Exact AEC - Boekingen Financieel - Boekjaren wissen
In de module Boekingen Financieel is in het menu bestand een optie 'Beheer' toegevoegd. Deze optie is alleen zichtbaar bij de gebruiker Beheerder of een gebruiker die hiertoe expliciet geautoriseerd is via de module Toegang. Hiervoor is het toegangsrecht 'Wissen boekjaren' aan de module Boekingen Financieel toegevoegd.
Indien u niet beschikt over een licentie voor de module Boekingen Financieel dan wordt deze optie getoond in de module Boekingen.
De menu-optie 'Beheer' bevat een submenu genaamd 'Boekjaren wissen'.
Deze optie toont een dialoogvenster waarin een boekjaar geselecteerd kan worden dat gebruikt zal worden om financiële gegevens (zie verderop) tot en met dat boekjaar te wissen.
Er kunnen boekjaren geselecteerd worden die in z’n geheel ouder dan 7 jaar zijn. In 2018 bijvoorbeeld kan als hoogste boekjaar 2010 geselecteerd worden.
Het dialoogvenster bevat twee opties:
Alleen controle uitvoeren
Bij deze optie wordt er een controle uitgevoerd op de volgende punten:
- Een boekjaar kan alleen gewist worden als er in de huidige
administratie financiële periodes voor het huidige boekjaar aangemaakt zijn.
- Een boekjaar kan alleen gewist worden als projecten met OHW, termijnen of eenheidsprijzen
waarop geboekt of gefactureerd is in de te wissen boekjaren uren minimaal de
status Financieel afgesloten hebben.
Deze controles worden ook automatisch uitgevoerd voor
het de definitief wissen.
Definitief wissen
Geeft aan dat de geselecteerde boekjaren in de huidige administratie definitief gewist dienen te worden. Deze optie geeft bij Ok de vraag 'Wilt u de boekingen en gerelateerde gegevens t/m boekjaar xxxx definitief wissen?'. De optie 'Wissen boekjaren' wist van de huidige administratie de
financiële gegevens t/m het opgegeven boekjaar.
In de volgende tabellen worden rijen gewist:
- Boekingen
- Werkbriefverbruik
- Termijnen
- Productiebonnen en bijbehorende productiebonregels
- Inkoopfacturen met bijbehorende accordering
- Facturen met bijbehorende factuurregels
- Dagboekkopregels
- Materieelbonnentoeslagen
- Meerijdersboekingen
- Journaalposten
Aandachtspunten en bijzonderheden
Boekingen
Boekingen kennen een kosten- en een opbrengstzijde met ieder
een boekjaar. Deze boekjaren hoeven niet identiek te zijn. Bij een regieproject
kan het boekjaar van de opbrengstzijde recenter zijn dan de te wissen boekjaren
terwijl de kostenzijde in de te wissen boekjaren valt. In dat geval wordt de boeking
niet gewist. In plaats daarvan wordt de kostenzijde leeggemaakt.
Projecten
Als alle boekingen en facturen onder een project gewist
zijn, wil dit nog niet zeggen dat het project gewist kan worden. Aan een project
kunnen deelprojecten, projectbewakingen, inkoopcontracten, offertes,
calculaties etc. gekoppeld zijn, waardoor het wissen van het project pas
mogelijk is als gekoppelde gegevens gewist of losgekoppeld zijn.
Termijnen
Termijnen die gekoppeld zijn aan factuur uit een te wissen
boekjaar worden gewist en het bedrag wordt bij de Eindtermijn opgeteld.
Materieelbonnen, allocaties en toeslagen.
Materieelbontoeslagen die geboekt zijn in een te wissen
boekjaar worden gewist.
Documenten
Factuurdocumenten van gewiste inkoop- en verkoopfactuur
documenten worden omgezet naar documentstatus Verwijderen. Onder
factuurdocumenten wordt verstaan:
- Documenten die gekoppeld zijn aan tabel Facturen. Dit zijn
alle documenten uit het tabblad Documenten op de factuurkaart, de factuurbijlagen
en de PDF en de XML van de digitale factuur.
- Het document dat gekoppeld is aan tabel Inkoopfacturen en de
gekoppelde documenten van deze factuur. Dit zijn PDF en XML van de digitale
inkoopfactuur en de bijlagen ervan.
Servicebonnen, verbruiksregels en voorcalculatie
Verbruiksregels die geboekt zijn in een te wissen boekjaar
worden gewist.
Inkoopcontracten en inkoopcontractregels
De inkoopcontractstatus wordt gewijzigd naar Verwijderen
indien het inkoopcontract geboekt is in de te wissen boekjaren en de
inkoopcontractstatus 'Afgehandeld' of 'Gestopt' is en er geen boekingen op het
inkoopcontract plaatsgevonden hebben na het te wissen boekjaar.
Materieelbontoeslagen
Eventueel gekoppelde meerijdersinvoer en
materieelbontoeslagen worden hierbij ook gewist.
Meerijders
Meerijdersboekingen gekoppeld aan boekingen in een te wissen
boekjaar worden ook gewist.
Intercompany
Ingeval van intercompany kunnen boekstukken boekingen
bevatten voor verschillende administraties. Aangezien de functionaliteit van
wissen per boekjaar per administratie uitgevoerd wordt, kan het hierdoor
voorkomen dat bepaalde boekstukken niet volledige gewist kunnen worden. Gevolg
daarvan kan zijn dat er nog inkoopfacturen of dagboekkopregels blijven bestaan
in de administratie in de geselecteerde boekjaren.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
Know how |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
28.389.167 |
| Assortment: |
Exact AEC Modular
|
Date: |
24-03-2020 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |