Per 1 januari 2019 zal in Nederland het btw-laagpercentage wijzigen van 6% naar 9%. Deze wijziging heeft gevolgen voor uw administratie. Vanaf 1 januari dient het nieuwe btw-percentage gebruikt te worden.
Belangrijk: De gekozen methode heeft grote invloed op de integratie met andere (Exact) producten en/of administraties. Het is van belang dat u de juiste methode selecteert.
Om uw administratie en uw stamgegevens aan te passen aan deze wijziging kunt u gebruik maken van de btw-conversie.
Alles uitklappen | Alles inklappen
| 1 | 2 | 3 |
Het aanmaken van back-ups Voordat u de conversie uitvoert dient u back-ups te maken van al uw administraties. U kunt de back-up aanmaken via de back-up wizard die u kunt opstarten via het menupad ? ? Systeem ? Back-up maken/Teruglezen/Kopiëren. Wanneer u geen gebruik maakt van de back-up wizard voor het maken van een back-up kunt u het document 'Hoe kan een back-up worden gemaakt/teruggelezen via SQL Server Management Studio (Express)?' raadplegen.
Het sluiten van de administratie U dient er rekening mee te houden dat wanneer er bepaalde transacties geopend zijn deze NIET worden meegenomen bij de conversie. Wanneer u bijvoorbeeld een bestelling geopend heeft worden de gegevens in deze bestelling niet meegenomen. Het is dus van belang dat alle gebruikers alle andere schermen gesloten hebben.
Geschikt moment kiezen Gezien het bovenstaande is aan te raden om de btw conversie op te starten buiten kantooruren. Maar ook omdat afhankelijk van de grootte van uw administratie, de conversie geruime tijd in beslag kan nemen.
Selecteer de juiste conversie methode Er zijn twee conversie methodes beschikbaar:
Het is afhankelijk van uw situatie en licentiesamenstelling en integratie met andere (Exact) producten welke van deze methodes u dient toe te passen. Voor meer informatie over deze twee methodes en de situaties waarop welke methode van toepassing is kunt u het volgende document raadplegen: Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Globe Next.
Let op: De gekozen methode heeft grote invloed op de integratie met andere (Exact) producten en/of administraties. Het is van belang dat u de juiste methode selecteert.
Nadat u de voorbereidende handelingen heeft uitgevoerd kunt u de conversie uitvoeren.
Converteer BTW percentage In dit scherm ziet u aan de linkerzijde van het scherm de gegevens van uw oorspronkelijke btw-code (in dit voorbeeld btw-code 14 met een percentage van 6%). Aan de rechterzijde ziet u de gegevens van de nieuwe btw-code. U vult hier de gegevens voor de nieuwe btw-code in. Vernummer BTW code naar: Hier vult u de nieuwe nog niet bestaande code in die u na de conversie wilt gebruiken voor de oorspronkelijke btw-code van 6%. Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving voor de nieuwe btw-code van 9% op. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast. BTW %: Dit betreft het nieuwe btw-percentage. Aangezien de btw wordt verhoogt naar 9% vult u hier in: 9 BTW % omschrijving: In dit veld kunt u een omschrijving van het percentage voor rapportages en lay-outdoeleinden opgeven. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast. Voor bepaalde transacties zoals bijvoorbeeld de grootboekmutaties mag het percentage niet worden gewijzigd. Om deze reden dient de btw-code van 6% dan ook in uw administratie aanwezig te blijven. Om ervoor te zorgen dat u na de conversie kunt blijven boeken met de btw-codes waaraan u gewent bent kunt u hier een nieuwe code opgeven voor de 6%-code. Na de conversie kunt u dan blijven boeken met de bekende btw-code waarbij dan het percentage van 9% in plaats van 6% wordt gebruikt. De historische transacties bevatten na de conversie nog steeds een btw-code van 6%, alleen heeft deze btw-code de nieuwe code die u hier opgeeft. Omdat in de historische transacties alleen de code wijzigt en niet het percentage heeft dit geen gevolgen voor uw historische boekingen of btw-aangiftes. Gebruik een nieuwe BTW code: In dit scherm ziet u aan de linkerzijde van het scherm de gegevens van uw oorspronkelijke btw-code (in dit voorbeeld btw-code 14 met een percentage van 6%). Aan de rechterzijde ziet u de gegevens van de nieuwe btw-code. U vult hier de gegevens voor de nieuwe btw-code in. BTW code: Wanneer u reeds een 9% btw-code heeft aangemaakt kunt u deze code hier selecteren. U kunt alleen een btw-code selecteren waarvan het Soort mutatie (beide, inkoop, of verkoop) en het BTW-type (inclusief of exclusief) overeen komt met de btw-code waarvoor u de conversie uitvoert. Wanneer u nog geen 9% btw-code heeft aangemaakt kunt u hier een nieuwe nog niet bestaande code opgeven die u na de conversie wilt gebruiken voor de btw-code van 9%. Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving voor de nieuwe btw-code van 9% op. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast. BTW %: Dit betreft het nieuwe btw-percentage. Aangezien de btw wordt verhoogt naar 9% vult u hier in: 9 BTW % omschrijving: In dit veld kunt u een omschrijving van het percentage voor rapportages en lay-outdoeleinden opgeven. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast. Voor bepaalde transacties zoals bijvoorbeeld de grootboekmutaties mag het percentage niet worden gewijzigd. Om deze reden dient de btw-code van 6% dan ook in uw administratie aanwezig te blijven. Om ervoor te zorgen dat u na de conversie kunt boeken met 9% btw maakt de conversie een nieuwe btw-code van 9% aan.
In dit scherm ziet u aan de linkerzijde van het scherm de gegevens van uw oorspronkelijke btw-code (in dit voorbeeld btw-code 14 met een percentage van 6%). Aan de rechterzijde ziet u de gegevens van de nieuwe btw-code. U vult hier de gegevens voor de nieuwe btw-code in.
Vernummer BTW code naar: Hier vult u de nieuwe nog niet bestaande code in die u na de conversie wilt gebruiken voor de oorspronkelijke btw-code van 6%.
Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving voor de nieuwe btw-code van 9% op. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast.
BTW %: Dit betreft het nieuwe btw-percentage. Aangezien de btw wordt verhoogt naar 9% vult u hier in: 9
BTW % omschrijving: In dit veld kunt u een omschrijving van het percentage voor rapportages en lay-outdoeleinden opgeven. Vaak is deze omschrijving hetzelfde als die van de oorspronkelijke btw-code waarbij u alleen het percentage in de omschrijving aanpast.
Voor bepaalde transacties zoals bijvoorbeeld de grootboekmutaties mag het percentage niet worden gewijzigd. Om deze reden dient de btw-code van 6% dan ook in uw administratie aanwezig te blijven. Om ervoor te zorgen dat u na de conversie kunt blijven boeken met de btw-codes waaraan u gewent bent kunt u hier een nieuwe code opgeven voor de 6%-code. Na de conversie kunt u dan blijven boeken met de bekende btw-code waarbij dan het percentage van 9% in plaats van 6% wordt gebruikt. De historische transacties bevatten na de conversie nog steeds een btw-code van 6%, alleen heeft deze btw-code de nieuwe code die u hier opgeeft. Omdat in de historische transacties alleen de code wijzigt en niet het percentage heeft dit geen gevolgen voor uw historische boekingen of btw-aangiftes.
BTW code: Wanneer u reeds een 9% btw-code heeft aangemaakt kunt u deze code hier selecteren. U kunt alleen een btw-code selecteren waarvan het Soort mutatie (beide, inkoop, of verkoop) en het BTW-type (inclusief of exclusief) overeen komt met de btw-code waarvoor u de conversie uitvoert. Wanneer u nog geen 9% btw-code heeft aangemaakt kunt u hier een nieuwe nog niet bestaande code opgeven die u na de conversie wilt gebruiken voor de btw-code van 9%.
Voor bepaalde transacties zoals bijvoorbeeld de grootboekmutaties mag het percentage niet worden gewijzigd. Om deze reden dient de btw-code van 6% dan ook in uw administratie aanwezig te blijven. Om ervoor te zorgen dat u na de conversie kunt boeken met 9% btw maakt de conversie een nieuwe btw-code van 9% aan.
U kunt nu zien dat de oorspronkelijke btw-code een nieuwe code heeft gekregen maar nog steeds het percentage van 6% heeft. Daarnaast heeft u een nieuwe btw-code (die dezelfde code heeft als de oorspronkelijke btw-code), maar een percentage van 9%. In het geval van bovenstaand voorbeeld heeft u nu een btw-code 914 van 6% en een btw-code 14 van 9%.
