Excel Add-in: Budgetten invoeren / wijzigen

Administratie

Selecteer hier de administratie waaruit Exact de gegevens moet halen. U kunt hier "Standaard" laten staan, zodat altijd de betreffende gegevens uit de standaard administratie worden getoond. Selecteert u hier een administratie, dan worden altijd de gegevens van de betreffende administratie getoond.

Het voordeel van het niet selecteren van een administratie is dat hetzelfde overzicht voor alle administraties kan worden gebruikt. U hoeft alleen de standaard administratie te wijzigen om de juiste gegevens te zien te krijgen.

Genereren

Bij 'Genereren' staat 'Budget', omdat u voor dit overzicht heeft gekozen. Via de andere menu's onder [Exact Globe Next, Verslagen] kunt u ook andere overzichten genereren.

Bron

Scenario: de gebudgetteerde bedragen per periode en per grootboekrekening, volgens een in te geven Budgetscenario. 
Realisatie: de gerealiseerde bedragen per periode. Alleen verwerkte boekingen worden meegenomen. Met de optie 'Realisatie' kunt u vervolgens de gegevens in Microsoft Excel opgeven. Vervolgens kunt u met de knop 'Bijwerken' (of via het menupad [Exact Globe Next, Bijwerken]) de gegevens bijwerken in Exact Globe Next. Hierbij wordt een scherm getoond waarin u het gewenste budgetscenario, omschrijving en boekjaar kunt opgeven.

Budgetscenario

Het budgetscenario waarvan u de gebudgetteerde bedragen wilt zien of wijzigen. Dit veld is alleen beschikbaar indien u bij 'Bron' heeft gekozen voor 'Scenario'.

Boekjaar

Indien u bij 'Bron' heeft gekozen voor 'Scenario': Geef hier de boekjaren in waarvan u de gebudgetteerde bedragen wilt zien, of waarin u de budgetten wilt invoeren. U kunt hier alleen boekjaren selecteren die binnen de geldigheidsduur van het gekozen budget vallen. Dit veld is alleen beschikbaar als u een budgetscenario heeft ingegeven.
Indien u bij 'Bron' heeft gekozen voor 'Realisatie': Geef hier de boekjaren in waarvan u de bedragen wilt zien. U kunt hier alleen boekjaren selecteren waarvoor een periode-datum tabel is aangemaakt.

Periode

Geef hier de periode(n) in waarvan u de bedragen wilt zien/wijzigen.
Indien u bij 'Bron' heeft gekozen voor 'Realisatie': De periode waarin een mutatie valt wordt bepaald door de mutatiedatum, aan de hand van de periode-datum tabel.

Artikelgroep

Indien u hier een assortiment selecteert, krijgt u automatisch alleen de gegevens te zien van de omzetrekening die aan het assortiment gekoppeld is. U kunt dan dus geen traject van grootboekrekeningen ingeven. Tevens zal er in dat geval altijd artikelinformatie worden weergegeven. Het veld 'Artikelen' is dan aangevinkt en kan niet worden uitgevinkt.

Grootboekrekening

Hier kunt u een traject van grootboekrekeningen ingeven, waarvan u de bedragen wilt zien/wijzigen. Dit veld is alleen beschikbaar indien u geen Assortiment heeft ingegeven.

Kostenplaatsen, Kostendragers, Debiteuren, Crediteuren, Medewerkers, Artikelen, Magazijn, Projecten

Geef hier aan welke extra informatie u wilt zien/kunnen wijzigen.

In het overzicht kunt u de budgetten invoeren.

Afhankelijk van welke optie u heeft geselecteerd bij 'Details' kunt u de gegevens per Kostenplaats, Kostendrager, Debiteur, Crediteur, Medewerker, Artikel, Magazijn, Project opgeven.

Wanneer u bijvoorbeeld 'Artikel' kiest, kan het budget op artikelcode ingevoerd worden. De naam hoeft niet te worden ingevuld, dit veld is alleen ter informatie bedoelt indien er reeds gegevens in staan

Het is afhankelijk van de presentatie van de grootboekrekening of het bedrag debet of credit op de balans wordt getoond. U kunt dit aangeven bij het veld 'Saldo' op het tabblad 'Basis' van de betreffende rekening.

Door op de knop 'Bijwerken' te klikken, of te kiezen voor [Exact Globe Next, Bijwerken], zullen de gegevens worden doorgevoerd in de database.

Indien u na het bijwerken de opgegeven Kostenplaats, Kostendrager, Debiteur, Crediteur, Medewerker, Artikel, Magazijn, Project vervangt door een andere Kostenplaats, Kostendrager, Debiteur, Crediteur, Medewerker, Artikel, Magazijn, Project, en u kiest opnieuw voor 'Bijwerken', dan zal het budget voor deze Kostenplaats, Kostendrager, Debiteur, Crediteur, Medewerker, Artikel, Magazijn, Project ook worden ingevoerd. Het budget van de vorige Kostenplaats, Kostendrager, Debiteur, Crediteur, Medewerker, Artikel, Magazijn, Project wordt dus niet overschreven.

Merk op dat het met de Excel Add-in niet mogelijk is budgetgegevens te verwijderen. Dit kan alleen in Exact zelf via [Systeem, Financieel, Budgetten] met de knop 'Verwijderen', of door het budgetscenario te verwijderen via [Systeem, Financieel, Budgetscenario's], knop 'Verwijderen' .

Verder kunnen alleen aantallen of bedragen worden overschreven, bij het wijzigen van een ander gegeven zal een extra budget gecreëerd worden.

Het is alleen mogelijk om budgetten aan te passen voor Budgetscenario's met de status 'Vrij'.