One moment please...
 
Exact Compact
  
 

Invoeren boekingen in het memoriaal

Introductie

Het memoriaal dient ervoor om er alle - meestal incidenteel voorkomende - posten in te boeken die niet in een van de andere dagboeken thuishoren. Veelal zullen dit correctieboekingen zijn of boekingen waaraan geen financiële transactie ten grondslag ligt, zoals afschrijvingsboekingen aan het eind van een boekingsperiode. Ook het van de voorraad afboeken, van de kostprijs- of inkoopwaarde van verkochte goederen, zal vaak via het memoriaal gebeuren. Voor inkoop- en verkoopfacturen kan de crediteuren- of debiteurenkaart worden gebruikt om positief of negatief openstaande posten tegen elkaar weg te boeken. Deze situatie ontstaat bijvoorbeeld in het geval van een creditnota.

In Exact Compact moet een memoriaalboeking aan bepaalde voorwaarden voldoen. Op deze manier wordt bijvoorbeeld voorkomen dat een verkoopfactuur- of inkoopfactuurnummer tweemaal gebruikt worden in uw administratie.  De beginbalans dient u in te boeken via het menu [Compact, Boekingen, Begin Saldo].


Uitleg van de velden

De kopregel ziet er als volgt uit:



Dbk.
Hier verschijnt het dagboeknummer van het geselecteerde memoriaaldagboek.

Omschrijving (Dbk.)
Hier staat de omschrijving van het ingegeven dagboeknummer.

Bkst.nr.
Automatisch wordt het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer, door de instellingen van uw dagboek, gegenereerd. Het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer verschijnt automatisch door de instelling van uw dagboek. Dit nummer kunt u hier eventueel veranderen.

Rekening
Dit is de grootboekrekening die gekoppeld is aan dit memoriaal. U kunt deze tussenrekening veranderen bij de boeking die u nu gaat maken.

Beginsaldo (EUR)
Hier zal het beginsaldo van de boeking getoond worden.

Actueel saldo (EUR)
Het actuele saldo zal het totale ingevulde saldo laten zien. Zodra de boeking in evenwicht is zal hier het bedrag 0 komen te staan.

Omschrijving
Hier kunt u een algemene omschrijving voor deze memoriaalboeking invoeren.




De belangrijkste velden zullen hieronder worden besproken. Voor alle velden geldt dat, indien aanwezig, u een zoekscherm op kunt roepen met behulp van de F5 toets.

Datum
Hier vult u de boekingsdatum in. Er is een verplichte periode-datumcontrole. De datum dient namelijk te vallen binnen de aangemaakte boekjaren gedefinierd via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] of (SAP).

Rekening
Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt. Wellicht kunt u sommige rekeningen niet kiezen, om een van de volgende redenen:

  • De rekening is geblokkeerd.
  • De rekening is een lege rekening of een subtotaalrekening.

Grootboekrekeningen die aan een dagboek zijn gekoppeld kunnen in het memoriaal dagboek wel worden ingevuld.

Onze referentie
Indien u een boeking maakt op een debiteuren- of crediteurenrekening kunt u hier het bijbehorende 'onze referentie' ingeven. Dit is een verplicht veld. Wanneer u zelf geen nummer invult zal automatisch een nummer worden ingevuld. Het nummer wordt gehaald het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen] of (SAS)  . Dit kan worden aangepast .

Rekening-omschrijving
Dit veld wordt automatisch gevuld met de omschrijving van het grootboekrekeningnummer dat in het vorige veld is ingevuld.

Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving aan de boekingsregel geven.

Relatie
Als de betaling verband houdt met een bepaalde relatie (debiteur of crediteur), zoals bijvoorbeeld een factuur, kiest in dit veld de betreffende debiteur of de crediteur. Dit kunt u doen door via de knop F5 de mogelijkheden op te vragen of door (een deel van) de naam van de debiteur/crediteur in te geven. Ook is het mogelijk het debiteur/crediteurnummer hier in te vullen, Exact Compact zoekt er dan de relatie bij.

Code
In dit veld wordt automatisch de code van de debiteur of crediteur vermeld.

Type
In dit veld wordt automatisch het type van de relatie vermeld (debiteur of crediteur) vermeld.

