U kunt dagboeken aanmaken en onderhouden via [Systeem, Financieel, Dagboeken].
Dagboeknummer
In dit veld kunt u het dagboek een nummer geven. Dit veld is verplicht, maximaal 3 karakters.
Omschrijving
In dit veld kunt u het dagboek een omschrijving meegeven. Hierdoor is het dagboek snel te herkennen.
Afkorting
In dit veld kunt u het dagboek een afkorting geven. Dit kunt u later gebruiken als zoekcode.
Dagboektype
In dit veld dient u het dagboek een type te geven. Voor verschillende soorten transacties heeft u beschikking over verschillende typen dagboeken, namelijk
- Kas
- Bank
- Giro
- Verkoop
- Inkoop
- Memoriaal
U beschikt over de volgende tabbladen:
Tabblad Algemeen
Rekeningnummer
Selecteer hier de vaste tegenrekening van het dagboek. Elke mutatie die u in het dagboek registreert, wordt op deze rekening geboekt. De verzamelrekeningen voor debiteuren en crediteuren zijn gekoppeld aan de verkoop- en inkoopdagboeken. Het is aan te raden voor elk dagboek een aparte vaste tegenrekening te gebruiken. U heeft voor elke bankrekening een andere grootboekrekening aangemaakt en het is daarom het beste voor elk van deze grootboekrekeningen ook een ander bankboek te maken. In uw instellingen kunt u aangeven dat voor ieder dagboek een uniek grootboekrekeningnummer noodzakelijk is.
In het memoriaal wordt deze vaste tegenrekening gebruikt om, naast het debet en creditbedrag, tevens de datum en de onze referentie in evenwicht te brengen.
Wanneer u werkt met E-Kostenanalyse vindt er bij het koppelen van een grootboekrekening aan een dagboek van het type 'Bank' of 'Kas' een controle plaats. Wanneer de gekoppelde rekening is gedefinieerd als kostenplaats of kostendrager rekening, maar er is geen standaard kostenplaats of kostendrager gekoppeld wordt hierover een melding gegeven.
GB-rekening: xxxx
Verplicht: Standaardkostenplaats
Verplicht: Standaardkostendrager
Om deze melding te verhelpen dient u bij het onderhoud van die onderhoud van een grootboekrekening op het tabblad 'Tabblad Kostenplaatsen/Kostendragers' een standaard kostenplaats/kostendrager te koppelen, of u dient bij de rekening aan te geven dat het niet verplicht is om een kostenplaats of kostendrager te gebruiken.
U kunt een debiteurenrekening aan meerdere verkoopdagboeken koppelen en een crediteurenrekening aan meerdere inkoopdagboeken. Wanneer u een grootboekrekening koppelt (die reeds is gekoppeld aan verkoopdagboek of inkoopdagboek), wordt u het bewaren van het dagboek middels de volgende melding hier over geïnformeerd: "U kunt een debiteurenrekening aan meerdere verkoopdagboeken koppelen en een crediteurenrekening aan meerdere inkoopdagboeken. Bij het bewaren van het dagboek wordt u hier middels een melding over geïnformeerd. Wanneer u dit doet is het aan te raden om het eerste vrije boekstuknummer voor ieder dagboek een duidelijk herkenbare waarde mee te geven. U kunt bijvoorbeeld voor dagboek 70 het eerste boekstuknummer op 10700001 zetten en voor dagboek 71 op 10710001."
Zoals de melding aangeeft is het in dat geval aan te raden om voor ieder dagboek een unieke reeks boekstuknummers mee te geven. Op die manier zijn de transacties naderhand eenvoudiger te traceren.
Niet toegewezen
Deze rekening is van belang voor uw bank- en kasboeken. Op deze tussenrekening worden namelijk alle betalingen en ontvangsten geboekt, waaraan u (nog) geen debiteur of crediteur gekoppeld heeft. Dit is dus uw vraagpostenrekening. Als u in een bankboeking een boekingsregel invoert, zonder een debiteur/crediteur te selecteren en alleen het betaalde of ontvangen bedrag vult, wordt automatisch deze rekening voorgesteld bij de overgang naar de volgende boekingsregel. U dient hier een neutrale rekening van het type 'Balans' te selecteren.
Sectie Valuta
Valutacode
Deze valutacode wordt gebruikt bij boekingen in dit dagboek. U kunt deze velden wijzigen als u de module E-Valuta in uw licentie heeft. Zo kunt een bijvoorbeeld een USDollar-bankboek aanmaken door de valutacode USD te koppelen.
Variabele valuta
Geef aan of u tijdens het invoeren van boekingen de valuta wilt kunnen wijzigen. Ook dit veld kunt u alleen wijzigen als u de module E-Valuta gebruikt.
Variabele dagkoers
Dit veld is alleen actief als de optie 'Variabele valuta' is aangevinkt, of wanneer de valutacode van het dagboek afwijkt van de standaardvaluta van de administratie zoals u die heeft aangegeven in de algemene instellingen. De wisselkoers van elke valuta wordt ingevoerd via [Systeem, Algemeen, Landen, Wisselkoersen]. Deze koers kan bij het boeken van posten alleen worden gewijzigd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Variabele dagkoers moet zijn ingeschakeld.
- Voor elke valuta waarvoor de koers tijdens het boeken kan worden gewijzigd, moet de variabele dagkoers zijn ingeschakeld via [Systeem, Algemeen, Landen, Valutasoorten].
Sectie Opties
Automatisch verlaten
Hier kunt u instellen of de boeking automatisch moet worden afgesloten als deze in evenwicht is.
Intercompany transacties
Wanneer u een nieuw memoriaal dagboek wilt aanmaken is deze optie beschikbaar. Met deze optie kunt u aangeven of er intercompany transacties in het betreffende memoriaalboek geboekt mogen worden.
Blokkeer openstaande post
Bij het invoeren van inkoop- en verkoopboekingen ontstaan een openstaande posten. Met dit veld kunt u aangeven dat standaard deze openstaande posten worden geblokkeerd. Dit heeft als voordeel dat u nooit een onterechte inkoopfactuur betaald of een onterechte incasso verwerkt. Elke openstaande post moet namelijk worden beoordeeld voordat deze kan worden verwerkt. Nadeel van deze werkwijze is dat iedere openstaande post moet worden gedeblokkeerd voordat een openstaande post betaald kan worden of worden geïncasseerd. Openstaande posten kunt u blokkeren en deblokkeren via de knop 'Details' op bijvoorbeeld de debiteuren/crediteurenkaart of in de diverse functies binnen elektronisch bankieren. Met deze knop wordt het termijnenscherm geopend, waar u door middel van het selectievak 'Geblokkeerd' kunt aangeven of een openstaande post geblokkeerd is of niet.
Tabblad Nummer
Boekstuknummer
Elke boeking moet een boekstuknummer hebben. Het boekstuknummer is een unieke code die vaak is gebaseerd op het nummer van het boekingsdocument en dus een belangrijke aanduiding is voor de reden van een boeking. Voer het eerste boekstuknummer voor elk dagboek en elk boekjaar in. Het boekstuknummer wordt bij elke nieuwe boeking met één verhoogd. Het is aan te raden om voor ieder jaar een uniek boekstuknummer te gebruiken.
Voor het bankdagboek geldt dat wanneer er afschriften worden geïmporteerd, het systeem bij het toekennen van boekstuknummers/afschriftnummers eerst kijkt of er een afschriftnummer aanwezig is in het bankbestand. Is dit het geval dan wordt het afschriftnummer uit het bestand gebruikt. Is er in het bestand geen afschriftnummer gevuld dan wordt het eerstvolgende nummer, zoals u dat hier heeft opgegeven, gebruikt.
