Periode-afsluiting verrichten
Inleiding
Als u een periode (maand, kwartaal, enzovoort) afsluit, is het raadzaam verschillende controles uit te voeren en journaalposten aan te maken om een duidelijk beeld van het perioderesultaat te krijgen. Deze controles worden hier nader toegelicht. De beschreven mogelijkheden moet u niet als verplicht beschouwen en ook de aangegeven volgorde is niet bindend. Welke stappen u uitvoert en welke volgorde u aanhoudt, is afhankelijk van uw organisatie.
Kosten en opbrengsten toebedelen
Het is gebruikelijk om gemaakte en verwachte kosten toe te delen aan de periode(n) waarop ze betrekking hebben, ook als de feitelijke betalingen in een andere periode zijn gedaan. Alleen als u kosten op deze manier doorberekent, kunt u een duidelijk beeld krijgen van het perioderesultaat. Hetzelfde geldt natuurlijk voor de opbrengsten.
Voor zowel vooruitbetalingen als reserveringen moet u journaalposten boeken, als u de desbetreffende kosten wilt toebedelen aan de periode(n) waarop ze feitelijk betrekking hebben.
Voor kosten die betrekking hebben op de huidige periode maar zullen worden betaald in een volgende periode (dat wil zeggen: voor een reservering), kunt u de volgende journaalpost invoeren in het vooruitbetalings- en reserveringsdagboek:
| Aan Te betalen algemene kosten
|
| -,-- |
Voor kosten die betrekking hebben op de huidige periode maar die in een voorgaande periode zijn betaald (dat wil zeggen: voor een vooruitbetaling), kunt u de volgende journaalpost invoeren:
| Aan Vooruitbetaalde algemene kosten
|
| -,-- |
Stel nu dat de kosten als volgt zijn geboekt in de periode waarin ze werden betaald:
Strikt genomen is deze boeking onjuist, omdat de betaalde kosten betrekking hebben op een andere periode. Om deze fout te corrigeren zou u de volgende journaalpost in de voorgaande periode kunnen aanmaken, waarbij u dezelfde bedragen invoert:
Hetzelfde principe geldt voor opbrengsten. U dient na te gaan of de opbrengsten die zijn geboekt in de huidige periode moeten worden beschouwd als opbrengsten uit eerdere perioden, en of in de toekomst opbrengsten zijn te verwachten die betrekking hebben op de huidige periode.
De activa-administratie aansluiten en het grootboek controleren
Als u werkt met een activa-administratie, moeten de gegevens daarin corresponderen met de (getotaliseerde) gegevens in het grootboek. Met andere woorden, de totaalbedragen op de activakaarten moeten overeenkomen met die op de desbetreffende grootboekkaarten.
Registreert u uw vaste activa in de module Fixed Assets, dan kunt u aan de hand van de activakaarten en de andere activaoverzichten in [Assets: Stamgegevens, Overzichten, Activa, Activa] de totaalbedragen vergelijken met die op de corresponderende grootboekrekeningen in [Finance: Grootboek, Grootboekkaarten].
Consistentiecontrole van uw rekeningen
Wanneer u een periode sluit dient u een consistentiecontrole op uw grootboekrekeningen uit te voeren [Bestand, Financieel beheer, Data beheer, Consistentie controle]. Exact Financials biedt deze mogelijkheid voor uw debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen. Verschillen zullen worden getoond in het overzicht. Als er geen verschillen worden gevonden zal het overzicht geen saldi tonen voor de grootboekrekeningen, maar wel voor de debiteuren en de crediteuren. De saldi onder debiteuren moeten hetzelfde zijn evanals die onder crediteuren.
Saldi van bankafschriften vergelijken met saldi grootboekrekening (en dagboek)
Als het beginsaldo van een bankafschrift niet gelijk is aan het saldo op de grootboekrekening van de desbetreffende bankrekening en/of het beginsaldo van het bijbehorende dagboek, betekent dat, dat niet alle dagafschriften volledig of correct zijn ingevoerd.
Ga via [Finance: Grootboek, Boeken, Overzicht geboekte periodes] na of alle boekingen in het bankboek zijn verwerkt. Blijkt dat niet het geval te zijn, dan kunt u aan de hand van hetzelfde overzicht het begin- en het eindsaldo van de afzonderlijke bankboekingen controleren. U kunt de boekingen vervolgens corrigeren met [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Bankboek].
Blijken alle boekingen al verwerkt te zijn, dan moet u een correctieboeking invoeren, gebruik makend van het relevante boekstuknummer, dat wil zeggen het nummer van het bankafschrift waarvoor een onjuiste of onvolledige boeking is uitgevoerd. Is een geheel dagafschrift over het hoofd gezien, dan kunt u dit alsnog invoeren met [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Bankboek].
Het is van essentieel belang dat het beginsaldo en het eindsaldo van een bankboek gelijk zijn aan de corresponderende saldi op de dagafschriften. Hoewel de consistentie van uw administratie niet wordt bednvloed door een onjuist begin- en eindsaldo in het bankboek (zolang het verschil tussen deze twee maar correct is), wordt hierdoor wel het aantal controlemogelijkheden beperkt. Het is daarom raadzaam de beginsaldi in de bankboeken aan te passen in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken], nadat u de in dit deel besproken controles hebt uitgevoerd.