De btw-code 914 is nu aanwezig in al uw historische transacties. Omdat het percentage nog steeds 6% betreft heeft dit geen gevolgen voor uw balans en btw-aangiftes. De btw-code 14 is gekoppeld aan uw stamgegevens, en (afhankelijk van welke opties u in de sectie Toepassen van het nieuwe BTW-percentage voor heeft aangevinkt) in de verschillende openstaande logistieke transacties. Ook bij nieuwe boekingen die betrekking hebben op het nieuwe btw-percentage kunt u nu btw-code 14 gebruiken.
U kunt nu zien dat er een nieuwe btw-code is aangemaakt voor 9%. Daarnaast is de oude 6% btw-code nog steeds aanwezig in uw administratie. In het geval van bovenstaand voorbeeld is btw-code 14 met 6% btw en btw-code 15 met 9% btw aanwezig.
In uw historische transacties is nog steeds btw-code 14 aanwezig. Omdat het percentage nog steeds 6% betreft heeft dit geen gevolgen voor uw balans en btw-aangiftes. Afhankelijk van welke opties u in de secties Toepassen van het nieuwe BTW-percentage voor en Vervang BTW code in de volgende stamgegevens heeft aangevinkt is btw-code 15 nu ook gekoppeld aan uw stamgegevens en in de verschillende openstaande logistieke transacties. Bij nieuwe boekingen die betrekking hebben op het nieuwe btw-percentage kunt u nu btw-code 15 gebruiken.
De koppeling met de belastingcrediteur, grootboekrekeningen en BTW-vakken wordt overgenomen van de 6% btw-code.
Herhaal bovenstaande stappen voor alle btw-codes van 6%. (In het geval van bovenstaand voorbeeld hoeft u de stappen dus niet nogmaals te doorlopen voor btw-code 914)
Na de conversie wijzigt er niets met betrekking tot de btw-vakken die aan de 6% btw-codes zijn gekoppeld. Wanneer u na 1 januari nog steeds gebruik maakt van deze btw-code dient dit mogelijk aangegeven te worden in een ander btw-vak. Indien dit het geval is kunt u bij het onderhoud van de oude 6% btw-code de gekoppelde vakken aanpassen via het tabblad BTW-vakken. Raadpleeg de informatie van de rijksoverheid of belastingdienst voor meer informatie of dit voor uw situatie van toepassing is.
U dient de btw-conversie voor alle administraties uit te voeren.
Nadat de btw-conversie is uitgevoerd dient u nog een aantal extra zaken uit te voeren. Welke zaken dit zijn is afhankelijk van de gekozen conversie methode en uw situatie:
Verkoopprijzen en Prijslijsten: Er gebeurt niets met de prijzen of de prijzen in prijslijsten. Ook niet als u de prijzen inclusief btw gedefinieerd heeft. Het btw-deel zal in dat geval groter worden terwijl de netto opbrengst zal dalen. U kunt de prijzen en prijslijsten aanpassen. Zie hiervoor de documenten: Standaardverkoopprijzen onderhouden en Prijslijsten onderhouden via MS Excel.
Projectfacturen: Na het uitvoeren van de btw-conversie dient u een aantal aanvullende stappen uit te voeren met betrekking tot het btw-bedrag in project realisaties van voor 1 januari. In het volgende document kun u hier meer over lezen: Hoe kan ik de BTW in projectfacturen aanpassen na de btw-conversie?
Lay-outs: Wanneer u Lay-outs heeft met tekstvelden met de tekst "6%" of rekenvelden waarin een vast percentage van 6% wordt gebruikt, dan dient u deze lay-outs aan te passen. Wanneer u in de lay-outs uitsluitend de databasevelden van de btw-codes en btw-percentages heeft gebruikt is het niet noodzakelijk om deze in de lay-outs aan te passen.
De btw-conversie past het nieuwe btw-percentage NIET toe op:
Wanneer u het btw-percentage in deze transacties wilt wijzigen dient u deze transacties aan te passen.
