One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Budget - Onderhouden: Budgetversie

[Budget: Stamgegevens, Onderhoud, Budgetversies]

In deze applicatie onderhoudt (aanmaken, wijzigen en verwijderen) u uw budgetversies. Let op: als u een budgetversie verwijdert, worden tevens alle bij deze versie behorende gegevens inclusief de onderliggende boekingen en transacties ook verwijderd!

Versie

Voer een unieke code in voor de aan te maken budgetversie en geef een duidelijke omschrijving mee. Een overzicht van uw budgetversies vraagt u op in [Budgetten: Stamgegevens, Overzichten, Budgetversies].

Andere Talen (Multitaal)

Geef de vertalingen van de door u ingegeven entiteit mee. Bij selectie van een multitaal in [Bestand, Gebruikersinstellingen] zal als omschrijving van de entiteit in de geselecteerde taal in de overzichten worden getoond. Zie ook: [Multitaal].

Tabblad – Algemeen

Versiemanager

Geef de budget versiemanager aan. De budget versiemanager is gerechtigd om de gegevens van de ingevoerd versie in [Budget: Stamgegevens, Onderhoud, Budgetversies] te wijzigen.

Jaar/Periode (Vanaf T/M)

Geef aan voor welke tijdsspanne er gebudgetteerd mag worden in bedragen en hoeveelheden. Het is mogelijk om ook periode 0 te gebruiken (indien u de openingsbalans wilt inbrengen).

Staat

Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].

Gebruik rechtenbeheer

Activeer de instelling 'Gebruik rechtenbeheer' als u budgetmanagers rechten wenst te geven op specifieke onderdelen van het budget. Als u deze optie activeert, kunt u in het 'Tabblad - Managers' meerdere budgetmanagers koppelen aan de budget versie. Vervolgens kunt u in [Budgetten: Stamgegevens, Onderhoud, Budgetauorisatie, Invoer] aangeven op welke entiteiten deze managers rechten hebben om budgetgegevens voor deze budgetversie te onderhouden.

Primaire versie

Als u deze optie activeert, zal voor deze administratie de aangemaakte budgetversie als primair worden gedefinieerd. Tijdens het consolidatieproces zal alleen de primaire budgetversie in aanmerking komen voor consolidatie. U kunt in een administratie één primaire budgetversie definiëren. Zie [Consolideren].

Status

Middels deze optie kunt u aangeven in hoeverre u de consistentie van budgetbedragen bij 'gemengde'invoer (top-down en 'bottum-up') dienen te worden gecontroleerd. In Exact Budget is het mogelijk om budgetten in te voeren op structuren. Om te voorkomen dat binnen structuren op verschillende niveau's en tussen de verschillende structuren budgetten worden ingevoerd die ongeldig zijn (bijvoorbeeld op een lager niveau in een structuur wordt een hoger budgetbedrag ingevoerd dan op een hoger niveau in de structuur), wordt deze consistentiecontrole bij het invoeren van budgetten automatisch uitgevoerd. Indien een budget 'ongeldig' is, wordt hier een foutenrapport voor getoond en is het niet mogelijk het budget op te slaan zolang het budget ongeldig is. Deze controle geldt ook bij bijvoorbeeld de combinatie grootboekrekening/kostenplaats. Indien eerst budgetten op het niveau grootboekrekening worden ingevoerd en later handmatig verdeeld over de onderliggende kostenplaatsen, is het niet wenselijk dat het totaalbedrag op het diepere niveau grootboekrekening/kostenplaats hoger is dan het budget op het niveau van de grootboekrekening. Ook hiervoor dient de consistentiecontrole.

Standaard staat deze instelling op 'Consistentiecontrole aan'. Het is mogelijk om deze controle uit te schakelen. Indien deze controle niet actief is, zal Exact geen controle meer uitvoeren bij het invoeren van budgetten of het budget 'geldig' is. Indien in een later stadium wordt besloten toch de consistentiecontrole te gaan gebruiken voor een bestaande budgetversie waarop reeds budgetten zijn ingevoerd, zal bij het aanpassen van deze instelling de consistentiecontrole uitgevoerd worden. Zolang het budget niet consistent is, is het niet mogelijk de instelling voor de consistentiecontrole op 'aan' te zetten. Het budget kan aangepast worden. Zodra het budget wel voldoet aan de consistentiecontrole is het mogelijk de consistentiecontrole in te schakelen, zodat deze bij iedere budgetinvoer uitgevoerd wordt.

