Exact Globe+

Nog te ontvangen facturen/goederen per artikel

In Exact Globe Next kunt u in de grootboekinstellingen een 'Nog te ontvangen facturen/goederen' rekening definiëren. Deze rekening wordt gebruikt als tussenrekening tussen de ontvangst van goederen en de ontvangst van de factuur. Voor sommige bedrijven geldt echter dat er per soort artikel een aparte 'Nog te ontvangen facturen/goederen' rekening gebruikt dient te worden. In de grootboekinstellingen is een instelling 'Nog te ontv. facturen/goederen per artikel' aanwezig. Standaard is deze instelling uitgevinkt.

Wanneer u deze instelling aanvinkt beschikt u bij het artikelonderhoud op het tabblad 'Financieel' over een extra veld 'Nog te ontvangen facturen/goederen'. In dit veld kunt u een 'Nog te ontvangen facturen/goederen' die voor dat artikel geldt. Dit zelfde veld is dan tevens aanwezig bij het onderhoud van de artikelgroep op het tabblad 'Inkoop'.

De rekening die u hier koppelt dient van het type neutraal, omzet of kosten te zijn. Wanneer u een 'Nog te ontvangen facturen/goederen' rekening per artikel wilt koppelen dient u er eerst voor te zorgen dat de huidige 'Nog te ontvangen facturen/goederen' rekening een saldo van 0,00 heeft voor dat betreffende artikel. Alle bestellingen, retouren en RTV-orders op de huidige rekening dienen afgehandeld te zijn.

Bij het verwijderen van deze rekening bij het artikel of bij de artikelgroep gelden voor die rekening dezelfde voorwaarden omdat vanaf dat moment weer de rekening uit de grootboekinstellingen wordt gebruikt. Ook hier dient dan het saldo voor het betreffende artikel 0,00 te zijn en dienen alle bestellingen, retouren en RTV-orders op de huidige rekening afgehandeld te zijn.

Bij het aanmaken van een nieuw artikel geldt dat de rekening die aan de artikelgroep is gekoppeld standaard aan het artikel wordt gekoppeld. Wanneer er geen rekening aan de artikelgroep is gekoppeld dan blijft deze ook leeg bij het artikel. Bij het boeken wordt dan gekeken naar de rekening die gekoppeld is in de grootboekinstellingen.

Wanneer u bij het artikelonderhoud een andere artikelgroep koppelt worden standaard de rekeningen van die artikelgroep gekoppeld aan het artikel. Bij het wijzigen van de artikelgroep in het artikelonderhoud verschijnt een melding.

Wanneer u deze met 'Ja' beantwoord worden de rekeningen uit de artikelgroep overgenomen naar het artikel. Wanneer er niet aan de condities wordt voldaan verschijnt de volgende wordt het veld rood en toont de tooltip: "Voor een aantal grootboekrekeningen is het saldo ongelijk aan nul en/of is er een koppeling naar niet afgehandelde orders"

Deze zelfde melding verschijnt wanneer u de rekening apart bij het onderhoud van het artikel aanpast. Om de financiële informatie bij het artikel zoals de gekoppelde grootboekrekeningen te kunnen wijzigen wijzigen dient u over het Voorraad functierecht 'Onderhouden artikelen, financiële informatie' te beschikken. Ook bij het onderhoud van de artikelgroep is er een veld beschikbaar voor de nog te ontvangen facturen/goederen rekening. Standaard is deze niet gevuld. Wanneer u deze vult verschijnt de melding.

Wanneer u op 'Ja' klikt dan wordt de rekening bij alle artikelen, waaraan deze artikelgroep gekoppeld is, aangepast naar de nieuwe rekening. Een uitzondering hierop zijn de artikelen waarbij het saldo op de oude nog te ontvangen facturen/goederen rekening, ongelijk is aan 0, of de artikelen waarvoor er nog afgehandelde orders open staan. U wordt hierover ook gednformeerd middels een melding.

Met 'Ja' gaat u verder en wordt de nieuwe rekening aangepast bij de artikelen waarvoor het saldo op de oude nog ontvangen facturen/goederen rekening, gelijk is aan 0, en waarvoor er geen onafgehandelde orders meer openstaan. De mutaties worden overigens niet aangepast. Zodra het bijwerken gereed is wordt een nieuwe melding getoond.

Hier kunt u aangeven of u een lijst wilt exporteren, van de artikelen waarbij de rekening niet is aangepast. Met 'Ja' wordt de lijst geëxporteerd naar Microsoft Excel.

XML import/export
Deze instelling heeft ook gevolgen voor de XML export/import van artikelen. Wanneer de instelling is uitgevinkt word deze rekening niet geëxporteerd en geïmporteerd. Wanneer de instelling is aangevinkt en er is bij het artikel een rekening gedefinieerd, dan wordt deze ook geëxporteerd. Hetzelfde geldt voor de rekening van de artikelgroep.

Wanneer de instelling is aangevinkt dan u importeert de de artikelen dan geldt het volgende:

Bij het exporteren van gegevens wordt tevens de artikelgroep geëxporteerd. Bij het importen van een artikel, wordt de informatie van de artikelgroep niet bijgewerkt. Alleen wanneer de in het XML bestand aanwezige artikelgroep niet bestaat in de doel administratie, wordt deze aangemaakt. Hetzelfde geldt voor de nog te ontvangen facturen/goederen rekening van de artikelgroep.
 

Artikelgegevens bijwerken (Batch-updates)
Via de functie Batch-updates kunt u de gegevens van artikel bijwerken. Hier is het ook mogelijk om de artikelgroep van de artikelen aan te passen. Wanneer u gebruikt maakt van 'Nog te ontvangen facturen/goederen per artikel', geldt ook hierbij hetzelfde als bij het handmatig aanpassen van de artikelgroep bij een artikel. Indien er bij de nieuwe artikelgroep een andere Nog te ontvangen facturen/goederen rekening aanwezig is dan bij het artikel, dan dient het saldo op de oude nog te ontvangen facturen/goederen rekening gelijk te zijn aan 0, en er mogen geen onafgehandelde orders open staan. Is dit wel het geval dan wordt een melding getoond, en wordt het bijwerken geannuleerd.

U dient vervolgens de gegevens aan te passen alvorens u de artikelgegevens kunt bijwerken

Belangrijk
U dient er rekening mee te houden dat het aan of uitvinken van deze instelling er voor zorgt dat er een andere rekening gebruikt kan worden. Wanneer u gebruik maakt van deze mogelijkheid en u heeft voor twee verschillende artikelen twee verschillende rekeningen gedefinieerd, dan worden de nog te ontvangen facturen/goederen op die twee verschillende rekeningen geboekt. Vinkt u deze optie vervolgens uit, dan wordt er slechts één nog te ontvangen facturen/goederen rekening gebruikt. Bij bijvoorbeeld het boeken van de inkoopfactuur worden dan alléén de gegevens getoond die op die ene nog te ontvangen facturen/goederen rekening zijn geboekt.

Gerelateerde onderwerpen

• Instellingen: Grootboek (Grootboekinstellingen)