Omschrijving van de grootboekrekeningen: Wanneer bij u de omschrijving van de grootboekrekeningen ook de tekst '6%' bevat (zoals bijvoorbeeld 'Rekening te vorderen BTW 6%') kunt u deze ook aanpassen. U gaat hiervoor naar Financieel ? Grootboek ? Grootboekrekeningschema. U selecteert de betreffende grootboekrekening en klikt op de knop Open. In het onderhoudsscherm van de grootboekrekening past u de omschrijving aan (bijvoorbeeld naar 'Rekening te vorderen BTW Laag'). Vervolgens klikt u op Bewaren en Sluiten. Deze stappen kunt u vervolgens herhalen voor de andere grootboekrekeningen waarbij de omschrijving de tekst '6%' bevat.
Btw-koppelingen ICL (Intercompany Logistics): Wanneer u werkt met ICL (Intercompany Logistics) dient u tevens via het menupad Systeem ? Logistiek ? Intercompany logistics ? ICL BTW koppeling] de btw-koppelingen in alle administraties aan te passen. Zie hiervoor het document: BTW ICL koppelingen onderhouden.
Exact Globe Next met E-POS (één administratie) In deze situatie vindt er geen uitwisseling plaats met de filialen en zijn er geen filiaal-administraties aanwezig waarin u additionele zaken hoeft uit te voeren. Exact Globe Next met E-POS (met filialen) Op de filialen is geen btw-conversie beschikbaar. U dient de btw-conversie in de administratie op het hoofdkantoor uit te voeren. Vervolgens dient u de stamgegevens uit te wisselen met de filialen zodat de gegevens op alle locaties gelijk zijn aan elkaar. Voor een uitgebreid stappenplan, zie document 23.886.325. Let op: aangezien het niet mogelijk is om in de kassa een andere btw-code te kiezen dient u de btw-conversie uit te voeren na de laatste verkoopdag in december en voor 1 januari. In dezelfde tijd zullen ook alle stamgegevens uitgewisseld moeten worden.
Exact Globe Next met Exact Synergy (geïntegreerd scenario) Na het uitvoeren van de btw-conversie met de methode Converteer BTW percentage zijn er geen additionele handelingen in Exact Synergy noodzakelijk. De wijzigingen die in Exact Globe Next zijn aangebracht zijn ook aanwezig in Exact Synergy. Exact Globe Next met Exact Synergy (geconsolideerd scenario) zonder transactie uitwisseling Na het uitvoeren van de btw-conversie met de methode Converteer BTW percentage dient u in Exact Synergy het percentage van de btw-codes aan te passen. Dit kunt u in Exact Synergy uitvoeren via het menupad Modules ? Financieel ? Onderhoud, BTW ? BTW-codes.
Exact Globe Next met Exact Synergy (geconsolideerd scenario) met transactie uitwisseling De aanvullende handelingen zijn afhankelijk van de gekozen conversie methode:
Exact Globe Next met Exact Synergy Enterprise zonder transactie uitwisseling Na het uitvoeren van de btw-conversie met de methode Converteer BTW percentage dient u in Exact Synergy het percentage van de btw-codes aan te passen. Dit kunt u in Exact Synergy Enterprise uitvoeren via het menupad Modules ? Financieel ? Inrichting ? BTW ? Belastingcodes. Exact Globe Next met Exact Synergy Enterprise met transactie uitwisseling De aanvullende handelingen zijn afhankelijk van de gekozen conversie methode:
Exact Globe Next met Exact Synergy Enterprise, met het gebruik van de Exact integratie-oplossingen (zonder transactie uitwisseling) Na het uitvoeren van de btw-conversie met de methode Converteer BTW percentage dient u in Exact Synergy het percentage van de btw-codes aan te passen. Dit kunt u in Exact Synergy Enterprise uitvoeren via het menupad Modules ? Financieel ? Inrichting ? BTW ? Belastingcodes. Exact Globe Next met uitgebreide functionaliteit Na het uitvoeren van de btw-conversie met de methode Converteer BTW percentage dient u in Exact Synergy het percentage van de btw-codes aan te passen. Dit kunt u in Exact Synergy Enterprise uitvoeren via het menupad Modules ? Financieel ? Inrichting ? BTW ? Belastingcodes.
Exact Globe Next met een koppeling naar software van een andere partij Dit is afhankelijk van de situatie en koppeling. Raadpleeg de leverancier van de externe software.