Exact Financials

Bankafschriften

Introductie

Rapportageformaten/bankafschriften bevatten een overzicht van uw ontvangsten en uitgaven per bankrekening. Met de introductie van SEPA zullen uiteindelijk alle banken het CAMT053 hanteren. Gezien niet alle banken voor 1 februari 2014 het CAMT053 als optie kunnen bieden, zijn een aantal veel gebruikte rapportageformaten "SEPA-compliant" gemaakt en zullen deze formaten ook na 1 februari 2014 mogen worden gehanteerd. Zo zal het mogelijk zijn om een SEPA compliant MT940 bestand, en SEPA compliant GMU02 formaat of een sepa compliant CODA2.3 bestand te importeren. Heeft u de module Electronic Banking dan kunt u digitale (SEPA-) rapportageformaten/bankafschriften inlezen. Op basis van de in het bankafschrift aangeleverde informatie kunt u de ontvangsten en/of betalingen automatisch laten uitsplitsen naar boekingsregels.

Ontvangsten

Voor wat betreft de ontvangsten kan de betaling van een openstaande factuur door een klant op diverse wijzen plaatsvinden. Betaling kan plaatsvinden middels een:

• Incasso (Sepa Direct Debit)
  Als het openstaande bedrag door u is geïncasseerd, dan heeft u middels een (SEPA Direct Debit) incassorun uw bank opdracht gegeven de openstaande bedragen te incasseren middels een PAIN.008 bestand. Zie [Incasso/Domiciliëring]. De specificatie op uw bankafschrift (CAMT.053) vindt plaats per incassorun. Het geïncasseerde bedrag wordt bruto op het afschrift getoond. Zo ziet u een totaalbedrag op uw afschrift terug voor de geïncasseerde en de afgekeurde, geretourneerde, ingetrokken en gestorneerde gelden; daarnaast worden de gestorneerde incasso opdrachten individueel aangegeven (en teruggeboekt).  Uitgevallen posten worden door het End-to-End ID gëidentificeerd. Hiermee zijn de door Equens aangeleverde VerwInfo 4.1 bestanden komen te vervallen. 
  
  
• Incasso (Clieop03)
  Als het openstaande bedrag door u is geïncasseerd, dan heeft u middels een (Clieop03) incassorun uw bank opdracht gegeven de openstaande bedragen te incasseren. Zie [Incasso/Domiciliëring]. De specificatie op uw afschrift vindt plaats per incassorun. Het geïncasseerde bedrag wordt netto op het afschrift getoond. Zo ziet u een totaalbedrag op uw afschrift terug voor de (geslaagde) geïncasseerde gelden en worden (afhankelijk van uw contract met de bank) de gestorneerde incasso opdrachten individueel aangegeven hetzij op het MT940 dan wel GMU formaat. U kunt ook via Equens de gestorneerde incasso's laten specificeren middels een VerwInfo 4.1 Type B formaat. 
  
  
• Betaling (SEPA Credit Transfer)
  Uw klant kan ook zelf de opdracht naar de bank tot overmaking van de openstaande posten hebben geïnitieerd middels een (SEPA Credit Transfer) betaalopdracht. Het ontvangen bedrag kan betrekking hebben op meerdere openstaande posten als uw klant heeft gekozen voor een verzamelbetaling. Als uw klant een enkelvoudige betaling heeft verricht is elke mutatie rechtstreeks te koppelen aan een openstaande post. Ontvangsten worden op uw bankafschrift gespecificeerd. Middels de automatisch boeken zal Exact Financials op basis van diverse kenmerken trachten de openstaande post automatisch voor u af te letteren.
  
  
• Acceptgiro
  Indien u aan u verkoopfactuur een acceptgiro heeft meegezonden, kan de klant de betaling verrichten middels het invullen van de aangehechte acceptgiro. Afhankelijk van uw afspraken met uw bank, krijgt u de specificiatie van de ontvangen facturen uitgesplitst op het dagafschrift. Tevens kunnen ontvangsten op acceptgiro's door Equens separaat worden aangeleverd in een VerwInfo 4.1 type C formaat. Exact Financials Enterprise ondersteunt zowel het automatisch afletteren van openstaande posten uit hoofde van acceptgiro's op basis van VerwInfo 4.1 Type C als ook op basis van een specificatie van de ontvangsten op het bankafschrift.
  
