Btw-conversie en POS filiaal van A t/m Z

Dit document beschrijft de meeste handelingen en aandachtspunten over de btw verhoging van 6 naar 9% voor gebruikers van POS filiaal. Lees het document en alle gerelateerde documenten eerst door alvorens u aan de handelingen begint. Mocht u begeleiding nodig hebben bij deze handelingen, dan kunt u contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via 015 – 711 51 00 (optie 4). Zij informeren u dan graag over de mogelijkheden voor individuele begeleiding, maar ook over de mogelijkheid van het volgen van een btw workshop.

Het is ook erg belangrijk dat de uitwisseling van artikelen en prijzen met de filialen op dit moment al geheel foutloos verloopt. Op basis van dit advies kunt u het gehele proces onderverdelen in een aantal fasen.
 

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

| 1 | 2 | 3 | 4 |

Omdat de stamgegevens tijdens het btw-conversie proces alleen op het hoofdkantoor bijgewerkt zullen worden is het van groot belang dat de uitwisseling van stamgegevens goed werkt om ze ook op de filialen te krijgen. Controleer daarom op alle filialen of deze uitwisseling foutloos loopt. Fouten in de uitwisseling kunnen ervoor zorgen dat er geen of niet alle gegevens worden uitgewisseld.

Kijk in de filiaal administraties via menu [XML, overige import, resultaten] of er fouten optreden tijdens de uitwisseling. Indien dit het geval is, zorg dan dat deze zo snel mogelijk worden verholpen en zeker voor het uitvoeren van de btw-conversie.

Voer op het hoofdkantoor in de Exact Globe administratie de btw-conversie uit zoals deze in document 23.826.583 staat beschreven. U moet gebruik te maken van de methode Gebruik een nieuwe BTW code. Bij deze methode maakt u een nieuwe btw-code aan voor 9% of gebruikt u reeds de nieuwe aangemaakte btw-code voor 9%. Deze nieuwe code zal door de conversie aan de stamgegevens worden gekoppeld zoals artikelen, artikelen per leverancier en relaties. Zoals in fase 3 is te lezen zullen prijzen niet worden aangepast door de btw-conversie.

Werkt u naast de POS portal / Synergy ook met Synergy Enterprise dan moet u er rekening mee houden dat na de btw-conversie in Exact Globe de artikelen en relaties zijn voorzien van een nieuwe btw-code en dat afhankelijk van de uitwisseling met Exact Synergy Enterprise dit niet bijgewerkt wordt in Synergy Enterprise. Stel dat u de artikelen onderhoud in Exact Globe en de relaties in Exact Synergy Enterprise, dan zult u handmatig in Exact Synergy Enterprise de btw-code die aan relaties zijn gekoppeld aan moet passen. Mocht u begeleiding nodig hebben bij deze handelingen, dan kunt u contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via 015 – 711 51 00 (optie 4). Zij informeren u dan graag over de mogelijkheden. 

Hoewel de meeste van deze handelingen ook al vermeld zijn in stap 3 van het btw-conversie document 23.826.583, toch een opsomming van de POS specifieke handelingen.

Aanpassen van prijzen

De btw-conversie zal niets met uw prijzen doen, maar zoals u zult begrijpen heeft de wijziging van de btw toch invloed op de prijzen. Indien uw prijzen in het artikelonderhoud inclusief btw zijn, dan zullen ze na conversie nog overeenstemmen met de prijzen op de artikelen als u daar nog geen prijswijziging op heeft doorgevoerd. Werkt u echter met prijzen exclusief btw dan zullen deze afwijken. Het al dan niet doorvoeren van prijswijzigingen gaat op de reguliere manier en zal dan ook verder niet worden toegelicht.

Aanpassen kassabon (lay-out)

Het kan zijn dat u op uw kassabon de tekst 6% heeft opgenomen. In dat geval zal de lay-out aangepast moeten worden. U kunt dat eventueel ook al voor de conversie doen. U vervangt dan 6% door btw laag. De kassabon lay-out kan op de kassa worden aangepast via [systeem, algemeen, instellingen] bij document instellingen. 

Uitwisseling pas starten na invoeren prijswijzigingen

Indien u na de btw-conversie ook al direct een prijswijziging door wilt voeren, is het aan te raden om dit eerst te doen en dan pas de uitwisseling van artikelen en prijzen op te starten. De btw-conversie past namelijk alle artikelen aan en u zou dan twee keer alle artikelen uit moeten wisselen.

Zorg voor voldoende tijd om de gegevens uit te wisselen

In de meeste gevallen zal de uitwisseling van stamgegevens gedurende de nacht lopen. Aangezien nu het gehele artikelbestand uitgewisseld moet worden, is de kans groot dat de normaal beschikbare tijd onvoldoende is om alle artikelen uit te wisselen. Het is daarom aan te raden om de btw-conversie en prijswijzigingen zo vroeg mogelijk uit te voeren, zodat u hierna zoveel mogelijk tijd over heeft om de gegevens uit te wisselen. Afhankelijk van de snelheid van de internet verbinding en het aantal artikelen, kan het soms wel een dag duren voordat alles is uitgewisseld.

Handmatig uitwisselen

Om inzicht te houden of de uitwisseling blijft lopen kan het handig zijn om de uitwisseling handmatig op te starten vanuit de kassa via menu [POS, onderhouden, gegevensuitwisseling]. Zorg er in dat geval wel voor dat u eerst alle Windows taken uit- en stopzet. Zodat er geen dubbele processen kunnen gaan lopen. Het is aan te raden om eerst alleen de btw-codes uit te wisselen, dan de artikelen en dan pas de prijzen.