One moment please...
 

Startpagina Eindejaarsverwerking in Exact Financials

Het einde is weer in zicht, tijd om die laatste sprint te trekken. Hieronder leest u hoe u de eindejaarsverwerking in Exact Financials kunt verwerken.


Binnen Exact Financials is het mogelijk om met meerdere boekjaren te werken. Een nieuw boekjaar kan op de volgende manier gecreeerd worden in het Finance menu; onder 'Bestand - Financieel beheer - Openen boekjaren'. Hier kan indien gewenst meteen een beginbalans geprint worden. Tijdens het openen van het nieuwe jaar worden de Verlies en Winst rekeningen op 0 gesteld. Het saldo hiervan wordt geboekt naar de rekening 'winst lopend jaar' uit de grootboekkoppelingen. Voor de balansrekeningen wordt een begin-mutatie aangemaakt in periode 0 van het volgende jaar.

Zowel voor als na deze jaarovergang zijn er enkele punten waar u rekening mee kunt houden. Ik ga bij de beschrijving van deze aandachtspunten uit van de overgang van het ene naar het andere jaar.

Er wordt een beginbalans aangemaakt voor het nieuwe jaar 2***. Dit heeft als gevolg dat voor iedere boeking die in een oud jaar gedaan wordt een correctie nodig is op deze beginbalans. Om dit te bewerkstelligen wordt er bij het verwerken van boekingen uit het oude jaar naast de gewone mutaties, een 'transitorische mutatie' aangemaakt. Deze mutatie komt op de grootboekkaarten van de betreffende rekening naar voren in periode 0 van het nieuwe jaar. Om 'vervuiling' van uw database te voorkomen is aan te bevelen om zoveel mogelijk boekingen van het oude jaar te verwerken voordat u het nieuwe jaar opent.

Vanaf versie 3.15 is het mogelijk om gebruik te maken van een dynamische beginbalans in Exact Financials. Deze functionaliteit is beschikbaar in combinatie met de module Exact Finance Enterprise Edition. Klik op de link "Openingsbalans dynamisch bijgewerkt bij boeken in lagere boekjaren" voor meer informatie hieromtrent.

Vaak wordt er tijdelijk in twee boekjaren gewerkt. Om te voorkomen dat in een verkeerd boekjaar geboekt wordt, kunnen periodes geblokkeerd worden. Hierbij kan met name gedacht worden aan de eerste perioden van het oude jaar en de laatste periode in het nieuwe jaar. Daar moeten (waarschijnlijk) de minste boekingen gemaakt worden, maar bestaat wel de grootste kans op het boeking in deze (foute) perioden. Openen en afsluiten van periode kunt u vinden in het Finance menu, onder 'Bestand - Financieel beheer - Sluiten/heropenen periodes'.

Al eerder zijn de transistorische mutaties genoemd. Deze worden bij iedere verwerking in een oud boekjaar aangemaakt. Een instelling binnen Exact Finance bepaald of deze mutaties ook afgedrukt moeten worden op het verwerkingsverslag. Deze instelling is aan te passen/ te bekijken in het Finance menu, onder; 'Bestand - Administratie instellingen - Financiele instellingen', op het tabblad 'Verwerk'.

Na de jaarovergang zullen verschillende nummers binnen Exact Financials veranderd zijn. Hierbij kan gedacht worden aan de boekstuknummers. In het Finance menu, onder 'Grootboek - Stamgegevens- Onderhoud - Dagboeken' kunt u zelf het eerstvolgende vrije boekstuknummer bepalen. Na de jaarovergang komt daar 1 te staan, voor de duidelijkheid in uw administratie kunt u zelf een nummering beginnen.

Hetzelfde geldt als u met de factuurmodule werkt, voor de factuurnummering. In het Invoice menu, onder 'Bestand - Administratie instellingen - Onderhoud nummers' kan het eerst volgende factuurnummer bepaald worden.

Indien u gebruikt maakt van de periode-datum controle, is het ook nodig deze voor het nieuwe jaar aan te maken. Dit kunt u doen in het Finance menu, onder 'Bestand - Administratie instellingen - Periode datumtabel - Onderhoud periode datumtabel'. Hier kunt u de periodes die u bij uw financiele instellingen definieerd, verdelen over datum trajecten.

Een laatste punt is het standaard boekjaar. Op het moment dat u meer in het nieuwe jaar dan in het oude jaar bezig bent, kunt u het standaard jaar veranderen naar het nieuwe jaar. Dit kunt u bij uw financiele instellingen aanpassen, die kunt u vinden in het Finance menu, onder 'Bestand - Administratie instellingen - Financiele instellingen'.