Debet / Credit
Voer het bedrag in dat moet worden gecrediteerd/gedebiteerd op de grootboekrekening die in de boekingsregel is gekozen.

BTW 
In dit veld kunt u de BTW-code aangeven die van toepassing is. Indien u een BTW-code gekoppeld heeft aan de grootboekrekening, dan wordt deze automatisch geselecteerd. Indien u een BTW-code gekoppeld heeft aan de betreffende debiteur, dan wordt deze automatisch geselecteerd. Alleen wanneer er een BTW code is gekoppeld zal de boeking worden meegenomen in de BTW aangifte.

Dit veld is niet beschikbaar als u de betaling van een openstaande post boekt. U dient de BTW van de openstaande post boeken in het verkoop- of inkoopboek.

De Knoppen

N.B. De knoppen 'Kaart' en 'Onderhouden' zijn contextgevoelig. Dat wil zeggen dat u doorzoomd naar de grootboekkaart of de debiteuren- crediteurenkaart, van de kolom waar u zich in bevindt. Staat de cursor in de kolom 'Grootboekrekening' dan zoomed u door naar de kaart van deze grootboekrekeningen. Hetzelfde geld voor debiteuren crediteuren of artikelen.

Termijnen
De knop termijnen is alleen beschikbaar wanneer er een reeds bestaande boeking voor een debiteur of crediteur in het memoriaal wordt geopend. U kunt dan direct de bijbehorende termijn bewerken.

Kaart
Met deze knop opent u de grootboekkaart als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word de debiteuren/crediteurenkaart geopend.

Onze referentie
Wanneer u een regel selecteert en vervolgende de optie 'Onze referentie' selecteert, krijgt u de volledige transactie bij deze mutatie te zien. Dat wil zeggen dat u alle mutaties te zien krijgt met dezelfde 'Onze referentie' als de geselecteerde regel.

Uw referentie
Hiervoor geldt hetzelfde als voor 'Onze referentie' echter is hier de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie' .

Onderhouden
Met deze knop gaat u naar Rekeningen onderhouden, als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word gaat u naar het onderhoud van de debiteuren/crediteuren.

Nieuw: Debiteur
Met deze knop gaat u naar Debiteuren onderhouden waar u een nieuwe debiteur kunt aanmaken.

Nieuw: Crediteur
Met deze knop gaat u naar  Crediteuren onderhouden waar u een nieuwe crediteur kunt aanmaken

Storneren
Met deze knop kunt u de geopende boeking storneren. Er wordt een nieuwe boeking aangemaakt waarbij alle regels van de geopende boeking worden tegengeboekt. De storno boeking wordt altijd aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. Wanneer u een boeking maakt op 15 oktober en u storneert deze, dan wordt de stornoboeking aangemaakt op 1 november.  Indien het dagboek voor de volgende periode is gesloten verschijnt hiervan een melding en wordt de stornoboeking niet aangemaakt. U dient dan eerst het dagboek voor de betreffende periode te openen.

Daarnaast wordt voor de storno boeking altijd het eerstvolgende boekstuknummer voordat dagboek gebruikt. Het boekstuknummer is afhankelijk van de datum van de boeking. Wanneer originele boeking in periode 12 van het huidge jaar is gemaakt en een boekstuknummer uit het huidige heeft, dan wordt de stornoboeking aangemaakt in periode 1 van het volgende jaar, en krijgt dan ook een boekstuknummer uit het volgende jaar.

Deze functionaliteit is niet van toepassing voor transacties waarbij termijnen worden aangemaakt. Dit zijn boekingen op debiteuren-,  crediteuren-, of bankrekeningen, en boeking waarbij BTW van toepassing is. Bij het storneren van dergelijke boekingen verschijnt de melding: "Transactie genereert termijnen: Storneren niet toegestaan".

Afletteren
Hiermee kunt u een post meteen afletteren. Er zal geprobeerd worden de factuur af te stemmen met een betaling/ontvangst.

Bewerken
Met deze knop kunt u een eerder ingevoerde boeking wijzigen.

Nieuw
Als u een boeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en direct een nieuwe boeking te maken.

Sluiten
Als u een boeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en terug te keren naar het scherm met uw dagboeken.


 

Gerelateerde onderwerpen 

   
 
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 04.488.239
 Assortment:  Date: 23-02-2012
 Release:  Attachment:
 Disclaimer