Afdrukken / Verwerken van facturen

Sectie Verwerken

Verwerken

U kunt hier aangeven of u proef of definitieve facturen wenst af te drukken. 

Uitvoer

U kunt hier aangeven of de uitvoer moet worden afgedrukt op de printer of per e-mail moet worden verstuurd. Let op: Of er bij het mailen van de factuur tevens een factuur wordt afgedrukt op de printer is afhankelijk van de instelling ´Afdrukken layout bij e-mail´ in de factuurinstellingen.

Wanneer u de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de factureringsmethode gebruikt die u bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.

Printer selectie

Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de facturen.

Factuurdatum

Hier geeft u aan welke factuurdatum er bovenin de factuur dient te komen. Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum is bepalend voor de verdere verwerking.

Lay-out

In dit veld kiest u de gewenste lay-out voor de af te drukken facturen. U kunt een lay-out selecteren door op het vergrootglas te drukken.  

Begeleidend schrijven

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Dit veld is alleen wijzigbaar wanneer op het tabblad 'Geavanceerd' de optie 'Debiteurenlay-out-koppelingen' is uitgevinkt.

Tabblad Algemeen

Op het tabblad 'Algemeen' worden de belangrijkste gegevens voor het afdrukken van facturen weergegeven. Dit tabblad is opgedeeld in een aantal onderdelen.

Sectie Selectie

Factuurcode

Selecteer hier de juiste factuurcode indien u een specifieke factuur wenst af te drukken.

Verzendmethode

Met deze optie kunt u een selectie maken op de verzendmethode van de relatie. Alleen de facturen voor de relaties waarbij deze verzendmethode is geselecteerd, worden getoond.

Uw referentie

U kunt zoeken naar de referentie die uw relatie heeft toegekend aan de transactie, uw referentie.

Volgnummer

Als extra criterium kunt u het volgnummer, of een selectie ervan, opgeven. Standaard staat deze optie op 'Alle'.

Zoeken

Nadat u de selectiecriteria heeft aangepast kunt u middels deze knop de facturen zoeken.

Filter

Met deze knop kunt u de filtercriteria tonen of verbergen. Door het verbergen van de filtercriteria beschikt u over meer ruimte om de gewenste facturen te selecteren. Wanneer u de filtercriteria heeft verborgen kunt u aan het vinkje met de tekst "In gebruik" zien  zien of het filter in gebruik is

Wissen

Met deze knop kunt u de filtercriteria wissen.

Tabblad E-mail

De velden op dit tabblad zijn alleen actief bij het verwerken van een definitieve factuur en wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'Op basis van relatie' of 'E-mail' heeft geselecteerd.

E-mailadres

U kunt hier aangeven naar welk e-mailadres de factuur moet worden gestuurd. Dit veld kunt u alleen invullen als u bij 'Verwerken' de opties 'Definitief' en 'E-mail' heeft aangevinkt.
Hier wordt standaard het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon van de factuurdebiteur gevuld. U kunt dit aanpassen of e-mailadressen toevoegen (gescheiden door een punt komma).

Onderwerp: Inclusief

Hier kunt u aangeven welke referentie van de factuur u in het onderwerp van de e-mail wilt opnemen. Vervolgens kunt u bij het veld 'Onderwerp' de gewenste omschrijving voor het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp van de e-mail bestaat dan uit het opgegeven onderwerp, met daarachter de geselecteerde referentie. In dit veld heeft u de keuze uit de volgende opties:

• Geen: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail alleen uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp'.
• Onze ref.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het onze referentie nummer van de factuur.
• Uw referentie. Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de uw referentie van de factuur.
• Omschrijving: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de omschrijving van de factuur.
• Ordernr.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het ordernummer van de factuur.

Onderwerp

Hier kunt u het onderwerp van de e-mail ingeven. het onderwerp van de e-mail zal standaard gevolgd worden door het referentienummer van de factuur dat u bij het veld 'Onderwerp: Inclusief' heeft geselecteerd.

Altern. omschr.

Naast de standaardomschrijving die geplaatst kan worden in de onderwerpsregel, kunt u hier nog een extra omschrijving ingeven ter verduidelijking voor de te versturen e-mail. Deze omschrijving wordt onderaan de e-mail getoond.

eFactuur

Deze optie is alleen actief wanneer u bij het veld 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u het een XML bestand van de factuur wilt meesturen als bijlage. Uw klant kan deze bijlage vervolgens importeren in zijn/haar systeem. Afhankelijk van het land van de debiteur is dit XML bestand opgemaakt volgens een bepaald formaat:

• Nederland: UBL formaat (Universal Business Language), Of de factuur in het SI-UBL2.0 of SI-UBL2.1 formaat wordt verstuurd is afhankelijk van welk formaat u heeft geselecteerd bij het onderhoud van de debiteur. Voor meer informatie, zie de uitleg bij het pictogram achter het veld 'eFactuur' in de sectie 'Factuur' op het tabblad 'Logistiek' bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie 'Order-Factuur' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van de relatie.
• België: Of de factuur in het fInvoice formaat of SI-UBL2.1 formaat wordt verstuurd is afhankelijk van welk formaat u heeft geselecteerd bij het onderhoud van de debiteur. Voor meer informatie, zie de uitleg bij het pictogram achter het veld 'eFactuur' in de sectie 'Factuur' op het tabblad 'Logistiek' bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie 'Order-Factuur' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van de relatie.
• Spanje: eFactura formaat

Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties. Exact Compact biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.

Tabblad Vrije tekst

Vrije tekstregels afdrukken

Indien u vrije tekstregels wenst af te drukken dan kunt u dat hier markeren. Vrije tekstregels kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor feestdagen of het aankondigen van aanbiedingen.

Vrije tekstegel 1, 2 en 3

Hier heeft u de mogelijkheid om 3 vrije tekstregels in te geven die u op de factuur kunt laten afdrukken .  

Tabblad Geavanceerd

Debiteurenlay-out koppeling

De optie 'debiteurenlay-out koppeling zorgt ervoor dat bij het afdrukken van de factuur de gedefinieerde lay-out wordt gebruikt die op de debiteurenkaart is aangegeven.

Verkoopboek

Hier kunt u het dagboek voor verkopen ingeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten.

Memoriaal

Hier kunt u het dagboek voor het memoriaal ingeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten. Dit dagboek wordt alleen gebruikt indien u werkt met voorraadbeheer. In Exact Compact Factuur zal er derhalve geen gebruik worden gemaakt van dit memoriaaldagboek. Desalniettemin dient dit verplichte veld te worden ingevuld.  

Tabblad Voortgang

Het tabblad 'Voortgang' is van belang indien facturen niet of niet goed worden afgedrukt. U vindt in dit tabblad de reden van het niet afdrukken onder de optie 'resultaten'.Tevens kunt u onder de optie 'fouten' achterhalen waarom een fatuur niet is afgedrukt. Onderaan vindt u de knop 'verslag genereren'.Hiermee kunt u een verslag van de voortgang exporteren naar Microsoft Excel zodat u het voortgangsverslag af kunt drukken.

Onderin het scherm kunt u de facturen selecteren die u wenst af te drukken/verwerken. U kunt meerdere facturen selecteren door de in de lijst de gewenste facturen te selecteren met de CTRL of SHIFT- toets ingedrukt te houden. De afdrukvolgorde wordt bepaald door hoe de facturen in dit scherm gesorteerd zijn. 

Voorbeeld

Het is mogelijk om een voorbeeld van uw facturen op het scherm op te roepen voordat u de facturen afdrukt of definitief verwerkt.

Verwerken

Met deze knop start u het afdrukken van de facturen. Het is afhankelijk instelling in de sectie 'Process', of dit definitief of proef gebeurt. Wanneer u heeft gekozen voor 'Definitief', zal de factuur direct doorgeboekt worden in het verkoopboek. Deze boekingen moeten hierna nog wel verwerkt worden in het menupad [Compact, Boekingen, Verwerken] of (CBW). 

Afhankelijk van de factuurinstelling 'Factuurnummers toekennen' kan bij het afdrukken van facturen de melding "Toepassing is bezig. Probeert u het later nog eens." verschijnen. Deze melding verschijnt wanneer u de instelling heeft ingesteld op de methode 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' en er op het moment van afdrukken wordt gedetecteerd dat er reeds een proces voor het afdrukken van facturen loopt. Dit kan het geval zijn wanneer een andere gebruiker facturen aan het afdrukken is. In de melding kunt u via 'Annuleren' het afdrukken van de facturen afbreken. U kunt dan op een later moment nogmaals proberen om de facturen af te drukken. U kunt in de melding ook kiezen voor 'Doorgaan'. In dat geval wordt opnieuw gecontroleerd of er nog een proces bezig is met het afdrukken van facturen. Als dat het geval is verschijnt opnieuw de melding.

Sluiten
Door op de knop 'sluiten' te drukken komt u weer in het beginscherm terecht voor het afdrukken/ verwerken van een factuur.