  
• IBAN-Acceptgiro
  Vanaf 1 februari 2014 is de verwerking van "oude" euro-Acceptgiro niet meer mogelijk en kan er alleen nog maar gebruik worden gemaakt van de IBAN-Acceptgiro. Vanaf 1 januari 2019 wordt het gebruik van de IBAN-Acceptgiro volledig afgeschaft. Zie [ www.acceptgiro.nl ]. De specificatie van de ontvangsten op het dagafschrift worden dan uitgesplitst op het bankafschrift (MT940, GMU, CAMT053). Hiermee komt het door Equens aangeleverde formaat VerwInfo 4.1 type C te vervallen. Een apart transactieformaat (CAMT054) wordt door de banken optioneel aangeboden. Exact Financials Enterprise ondersteunt het aanmaken van IBAN-Acceptgiro's. Bij het inlezen van de bankafschriften kunnen de ontvangsten afkomstig uit betalingen middels IBAN-Acceptgiro's automatisch worden afgeletterd voor de ondersteunde banken welke  MT940, GMU of een CAMT053 rapportageformaat aanbieden. Ondersteuning van het CAMT054 formaat kan in overleg met uw account manager eventueel worden aangeboden.

Uitgaven

• Betaling (SEPA Credit Transfer)    
  Als het openstaande bedrag door u is betaald, dan heeft u middels een (SEPA Credit Transfer) betaalrun uw bank opdracht gegeven de openstaande bedragen te betalen middels een PAIN.001 bestand. Zie [Betalingen]. De specificatie op uw bankafschrift (CAMT.053) vindt plaats per betaalrun. Het betaalde bedrag wordt bruto op het afschrift getoond. Zo ziet u een totaalbedrag op uw afschrift terug voor de betaalde en uitgevallen posten; daarnaast worden de uitgevallen opdrachten opdrachten individueel aangegeven (en teruggeboekt).  Uitgevallen posten worden door het End-to-End ID gëidentificeerd. Als eventuele additionele dienst kan u bij uw bank aanvragen om afgekeurde en ingetrokken posten bij het inlezen van uw SCT per direct middels een Payment Status Report (PAIN.002) terug te rapporteren. De mogelijkheid om PAIN.002 in Exact Financials in te lezen staat onder voorbehoud op de planning.
  
     
• Incasso (Sepa Direct Debit)
  
  
• iDEAL
  Exact Financials beschikt niet over de functionaliteit om een betaling te verrichten via iDEAL. Betalingsopdrachten verlopen via een SCT. U kunt natuurlijk altijd op een externe website middels een bedrijfsbetaalpas via iDEAL betalen, echter dit valt buiten de applicatie Exact Financials. Betalingen welke middels een bedrijfsbetaalpas zijn verricht komen in een dergelijk geval als uitgave terug op het bankafschrift waarbij het pasnummer waarmee de betaling heeft plaatsgevonden op het bankafschrift wordt weergegeven.  
  
  
• Geldopname

Procedure

• Bankafschriften importeren. Het inlezen van bankafschriften begint met de import van het afschriftbestand in Exact Financials Enterprise.
• Bankafschriften boeken. De boekingsregels uit de bankafschriften worden gekoppeld aan de betrokken openstaande posten. Als het niet lukt om een koppeling tot stand te brengen, bijvoorbeeld omdat de referentie onjuist is, kunt u met de hand koppelen.
• Bankafschriften controleren/ verwijderen. Controleer de ingevoerde afschriften voordat u journaalposten genereert.
• Bankafschriften journaliseren. Verwerk de bankafschriften in de financiele administratie. 