U dient voor ieder jaar unieke boekstuknummers te gebruiken met voorloopgetallen zoals bijvoorbeeld 9000001 voor 2009 en 10000001 voor 2010.
Verwerkingsnummer
Elke boeking die wordt verwerkt, krijgt een verwerkingsnummer dat uniek is voor het dagboek en boekjaar in kwestie. U kunt dit nummer niet wijzigen.
Wijzigen
U kunt per boekjaar met een uniek boekstuknummer laten starten. Als u bijvoorbeeld begint met boeken in 2007 naar aanleiding van de jaarovergang. Dan kunt u per dagboek aangeven, wat het eerste boekstuknummer is. U selecteert eerst de regel met het betreffende boekjaar en kiest vervolgens voor wijzigen. Hierdoor komt er een cursor in de kolom 'Boekstuknummer' te staan in het geselecteerde boekjaar. Hier kunt u vervolgens zelf het eerste boekstuknummer van dat jaar invoeren. Dit dient u voor elk dagboek afzonderlijk uit te voeren.
Nieuwe boeking: Boekstuknummer blokkeren
Wanneer u deze optie aanvinkt heeft u bij het boeken niet de mogelijkheid om het boekstuknummer in de boeking aan te passen. Door deze optie aan te vinken bent u er zeker van dat altijd het door het systeem voorgestelde boekstuknummer wordt gebruikt.
Tabblad Vreemde talen
Op dit tabblad kunt u de omschrijving in een vreemde taal definiëren. Welke talen dit zijn kunt u aangeven in de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemeen].
Tabblad Extra
Hier kunt u extra informatie toevoegen aan dagboeken door middel van vrije velden. De namen van de vrije velden kunt u zelf definiëren.
Tabblad Rechten
Hier kunt u per dagboek aangeven welke gebruikers rechten hebben op dit dagboek en de hieraan gekoppelde gegevens. Gebruikers die zijn gekoppeld aan de administrator rol hebben automatisch 'Bewerken / Onderhouden' rechten op de dagboeken. Naast de rechten op het dagboek dient de gebruiker tevens te beschikken over rechten op het betreffende menupad.
Status
Met deze optie kunt u een selectie maken op de status van de medewerkers. In de secties 'Alleen bekijken' en 'Bewerken / Onderhouden' worden vervolgens alleen de medewerkers met de hier geselecteerde status getoond. Wanneer u alle medewerkers wilt tonen ongeacht hun status selecteert u de optie '-- Alle --'.
Medewerker
Met deze optie kunt u een selectie maken op het medewerkernummer. In de secties 'Alleen bekijken' en 'Bewerken / Onderhouden' wordt alleen de medewerker met dit medewerkernummer getoond.
Kostenplaats
Met deze optie kunt u een selectie maken op een kostenplaats. In de secties 'Alleen bekijken' en 'Bewerken / Onderhouden' worden alleen de medewerkers waaraan deze kostenplaats is gekoppeld.
Volledige naam
Hier kunt u een selectie maken op de naam of een deel van de naam van de medewerkers. In de secties 'Alleen bekijken' en 'Bewerken / Onderhouden' worden alleen de medewerkers getoond waarvan de naam overeenkomt met de hier opgegeven naam.
Sectie Alleen bekijken en Bewerken / Onderhouden
In de sectie 'Alleen bekijken' worden alle gebruikers getoond, behalve de gebruikers die in de sectie 'Bewerken/Onderhouden' worden getoond. Gebruikers in deze sectie hebben rechten om de dagboeken, de financiële boekingen in deze dagboeken en de betaalmiddelen die aan dit dagboek zijn gekoppeld, te bekijken. Ook wanneer deze gebruikers beschikken over het functierecht 'Verwijder onverwerkte financiële boekingen' beschikken mogen ze geen boekingen verwijderen voor een dagboek wanneer ze hier geen 'Bewerken/Onderhouden' rechten op hebben.
