Exact Synergy Enterprise

Het eenvoudig up to date houden van uw Exact Synergy Enterprise licentie

Introductie

Op basis van een licentie wordt bepaald welke functionaliteit in uw administratie aanwezig is en hoeveel gebruikers de omgeving mogen benaderen. Bij het aanmaken van de database is de licentie in de database gezet. Wanneer er tussentijds wijzigingen zijn in de licentie, zoals bij een bijbestelling of de prolongatie van de licentie dient deze bijgewerkt te worden in de database. Dit kunt u doen door het licentiebestand te downloaden van het klantenportaal en vervolgens in de administratie te importeren. Het is echter ook mogelijk om de licentie automatisch bij te laten werken. Exact Synergy Enterprise controleert dan automatisch of er een update van de licentie beschikbaar is, en werkt deze meteen bij in de database.

Daarnaast is het ook mogelijk om bij het aanmaken van een database deze direct van het klantenportaal te downloaden. In dit document kunt u meer lezen over deze functionaliteit.

Instellingen

Voor het instellen van het automatisch bijwerken van de licentie dient u de inloggegevens (Domein, Inlognaam en Wachtwoord) op te geven in menupad Modules > Systeem > Inrichting > Licentie : Portaal.

Dit kunnen de inloggegevens zijn van:

• De hoofdcontactpersoon met portaaltoegang, of
• De contactpersonen met portaaltoegang waarbij de instelling Alle klantdocumenten bekijken is aangevinkt.

Op het klantenportaal van Exact kunt u aangeven welke contactpersonen van uw bedrijf de licentie van het klantenportaal mogen downloaden bij het aanmaken van een database, het bijwerken van de licentie, en het automatisch bijwerken van de licentie.
Dit kunt u doen door bij de betreffende contactpersoon de instelling Alle klantdocumenten bekijken aan te vinken.

Automatische controle op de licentie

Wanneer er een licentie-update beschikbaar is krijgt de administrator een melding en kan er worden gekozen om de licentie te downloaden of om de update voor zeven dagen uit te stellen. De administrator kan het bijwerken van de licentie voor maximaal 28 dagen uitstellen met een interval van zeven dagen. Wanneer het bijwerken van de licentie viermaal is uitgesteld wordt deze automatisch bijgewerkt. Wanneer de licentie-update mislukt zal het systeem tot vijfmaal per uur proberen om de licentie opnieuw bij te werken.

Wanneer er een licentie-update beschikbaar is wordt de volgende melding getoond:

"Er is een licentie-update beschikbaar. Wilt u de update nu uitvoeren of wilt u deze uitstellen?"

De administrator kan de de licentie-update installeren door in de melding op Bijwerken te klikken, of de licentie-update uitstellen door op Uitstellen te klikken. Bij het uitstellen wordt de update voor zeven dagen uitgesteld, waarna de melding weer opnieuw verschijnt.

Wanneer de administrator ervoor kiest om de licentie bij te werken, en er verschillen zijn in de licentie (nieuwe modules, verwijderde modules of aangepaste aantallen) wordt dit als volgt aangegeven:

U dient vervolgens akkoord te gaan voordat u de licentie kunt bijwerken. Vervolgens wordt de volgende melding getoond wanneer de licentie-update succesvol is uitgevoerd:

"Licentie-update succesvol. Klik op licentie details voor meer informatie"

Door op Licentie details in de melding te klikken kunnen de gegevens van de bijgewerkte licentie worden bekeken.

Wanneer de licentie-update niet succesvol is uitgevoerd wordt de volgende melding getoond:

"Licentie bijwerken mislukt. Klik op proceslog voor meer informatie"

Door op Proceslog in de melding te klikken, wordt het logboek met de fouten getoond. De administrator kan dit ook bekijken via Modules > Systeem > Overzichten > Log > Processen.

Bij het bijwerken van de licentie via het portaal, wordt er een back-up gemaakt van de licentie. De back-up van de licentie wordt in menupad Modules > Systeem > Inrichting > Licentie > Herstellen getoond, waar u de mogelijkheid heeft om de back-up van de licentie te herstellen of om de licentie te exporteren. Het menupad is alleen aanwezig voor de administrator, en wanneer er een back-up is gemaakt van de huidige licentie. De licentie kan worden hersteld door op de knop Herstellen te klikken. De melding "Weet u zeker dat u wilt terugdraaien?" wordt dan getoond. Met de knop Exporteren kunt u het ELCX-bestand van de licentie naar een plek op uw harde schijf exporteren.

Handmatig bijwerken licentie

Bij het bijwerken van de licentie (Modules > Systeem > Inrichting > Licentie > Bijwerken) kunt u aangeven om de licentie van het portaal te downloaden. Hierbij dient u de inloggegevens (Domein, Inlognaam en Wachtwoord) op te geven. Dit kunnen de inloggegevens zijn van:

• De hoofdcontactpersoon met portaaltoegang, of
• De contactpersonen met portaaltoegang waarbij de instelling Alle klantdocumenten bekijken is aangevinkt.

Bij het bijwerken van de licentie wordt de oude licentie met de nieuwe licentie vergeleken. Er wordt gecontroleerd of er licentiemodules zijn toegevoegd, verwijderd, of aangepast. Deze wijzigingen worden vervolgens in het scherm getoond. Wanneer er als gevolg van de licentiewijziging rollen moeten worden verwijderd (omdat de licentie een kleiner aantal rollen bevat dan er aan gebruikers is toegewezen) wordt dit ook aangegeven. U dient vervolgens akkoord te gaan met de wijzigingen om te licentie bij werken.

Opmerking: Als u entiteiten in verschillende landen hebt, moet u bij elk van die entiteiten inloggen om het specifieke licentiebestand te downloaden en te installeren. Dit zorgt ervoor dat voor elk land de juiste licenties worden gebruikt. 

Licentie downloaden bij het aanmaken van een nieuwe database

Bij het aanmaken van een database kunt u aangeven om de licentie van het portaal te downloaden. Hierbij dient u de inloggegevens (Domein, Inlognaam en Wachtwoord) op te geven. Dit kunnen de inloggegevens zijn van:

• De hoofdcontactpersoon met portaaltoegang, of
• De contactpersonen met portaaltoegang waarbij de instelling Alle klantdocumenten bekijken is aangevinkt.

Wanneer een klant meer dan één actief contract heeft, wordt vanaf deze product update het veld Contract op de Database: Aanmaken pagina getoond. Het veld wordt pas getoond nadat de inloggegevens zijn opgegeven en op Aanmaken is geklikt. Wanneer er slechts één actief contract is wordt het veld niet getoond.

Via het bladerpictogram bij het veld Contract ziet u alle contracten van deze klant. U dient één contract te selecteren. De nieuwe database wordt vervolgens aangemaakt met de licentie van het geselecteerde contract.