Gebruik historie

Geef hier aan of u een historie van uw budgetwijzigingen wilt vastleggen. Als u geen historie van uw budgetwijzigingen vastlegt, zal de verwerking van budgetboekingen sneller plaats vinden.

Tabblad – Invoerpaden

Hier geeft u ten eerste aan op welke entiteiten u wenst te budgetteren binnen deze budgetversie. Ten tweede geeft u hier aan in welke volgorde u bij handmatige invoer van de budgetten u op deze entiteiten wenst te budgetteren. U kunt op de volgende entiteiten budgetteren:

  • Jaar/Periode
    Als u deze entiteit voor invoer activeert, dan wenst u uw budget uit te splitsen over meerdere financiële perioden. Activeert u deze optie niet, dan zullen voor deze budgetversie alleen de totaalbedragen van het budget worden vastgelegd.
  • Grootboekrekening
    Als u deze optie activeert, zullen budgetbedragen voor deze budgetversie op grootboekrekeningniveau worden vastgelegd.
  • Kostenplaats
    Als u deze optie activeert, zullen budgetbedragen voor deze budgetversie op kostenplaatsniveau worden vastgelegd.
  • Kostendrager
    Als u deze optie activeert, zullen budgetbedragen voor deze budgetversie op kostendragerniveau worden vastgelegd.
  • Verdichting
  • Structuur: Grootboekrekening
  • Structuur: Kostenplaats
  • Structuur: Kostendrager

Het onderhoudsscherm is flexibel in te richten. Indien u nooit gebruik maakt van kostendragers, kan deze kolom (door gebruik te maken van de rechtermuisknop) verborgen worden. De volgorde waarop de budgetten ingevoerd worden, wordt ingericht door gebruik te maken van cijfers. Indien in de kolom 'grootboekrekening' het cijfer 1 wordt gevuld en in de kolom 'kostenplaats' het cijfer 2, betekent dit dat bij de invoer van budgetten (gebruik makend van dit invoerpad) eerst een grootboekrekening en daarna een kostenplaats wordt gekozen. Verdichtingen, kostendragers en jaar/periode worden niet gebruikt in dit voorbeeld.

Het is mogelijk om meerdere invoerpaden per budgetversie in te richten. De entiteit 'Verdichting' is afhankelijk van het gebruik van de entiteit 'grootboekrekening'. Zodra ervoor wordt gekozen grootboekrekeningen te gebruiken bij de invoer van budgetten, wordt het veld voor het gebruik van verdichtingen actief. Vervolgens is het mogelijk om te definiëren of verdichtingen wel of niet gebruikt dienen te worden bij de invoer van budgetten. Indien het gebruik van verdichtingen op 'ja' gezet wordt, wordt bij de budgetinvoer de entiteit 'verdichting' altijd voor de entiteit 'grootboekrekening' getoond.

U kunt rechtstreeks op structuren budgetten invoeren. Ook dit wordt ingericht in de invoerpaden. Deze kolommen kunnen daarom ook toegevoegd worden aan het onderhoudsscherm voor invoerpaden. Zodra ervoor wordt gekozen om grootboekrekeningen te gebruiken in een invoerpad, wordt het mogelijk een grootboekrekeningstructuur te kiezen. Bij de invoer van budgetten zal vervolgens eerst de grootboekrekeningstructuur getoond worden. Vanuit deze structuur kan dan weer doorgezoomd worden naar een andere entiteit, bijvoorbeeld kostenplaatsen.

Zodra ervoor is gekozen in één specifiek invoerpad om grootboekrekeningen in combinatie met verdichtingen te gebruiken, is het niet meer mogelijk in dit invoerpad ook een grootboekrekeningstructuur te kiezen en ook omgekeerd. De afhandeling van verdichtingen is vergelijkbaar met een grootboekrekeningstructuur. Indien het wenselijk is om toch beide varianten toe te passen binnen 1 budgetversie, kunnen 2 invoerpaden aangemaakt worden.

Tabblad - Managers

Als u de optie 'Gebruik rechtenbeheer' heeft geactiveerd, kunt u hier de gebruikers koppelen welke u als budgetmanagers voor deze budgetversie wilt aanmerken. In [Budget; Stamgegevens, Onderhoud, Budgetautorisatie] geeft u voor deze gebruikers aan op welke entiteiten zij mogen budgetteren (en indien gewenst het maximale bedrag en aantal wat gebudgeteerd mag worden).

Tabblad – Documenten

Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten Koppelen].

Exact Financials > Budget > Onderhoud, Budgetversies

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 17.494.982
 Assortment: Exact Financials  Date: 15-03-2023
 Release:  Attachment:
 Disclaimer