Wanneer u beschikt over E-Human Resources en/of E-Salaris kunt u werknemers aanmaken of onderhouden in de volgende menu's: [Salaris, Personeel, Onderhouden] en [HR, Personeel, Onderhouden]. Bij het onderhouden van medewerkers via deze menupaden beschikt u tevens over de andere tabbladen.
Het menu om medewerkers te onderhouden bestaat uit vele verschillende tabbladen. Om deze tabbladen duidelijk te omschrijven is er voor ieder tabblad een apart document aangemaakt. Een overzicht van de verschillende tabbladen vindt u onderin dit document. Dit document beschrijft het tabblad 'Algemeen'.
Soort
Hier geeft u het soort (type) werknemer op. U heeft de keuze uit: Medewerker, Gedetacheerde, Student of Tijdelijk. U kunt in diverse overzichten filteren op het 'soort werknemer'.
ID
Hier kunt u het werknemersnummer opgeven. Automatisch wordt hier het eerstvolgende beschikbare nummer weergegeven. U kunt dit werknemersnummer in meerdere schermen van Exact Globe opgeven (bijvoorbeeld bij het invoeren van financiële boekingen, projectboekingen, enzovoort).
Gebruikersnaam
Hier moet u een gebruikersnaam opgeven. Deze gebruikersnaam is dezelfde als de gebruikersnaam in Windows. Dit is dus de inlognaam voor de Exact-programmatuur. Wanneer deze gewijzigd wordt (u krijgt dan een melding) en de Windows-inlognaam niet, dan kan de medewerker niet meer inloggen in Exact Globe. De Windows-inlognaam moet dus gelijk zijn aan de Gebruikersnaam in Exact.
Aanspreektitel
In dit veld kunt u de aanspreektitel selecteren voor de medewerker. Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker wordt de aanspreektitel gebaseerd op het geslacht, de burgerlijke staat en de taal van de medewerker.
Voorletters
In dit veld kunt u de voorletters van de medewerker opgeven.
Voornaam
In dit veld kunt u de voornaam van de medewerker opgeven.
Voorvoegsel
Als de naam een voorvoegsel heeft, kunt u dat hier invullen.
Achternaam
Hier kunt u de achternaam van de medewerker opgeven.
Toevoegsel
In dit veld kunt u het toevoegsel op de naam ingeven. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld de toevoegsels sr. en jr.
Meisjesnaam
In dit veld kunt u de meisjesnaam invoeren van een vrouwelijke medewerker.
Voorvoegsel
Als de meisjesnaam een voorvoegsel heeft, kunt u dat hier invullen.
Geslacht
In dit veld kunt het geslacht selecteren.
Nationaliteit
Hier kunt u de nationaliteit selecteren.
Taal
Selecteer hier de taal van de medewerker.
Als u op deze knop klikt, kunt u een foto toevoegen of verwijderen uit de werknemerskaart.
Als u op deze knop klikt, kunt u een handtekening toevoegen aan de werknemerskaart.
Sectie Persoonlijk
Als u op deze knop klikt kunt u het postadres van de medewerker ingeven. Het
scherm dat getoond wordt bevat onderstaande velden. Standaard worden deze velden gevuld met het adres dat op tabblad 'Algemeen' in het onderhoud van de medewerker is ingegeven.
Gebruiken: Huisadres
Als u deze optie aanvinkt wordt het bezoekersadres als postadres gebruikt. Het bezoekersadres is het adres dat op tabblad 'Algemeen' in de velden 'Adres 1', 'Nr', 'Postcode', 'Plaats', 'Staat' en 'Land' is ingevuld.
Adres 1
Hier kunt u het adres en eventueel huisnummer van het postadres ingeven.
Adres 2
Hier kunt u een eventueel tweede postadres ingeven of een toevoeging aan het eerste postadres.
Postcode
Hier kunt u de postcode ingeven van het postadres.
Plaats
Hier kunt u de plaatsnaam ingeven van het postadres.
Staat
Hier kunt u de 'Staat / Provincie' selecteren van het postadres. De mogelijkheden die u hier heeft om een staat of provincie te selecteren, zijn afhankelijk van de landcode die u heeft gekoppeld in het veld 'Land' rechts van dit veld.
Land
Hier kunt u de landcode ingeven van het postadres.
Telefoon
Hier kunt u het telefoonnummer ingeven van het postadres.
Adres 1
Hier kunt u het hoofdadres ingeven.
Nr.
Hier vult u het huisnummer in. Hier kunt u ook een eventuele toevoegsel ingeven (bijvoorbeeld 4a).
Adres 2
Hier kunt u een eventueel tweede adres ingeven of een toevoeging aan het eerste adres ingeven.
Postcode
Hier kunt u de postcode ingeven.
Plaats
Hier kunt u de plaatsnaam ingeven.
Staat
Hier kunt u een 'Staat / Provincie' selecteren. De mogelijkheden die u hier heeft om een staat of provincie te selecteren, zijn afhankelijk van de landcode die u heeft gekoppeld in het veld 'Land'.
Land
Hier kunt u de landcode ingeven.
Telefoon
Hier kunt u het telefoonnummer ingeven.
Mobiele telefoon
Hier kunt u het mobiele telefoonnummer van de medewerker ingeven.
E-mail
Hier kunt u het persoonlijke e-mail adres ingeven.
Met deze knop start u uw e-mailprogramma en kunt u gelijk een e-mail ingeven voor het e-mailadres.
BSN/SoFi-nummer
In dit veld geeft u het BSN/SoFi-nummer in van de medewerker. Op dit veld wordt een check uitgevoerd volgens de elfproef. Als u een nummer intoetst welke niet aan deze check voldoet, wordt het veld rood gekleurd.
Geboorteplaats
Geef hier de geboorteplaats in van de medewerker.
Geboortedatum
Geef hier de geboortedatum in van de medewerker.
Burgerlijke staat
In dit veld kunt u de burgerlijke staat van de medewerker invoeren.
Datum
Hier geeft u de datum in van wanneer de burgerlijke staat is aangepast.
Methode
In dit veld, kunt u de betalingsmethode opgeven voor deze crediteur/ werknemer, dat wil zeggen, hoe u deze crediteur wilt betalen. Wanneer u voor 'Op Krediet' kiest, dient u een bankrekening in te geven. Kiest u voor 'Kas', dan hoeft u geen bankrekening in te geven.
Bankrekening
Door op het zoekknopje achter dit veld te drukken kunt u een bestaande bankrekening koppelen aan een werknemer, of een nieuwe bankrekening aan maken. Wanneer het veld 'Bankrekening' niet actief is dient u eerst bij het veld 'Crediteur' in de sectie 'Dienstverband' een crediteurnummer op te geven en de medewerker te bewaren. Vervolgens kunt u hier de bankrekening van de medewerker koppelen of aanmaken.
Sectie Contract
Functienaam
Hier kunt u een functienaam selecteren. Dit is een verplicht veld. Vanuit deze optie kunt u tevens bestaande functies onderhouden en aanmaken.
Functieniveau
Hier kunt u het functieniveau selecteren. U heeft hier de keuze uit de functieniveau's die zijn gedefinieerd in de geselecteerde functienaam in het veld 'Functienaam'.
Begindatum
Hier geeft u de datum op waarop de werknemer is begonnen met werken in uw bedrijf.
Non-actief
Als de medewerker op non-actief is gezet (bijvoorbeeld doordat deze tijdelijk buiten het arbeidsproces valt), kunt u hier de startdatum daarvan opgeven. Wanneer u een datum heeft ingegeven, kunt u met de knop achter de datum de reden van non-actief ingeven.
Het op non-actief zetten van een medewerker op een datum die voor de huidige datum ligt, leidt ook tot het automatisch verwijderen van alle rollen en rechten die aan deze medewerker zijn gekoppeld.
Opmerking: afhankelijk van de begindatum (startdatum) en de datum non-actief wordt de status van de medewerker op de achtergrond aangepast. De wijziging is pas zichtbaar nadat u op de knop ‘Bewaren’ klikt. Medewerkers kunnen de volgende statussen krijgen:
-
Actief: de medewerker is in dienst van het bedrijf en is langer dan de datum van vandaag in dienst.
-
Nog niet actief: deze status krijgen toekomstige medewerkers. Deze is afhankelijk van de startdatum.
-
Non-actief: als een medewerker niet meer werkzaam is bij het bedrijf of tijdelijk niet werkzaam is, kan deze op non-actief worden gesteld.
De volgende voorwaarden zijn dus van toepassing voor de status:
|
Status
|
Voorwaarden |
| Nog niet actief |
Startdatum > Datum van vandaag |
| Actief |
Startdatum <= Datum van vandaag |
| Non-actief |
Datum non-actief < Datum van vandaag |
Einddatum contract
Wanneer het dienstverband van een werknemer is beëindigd, dan kunt u dat hier aangeven, door hier de einddatum in te voeren. Achter dit veld heeft u de knop 'Contract ', hier kunt de proeftijd en het contract van de werknemer opslaan.
FTE
Hier wordt aangegeven of de medewerker fulltime (dus voor 100%) werkt (is 1 FTE) of bijvoorbeeld voor 60% (dus 0.6 FTE). Dit veld kunt u handmatig aanpassen. Dit veld wordt gebruikt wanneer u toegestaan verlof wilt genereren. Op basis van de ingegeven FTE wordt het aantal dagen of uren waar de werknemer recht op heeft berekend.
