Exact AEC Modular

Exact AEC - Projecten - Informatie over module Projecten Plus - Werkbegroting

De wijzigingen die aangebracht moeten worden in de projectbewaking worden opgegeven in de werkbegroting. De werkbegroting wordt geopend door middel van dubbelklikken op een regel uit de projectbewaking of door middel van knop 'Openen'. Ook is het mogelijk de werkbegroting te openen vanuit het lijstscherm van de projectenmodule. In het rechter muismenu vindt u hiervoor de optie ''Werkbegroting'.

De werkbegroting heeft dezelfde kolommen als de projectbewaking, maar deze worden tot en met de opgegeven periode getoond en bewerkt. Tevens worden rekenkolommen getoond waarmee een waarde berekend kan worden uit de andere kolommen. Zie verder de beschrijving Rekenkolommen.

Ingeval van een Projecten Pro licentie worden de werkbegrotingen van het huidige project met die van alle onderliggende deelprojecten verzameld in één overzicht. Bij de onderliggende budgetregels kunt u inzien voor welk project het is.

Periode werkbegroting

De werkbegroting wordt opgesteld voor de opgegeven periode-indeling. Per periode worden nu de budgetten, boekingen en toegestane hoeveelheden getoond. Deze worden cumulatief vanaf het begin opgeteld. Hierdoor ontstaat een beeld van bewaking tot een bepaalde periode. De instellingen zijn in onderstaand plaatje weergegeven:

Het kan voorkomen dat een werkbegroting in "alleen-lezen" modus is gezet. Dit kan gebeuren als:

• Gekozen is voor de valuta van de opdrachtgever i.p.v. de Administratie valuta: 
  
• De gekozen werkperiode is geblokkeerd
• De projectperiode voor het gekozen project is geblokkeerd

Kolomgroepen 

Budgetten

De budgetten kunnen in dit scherm worden ingevuld. De bedragen, Aantallen en uren zijn aanpasbaar in het werkbegrotingoverzicht. Indien de gegevens gewijzigd worden wordt de historie van de budgetaanpassingen bijgehouden. De opbouw van het budget met de wijzigingen kan worden ingezien op het tabblad Budget door de bewakingscode open te klikken. Ook kunt u een totaaloverzicht van alle budgetregels oproepen op het tabblad Budgetregels. 

Telhoeveelheid - Met de kolom TelHoeveelhd kan aangegeven worden of het aantal van de budgetregel moet meetellen in het totale aantal van de bewakingscode. Dit vinkje wordt overgenomen uit de calculatie bij aanmaken van een werkbegroting en kan nog gewijzigd worden in de werkbegroting onder de volgende condities: De werkbegrotingstatus is Niet bevroren, de bewakingsmethode is Werkbegroting, de budgetregel is niet ingekocht en de eenheidscode van de budgetregel is identiek aan de eenheidscode van de bewakingscode.

Toegestaan

De kolommen in de groep toegestaan zijn op dezelfde manier bewerkbaar. Hier kunnen de toegestane hoeveelheden, uren en totaal bedrag worden opgegeven. 

Werkelijkheid

Deze kolommen zijn niet aanpasbaar. Bij dubbelklikken wordt een scherm geopend waarmee de boekingen die voor de bedragen zorgen getoond. Werkelijkheid wil dus zeggen: De boekingen tot en met de opgegeven periode.

Prognose

De kolommen uit de groep prognose worden berekend aan de hand van de verschillen

Werkelijk is Toegestaan

Indien het vinkje in deze kolom is aangevinkt worden de totale bedragen van de boekingen overgenomen naar de groep Toegestaan (totaalgeboekt). Aan de hand hiervan worden de aantallen en/ of uren berekend. Deze berekening is als volgt:

• ToegestaanAantal = (Toegestaan Totaal (idem WerkelijkheidTotaal) X BudgetAantal) / BudgetTotaal
• ToegestaanUren = (Toegestaan Totaal (idem WerkelijkheidTotaal) X BudgetUren) / BudgetUren

Rekenkolommen

De bedragen uit de verschillende kolommen zijn een cumulatieve weergave van de bedragen zoals deze op de werkbegroting per bewakingscode t/m de geselecteerde periode worden ingegeven.

De definitie van deze kolommen wordt op elk project afzonderlijk vastgelegd. Het is mogelijk om default rekenkolommen vast te leggen die bij het aanmaken van een projectbewaking automatisch overgenomen worden.

Vastleggen van default rekenkolommen

Om gebruik te kunnen maken van de optie is het noodzakelijk dat er ook gebruikgemaakt wordt van bewakingsgroepen. Een bewakingsgroep is een verzameling van bewakingscodes. Op de projectkaart kan een bewakingsgroep gekozen worden, in de projectbewaking en de calculaties van het project kunnen dan alleen bewakingscodes uit deze bewakinggroep gebruikt worden.

Het gebruik van bewakingsgroepen kan aangezet worden in de instellingen. Menu Extra, Instellingen, AEC, Systeem, Projecten.

Na het aanzetten van de optie, is het in de module stamgegevens mogelijk om bewakingsgroepen aan te maken.  Binnen de bewakinggroepen kunnen bewakingscodes aangemaakt worden.

Wanneer er al bewakingscode aanwezig zijn in Exact AEC voordat de instelling voor het gebruik van bewakingsgroepen is aangezet, zullen alle bestaande bewakingscodes aan de groep 0 – Standaard gekoppeld worden.

Wanneer een bewakingsgroep wordt geopend is een nieuw veld beschikbaar: Sjabloon project.

Met een sjabloon project wordt een project bedoeld waarin Rekenkolommen gedefinieerd zijn. In het veld kan één project geselecteerd worden. Er wordt hierbij geen rekening gehouden met administraties. Er kan dus een project uit een willekeurige administratie gekozen worden. De rekenkolommen van dit project zullen in alle administraties gebruikt kunnen worden.

Wanneer de bewakingsgroep op de projectkaart (tabblad Extra) ingesteld wordt, zullen de voorgedefinieerde rekenkolommen automatisch overgenomen worden naar dit project.

Zijn er op het project al rekenkolommen aanwezig en wordt de bewakinggroep gewijzigd naar een bewakingsgroep waarin een ander sjabloon project is vastgelegd dan zal de vraag gesteld worden "Wilt u de rekenkolommen van de werkbegroting vervangen door de standaard rekenkolommen van de bewakingsgroep?". Bij de keuze Nee worden de bestaande rekenkolommen van het project gehandhaafd.

Wanneer er aan de bestaande bewakingsgroep geen sjabloon project gekoppeld is en op het project zijn wel rekenkolommen gedefinieerd zullen, bij het wijzigen van de bewakingsgroep, de rekenkolommen niet vervangen worden.

Menu Extra 

Splitsen codes

Bronregels bij correctieregels filteren

W=T Details

Aanvinken van de optie W=T Details zorgt ervoor dat er extra kolomgroepen beschikbaar komen bij bewakingscodes van werkbegroting. Het gaat om de volgende kolomgroepen:

• Toegestaan contractdeel
• Prognose contractdeel

Bew.codes naar huidig project