|
Stappenplan inrichten Rabo BoekhoudKoppeling
In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe je de Rabobank koppeling kunt
inrichten. Voordat je de koppeling kunt aanmaken dien je ervoor te
zorgen dat het IBAN en de BIC code van het betaalmiddel ingevuld
zijn. Verder dien je er rekening mee te houden dat het IBAN en de
BIC code van het betaalmiddel niet kunnen worden gewijzigd
nadat je de bankkoppeling hebt aangelegd. Wanneer deze na het
synchroniseren worden gewijzigd faalt de validatie en is de
automatische uitwisseling niet mogelijk. Voor meer informatie, zie
Het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.
De Rabo BoekhoudKoppeling is beschikbaar voor betaalrekeningen en spaarrekeningen.
Let op: Om de Rabo Boekhoudkoppeling te laten werken, is er een BIC-nummer nodig in het betaalmiddel.
Alles uitklappen | Alles inklappen
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
Stap 1 - Aanvragen digitale brievenbus
|
Om gebruik te maken van het automatisch uitwisselen van
bankbestanden met de Rabobank dient je een digitale brievenbus aan
te vragen. Je kunt de digitale brievenbus aanvragen via de
administratie-instellingen. Wanneer je hier op het pictogram Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken klikt wordt de webbrowser geopend waarin je het
registratieproces kunt doorlopen. Om zo efficiënt mogelijk te
werken is het aan te raden om voor iedere administratie een aparte
mailbox aan te vragen. Je kunt maximaal 4 administraties koppelen
aan één digitale brievenbus. Wanneer je reeds een digitale brievenbus
hebt aangevraagd voor het
Elektronisch facturen is het niet noodzakelijk om deze stap te
doorlopen.
Opmerkingen:
- Dit pictogram is pas actief nadat je in de sectie Exact Shared Cloud
Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer,
Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank hebt
gedefinieerd
- Wanneer de verificatiegegevens reeds zijn geverifieerd (er staat een
vinkje bij Fiattering status) is dit pictogram niet actief
|
Stap 2 - Instellingen definiëren
|
Nadat je een digitale brievenbus hebt aangevraagd dien je de
gegevens van jouw digitale brievenbus in de administratie in te
vullen. In de
administratie-instellingen dien je deze gegevens te vullen.
Bij het veld Digitale brievenbus vul je de naam
van jouw digitale brievenbus in. Je vult hier dus NIET het
adres 'AutomaticExchange@Rabobank.nl' in. Vervolgens dien je de
verificatiegegevens te fiatteren. Dit kun je doen bij het pictogram ESCS verificatiegegevens fiatteren in de
administratie-instellingen.
Om gebruik te maken van het automatisch uitwisselen van
bankbestanden met de Rabobank is het van belang dat je in de
administratie-instellingen de optie Elektronisch bankieren via
de digitale postbus aanvinkt. Hiervoor dient SE1030 Elektronisch
Bankieren in jouw licentie aanwezig te zijn.
Wanneer je de administratie-instellingen bewaart, worden meteen
de
grootboekinstellingen geopend waar je in verband met de
functionaliteit voor het elektronisch factureren het Inkoopboek (Elektronisch factureren) kunt opgeven. Hier kun je
een inkoopdagboek koppelen dat wordt gebruikt bij het omzetten van
de ontvangen elektronische facturen in inkoopboekingen. Wanneer je
reeds een digitale brievenbus hebt aangevraagd voor het
Elektronisch facturen en deze in de administratie-instellingen
hebt opgegeven is ook het inkoopdagboek reeds gekoppeld. In dat
geval worden de grootboekinstellingen niet geopend, en is het ook
niet meer nodig om hier nogmaals het inkoopdagboek te koppelen.
Daarnaast kan het afhankelijk van jouw situatie en
licentiesamenstelling voorkomen dat het verplicht is om andere
velden in de instellingen te vullen. Bepaalde instellingen zijn
verplicht om in te vullen voor een correcte werking van Exact Globe+. Wanneer je bij het bewaren van de instellingen de melding
"Corrigeer de rood gemarkeerde velden" krijgt, is het aan te raden
om de verschillende instellingen te openen en te controleren op
rode velden. De rode velden dien je dan in te vullen.
Tevens wordt bij het bewaren een replicatie uitgevoerd voor de
betaalmiddelen die reeds aanwezig zijn in Exact Globe+. Exact
Globe+ vergelijkt en repliceert de betaalmiddelen met de
betaalmiddelen in de digitale brievenbus. Dit is een automatisch
proces en wordt uitgevoerd bij het bewaren van deze instellingen.
Bij dit repliceren haalt Exact Globe+ de
bankkoppelingen op.
|
Stap 3 - Het instellen van de Rabobank Crediteur
|
Aan jouw betaalmiddelen dien je een crediteur te koppelen. Aan de
betaalmiddelen voor de Rabobank is dan ook een Rabobankcrediteur
gekoppeld. Om gebruik te kunnen maken van het automatisch
uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank is het van belang dat
er bij die crediteur een digitale brievenbus is gekoppeld.
Eerst controleer je welke crediteur aan jouw Rabobank betaalmiddel
is gekoppeld. Hiervoor open je het
onderhoud van het betaalmiddel en controleert op het tabblad Basis welke crediteur er is gevuld bij het veld Crediteur.
Vervolgens open je het
onderhoud van die crediteur en koppelt bij het veld Digitale
brievenbus op het tabblad Financieel het adres 'AutomaticExchange@Rabobank.nl'.
|
Stap 4 - Het aanmaken van de koppeling tussen Exact Globe+ en de Rabobank
|
Om gegevens te kunnen
uitwisselen tussen Exact Globe+ en de Rabobank dien je aan te
geven welke gegevens voor welke bankrekeningen je wilt uitwisselen.
Hiervoor dien je een koppeling aan te maken via de website van de
Rabobank.
- Ga in de
administratie naar menupad Systeem > Algemeen > Instellingen >
Administratie-instellingen en controleer bij het veld Digitale brievenbus
in de sectie Exact Shared Cloud Services wat het adres van de digitale
brievenbus is.
- Ga vervolgens naar https://start.exactonline.nl/ en log in met de gegevens van de
digitale brievenbus. Deze website wordt gebruikt om jouw digitale brievenbus
van Exact Globe+ te
beheren. Het is aan te raden om deze stappen in een actuele webbrowser zoals Microsoft Edge, Google Chrome, of Mozilla Firefox uit te voeren.
Ben je het wachtwoord van het digitale brievenbus
adres vergeten, klik dan op deze
link om het
wachtwoord te resetten.
- Wanneer je het wachtwoord hebt gereset dien
je vervolgens de verificatiegegevens in Exact Globe+ opnieuw te verifiëren. Wanneer je het wachtwoord niet hebt moeten
resetten kun je deze stap overslaan en meteen verder gaan met de volgende stap.
- Zorg ervoor dat de gegevens van het Exact
Shared Cloud Services zijn bijgewerkt. Het is hiervoor van belang dat de
velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer
v. koophandel, en Rekeningnummer bank in menupad Systeem > Algemeen > Instellingen
> Administratie-instellingen correct zijn
gevuld. Klik vervolgens op het pictogram bij Bestaand account bijwerken naar een ESCS account in de sectie Exact Shared Cloud Services, en wacht tot de melding “Met succes
afgehandeld” verschijnt.
Wanneer het pictogram bij Bestaand account bijwerken naar een ESCS
account niet actief
is, maar de Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer
kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank zijn gevuld en er een groen
vinkje staat bij Fiattering
status, kun je deze stap
overslaan.
- Wanneer je bent ingelogd op https://start.exactonline.nl/ controleer je eerst of je bent ingelogd op de digitale brievenbus van de
juiste administratie. Dit kun je doen door linksboven op de
administratienaam te klikken. Selecteer indien nodig hier de juiste
administratie.
- Vervolgens klik je in de sectie Bankkoppeling Rabobank op de link Een bankkoppeling aanmaken of onderhouden.
- Op deze pagina worden in de sectie Bankrekeningen
de bankrekeningen getoond die aanwezig zijn in de betreffende
administratie.
- Klik in de
sectie Bankrekeningen bij de betreffende bankrekening op Inschrijven.
-
Zorg ervoor
dat je in de sectie Bankrekening de Rabo BoekhoudKoppeling
selecteert als Type bankkoppeling.
- Wanneer je al
een bankkoppeling hebt aangemaakt zie je de link Geavanceerde opties
weergeven staan. Hiermee kun je indien gewenst een toestemmingsgroep
aanmaken. Wanneer je dat niet doet, wordt voor iedere bankkoppeling een aparte
toestemming aangemaakt. Voor meer informatie, zie Hoe beheer ik toestemmingen
als ik meerdere bankkoppelingen heb met meerdere Rabobank-rekeningen?.
- In de sectie Mogelijkheden
bankkoppeling selecteer je of je transacties, betalingen en/of incasso's wilt kunnen
uitwisselen met de Rabobank.
- Klik vervolgens
op Bank toegang geven om in te loggen op de Rabobank omgeving en de
koppeling te bevestigen.
In het
overzicht is nu bij de bankrekening te zien welke diensten voor deze bankrekening zijn ingeschakeld.
In Exact Globe+ bij onderhoud betaalmiddel
op het tabblad Instellingen in de sectie Integratie elektronisch
bankieren zie je bij Transacties, Betalingen, en Incasso een groen vinkje
staan voor de diensten die zijn ingeschakeld.
- Vervolgens dien
je nog een extra controle uit te voeren. Ga hiervoor naar Cash Flow > Betaalmiddelen
> Onderhouden, en voeg hier de kolom Bankrekening.Synchronization code
toe. Controleer welk nummer er in deze kolom staat voor de betreffende
bankrekening. Als hier het IBAN rekeningnummer staat dan is het in orde. Als er
een 6-cijferige code staat dan dien je onderstaande handelingen uit te voeren:
- Ga
naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen.
- Vink
de instelling Gebruik elektronisch bankieren uit.
- Bewaar
de instellingen en herstart de programmatuur.
- Ga
naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen.
- Vink
de instelling Gebruik elektronisch bankieren weer aan.
- Bewaar
de instellingen en herstart de programmatuur.
- Ga naar Cash flow > Invoer > Importeren.
- Selecteer
bij het veld Methode de optie Digitale brievenbus, en klik op Actualiseren.
Het is niet nodig om nu daadwerkelijk een afschrift te importeren. De bankkoppeling
is nu bijgewerkt en in de kolom Bankrekening.Synchronization code staat
nu het juiste nummer.
- Heb je meerdere bankrekeningen waarbij je gebruikt
maakt van een bankkoppeling, herhaal bovenstaande stappen dan voor de
andere bankrekening(en).
- Heb je meerdere administraties dan dien je
bovenstaande uit te voeren voor alle administraties waarin je gebruikt
maakt van de bankkoppeling met de Rabobank.
Heb je meerdere administraties die gebruik maken van dezelfde digitale
brievenbus, dan kun je na het inloggen op https://start.exactonline.nl/ de bankrekeningen van de andere
administraties kiezen door linksboven op de administratienaam te klikken,
en de andere administratie te selecteren. Vervolgens kun je de
bovenstaande stappen doorlopen voor de bankrekening(en) van die
administratie(s).
Wanneer je in de andere administraties gebruik maakt van een andere
digitale brievenbus, dan dien je op https://start.exactonline.nl/ in te loggen met de gegevens van
die digitale brievenbus, en kun je de bovenstaande stappen doorlopen voor
de bankrekening(en) van die administratie(s).
Meer informatie over het onderhouden en
verwijderen van deze koppeling kun je lezen in het document:
Het onderhouden of verwijderen van de koppeling voor het
automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.
|
Stap 5 - Instellingen bij het betaalmiddel
|
Nadat je de koppeling hebt aangemaakt
kun je bij het
onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad Instellingen de
sectie Integratie Elektronisch Bankieren vinden. In deze sectie
wordt informatie getoond die wordt opgehaald van de Rabobank. Je
kunt deze informatie niet aanpassen. De sectie toont de soort
diensten (Transacties en Betalingen) die worden ondersteund
door de uitwisselingsfunctionaliteit voor het betreffende
betaalmiddel. De sectie is alleen beschikbaar wanneer aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Je hebt een betaalmiddel voor de Rabobank.
- De landcode van het betaalmiddel dient NL te zijn.
- De valutacode van het betaalmiddel dient EUR te zijn.
- De optie Gebruik elektronisch bankieren
in de
administratie-instellingen is aangevinkt.
- Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank
betaalmiddel is gekoppeld dient het veld Digitale brievenbus
op het tabblad Financieel te zijn gevuld.
De gegevens in deze sectie worden automatisch bijgewerkt wanneer
je de import en export voor de eerste keer op een dag uitvoert voor
ieder betaalmiddel dat aan de voorwaarden voldoet.
Wanneer bij het betaalmiddel is aangeven dat er gebruikt wordt
gemaakt van SEPA betaalbestanden vindt de uitwisseling
op de achtergrond plaats in het SCT en SDD formaat. Wanneer er voor
het betaalmiddel geen gebruik wordt gemaakt SEPA betaalbestanden, vindt de uitwisseling op de achtergrond plaats in het
MT940 en Clieop03 formaat. Het is niet mogelijk om hiervoor een
zelf een ander formaat in te stellen.
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
Sub category: |
|
Document ID: |
30.790.146 |
Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
23-10-2023 |
Release: |
|
Attachment: |
|
Disclaimer |
|
|