Herziene begindatum
Vanaf juli 2006 dienen werkgevers een Eerstedagsmelding (EDM) verzenden voor nieuw aangenomen personeel. De begindatum wordt gebruikt voor de EDM. Echter is voor sommige werknemers de begindatum contract niet gelijk aan de eerste werkdag. Het veld 'Herziende begindatum' is hiervoor van toepassing. Wanneer deze datum ingevoerd is, wordt automatisch een EDM aangemaakt of deze kan handmatig aangemaakt worden (afhankelijk van de EDM-instellingen in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen, Eerstedagsmelding] met deze nieuwe startdatum. Wanneer er geen herziene datum is ingevoerd, zal de begindatum gebruikt worden in de EDM. De herziene datum dient u alleen te gebruiken als een andere datum dan de begindatum in de EDM gebruikt dient te worden.
Sectie Dienstverband
Manager
Hier selecteert u de manager van de medewerker.
Kiest u deze knop, dan krijgt u alle ondergeschikten te zien, die onder de geselecteerde manager vallen.
Assistent
In dit veld kunt u eventueel de assistentmanager van de werknemer invoeren.
Kostenplaats
Hier moet u de kostenplaats opgeven waartoe deze werknemer behoort. Op basis van deze kostenplaats wordt in e-Salaris de referentienummers aan de medewerker gekoppeld. Als er geen kostenplaats is ingevuld, dan wordt de medewerker niet meegenomen in de verschillende aangiften, zoals de loonaangifte. Dit is dan ook een verplicht veld.
Kostendrager
Hier vult u de kostendrager in waar de werknemer toe behoort. Door op de browser knop te drukken kunt u een selectie maken uit alle beschikbare kostendragers, of een nieuwe kostendrager aanmaken.
Hoofdlocatie
Hier kunt u een hoofdlocatie ingeven voor de werknemer. Als u op het vergrootglas klikt komen alle aanwezige hoofdlocaties naar voren. U kunt dan een hoofdlocatie openen.
Locatie
Hier kunt u een locatie ingeven voor de werknemer. Hetzelfde scherm als bij de hoofdlocatie komt naar voren wanneer u op het vergrootglas klikt.
Telefoon
Hier kunt u het bedrijfstelefoonnummer van de medewerker ingeven.
Extensie
Hier kunt u het toestelnummer ingeven
Kamer
Hier kunt u een kamernummer ingeven om de locatie van de medewerker in het kantoor vast te leggen.
Mobiele telefoon
Hier kunt u het mobiele bedrijfstelefoonnummer ingeven.
Fax
Hier kunt u het faxnummer ingeven.
E-mail
Hier kunt u het e-mail adres van het bedrijf ingeven. Wanneer u bijvoorbeeld een salarisslip mailt naar uw personeelsleden, wordt dit e-mailadres gebruikt.
Crediteur
U dient een crediteur te koppelen aan iedere salariswerknemer; voor niet-salariswerknemers is dit niet nodig. Wanneer u op het tabblad Salaris een component koppelt, wordt er automatisch een crediteur aangemaakt met hetzelfde nummer als het werknemers-ID. Als dit crediteurnummer reeds bestaat, wordt het eerst volgende vrije nummer hiervoor gebruikt.
U kunt ook een bestaande crediteur selecteren door op het vergrootglas te klikken. Als u een bestaande crediteur kiest, met als type 'Leverancier' krijgt u de volgende melding:
Als u voor 'Ja' kiest, wordt het type van de bestaande crediteur aangepast van type 'Leverancier' naar 'Medewerker'. Als u 'Nee' kiest, blijft het veld crediteur rood en dient u een andere crediteur te selecteren. Ook kunt u handmatig een niet bestaand nummer intoetsen. In dit geval wordt een crediteur aangemaakt met het door u gekozen nummer.
Debiteur
U kunt handmatig een debiteurencode invoeren. Er zal een debiteur worden aangemaakt met het door u gewenste nummer.
Beoordeling: Actueel / Vorig
In deze twee velden kunt u de huidige beoordeling en de vorige beoordeling ingeven. U heeft de opties A t/m E voor de beoordelingen.
Beveiligingsniveau
Deze kan handmatig worden ingegeven of worden gekoppeld aan de functienaam. Wanneer het beveiligingsniveau aan de functienaam is gekoppeld, wordt deze automatisch in het veld gevuld. Dit beveiligingsniveau wordt gebruikt voor het werken met transactiebeveiliging.
Toegangsrechten
Als de werknemer toegangsrechten dient te hebben tot de administratie, kunt u dit veld aanvinken. Standaard wordt dit veld niet aangevinkt. Wanneer u werkt met een geïntegreerd scenario met Exact Synergy is hier tevens het veld 'Portaal' aanwezig waarmee u kunt aangeven dat de gebruiker toegangsrechten heeft voor Exact Synergy.