Issue
BTW aangifte, algemene tips en trucs, tevens uitleg over Nederlandse functionaliteit
Dit document beschrijft de BTW afhandeling van Exact Financials C/S. Tevens vindt u redenen waarom een BTW aangifte niet de juiste gegevens toont. Als laatste vind u een beschrijving van de Nederlandse aangifte vakken.
Solution
De BTW-aangifte (Pad: GBBA) en de ICT-aangifte (Pad: GBBI)
Het uitdraaien van een BTW aangifte vergt enige voorbereiding ten aanzien van het ingeven van de stamgegevens. Als eerste dient u er zeker van te zijn dat u BTW in deze administratie gebruikt. Dit kunt u vinden in de algemene financiele instellingen, pad BIF. Op het tabblad BTW vind u de instellingen. Daarna moet u de juiste BTW codes aanleggen, de BTW transactievakken eventueel aanpassen en vervolgens de transactiecodes aan de vakken koppelen.
Het koppelen van de transactievakken is nodig om de juiste BTW codes te linken met de Nederlandse BTW aangifte vakken. Aan bijvoorbeeld vak 1A dient u de BTW codes van 17,5% en niet die van 6%. Een uitgebreide beschrijving welke codes aan welke vakken gekoppeld moeten worden vind u onderaan dit document. Dit dient voor iedere administratie apart te gebeuren aangezien de BTW codes administratie onafhankelijk zijn. Het koppen van de vakken doet u in het pad GBSOK. Deze transactievakken zelf zijn door Exact aangeleverd en zijn administratie onafhankelijk. U kunt bij onderhouden van de transactievakken (pad: GBSOA) opgeven of een transactievak opvraagbaar bij de aangifte moet zijn of dat u deze door het pakket wilt laten genereren. Wij raden u aan om het opvragen van de vakken niet te wijzigen. Als u de vakken koppelt zoals hieronder beschreven staat, krijgt u een correcte aangifte.
Het onderhouden van de BTW transactie codes wordt gedaan in het Pad: GBSOC. Aan de codes die gebruikt worden bij intracommunautaire leveringen dient u een landcode te koppelen. De landcode die hier gebruikt wordt, dient bij de ICT aangifte nogmaals ingegeven te worden. Hierdoor worden alle transacties die gemaakt worden voor een land samengevoegd.
U dient de CBS/BTW landen (Pad: TOO) te koppelen aan de landentabel in de Exact programmatuur (Pad: TOL). Tevens dient u, als u met vreemde valuta werkt, officiele (BTW) wisselkoersen in te geven (Pad: GVOK) die gebruikt worden voor de omrekening. Bij de aangifte kunt u ook aangeven dat niet de officiele wisselkoersen gebruikt moeten worden maar in plaats daarvan de koersen die bij het maken van de boeking zijn ingegeven. Dit mag gedaan worden als de officiele koersen niet noemenswaardig afwijken van de ingegeven wisselkoersen.
Een speciaal geval is BTW code 0. Deze BTW code is altijd in iedere administratie aanwezig aangezien deze bij het creëren van de administratie wordt aangemaakt. Wordt er geboekt met deze BTW code wil dat zeggen "geen BTW" en worden de bijbehorende regels niet in de BTW historie weggeschreven.
BTW boekingen
Elke boeking waar een BTW-code wordt gebruikt, komt op de BTW-aangifte te staan. Om te bepalen of deze als 'te vorderen BTW' of als 'te betalen BTW' wordt geboekt, wordt er gekeken naar het dagboek waarin geboekt is.
Hieronder kunt u zien hoe dit bepaald wordt:
Dagboek:
Inkoop: Te vorderen BTW
Verkoop: Af te dragen BTW
Kas/Bank/Giro: Afhankelijk van het type rekening waarop geboekt wordt
Type rekening:
Kosten: Te vorderen BTW
Omzet: Af te dragen BTW
Neutraal: Afhankelijk van het bedrag
Bedrag:
Positief: Te vorderen BTW
Negatief: Af te dragen BTW
Omdat het niet mogelijk is om in het memoriaalboek met BTW-codes te boeken komen deze boekingen dus ook NIET op de BTW-aangifte te staan. Daarom wordt het aanbevolen om creditnota's zoveel mogelijk in het in- en verkoopboek te boeken zodat de juiste BTW correcties kunnen plaatsvinden.
BTW overzicht
Om de BTW aangifte te controleren kunt u een overzicht opvragen van de BTW historie.
Dit kunt u doen via Pad: GBVB. Dit overzicht kan opgevraagd worden per BTW-code van alle inkoop- en verkooptransacties ( of beide ) die met deze code geboekt en verwerkt zijn.
Indien men het veld ' verdichten ' aanvinkt krijgt u alleen een totaal per code per Inkoop en/of Verkoop.
U kunt dit overzicht gebruiken om deze met de omzetgrootboekrekeningen te vergelijken. Indien u consequent met BTW-codes heeft geboekt moet het totaal van alle omzetgrootboekrekeningen gelijk zijn aan het Grondslag-bedrag van de omzetten hoog en laag.Belangrijk hierbij is dat u beide overzichten opvraagt over dezelfde periode.
Indien deze afwijkt kunnen er verschillende oorzaken zijn:
Niet alle omzetgrootboekrekeningen zijn meegenomen in de vergelijking
Er is in het bankboek positief geboekt op een neutrale rekening. Deze transactie wordt door de programmatuur afgehandeld als een omzet boeking ,maar zal in het overzicht van de omzetgrootboekrekening ontbreken.
De boekingen zijn ingevoerd zonder BTW code. ( bijv. boeking in een memoriaaldagboek, dit betreft niet de boekingen op BTW code 0)
De koersen kunnen afwijken. Indien er boekingen in vreemde valuta's zijn gemaakt, worden daar koersen voor gebruikt. Het overzicht op basis van BTW hisotry print verschillende kolomen uit, waarbij de bedragen getoond worden op basis van de oorspronkelijke koers en op basis van de officiële BTW wisselkoers. Dit kan afwijken van het overzicht van de grootboekkaarten.
BTW aangifte
Nadat alle gegevens gecontroleerd zijn van de BTW gegevens kunt u een BTW aangifte uitdraaien. Dit doet u via pad:GBBA. Indien men een aangifte voor een bepaalde periode wilt uitvoeren zal men in eerste instantie deze niet definitief afdrukken. Wat men het beste kan doen is de aangifte als proef uitdraaien en dan te vergelijken met overzicht BTW-historie. Als deze kloppen dan kan daarna de aangifte definitief afgedrukt worden. Heeft u eenmaal een bepaalde periode definitief afgedrukt, dan kunt u deze nogmaals printen door bij selektie het veld "oude listing"' aan te vinken. Indien de aangifte niet overeenkomt met het overzicht van de BTW-historie ligt de oorzaak veelal in het verkeerd of niet volledig koppelen van de transactiecodes aan de BTW-aangifte vakken
Heeft u een periode definitief afgedrukt en u wilt dan achteraf voor deze periode nog een boeking verwerken en ook meenemen in de BTW aangifte, dan moeten de volgende stappen doorgenomen worden :
Verwerk de boekingen die zijn ingevoerd voor desbetreffende periode.
Draai voor deze periode nogmaals een definitieve (nieuwe) aangifte. Op deze aangifte zullen alleen transacties staan van boekingen die bij eerste stap zijn verwerkt.
Draai nogmaals een aangifte voor deze periode en geeft bij selektie aan ' Oude listing '. Nu staan er op de aangifte de beide definitieve aangiften gesommeerd tot een aangifte.