In de sectie 'Bewerken/Onderhouden' worden de gebruikers getoond die rechten hebben om het dagboek en de hieraan gekoppelde gegevens te bewerken. Gebruikers in deze sectie hebben rechten om de dagboeken en de financiële boekingen in deze dagboeken en de betaalmiddelen die aan dit dagboek zijn gekoppeld, te bewerken en onderhouden. Een gebruiker die deze sectie aanwezig is heeft niet meteen rechten op het menupad van het proces. Hiervoor dient de gebruiker tevens rechten te hebben op het betreffende menupad.
U kunt de gebruikers van de sectie 'Alleen bekijken' naar 'Bewerken/Onderhouden' verplaatsen en andersom middels de pijl iconen. Met het icoon
verplaatst u de geselecteerde medewerker van de sectie 'Alleen bekijken' naar 'Bewerken/Onderhouden'. Met het icoon
verplaatst u de geselecteerde medewerker van de sectie 'Bewerken/Onderhouden' naar 'Alleen bekijken'. Wanneer u alle medewerkers in één keer wilt verplaatsen kunt u de iconen
en
gebruiken. Medewerkers die aan de rol 'Administrator' zijn gekoppeld kunt u niet verplaatsen naar de sectie 'Alleen bekijken'.
Gebruikers die 'Alleen bekijken' rechten hebben mogen bepaalde acties niet uitvoeren. Hieronder vindt u een overzicht van welke zaken gebruikers met 'Alleen bekijken' rechten niet mogen uitvoeren, maar gebruikers met 'Bewerken/Onderhouden' rechten wel mogen uitvoeren:
Financiële transacties
Alleen de gebruikers met 'Bewerken/Onderhouden' rechten op het dagboek kunnen de volgende acties uitvoeren:
- Het aanmaken, bewerken, vernummeren of verwijderen van het dagboek.
- Het aanmaken, bewerken, importeren, laten vervallen of verwijderen van boekingen in het dagboek.
- Het aanmaken, bewerken, laten vervallen of verwijderen van memoriaalboekingen
(op een grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld).
- Het invoeren van een beginbalans voor een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het aanmaken, bewerken of verwijderen van vaste boekingen in het
dagboek
- Het verwerken van boekingen en het bewerken van een bijlage van een boeking in het dagboek.
- Het aanmaken of verwijderen van vaste boekingen op een grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld.
- Het genereren of verwerken van vaste boekingen op een grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld.
- Het wijzigen van boekingen op een grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld.
- Het herwaarderen van het betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het laten vervallen of verwerken van transacties in het dagboek.
Cash flow
Alleen de gebruikers met 'Bewerken/Onderhouden' rechten op het dagboek kunnen de volgende acties uitvoeren:
- Het bewerken van de cashflowboekingen in het dagboek.
- Het bewerken of verwijderen van het betaalmiddel, of er op importeren of het saldo overboeken van een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het importeren van afschriften voor een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het uitvoeren van handmatig of automatisch afletteren of het ongedaan maken van afletteringen op een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het aanpassen van de status van een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het koppelen van vooruitbetalingtermijnen aan het betaalmiddel, het uitvoeren een overdracht voor het betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
- Het verwerken van terugbetalingen en incasso's, het verwerken van termijnen en het fiatteren en verwerken van betalingen voor het betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld. Dit is alleen van toepassing wanneer in de bankinstellingen de optie 'Betalingen journaliseren' is aangevinkt, maar de optie 'Betalingen onderweg' is uitgevinkt, omdat er alleen dan een validatie wordt uitgevoerd.
- Het verwijderen van dubbel geïmporteerde afschriften voor een betaalmiddel waaraan het dagboek is gekoppeld.
Overige
Alleen de gebruikers met 'Bewerken/Onderhouden' rechten op het dagboek kunnen de volgende acties uitvoeren: