In het menu Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Salarisinstellingen geeft u de instellingen in waarmee het pakket gaat werken. U moet hierbij denken aan bijvoorbeeld het loonjaar waarin de administratie gevoerd wordt. Het is belangrijk om deze instellingen aandachtig te doorlopen omdat op die manier het pakket op die manier werkt zoals u wilt.
U beschikt over de volgende secties:
Hier vult u het standaard loonjaar in. Meestal komt dit overeen met het huidige kalenderjaar.
In dit veld staat het hoogste loonjaar vermeld. U kunt dit veld niet aanpassen. Het veld wordt automatisch opgehoogd als u een nieuw loonjaar opent.
In dit veld wordt het laagste boekjaar vermeld. U kunt dit veld niet aanpassen.
Met deze knop kunt u een nieuw loonjaar openen.
Als u dit veld aanvinkt, is het noodzakelijk dat de salarisboekingen na het genereren nog gefiatteerd worden. Als u dit veld uitvinkt dan is er geen fiattering van de salarisboekingen noodzakelijk.
Als u deze instelling aanvinkt, worden alle beschikbare uur/ artikelen gekoppeld aan de componenten van het type 'Salaris'. Hierdoor hoeft u deze niet zelf aan te leggen wanneer u een nieuwe component aanmaakt. Het automatisch koppelen geldt niet voor componenten van bijvoorbeeld het type 'Bruto uren vergoeding'. Aan deze componenten dient u zelf de activiteit te koppelen waarvoor deze vergoeding geldt. De standaardactiviteit wordt gekoppeld in het menu Systeem ? Algemeen ? Instellingen ? Artikeldata-instellingen.
Dit is de datum waarop voor het laatst een activiteit is gekoppeld door middel van de instelling 'Uur/ Artikel: Automatisch koppelen'. U kunt deze datum niet aanpassen, het is alleen ter indicatie bedoeld.
In dit veld kunt u een bankrekening selecteren die gebruikt wordt voor het betalen van de salarissen. De bankrekening die in de administratie instellingen is geselecteerd wordt gebruikt voor alle betalingen. Als u in dit veld een bankrekening heeft opgegeven, wordt deze bankrekening gebruikt voor de salarisbetalingen.
Met deze instelling bepaalt u welk scherm wordt getoond wanneer u op de knop 'Uren' klikt bij het invoeren, fiatteren of verwerken van salarisboekingen. Wanneer u 'Project' selecteert krijgt u het realisatiescherm per kostenplaats waarbij u de gerealiseerde uren op een project kunt ingeven. Wanneer u 'Salaris' selecteert krijgt u een invoerscherm waarbij de gewerkte dagen en uren van uw medewerkers ingegeven kunnen worden.a
Als u deze optie aanzet, kunt u bij een aantal wijzigingen op de medewerkerkaart een ingangsdatum invoeren. Het gaat hierbij om de volgende velden:
Als u dit veld aanvinkt wordt de waarde in het veld 'FTE' automatisch bijgewerkt als u het rooster van de medewerker aanpast. Als de optie 'FTE' is geselecteerd in menu [Systeem, HR & Beveiliging, HR wijzigingen fiatteren] wordt het veld 'FTE' in het onderhoud van de medewerker alleen bijgewerkt als de HR wijziging gefiatteerd is.
De FTE wordt als volgt automatisch berekend: Aantal uren uit het rooster van de medewerker / aantal uren uit standaard rooster. HHet standaard rooster kunt u definiëren via menu Systeem ? Algemeen ? Landen, Rooster.
Een voorbeeld van de automatische berekening van het veld FTE is: Aantal uren uit het rooster van de medewerker: 22,50 Aantal uren uit het standaard rooster: 37,50 De waarde in het veld 'FTE' in het rooster van de medewerker is dan: 22,50 / 37,50 = 0,60
Deze instelling is alleen aanwezig wanneer SE0102 (Exact Globe - Exact Synergy Integration) niet in uw licentie aanwezig is. Als u deze optie aanvinkt wordt bij het berekenen van de salarisboekingen in menu Salaris ? Invoer ? Boeken toegestaan verlof gegenereerd voor de verzuimsoorten waarbij als opbouw van echt toegestaan verlof 'Maandelijks' geselecteerd is. Voor de verzuimsoorten met opbouw van echt toegestaan verlof 'Jaarlijks' wordt bij het openen van een volgend loonjaar toegestaan verlof voor dat jaar gegenereerd.
Deze instelling is alleen actief wanneer de optie 'Toestemmingen tot verlof genereren' is aangevinkt. Op basis van de optie die u hier selecteert wordt het toegestaan verlof bij het berekenen van de salarisboekingen als volgt berekend:
Met deze instelling heeft u meer controle over de wijze waarop het toegestaan verlof wordt berekend. Dit is vooral van toepassing wanneer u werkt met een vierwekelijkse of wekelijkse betalingsperiode.
Met deze instelling kunt u aangeven of de calculatie van verzuimdagen in de verzuimmeldingen gebaseerd is op basis van werkdagen of op basis van de kalender. Als dit veld wordt gewijzigd, dan verschijnt de melding "Het wijzigen van de huidige instellingen heeft invloed op de berekening van verzuimdagen". Als de instelling 'Verzuim basis' op 'Werkdagen' staat, dan worden weekenden en officiële feestdagen niet meegenomen als verzuimdagen als het opgenomen verzuim ook deze dagen omvat. Als deze instelling op 'Kalender' staat, dan worden weekenden en officiële feestdagen meegenomen als verzuimdagen als het opgenomen verzuim ook deze dagen omvat. Het volgende voorbeeld zal dit ook verduidelijken waarbij verlof is opgenomen van woensdag tot en met maandag:
Het web-adres dat u dient in te vullen is het web-adres van uw E-Synergy web-site. Als u dit veld invult, kunt u uw salarisslip uploaden naar uw E-Synergy site. Als u geen gebruik maakt van E-Synergy, kunt u dit veld leeglaten.
Via dit pictogram kunt u de verificatiegegevens fiatteren voor het het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online. Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Inloggen. Na het succesvol inloggen wordt u doorgestuurd naar een pagina waar u de verificatiegegevens dient te fiatteren. De status bij het veld Fiattering status hieronder wordt nu aangepast naar een vinkje. Wanneer u dezelfde inloggegevens heeft gebruikt voor meerdere administraties wordt het scherm meteen na het inloggen gesloten en wordt de status bij het veld Fiattering status hieronder aangepast naar een vinkje. Voor meer informatie, zie De verificatiegegevens fiatteren voor het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online.
Hier wordt de status van de verificatie getoond. Wanneer de gegevens niet (succesvol) zijn geverifieerd staat hier een X. Wanneer de gegevens succesvol zijn geverifieerd staat hier een vinkje. U kunt de gegevens verifiëren via het pictogram Verificatiegegevens fiatteren hierboven.
Via dit veld is het mogelijk om de sector aan te geven welke betrekking heeft op de administratie.
Met deze knop kunt u uw salaris administratie inrichten.
Via dit veld is het mogelijk om de CAO te selecteren welke bij de aangegeven sector hoort.
Via dit veld is het mogelijk aan te geven dat u eigen risicodrager bent voor de ziektewet. Deze instelling is alleen van invloed op het bepalen van het WA percentage. Als het bedrijf eigenrisicodrager is voor de ziektewet dan geldt een lager WA percentage. Raadpleeg voor meer informatie: www.belastingdienst.nl. Als deze optie aangevinkt wordt, dan wordt tot en met loonjaar 2013 het percentage voor de sectorfonds toegepast voor de eigen risicodrager Ziektewet als u in de component voor de sectorfonds geen percentage heeft ingevuld én geen afwijkend percentage per kostenplaats voor de component sectorfonds heeft ingevuld. Het percentage voor de sectorfonds wordt dan uit de rekenregels gehaald en houdt rekening met het percentage ziektewet. Vanaf loonjaar 2014 is dit niet meer van toepassing.
Door middel van deze instelling kunt u aangeven dat de betalingen aan de medewerkers op één regel in het bankafschrift dienen te verschijnen. Wanneer deze instelling is aangevinkt wordt aan de betalingen aan de medewerkers in het betaalbestand een code meegegeven zodat de bank weet dat dit om salarisbetalingen gaat. Op het bankafschrift dat u van de bank ontvangt zullen deze betalingen op één regel getoond worden. Wanneer deze instelling niet aan staat, dan wordt de code niet meegegeven in het betaalbestand en zult u op uw bankafschrift per medewerker een regel krijgen. Deze instelling is niet van toepassing op SEPA betaalbestanden. Voor SEPA betaalbestanden kan gebruik worden gemaakt van de instelling 'Batch aanlevering' op het tabblad 'Instellingen' bij het onderhoud van het betaalmiddel..
Onder de knop 'Periodegegevens' kunt u een aantal periodieke gegevens in vullen. Zoals bijvoorbeeld het aantal SVW dagen of de startdatum van de weektabel.
Deze knop is van toepassing wanneer u gebruik maakt van de PSA oplossing in e-Synergy. De PSA-oplossing voorziet in de CAO voorwaarden van de ABU (Branchevereniging voor Uitzendbedrijven). Zo biedt de PSA-oplossing de mogelijkheid electronisch uren te verantwoorden. Op basis van ingevoerde uren bent u in staat om middels de beloningsregeling inlener (BRI) uw uitzendkrachten te verlonen. Verder heeft u compleetinzicht in welke fase uw uitzendkracht zich bevindt en hoeveel tijd er nog rest alvorens de uitzendkracht de overstap maakt naar de volgende fase. De PSA-oplossing binnen e-Synergy stelt u verder in staat te matchen op basis van CV’s en vaardigheden.
Door iddel van de CAO wizard is het mogelijk om het programma de componenten te laten aanmaken voor de geselecteerde sector met de bijbehorende cao. De CAO wizard kunt u ook opstarten via menu [Salaris, Personeel, CAO wizard].
Deze functionaliteit maakt het mogelijk verschillende grootboekkoppelingen voor een component te definiëren voor een bepaalde kostenplaats.
Deze functionaliteit maakt het mogelijk de afwijkende percentages WA/WAO voor een component te definiëren voor een bepaalde kostenplaats.
Via deze functie kunt u de instellingen opgeven voor het aanmaken en versturen van de eerstedagsmelding. Tevens kunt u opgeven welke kenmerken in de eerstedagsmelding worden opgenomen.
Eerstedagsmelding aanmaken Hier kunt u aangeven hoe de eerstedagsmelding aangemaakt wordt. U heeft de volgende mogelijkheden: Handmatig; u dient de eerstedagsmelding handmatig aan te maken via Salaris ? Aangiften ? Wettelijke meldingen ? Eerstedagsmelding. Automatisch (vanuit onderhoud medewerker); anneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt of een bestaande medewerker wordt aangepast, wordt automatisch de eerstedagsmeling aangemaakt. Vragen (vanuit onderhoud medewerker); wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt of een bestaande medewerker wordt aangepast, krijgt u de vraag of een eerstedagsmelding moet worden aangemaakt. Eerstedagsmelding aanmaken vanaf Voor alle medewerkers die beginnen te werken op 4 juli 2006 of later, dient een eerstedagsmelding aangemaakt en verstuurd te worden naar de Belastingdienst. De werkgever dient de EDM te sturen één dag voordat de medewerker begint te werken. Wanneer de begindatum of de herziene begindatum van een medewerker voor de hier opgegeven datum valt, dan wordt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker geen melding getoond met de vraag of u een Eerstedagsmelding wilt aanmaken. Wanneer u hier géén datum opgeeft, of de datum die u hier opgeeft valt voor 03-07-2006, dan wordt de wordt bij het aanmaken van de medewerker altijd uitgegaan van de 03-07-2006. Eerstedagsmelding versturen Hier geeft u aan hoe u de eerstedagsmelding wilt versturen. U heeft de volgende mogelijkheden: Automatisch; na het aanmaken van de eerstedagsmelding, wordt deze automatisch verzonden naar de Belastingdienst. Handmatig (via aangiftebeheer); na het aanmaken van de eerstedagsmelding, kunt u deze (net als de loonaangifte) versturen via Aangiftebeheer. Kenmerken eerstedagsmelding Dit is een extra kenmerk dat wordt meegegeven aan de melding. Dit is toegevoegd om de status van de melding te vergelijken op de website van de Belastingsdienst. We raden u aan als er maar één loonheffingennummer is of als hetzelfde loonheffingennummer voor meerdere administraties wordt gebruikt, de optie 'Sofinummer + Personeelsnummer' te kiezen. Als er meerdere loonheffingennummers zijn en de administraties zijn niet gerelateerd aan elkaar, dan kunt u het beste 'Loonheffingennummer + Sofinummer + Personeelsnummer' gebruiken. U heeft de volgende mogelijkheden: Sofinummer Personeelsnummer Sofinummer + Personeelsnummer Loonheffingennummer + Personeelsnummer Loonheffingennummer + Sofinummer Loonheffingennummer + Sofinummer + Personeelsnummer
Hier kunt u aangeven hoe de eerstedagsmelding aangemaakt wordt. U heeft de volgende mogelijkheden:
Voor alle medewerkers die beginnen te werken op 4 juli 2006 of later, dient een eerstedagsmelding aangemaakt en verstuurd te worden naar de Belastingdienst. De werkgever dient de EDM te sturen één dag voordat de medewerker begint te werken. Wanneer de begindatum of de herziene begindatum van een medewerker voor de hier opgegeven datum valt, dan wordt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker geen melding getoond met de vraag of u een Eerstedagsmelding wilt aanmaken. Wanneer u hier géén datum opgeeft, of de datum die u hier opgeeft valt voor 03-07-2006, dan wordt de wordt bij het aanmaken van de medewerker altijd uitgegaan van de 03-07-2006.
Hier geeft u aan hoe u de eerstedagsmelding wilt versturen. U heeft de volgende mogelijkheden:
Dit is een extra kenmerk dat wordt meegegeven aan de melding. Dit is toegevoegd om de status van de melding te vergelijken op de website van de Belastingsdienst. We raden u aan als er maar één loonheffingennummer is of als hetzelfde loonheffingennummer voor meerdere administraties wordt gebruikt, de optie 'Sofinummer + Personeelsnummer' te kiezen. Als er meerdere loonheffingennummers zijn en de administraties zijn niet gerelateerd aan elkaar, dan kunt u het beste 'Loonheffingennummer + Sofinummer + Personeelsnummer' gebruiken.
U heeft de volgende mogelijkheden:
Via de functie 'te printen verslagen bij verwerking' is het mogelijk om verschillende verslagen te selecteren. De geselecteerde verslagen zullen dan afgedrukt worden tijdens het verwerken.
De historische boekingen voor de werknemers kunnen via deze functie aangemaakt worden. In de historisch componenten kunnen ook de geconverteerde gegevens aangepast worden.
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer SE1706 in uw licentie aanwezig is. Met dit icoon kunt u de instellingen voor PDF salarisslips beheren. Met deze optie opent u een nieuw scherm met de volgende velden:
Wanneer u gebruik wilt maken van salarisslips in PDF formaat dient u tevens bij het veld 'Salarisslips' in de sectie 'HRM', een andere lay-out dan HTML te selecteren. Aanmaken PDF bestand Wanneer u voor de salarisslips PDF bestanden wilt aanmaken, in plaats van deze af te drukken, dient u deze optie aan te vinken. U kunt vervolgens bij het veld 'Bestandenpad' een bestandenpad opgeven. Bestandenpad Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Aanmaken PDF bestand' heeft aangevinkt. U kunt hier een bestandenpad opgeven waar de PDF bestanden van de salarisslips worden weggeschreven. Sectie Standaard lay-out Gelinkte documenten Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het aanmaken van een salarisslip die u op de printer afdrukt of die u als PDF bestand wilt opslaan (bijvoorbeeld bij een proefafdruk). E-mail Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het versturen van een salarisslip via e-mail. Synergy Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het bewaren van een salarisslip in Exact Synergy Enterprise.
Wanneer u gebruik wilt maken van salarisslips in PDF formaat dient u tevens bij het veld 'Salarisslips' in de sectie 'HRM', een andere lay-out dan HTML te selecteren.
Wanneer u voor de salarisslips PDF bestanden wilt aanmaken, in plaats van deze af te drukken, dient u deze optie aan te vinken. U kunt vervolgens bij het veld 'Bestandenpad' een bestandenpad opgeven.
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Aanmaken PDF bestand' heeft aangevinkt. U kunt hier een bestandenpad opgeven waar de PDF bestanden van de salarisslips worden weggeschreven.
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het aanmaken van een salarisslip die u op de printer afdrukt of die u als PDF bestand wilt opslaan (bijvoorbeeld bij een proefafdruk).
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het versturen van een salarisslip via e-mail.
Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het bewaren van een salarisslip in Exact Synergy Enterprise.
Klik hier om het logboek te bekijken. In het logboek vindt u een overzicht van de instellingen die zijn gewijzigd.
Klik hier om de instellingen op te slaan.
Klik hier om dit scherm te sluiten.