Aangifte vakken in Nederland
Al de stamgegevens zoals de BTW codes en koppelingen zijn nodig voor de volgende vakken:
Rubriek 1: BTW binnenland: Af te dragen BTW
1 A Omzet 17,5%, BTW
1 A Omzet 17,5%, Grondslag
Inkoop/Verkoop : V of B
BTW naar u verlegd : N
Percentage : 17,5%
Opgaaf ICT : G
Landcode ICT aangifte :
Zowel de inclusieve als exclusieve BTW codes 17,5% moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
1 B Omzet 6%, BTW
1 B Omzet 6%, Grondslag
Zowel de inclusieve als exclusieve BTW codes 6% moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
1 C Omzet overige tarieven behalve 0%, BTW
1 C Omzet overige tarieven behalve 0%, Grondslag
Zowel de inclusieve als exclusieve BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
1 E Belast 0%, niet bij mij belast, Grondslag
Inkoop/Verkoop : V of B
BTW naar u verlegd : N
Percentage : 0%
De BTW codes met 0%) moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Rubriek 2: Inkoop onder binnenlandse verleggingsregeling
Onder bepaalde omstandigeheden, bijvoorbeeld onderaanneming, kunt u voor uw inkopen geen BTW in rekening gebracht krijgen. U bent dan zelf verplicht de BTW over de aankoop af te dragen. Indien dit voor u van toepassing is, dient u dat als volgt op te lossen:
2 A Heffing naar mij verlegd, BTW
2 A Heffing naar mij verlegd, Grondslag
Inkoop/Verkoop : I
BTW naar u verlegd : J
Percentage : Afhankelijk van de
betrokken goederen of diensten
Opgaaf ICT : G
Landcode ICT aangifte : -
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Rubriek 3: Export van goederen, Installatie/Televerkoop en Loonwerk
3 A Levering buiten de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Indien u voldoet aan de voorwaarden voor intracommunautaire levering, levert u de goederen met 0% BTW. Uw afnemer is verplicht om over de verwerving BTW af te dragen:
3 B IC-Levering binnen de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
De goederen die u ontvangt voor loonwerk en die u weer terugzend, dient u bij te houden in het BTW register. U ontvangt de goederen zonder faktuur, zodat u voor de ontvangst geen faktuur en BTW hoeft in te boeken. Bij terugzending van de bewerkte goederen faktureert u slechts de toegevoegde waarde en brengt u 0% BTW in rekening:
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
3 C Installatie/televerkoop in EG, Grondslag
Inkoop/Verkoop : V
BTW naar u verlegd : N
Percentage : Afhankelijk van de
diensten in betrokken land
Opgaaf ICT : G
Landcode ICT aangifte : -
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Rubriek 4: Import van goederen uit EG en Niet-EG landen
4 A Verwerving van buiten de EG, BTW
4 A Verwerving van buiten de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Alleen indien u een aparte regeling met de fiscus heeft getroffen, dan geldt het volgende:
4 A Verwerving van buiten de EG, BTW
4 A Verwerving van buiten de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
U ontvangt de goederen zonder BTW en moet zelf de BTW over de verwerving afdragen:
4 B Verwerving van binnen de EG, BTW
4 B Verwerving van binnen de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Indien u loonwerk laat verrichten in een EG land, dan dient u dat bij te houden in een BTW register. Als u de goederen met faktuurbedrag van de toegevoegde waarde terugontvangt, boekt u deze met BTW code 0%. De verwerving is identiek aan een verwerving van binnen de EG.
Rubriek 5: Totaalvakken
5 A Subtotaal
Aan dit vak zijn standaard alle verkoop gerelateerde vakken (af te dragen BTW) gekoppeld.
Aan dit vak dient u alle inkoop gerelateerde BTW transactiecodes (type I van Inkoop) positief te koppelen. Dit zijn dus ook de BTW transactiecodes van het type B (Beide) die u aan de vakken 1A, 1B en 1C heeft gekoppeld.
NB: Vergeet de vakken 4a en 4B niet!
5C Subtotaal
Dit is het totaal van vak 5A minus vak 5B en geeft het saldo van de BTW vordering/afdracht. Ook dit vak is standaard al gekoppeld.
Voorraadverplaatsingen binnen de EG
Indien u goederen van uw magazijn in Nederland overbrengt naar uw eigen magazijn in een ander EG land, dan kunt u deze transactie boeken in het BTW-Memoriaal boek (Pad: FBI) met de volgende BTW code:
3 B IC-Levering binnen de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Het nummer wat ingegeven wordt, is het nummer van uw buitenlandse filiaal.
De magazijn ontvangst in NEDERLAND boekt u met de volgende BTW code:
4 B Verwerving van binnen de EG, BTW
4 B Verwerving van binnen de EG, Grondslag
De geldende BTW codes moeten positief aan dit vak gekoppeld worden.
Ook de codes van vak 4 B dienen aan Vak 5B Totaalvak gekoppeld te worden.