Afschrijvingsboekingen en andere vaste boekingen invoeren
Bij de periode-afsluiting moeten een aantal boekingen worden ingevoerd. Het kan hierbij gaan om afschrijvingen, vaste dotaties aan reserves en andere vaste kosten zoals huurbetalingen. U hebt de volgende mogelijkheden om deze boekingen te automatiseren:
- Automatische afschrijvingen gebruiken.
- Vaste boekingen voor inkoopboeken, verkoopboeken en memorialen definiëren.
Voorbeeld
Als u een reserve voor onvoorziene kosten (zoals kosten van herstel na brandschade) wilt opbouwen door regelmatig fondsen toe te delen, maakt u de volgende vaste boeking in het memoriaal aan:
| Aan Assurantie eigen risico
|
| -,-- |
Kassaldi met grootboekrekening (en dagboek) vergelijken
Controleer of de kassaldi gelijk zijn aan de saldi van de grootboekrekeningen waarin kasbetalingen zijn verwerkt. Als de saldi niet kloppen, gaat u na of alle kasafschriften geboekt en verwerkt zijn.
Via [Finance: Grootboek, Boeken, Overzicht geboekte periodes] kunt u controleren of alle kasboekingen zijn verwerkt. Blijkt dit het geval te zijn, dan vergelijkt u de mutaties met de kasafschriften, en voert u de noodzakelijke correcties door, gebruik makend van het oorspronkelijke boekstuknummer.
Saldi van tussenrekeningen controleren
Op veel tussenrekeningen bereikt het saldo nooit de waarde nul, doordat het uit zeer grote aantallen mutaties moet worden berekend.
Elk van deze mutaties behoort kort na ontstaan een nulsaldo te vertonen, omdat normaliter tussen de tijdstippen van boeken en afboeken maar een paar dagen liggen. Hoogstwaarschijnlijk zullen echter in deze tussentijd nieuwe posten zijn ontstaan. U dient daarom de saldi van tussenrekeningen regelmatig te controleren en te verantwoorden.
Door middel van de afletterfuncties in [Finance: Grootboek, Afletteren Grootboekrekeningen] kunt u debet- en creditboekingen op grootboekrekeningen koppelen. Een boeking wordt aangeduid als 'niet afgeletterd' wanneer de te koppelen tegenboeking niet blijkt te zijn gemaakt. Van dergelijke journaalposten moet de oorsprong worden gespecificeerd.
Gebruik bij het werken met balansoverzichten de 'zoom'functies om van de balansposten naar de onderliggende afzonderlijke mutaties te gaan.
Openstaande posten controleren
Openstaande posten van uw debiteuren moet u controleren om tijdig de juiste (aanvullende) maatregelen te kunnen nemen. Eén reden voor zo'n onderzoek kan zijn dat een bepaalde debiteur een zeer hoog saldo heeft. U kunt overwegen de bedragen van langdurig openstaande posten over te boeken naar een grootboekrekening voor dubieuze schulden. Het saldo van zo'n rekening moet regelmatig worden geëvalueerd. Posten die oninbaar blijken, moeten ten laste van het resultaat worden gebracht. Om dergelijke kosten gelijkmatig te verdelen wordt vaak een voorziening aangelegd. De regelmatige (bijvoorbeeld maandelijkse) dotaties aan die voorziening worden zo in het periode resultaat verwerkt.
De openstaande-postenoverzichten in Exact Financials geven een duidelijk beeld van de omvang en de ouderdom van openstaande posten. De meeste controlefuncties vindt u in de menu's [Debiteuren] en [Crediteuren] Welk overzicht u kiest, hangt af van uw informatiebehoefte.
Budgetten en realisaties controleren
Als u werkt met budgetten, zult u ze willen vergelijken met de perioderesultaten. Zulke vergelijkingen kunt u het beste uitvoeren aan het einde van de periode (of aan het begin van de volgende periode). Afhankelijk van de uitkomst kunt u eventueel besluiten om budgetten aan te passen of om precies uit te zoeken waarom er verschillen zijn opgetreden.
Perioderesultaat bekijken
Het is van belang om aan het einde van een periode een duidelijk beeld te hebben van het perioderesultaat, zodat u eventueel acties kunt ondernemen. Exact Financials biedt verschillende opties waarmee u informatie over het perioderesultaat kunt bekijken. Hieronder worden er enkele genoemd.
- Balansoverzichten
De opties in [Finance: Grootboek, Balansen] bieden balansoverzichten op zeer uiteenlopende niveaus van detaillering. Met behulp van de 'zoom'functies kunt u de oorsprong van een post achterhalen. Als u de gewenste perioden opgeeft en de instelling 'Periodecijfers' aanzet, tonen de winst-en-verliesrekeningen alleen de cijfers voor de geselecteerde perioden. De balansrekeningen geven echter de gecumuleerde saldi van alle perioden (inclusief periode 0). Selecteer 'Zelfde periode vorig jaar' of 'Eindbedragen vorig jaar' in 'Voorkeuren' als u de cijfers wilt vergelijken met die van dezelfde periode in het vorige jaar.
Een periode sluiten
U kunt verhinderen dat er na het verrichten van een periode-afsluiting nog boekingen in de desbetreffende periode worden verwerkt door de periode af te sluiten met [Finance: Bestand, Financieel beheer, Sluiten/heropenen periodes]. U kunt een overzicht van de afgesloten periodes opvragen in [Finance: Bestand, Financieel beheer,Overzicht afgesloten periodes].
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
17.673.735 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
15-03-2023 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |