Verplichtingen
Inleiding
Nadat eenmaal de budgetten vastgesteld zijn, is het van groot belang deze te bewaken. Een continue inzicht van voorafgestelde doelen uitgedrukt in geld versus de realisatie hiervan is van groot belang. Kijkende naar de kostenkant van uw begroting wilt u inzicht hebben in de vrije budgetruimte. Met andere woorden: Hoeveel ruimte heb ik nog beschikbaar voor het doen van uitgaven? Als u als afdelingshoofd vele langlopende contracten met leveranciers aangaat, is feitelijk al bekend welk gedeelte van uw budget dient te worden gereserveerd voor deze verplichtingen. Hiertoe maakt u gebruik van de verplichtingen module van Exact. Zodra een uitgave is gefiatteerd door een budgetmanager en de daadwerkelijke factuur in de toekomst is te verwachten, kunt u de aangegane verplichting vastleggen in Exact Financials op jaarbasis per leverancier op de entiteiten grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, project en alle beschikbare dimensies. Met de 'Verplichtingen' module registreert u dus toekomstige uitgaven. Bij codering en het boeken van de inkoopfactuur, wordt de vastgelegde verplichting afgeboekt en eventueel gecorrigeerd voor verschillen. Met behulp van de flexibele overzichten in Exact Financials en bij gebruikmaking van de Excel Add-in heeft u altijd inzicht in de vrije budgetruimte en kunt u efficiënt u kosten bewaken.
Inrichting Verplichtingen
Alvorens van de verplichtingen-functionaliteit gebruik te kunnen maken, dient u de instellingen en stamgegevens hiervoor te configureren.
Instellingen
De instellingen voor de verplichtingenmodule legt u vast in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] onder het tabblad 'Inkoop'.
Verwerkingsverslag verplichtingen
Verplichtingboekingen moeten net als reguliere boekingen worden verwerkt. Zet deze instelling aan wanneer u wilt dat automatisch een verwerkingsverslag van de verplichtingboekingen wordt afgedrukt. Het overzicht wordt gemaakt tijdens het verwerken van inkoopboekingen die gekoppeld zijn aan verplichtingen.
Datumvelden verplichtingen verplicht
Als u een verplichting aanmaakt, heeft u de optie om data (aanvraagdatum, begindatum en einddatum) op de verplichting te registreren. Als u de vastlegging van deze data verplicht wilt stellen, dient u deze instelling te activeren.
Inclusief: Regelkorting
Als u gebruik maakt van de Exact Purchase om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of de regelkortingen van de bestelling moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als u deze instelling heeft geactiveerd en u voert een inkoopfactuur in, gebaseerd op een bestelling met een verplichting, en er is een verschil tussen de factuurprijs van het artikel en de bestelprijs van het artikel, dan zal het verplichtingbedrag na boeken aangepast worden aan het factuurbedrag. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de regelkortingen worden vastlegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.
Inclusief: Prijsverschillen
Als u gebruik maakt van de Exact Purchase om verplichtingen af te boeken, kunt u hier aangeven of prijsverschillen moeten worden meegenomen bij het afboeken van het openstaande bedrag van de verplichting. Als ontvangst een onderdeel is van een inkoopproces, dan zal een mogelijk prijsverschil afgetrokken worden van de verplichting wanneer de ontvangst wordt verwerkt of bij de verwerking van de inkoopfactuur. Dit is afhankelijk van welke van de twee als laatste plaatsvindt. Geef hier aan of bij het aanmaken van de verplichting de verplichtingbedragen standaard inclusief de prijsverschillen worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een verplichting kunt u deze standaardwaarde wijzigen.
Stamgegevens
Classificaties
Maak classificaties aan in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Onderhoud, Classificaties] om uw verplichtingen te kunnen indelen en op te kunnen vragen. Tijdens het aanmaken van de verplichting, kunt u een classificatie koppelen aan de verplichtingen. Het classificatieplan voor verplichtingen wordt gebruikt om uw verplichtingen te rangschikken. Een overzicht van uw classificaties vraagt u op in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Rapporten, Classificaties].
