Overzicht

Selecteer het datumformaat waarin u de verzoeken wilt bekijken.

Traject — Selecteer deze optie om alle verzoeken binnen een bepaald datumtraject te tonen.
Week — Selecteer deze optie om alle verzoeken van een bepaalde week te tonen.
Maand — Selecteer deze optie om alle verzoeken van een bepaalde maand te tonen.

Opmerking: Dit veld is niet te wijzigen en staat standaard op Week wanneer de Weekstaat functionaliteit is ingeschakeld (een verzoektype is gekoppeld bij het veld Weekstaat in de PSA instellingen via Modules > Project > Inrichting > PSA > Instellingen).

Divisie

Vul een divisie in of selecteer deze via het zoekscherm. Standaard wordt hier de divisie getoond van de gebruiker die is ingelogd in Exact Synergy Enterprise.

Projectmanager

Voer hier een projectmanager in om de verzoeken te bekijken van projecten van deze projectmanager.

Project (inclusief kindprojecten)

Voer hier een project om verzoeken van dit project en de kindprojecten te bekijken.

Type project

Selecteer het type project dat u wilt goedkeuren. U kunt kiezen uit Nacalculatie, Intern of Vaste prijs. Wanneer u een type project selecteert, ziet u de projecten (inclusief de dochterprojecten) die overeenkomen met het geselecteerde type. Als u het type project en het project selecteert, ziet u de resultaten die met beide condities overeenkomen.

Er is geen verband tussen de velden Type project en Project. Het Project dat u hebt geselecteerd, wordt niet gebaseerd op het gekozen Type project. Bijvoorbeeld: alle projecten van alle projecttypes worden weergegeven in de Project-browser ondanks dat u Vaste prijs hebt geselecteerd bij Type project.

Als u de optie Per medewerker hebt geselecteerd bij Verzamelen, ziet u de aanvraag voor niet-projectgerelateerde uren zelfs als het projecttype is geselecteerd. Maar als u de optie Per project hebt geselecteerd bij Verzamelen, ziet u de aanvraag voor niet-projectgerelateerde uren niet.

Medewerker

Vul hier een medewerker ID in of selecteer deze via het zoekscherm om alleen de verzoeken voor deze medewerker te zien.

Lijnmanager

Vul hier een medewerker ID in of selecteer deze via het zoekscherm om alleen de verzoeken te zien van de ondergeschikten van deze medewerker.

Tabel

TonenTe realiseren kolom — Vink deze optie aan om de te realiseren uren te tonen.
TonenGebudgetteerd kolom — Vink deze optie aan om gebudgetteerde uren te tonen.

Opmerking: De optie Tonen gebudgetteerd kolom wordt getoond als Per project is geselecteerd en de optie Toon rooster wordt getoond als Per medewerker is geselecteerd.

Details sectie

In deze sectie zullen de uren worden weergegeven welke overeenkomen met de ingevoerde criteria. Klik op om de onderliggende uren te bekijken. Indien de Weekstaat functionaliteit is ingeschakeld, worden de uren en kosten die zijn goedgekeurd hier weergegeven maar zijn niet te benaderen. Alleen wanneer alle uren in dezelfde weekstaat zijn goedgekeurd, worden de uren hier niet meer weergegeven.

Alles uitklapppen

Klik hier om alle verzoeken te tonen.

Alles uitklappen

Klik hier om alle verzoeken te verbergen.

Goed te keuren

Vink deze optie aan om de goed te keuren uren te selecteren.

Paginagrootte

Geef hier aan hoeveel projecten u op één pagina wilt tonen. U kunt u aantal tussen 1 en 99999 opgeven. Klik op Tonen om de aangepaste paginagrootte toe te passen.