Introduction
Vous pouvez sélectionner et réconcilier les extraits
de compte via [Banque, Encodage des écritures, Réconcilier les extraits de
compte]. La réconciliation des extraits de compte vous permet de réconcilier rapidement
et de façon précisément vos extraits de compte avec un compte bancaire présent
dans le programme. Cette fonction utilise différents écrans pour afficher les
extraits de compte existants et pour réconcilier les paiements et les
versements avec les extraits de compte ouverts. Via cette fonction, vous pouvez
également imprimer les extraits de compte.
Lorsque vous réconciliez des transactions avec un
extrait de compte, vous pouvez démarrer un menu d'encodage pour encoder des
transactions supplémentaires, comme une commission bancaire ou le paiement
d'intéręts. Ces transactions sont effet reprises sur votre extrait de compte,
mais ne sont pas affichées dans le systčme.
Lorsque vous réconciliez des versements et des
paiements avec des extraits de compte, l'écran affiche un solde courant des
paiements et versements réconciliés avec l'extrait de compte actuel.
Quand vous avez fini de réconcilier les transactions
avec les extraits de compte, la fonction de réconciliation des extraits de
compte affiche un écran de comparaison 'Banque vers compte'. Cet écran
d'information vous permet de comparer le solde du compte enregistré avec le
solde du compte relatif au total net des versements et paiements non
réconciliés.
La réconciliation de vos revenus et dépenses, basée
sur vos extraits de compte, peut ętre effectuée via [Banque, Encodage des
écritures, Réconcilier les extraits de compte]. Si vous activez l'option 'Non
réconcilié', vous voyez tou(te)s les revenus et dépenses non réconciliés. Pour
réconcilier, il vous suffit de sélectionner les transactions concernées et de
cliquer sur le bouton 'Réconcilier'.
Processus
de réconciliation des extraits de compte
La réconciliation est le processus vous permettant de faire correspondre vos
extraits de compte avec vos transactions et le solde actuel de votre compte
bancaire. Pendant la réconciliation, vous faites correspondre des transactions
reprises sur un extrait de compte avec des transactions ayant été effectuées
dans le programme. L'objectif est de faire disparaître tous les écarts
existants entre le solde des écritures et le solde de banque jusqu'ŕ ce que vos
revenus et vos dépenses soient de nouveau équilibrés ou réconciliés.
Lorsque vous recevez un extrait de compte de votre
banque, vous encodez un nouvel extrait de compte via [Banque, Encodage des
écritures, Réconcilier les extraits de compte]. Vous encodez la date de
l'extrait et le nouveau solde tels qu'ils figurent sur votre extrait de compte.
L'ancien solde est déterminé par le nouveau solde de l'extrait de compte. Le
total du compte ŕ la fin du mois est reporté comme solde au début du mois
suivant.
Aprčs avoir encodé un nouvel extrait, la fonction
[Banque, Encodage des écritures, Réconcilier les extraits de compte] vous
permet de voir toutes les transactions non réconciliées. Il s'agit de toutes
les transactions existant dans le programme, mais que vous n'avez pas encore
réconciliées avec un extrait de compte précédent. Vous pouvez réconcilier
chaque versement ou paiement repris sur votre extrait de compte avec la
transaction correspondante de ce menu.
Lorsque vous réconciliez des versements (cash in),
vous pouvez cliquer sur le bouton 'Nouveau'. Vous activez ainsi la fonction
[Banque, Encodage des écritures, Banque]. Vous pouvez y encoder les
transactions supplémentaires reprises sur votre extrait de compte, mais
n'existant pas encore dans le programme. Pensez aux frais de banque ou aux
paiements des intéręts par exemple.
Aprčs avoir réconcilié tous les versements (cash in)
et paiements (cash out) avec l'extrait de compte, vous pouvez cliquer sur le
bouton 'Terminer'. Vous marquez ainsi l'extrait de compte comme 'réconcilié' et
ouvrez l'écran 'Comparaison Banque ŕ compte'. Cet écran d'information vous
permet de comparer le solde du compte enregistré avec le solde du compte
relatif au total net des versements et paiements non réconciliés. A partir de
cet écran, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Annuler' pour revenir ŕ la
fonction de réconciliation des extraits de compte pour modifier l'extrait de
compte ou vous pouvez cliquer sur le bouton 'OK' pour marquer l'extrait de
compte comme 'Terminer'. Vous ne pourrez plus réconcilier de transactions
supplémentaires avec l'extrait de compte ou tirer des transactions de l'extrait
de compte ŕ l'aide du bouton 'Ne pas réconcilier'.