Voorbeeld
U hebt onderhoudscontracten voor de computers en de auto's die uw organisatie gebruikt. Om de financiële consequenties van beide contracten te scheiden, kunt u de classificaties Computers en Auto's aanmaken.
Contracten
Verplichtingen komen voort uit aangegane contracten. Leg in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Onderhoud, Contracten] de onderliggende contracten vast. Tijdens het aanmaken van de verplichtingen kunt u het contract koppelen aan de verplichting. Op deze wijze creeert u inzicht in de aangegane verplichtingen per contract, maar kunt u ook snel de onderliggende verplichtingen bij een contract opvragen. Een overzicht van de door u aangemaakte contracten, vindt u terug in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Rapporten, Contracten].
Proces
Jaarbudgetten vastleggen
Ieder jaar kunt u een schatting maken van de uitgaven die u voor het volgende jaar verwacht. Dit wordt een jaarbudget genoemd. In Exact Finance kunt u uw beschikbare budget voor toekomstige uitgaven bijhouden door gebruik te maken van de functionaliteit 'Verplichtingen'. Het beschikbare budget is gelijk aan het jaarbudget min de gerealiseerde uitgaven en de verplichtingen. Naast deze functies biedt de module Exact Budget uitgebreide mogelijkheden om uw budgetten nauwkeurig bij te houden en werkelijke uitgaven te vergelijken met de opgestelde budgetten. In Exact Finance kunt u voor ieder jaar een jaarbudget aanmaken in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Onderhoud, Jaarbudgetten]. Jaarbudgetten kunnen worden gemaakt per grootboekrekening in combinatie met kostenplaats en kostendrager. Met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Rapporten] kunt u een overzicht van het jaarbudget en het beschikbare budget genereren. Met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Onderhoud, Verwijderen jaarbudgetten] kunt u een jaarbudget verwijderen.
Verplichtingen boeken
Verplichtingen boekt u in met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Invoer]. Als u een verplichting afboekt, kunt u maximaal het bedrag van de verplichting inboeken. Als u creditfacturen inboekt en daarmee ook de verplichting wenst te crediteren, kunt u een negatief verplichtingenbedrag invoeren. Dit negatieve bedrag kan nooit hoger zijn dan het reeds afgeboekte verplichtsbedrag (geboekte kosten en correcties).
Verplichtingen controleren
Controleer uw geboekte verplichtingen met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Verslag]. Bij geconstateerde fouten wijzigt u de verplichtingenboeking in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Invoer].
Verplichtingen verwerken
Om de verplichtingen daadwerkelijk met een inkoopfactuur in Exact Purchase of met een inkoopboeking in Exact Finance te kunnen afboeken, is het noodzakelijk dat u de verplichting verwerkt in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Management, Verwerken]. Door de verplichting te verwerken maakt u de verplichting definitief. Wijzigen is alleen mogelijk door de wijzigingen als verplichtingboekingen aan te maken op het bestaande/verwerkte verplichtingennummer.
Verplichtingen afboeken met inkoopfacturen/inkoopboekingen (Exact Purchase/Exact Finance)
Nadat u verplichtingen hebt ingevoerd en verwerkt, kunt u ze afboeken in uw financiële administratie. Dit kan door een inkoopfactuur in Exact Purchase in te boeken via [Purchase: Processen, Inkoopfacturen, Inkoopfacturen invoeren] of door een inkoopboeking vast te leggen in [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek]. Bij het afboeken van de verplichting kiest u een verplichtingnummer en het nummer van de verplichtingregel om de verplichting af te boeken. Vervolgens geeft u de hoogte van het bedrag (verplichtingbedrag vreemde valuta) in waarmee u de verplichting wenst af te boeken. Tevens geeft u het eventuele correctiebedrag in waarmee u het totaal openstaande verplichtingbedrag verder wenst te corrigeren in geval het factuurbedrag lager of hoger is dan het verwachte bedrag (Correctiebedrag verplichting). Zodra u een verplichtingregel heeft geselecteerd, worden de in de verplichting vastgelegde waarden (bijvoorbeeld: grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, projectinformatie of dimensies) doorgekopieerd naar de factuurregel. Zodra u een inkoopfactuur/inkoopboeking heeft aangemaakt, wordt de waarde van de verplichting na boeken aangepast. Bij verwerking van de boeking wordt de waarde van de verplichting na verwerken aangepast.
Bestaande verwerkte verplichtingen muteren
In situaties waarbij een bestaande verwerkte verplichting dient te worden gewijzigd, maakt u gebruik van [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Invoer] om de verplichting op te boeken of af te boeken. U maakt een verplichtingenboeking op het bestaande verwerkte verplichtingennummer en boekt de gewenste wijzigingen in. U kunt een nieuwe boekingsregel toevoegen aan het verplichtingennummer, u kunt ook in een bestaande verplichtingregel het bedrag van de wijziging invoeren door het veld bedrag te vullen. U ziet in dit laatste geval dat het totale bedrag van de verplichtingregel wordt opgehoogd/verlaagd met het ingegeven bedrag. Controleer de resulterende verplichtingsboekingen en verwerk deze vervolgens.
Ondersteunende functies
Verwijder verplichtingenboekingen
Nog niet verwerkte verplichtingen kunt u per verplichtingregel met meerdere tegelijkertijd verwijderen in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Verwijderen].
Blokkeren verplichtingen
U kunt zowel verplichtingenboekingen als verplichtingmutaties (verwerkte verplichtingboekingen) blokkeren. Geblokkeerde verplichtingboekingen kunnen niet worden verwerkt. Als u verwerkte verplichtingen blokkeert, kunnen deze verplichtingen niet worden afgeboekt in het inkoopboek. U kunt uw verplichtingen per verplichtingregel blokkeren. Uw verplichtingen blokkeert u met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Management, Blokkeren].
Openstaande saldi doorschuiven
Het kan voorkomen dat aan het einde van het jaar het budget niet geheel is gebruikt, omdat er nog facturen voor verplichtingen worden verwacht. Met andere woorden, aan het einde van het jaar heeft u nog saldo op de verplichting openstaan. Om toch het boekjaar te kunnen afsluiten en bij het afboeken van de verwachte facturen gebruik te kunnen maken van het resterende verplichtingbedrag, kunt u openstaande saldi doorschuiven naar een volgend boekjaar. Openstaande saldi kunt u naar een volgend jaar doorschuiven met de functie [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Management, Saldi naar volgend jaar]. Bij de opdracht om de saldi door te schuiven, worden er verplichtingboekingen aangemaakt. De afboekingen krijgen automatisch de omschrijving 'Transport saldo' en de opboekingen 'Saldo vorig jaar'. Controleer uw geboekte verplichtingen met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Overzicht]. Verwerk de verplichtingboekingen met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Management, Verwerken].
Kopiëren verplichtingen naar nieuw jaar
Selecteer met [Finance: Grootboek, Verplichtingen, Management, Kopieer naar nieuw jaar] de verwerkte of onverwerkte verplichtingregels die u wenst te kopiëren onder een nieuw verplichtingnummer naar een door u aangegeven jaar. De gekopieerde verplichtingregels kunt u bewerken in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Boeken, Invoer]. Controleer uw geboekte verplichtingen met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Overzicht]. Verwerk de verplichtingboekingen met [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Management, Verwerken].
Informatie
Rapporten welke inzicht geven in uw verplichtingen administratie maakt u in [Finance: Crediteuren, Verplichtingen, Overzicht]. De crediteurenadministratie heeft middels [Finance: Crediteuren, Telefoonselectie] direct inzicht in alle lopende zaken en gegevens van een specifieke leverancier. Zo kan middels de telefoonselectie ook direct inzicht worden verkregen in de op deze leverancier betrekking hebbende verplichtingen.
Een continue inzicht in de vrije budgetruimte (Budget - Verplichtingen - Realisatie) verkrijgt u door gebruik te maken van flexibele balansoverzichten. Zie [Finance: Grootboek, Balansen]. Ook kan de Excel Add-in voor dit doel worden ingezet.
Exact Financials Enterprise > Finance > Verplichtingen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
17.673.713 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
17-07-2015 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |