De periode-datumtabel aanmaken en onderhouden

Boekjaar

Geef het boekjaar op waarvoor u de periode-datumtabel wilt aanmaken.

Kolommen

Bij het aanmaken van een periode-datumtabel voor een boekjaar zijn de kolommen leeg. U kunt er zelf de gewenste gegevens handmatig invullen, of u kunt gebruik maken van de knop 'Genereren'. Voor meer informatie over het genereren, zie de sectie 'De periode-datumtabel genereren' verderop in dit document.
U dient er op te letten dat er geen gaten ontstaan tussen de einddatum van een periode en de begindatum van de volgende periode.

Periode

In deze kolom wordt het periode nummer getoond. U kunt dit niet aanpassen.

Begindatum

In deze kolom kunt u de begindatum van de periode opgeven.

Einddatum

In deze kolom kunt u de einddatum van de periode opgeven.

Afgesloten

Deze kolom is alleen gevuld bij het bewerken van een periode-datumtabel. In deze kolom wordt het aantal dagboeken getoond waarvoor de periode is gesloten. U kunt op de hyperlink van het getal klikken om te kijken welke dagboeken dit zijn en om de dagboeken te openen. Voor meer informatie, zie de sectie 'Perioden sluiten of openen' verderop in dit document.

Open

Deze kolom is alleen gevuld bij het bewerken van een periode-datumtabel. In deze kolom wordt het aantal dagboeken getoond waarvoor de periode is geopend. U kunt op de hyperlink van het getal klikken om te kijken welke dagboeken dit zijn en om de dagboeken te sluiten. Voor meer informatie, zie de sectie 'Perioden sluiten of openen' verderop in dit document.

Log

Met deze knop kan per jaar/periode gekeken worden welke gebruiker de periode voor welk dagboek heeft geopend of gesloten. Wijzigingen die zijn aangebracht in de gesloten of open perioden worden hier gelogd met daarbij dagboek, de gebruiker en de datum met het tijdstip. Op deze wijze kunt u altijd zien welke gebruiker op welke datum en tijdstip een dagboek voor een bepaalde periode heeft geopend of gesloten.

Bewaren

Klik op 'Bewaren' om de wijzigingen op te slaan.

Nieuw

Hiermee maakt u een nieuw boekjaar aan.

Genereren

Wanneer u geklikt heeft op de knop 'Nieuw', is de knop 'Genereren' actief. Met deze knop kunt u gemakkelijk en snel een nieuw jaar aanmaken. Voor meer informatie, zie de sectie 'De periode-datumtabel genereren' verderop in dit document. 

Afdrukken

Met deze functie kunt u de geselecteerde periode-datumtabel afdrukken.

Sluiten

Hiermee sluit u de functie af.

In de twee rechterkolommen ziet u het aantal dagboeken dat in die periode afgesloten of geopend is. Deze waarden fungeren tevens als hyperlink; als u op een van de waarden klikt, wordt een scherm geopend waarin u de dagboeken kunt openen of sluiten voor de betreffende periode.

U ziet nu alle open of gesloten dagboeken in de geselecteerde periode. De status wordt tevens grafisch aangegeven. Met behulp van het filter bepaalt u wat u ziet: alle dagboeken, de afgesloten dagboeken of  (zoals hier) de open dagboeken. Tevens heeft u de mogelijkheid om te filteren op dagboektype. U kunt nu de dagboeken selecteren waarvan u de status wilt veranderen. Dit kan per dagboek, of door de CTRL-toets ingedrukt te houden, voor meerdere dagboeken. Door in de linkerbovenhoek te klikken, selecteert u alle getoonde dagboeken tegelijk. Al naar gelang de status is de knop 'Periode afsluiten' of 'Heropenen' actief. Hiermee opent of sluit u de perioden.

Wanneer u beschikt over E-Elektronisch bankieren en u wilt een periode sluiten waarin nog niet toegewezen betalingen/ontvangsten staan, zal het systeem komen met een melding dat u niet toegewezen betalingen/ontvangsten kunt toewijzen aan de onbekende debiteur/crediteur. Kiest u ervoor om dit niet te doen dan dient u de niet toegewezen betalingen eerst toe te wijzen aan een debiteur/crediteur.

Tevens vindt er bij het afsluiten vindt er een controle plaats op niet verwerkte boekingen en niet gefiatteerde uurboekingen. De periode kan niet gesloten worden totdat de boekingen zijn verwerkt en/of de uurboekingen gefiatteerd.

Als u klaar bent met het beheer, klikt u op 'Terug' om terug te keren naar het overzicht.

Boekjaar ineens afsluiten

Naast de mogelijkheid om per dagboek en per periode uw perioden te sluiten, en deze daarmee te blokkeren voor boeken, kunt u ook een volledig boekjaar ineens afsluiten, vanuit het overzichtsscherm van uw periode-datumtabel. Hier heeft u eveneens de mogelijkheid een geheel boekjaar te heropenen. U kunt hier de knoppen 'Perioden heropen' en 'Perioden sluiten' voor gebruiken. Daarmee worden alle dagboeken en perioden ineens gesloten of heropend.

U kunt een nieuw jaar aanmaken door 'Nieuw' te kiezen. Bij het aanmaken van een periode-datumtabel voor een boekjaar zijn de kolommen leeg. U kunt er zelf de gewenste gegevens handmatig invullen, of u kunt gebruik maken van de knop 'Genereren'.

Onder aan dit scherm vindt u de knop 'Genereren'. Hiermee kunt u gemakkelijk en snel een nieuw jaar aanmaken. U krijgt daarbij een scherm met de volgende velden:

Financiële perioden als maanden definiëren

Bij deze keuze (die alleen beschikbaar is als u met twaalf perioden werkt) worden de perioden gelijk gesteld aan de maanden van het jaar. U kunt zelf aangeven welke maand de eerste maand van het boekjaar moet zijn. In bovenstaand voorbeeld is dat januari.

Perioden verdelen over datumtraject

Deze keuze biedt u de mogelijkheid om het aantal perioden dat u heeft ingesteld, evenredig te verdelen over het jaar. U geeft zelf de begin- en einddatum in.

Kopiëren

Deze functie geeft u de mogelijkheid de gegevens van een bestaand jaar te kopiëren.

Kalenderjaar

Dit veld toont het jaar waarvoor de u de periode-datum tabel aanmaakt.

Vanaf maand

Dit veld toont de begin maand van het jaar waarvoor de u de periode-datum tabel aanmaakt.

Aantal maanden

In dit veld kunt u aangeven uit hoeveel perioden het financiële boekjaar dient te bestaan.
Voorbeeld: u heeft een financieel boekjaar 2006 dat bestaat uit 12 perioden, januari t/m december. Bij het aanmaken van een nieuw financieel boekjaar 2007 geeft u aan dat dit uit 14 perioden bestaat. Het nieuw aangemaakt financiële boekjaar zal nu uit 14 perioden bestaan. De eerste 12 perioden zijn de maanden januari t/m december uit 2007, en periode 13 en 14 zijn januari en februari uit 2008.

Nadat u de tabel heeft aangemaakt via deze functie, kunt u de tabel alsnog wijzigen. Daarna kunt u de gegevens bewaren. Als u kiest voor 'Bewaren' krijgt u twee opties:

• Genereren: X jaren (voor); X jaren (na). Met deze optie kunt u direct meerdere boekjaren aanmaken. Op deze manier hoeft u dus niet ieder boekjaar handmatig aan te maken. Als u dit wel wilt, vinkt u deze optie uit. U kunt zelf aangeven hoeveel boekjaren u voor en na het nieuwe boekjaar wilt aanmaken. De nieuwe boekjaren worden aangemaakt op basis van het aantal perioden dat u heeft gedefinieerd bij de instellingen.
• Perioden sluiten. Met deze optie worden alle perioden voor alle dagboeken afgesloten. Dit is vooral handig als u gebruik maakt van het sluiten van perioden, zodat geen boekingen verwerkt kunnen worden. De consequentie is dat u periodiek periodes moet openen voordat u boekingen kunt verwerken. Als u ervoor kiest om standaard alle perioden open te zetten en als een periode is afgerond deze te sluiten, kunt u beter deze optie uitvinken.

Na het bepalen van deze twee opties kiest u voor 'OK' en wordt het boekjaar (of meerdere) aangemaakt.