Bankafschriften importeren

U kunt electronische bankafschriften inlezen met behulp van [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Importeren].  Na het inlezen van het bankafschrift wordt de datum van het laatst afgeschreven afschrift bijgewerkt. Tevens wordt het volgnummer van het ingelezen bankafschrift bijgewerkt. Tot slot wordt het eindsaldo van het bankboek na het inlezen van het afschrift bijgewerkt.

Bankafschriften boeken

Nadat u een afschrift heeft ingelezen, kunt u middels de functie [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Automatisch boeken] de aangeleverde afschriftregels automatisch uitsplitsen in boekingsregels. Het automatisch uitsplitsen bestaat uit de volgende onderdelen:

• Automatisch storneren incasso's (non-SEPA) 
• Automatisch storneren Sepa Direct Debet (R-transacties)
• Automatisch afletteren openstaande posten
• Automatisch uitsplitsen overige posten / kosten toewijzen op basis van scenario's

Ontbrekende of onvolledige boekingsregels kunt u met de hand aanvullen in [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Handmatig boeken]. Om te controleren welke afschriftregels u met de hand moet voltooien, kunt u het overzicht 'Geaccepteerde afschriften' raadplegen.

Bankafschriften controleren/ verwijderen

Om te controleren welke boekingsregels kunnen worden gejournaliseerd kunt u het overzicht 'Afgeletterd' raadplegen. Indien u fouten ontdekt, of een afschrift per ongeluk dubbel heeft ingelezen, kunt u het afschrift verwijderen via [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Verwijderen].

Bankafschriften journaliseren

U kunt journaalposten aanmaken voor volledig uitgesplitste bankafschriften in [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Journaliseren]. Op deze manier worden automatisch de geschikte journaalposten aangemaakt.

Voorbeeld

Ontvangst van het dagafschrift:

        Bank                                                 1000,-
aan   Debiteuren (openstaande post 1)                     100,-
aan   Debiteuren (openstaande post 2)                     900,-

Nadat u de bankafschriften hebt gejournaliseerd, gebeurt het volgende:

• Voor de afschriftregels worden journaalposten aangemaakt in de respectievelijke bank-/giroboeken. De omschrijving in de boeking wordt volgens de volgende regels gevuld:
  - Indien geboekt via een scenario en 'wijzigen omschrijving' is niet toegestaan -> omschrijving van het scenario
  - Als er een match gevonden wordt op factuurnummer -> A: of M: + <factuurnummer>
  - Als geen factuurnummer gevonden en de gestructureerde mededeling in het afschrift is gevuld -> A: of M: + <ongestructureerde mededeling>
  - Indien storno van een incasso bij handmatig matchen -> M: + <Reason code> / <factuurnummer of gestructureerde mededeling of ongestructureerde mededeling>
  - Indien storno van een incasso bij automatisch matchen en openstaande post bestaat nog -> A: + <Reason code>/<omschrijving openstaande post>
  - Indien storno van een incasso bij automatisch matchen en debiteurmutatie gevonden -> A: + <Reason code>/<omschrijving debiteurmutatie>
  - Indien storno van een incasso bij automatisch matchen en zowel openstaande post als debiteurmutatie niet gevonden -> A: + <Reason code> / <factuurnummer of gestructureerde mededeling of ongestructureerde mededeling>
• Er wordt een verslag afgedrukt met de rekeningnummers van de banken waarvan dagafschriften zijn geaccepteerd. De valutacode per rekening en het aantal afschriftregels op het dagafschrift worden weergegeven. Het verslag geeft ook aan welke afschriften zijn gejournaliseerd en welke afschriften niet volledig zijn uitgesplitst.

Controleer de aangemaakte boekingen middels het 'Boekingsverslag'. U kunt de boekingen eventueel aanpassen via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. Als u in het onderhoud van het dagboek op het tabblad 'Bankafschrift' de optie 'Blokkeer: Financiële boekingen' heeft gemarkeerd, kunt u de in het bank- of giroboek aangemaakte journaalpost niet meer wijzigen.

Verwerk de boekingen vervolgens in [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen].

Exact Financials Enterprise > Finance > Electronic banking > Bankafschriften