Si vous quittez la fonction de réconciliation des
extraits de compte avant d'avoir marqué un extrait de compte comme 'Terminer',
l'extrait garde le statut 'Ouvert'. C'est pratique si vous devez arręter alors
que vous ętes en train de réconcilier un extrait et que vous voulez continuer
plus tard. Pour terminer un extrait de compte existant, vous pouvez
sélectionner cet extrait dans le premier écran de sélection et cliquer sur le
bouton 'Zoom' pour afficher l'écran de réconciliation. Vous pouvez ensuite cliquer
sur le bouton 'Nouveau' pour continuer la réconciliation.
Explication
des champs
La fonction de réconciliation des extraits de compte
utilise différents écrans pour chaque étape du processus. L'écran actif ŕ ce
moment détermine la fonctionnalité de la fonction [Banque, Encodage des
écritures, Réconcilier les extraits de compte].
Moyen de paiement
Ici, vous pouvez sélectionner un moyen de paiement. Dans ce cas, seules les
transactions de ce moyen de paiement sont affichées.
Date
Ici, vous pouvez sélectionner un intervalle de dates. Dans ce cas, seuls les
extraits de compte dont la date d'encodage tombant dans cet intervalle sont
affichés.
Non réconcilié
L'option 'Réconcilié' détermine ce que vous pouvez faire dans cette fonction.
Ce point sera détaillé plus loin.
Tous
Si vous activez cette option, toutes les lignes seront affichées.
Afficher cash in/cash out
Indiquez ici si vous voulez voir le flux d'argent entrant ou sortant.
Grouper
Si vous activez cette option, les données seront regroupées par moyen de
paiement.
N° extrait de compte
Il s'agit du numéro de l'extrait de compte.
Date
Il s'agit de la date de l'extrait de compte.
Ancien solde
Il s'agit de l'ancien solde de l'extrait de compte.
Nouveau solde
Il s'agit du nouveau solde de l'extrait de compte.
Ecart
Il s'agit du solde de l'extrait de compte.
Ecran de sélection des extraits de
compte
Le premier écran de sélection que vous voyez montre
tous les extraits de compte que vous avez encodés. Vous pouvez utiliser le
bouton 'Nouveau' pour encoder de nouveaux extraits de compte ŕ réconcilier.
Lorsque vous ouvrez le premier écran de sélection, l'option 'Non réconcilié'
n'est pas activée et les détails de l'extrait de compte ne sont pas affichés
dans le coin supérieur droit de l'écran. Le bouton 'Terminer' indique si un
extrait de compte est entičrement réconcilié. Si ce bouton est actif, vous
pouvez encore éditer l'extrait de compte. Si ce bouton n'est pas actif, vous ne
pouvez pas réconcilier de transactions supplémentaires avec l'extrait de compte
ou tirer des transactions de l'extrait ŕ l'aide du bouton 'Ne pas réconcilier'.
Ce premier écran de sélection est utilisé pour encoder de nouveaux extraits,
pour éditer les extraits de compte existants et pour imprimer le rapport de
réconciliation des extraits de compte.
Vous trouvez les boutons suivants dans l'écran de
sélection des extraits de compte :
Actualiser
Ce bouton vous permet d'actualiser
le contenu de l'écran de sélection en fonction des critčres de sélection
définis dans le haut de l'écran, comme le moyen de paiement et la date par
exemple. Si vous activez l'option 'Non réconcilié' et que vous cliquez ensuite
sur le bouton 'Actualiser', l'écran de sélection 'Non réconcilié' est démarré.
Cet écran affichera toutes les transactions non réconciliées.
Imprimer
Vous pouvez sélectionner un extrait
de compte dans l'écran de sélection et, via le bouton 'Imprimer', imprimer un
rapport de réconciliation d'extrai pour l'extrait en question. Ce rapport
reprend des informations sur les transactions réconciliées avec les extraits de
compte dans la fonction [Banque, Encodage des écritures, Réconcilier les
extraits de compte]. Les versements réconciliés sont imprimés dans la section
'Cash in' du rapport. Les paiements réconciliés sont affichés dans la section
'Cash out' du rapport. La section 'Résumé' du rapport affiche l'ancien solde,
le flux total d'argent entrant, le flux total d'argent sortant, le solde
calculé de l'extrait de compte, le nouveau solde et l'écart net. L'ancien solde
et le nouveau solde sont encodés au moment oů vous encodez un nouvel extrait
via la fonction [Banque, Encodage des écritures, Réconcilier les extraits de
compte]. Le solde calculé correspond au solde du compte bancaire en question,
basé sur l'ancien solde avec toutes les transactions réconciliées. Le solde
calculé est comparé au nouveau solde pour arriver ŕ l'écart net.
Le rapport contient également une section sur la
réconciliation des comptes bancaires vers les comptes généraux. Cette section
compare le solde actuel du compte avec le résultat net de toutes les
transactions non réconciliées attribuées ŕ l'extrait de compte en question.
Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Imprimer',
l'écran suivant s'affiche :
Dans cet écran, vous avez différentes
options pour l'impression du rapport :
·
Afficher tous les mouvements – Si vous activez cette option, vous voyez également
des informations sur toutes les transactions non réconciliées. Si vous
n'activez pas cette option, le rapport ne reprendra que des informations sur
les transactions bancaires réconciliées avec l'extrait de compte.
·
Afficher les détails – Si vous activez cette option, le rapport reprendra
également des informations sur les versements et paiements individuels
réconciliés avec l'extrait de compte. Si vous avez choisi d'afficher également
les transactions non réconciliées, les détails des versements et dépenses non
réconciliés seront également affichés. Si vous n'activez pas cette option, le
rapport n'affichera que les totaux de chaque versement et un total de tous les
paiements.
Attention :
les transactions non réconciliées figurant sur le rapport peuvent changer au
fil du temps. Si vous avez activé l'option 'Afficher tous les mouvements', le
rapport reprendra également des informations sur toutes les transactions non
réconciliées présentes ŕ ce moment-lŕ dans le programme. Si vous réconciliez
ces transactions avec un autre extrait de compte ultérieurement et que vous
réimprimez ensuite l'extrait de compte précédent, les transactions auparavant
non réconciliées ne figureront plus sur le rapport. Ces transactions figureront
dans les sections 'Cash in' ou 'Cash out' du rapport si vous l'imprimez pour
l'extrait de compte avec lequel elles sont réconciliées.
Zoom
Sélectionnez un extrait de compte
dans l'écran de sélection et cliquez sur ce bouton pour ouvrir l'écran de
sélection 'Réconcilié'. Dans cet écran, sont affichées toutes les transactions
réconciliées pour l'extrait de compte en question.
Editer
Sélectionnez un extrait de compte et
cliquez sur ce bouton. Vous pourrez alors éditer la date de l'extrait de
compte, l'ancien solde et le nouveau solde de l'extrait en question.
Terminer
Ce bouton vous permet de marquer
l'extrait de compte comme 'Réconcilié' et d'ouvrir l'écran 'Comparaison
banque vers compte'.
Nouveau
Ce bouton vous permet d'encoder un
nouvel écran.
Fermer
Ce bouton vous permet de quitter cet
écran.
Ecran de sélection 'Non
réconcilié'
L'écran de sélection 'Non réconcilié' montre toutes
les transactions bancaires du programme qui ne sont pas encore réconciliées
avec un extrait de compte. Cet écran de sélection est utilisé pour sélectionner
les transactions pouvant ętre réconciliées avec un extrait de compte. Cet écran
s'affiche lorsque vous encodez un nouvel écran ou chaque fois que vous activez
l'option 'Non réconcilié' et que vous actualisez l'écran. Si vous activez
l'option 'Tous', vous verrez aussi bien les extraits de compte non réconciliés
que les transactions réconciliées avec un extrait de compte. Un ü vert ŕ
hauteur de la colonne 'Réconcilié' dans une ligne d'extrait indique que les
transactions sont réconciliées avec l'extrait de compte actuel.
Sélectionnez une transaction non réconciliée dans
l'écran de sélection 'Non réconcilié' et cliquez sur le bouton 'Réconcilié'
pour réconcilier la transaction avec l'extrait de compte figurant dans le coin
supérieur droit de l'écran.
Attention :si vous ouvrez l'écran de sélection 'Non réconcilié'
en activant l'option 'Non réconcilié' et en cliquant sur le bouton
'Actualiser', aucune information ne sera affichée dans le coin supérieur droit
de l'écran. Cela montre que vous n'ętes pas en train d'éditer un extrait de
compte existant. Si vous sélectionnez une transaction et que vous cliquez sur
le bouton 'Réconcilier', l'écran 'Infos sur l'extrait de compte' sera affiché
de maničre ŕ ce que vous puissiez encoder un nouvel extrait de compte.
Vous trouvez les boutons suivants dans le bas de
l'écran de sélection 'Non réconcilié' :
Actualiser
Ce bouton vous permet de rafraîchir
l'écran en fonction des critčres de sélection définis ŕ hauteur des champs
'Date', 'Cash in', 'Cash out' et 'Grouper'. Si vous activez l'option 'Tous',
vous verrez aussi bien les extraits de compte non réconciliés que les
transactions déjŕ réconciliées avec un extrait de compte. Si vous désactivez
l'option 'Non réconcilié' et que vous actualisez l'écran, vous revenez dans
l'écran de sélection des extraits de compte.
Retour
Ce bouton vous permet de
revenir ŕ l'écran précédent.
Ne pas réconcilier
Sélectionnez une transaction
réconciliée dans l'écran de sélection et cliquez sur ce bouton pour marquer la
transaction en question comme 'non réconciliée'.
Réconcilier
Sélectionnez une transaction non
réconciliée dans l'écran de sélection et cliquez sur ce bouton pour réconcilier
la transaction avec l'extrait de compte actuellement affiché dans le coin
supérieur droit de l'écran. Si aucun extrait n'est affiché dans le coin
supérieur droit de l'écran, vous pouvez, en cliquant sur le bouton
'Réconcilier', ouvrir l'écran d'information sur l'extrait de compte de maničre
ŕ pouvoir encoder un nouvel extrait.
Terminer
Ce bouton vous permet de marquer
l'extrait de compte comme 'réconcilié' et d'ouvrir l'écran 'Comparaison
banque vers compte'.
Nouveau
Ce bouton vous permet d'encoder un
nouvel extrait pour la réconciliation. Vous pouvez ainsi encoder des
transactions supplémentaires qui figurent sur votre extrait de compte, mais qui
n'existent pas encore dans le logiciel (les frais bancaires ou le paiement
d'intéręts par exemple).
Fermer
Ce bouton vous permet de quitter cet
écran.
Ecran de sélection 'Réconcilié'
L'écran de sélection 'Réconcilié' montre les
transactions bancaires déjŕ réconciliées avec l'extrait de compte actuel. Cet
écran s'ouvre lorsque vous sélectionnez un extrait de compte existant dans
l'écran de sélection 'Extrait de compte' et que vous cliquez sur le bouton
'Zoom'. Dans l'écran de sélection 'Réconcilié', l'option 'Non réconcilié' est
désactivée et les infos sur l'extrait de compte sont affichées dans le coin
supérieur droit de l'écran. Vous pouvez utiliser cet écran pour afficher toutes
les transactions réconciliées ou pour avoir accčs ŕ l'écran de sélection 'Non
réconcilié' pour réconcilier des transactions supplémentaires avec l'extrait de
compte.
Vous trouvez les boutons suivants dans
l'écran de sélection 'Réconcilié' :
Actualiser
Si vous cliquez sur le bouton 'Actualiser'
alors que l'option 'Non réconcilié' est activée, vous revenez dans l'écran de
sélection des extraits de compte. Si vous activez l'option 'Non réconcilié' et
que vous cliquez sur le bouton 'Actualiser', vous ouvrez l'écran de sélection
'Non réconcilié' et vous pouvez réconcilier des transactions supplémentaires
avec un extrait de compte.
Retour
Ce bouton vous permet de revenir
dans l'écran de sélection des extraits de compte.
Terminer
Ce bouton vous permet de marquer
l'extrait de compte comme 'réconcilié' et d'ouvrir l'écran 'Comparaison banque
vers compte'.
Nouveau
Ce bouton vous permet d'encoder un
nouvel extrait pour la réconciliation.
Fermer
Ce bouton vous permet de quitter cet
écran.