Introduction
L'historique clients/fournisseurs est un
outil puissant lors de la récupération, l'édition et du contrôle des
mouvements. Chaque écriture de vente ou d'achat passée devient un mouvement de
l'historique clients respectivement fournisseurs. Celui-ci vous donne un aperçu
historique et constitue donc une source d'informations importante. L'historique
vous permet également de contrôler entièrement votre sous-gestion et de
modifier les mouvements.
Les mêmes fonctions sont valables tant pour les clients que pour les
fournisseurs. Les fonctions qui diffèrent sont traitées séparément dans ce
document.
Vous pouvez afficher l'historique clients
via [Comptabilité, Consultation en ligne, Historique clients] et l'historique
fournisseurs via [Comptabilité, Consultation en ligne, Historique].
Explication
des champs
Sur la gauche de l'écran, vous trouvez des
informations sur le client ou le fournisseur pour lequel vous avez demandé
l'historique. Sur la droite de l'écran, vous avez un certain nombre de critères
de sélection. Vous avez le choix entre une version abrégée et une version
détaillée. Vous pouvez passer d'une version à l'autre en cliquant sur l'icône
avec la flèche bleue.
Date
A hauteur de ce champ, vous pouvez indiquer un intervalle de dates pour lesquel
vous voulez consulter l'historique de ce client/fournisseur.
Afficher
A hauteur de ce champ, vous sélectionnez
une des options : 'Historique', 'A réclamer' ('A payer'), 'Liste des
factures' ou 'Tous'. Si vous optez pour 'Historique', vous voyez tous les
mouvements du client/fournisseur sélectionné, qu'il s'agisse d'impayés ou pas.
Il peut être pratique de n'afficher que les impayés. Dans l'historique clients,
vous optez dans ce cas pour 'A réclamer' et dans l'historique fournisseurs pour
'A payer'.
Si vous optez pour 'Liste des factures', le programme affiche toutes les
factures et tous les paiements/toutes les rentrées. Si vous optez pour 'Tous',
vous voyez alors toutes les transactions de tous les mouvements. Ces
transactions sont composées de toutes les lignes avec la même valeur à hauteur
du champ 'Notre référence'.
Grouper par
Vous pouvez grouper les mouvements
de la liste sur base de critères suivants (les critères disponibles dépendent
de l'option sélectionnée à hauteur de 'Transaction') :
- Aucun
- Notre référence
- Votre référence
- Référence de paiement
- Centre de coûts
- Centre d'analyse
- Ressource
- Projet
- Compte
|
- Journal
- Immobilisation
- Catégorie 2
- Période
- Date
- Semaine
- Mois
- Trimestre
- Année
|
Les critères sur lesquels vous pouvez
grouper les données dépendent de votre licence. Si le module de gestion des
projets ne fait pas partie de votre licence, vous n'avez pas non plus la
possibilité de grouper les données sur ce critère.
Si vous avez opté pour un regroupement, la
barre d'outils en bas de l'écran change. Si vous sélectionnez ensuite une
liste, le bouton 'Zoom' devient actif. Si vous cliquez dessus, le programme
ouvre l'historique dans une nouvelle fenêtre avec les boutons d'origine. La
seule différence, c'est que le champ 'Grouper par' affiche 'Aucun' et qu'à
hauteur du filtre figure la valeur indiquée dans la ligne dont vous avez
demandé le détail. Si vous regroupez les données sur le client par exemple et
que vous demandez le détail, le client sélectionné est affiché dans le filtre.
Transaction
A hauteur de ce champ, vous avez la
possibilité de définir un filtre sur des types de mouvements spécifiques.
Ainsi, dans le cas d'une facture de vente, l'écriture a comme type 'Facture de
vente' sur le compte clients. Si vous définissez un filtre sur ce type, vous ne
voyez ensuite que les mouvements du type 'Facture de vente'. Les autres types
sont les suivants :
- Note de crédit sur vente : ce type est lié
au compte clients lors de l'encodage d'une note de crédit sur une facture
de vente.
- Charge (comptabilité) : ce type est lié à
la remise/au supplément indiqué(e) lors de l'encodage d'une facture de
vente.
- Facture d'achat : ce type est lié au compte
fournisseurs lors de l'encodage d'une facture d'achat.
- Note de crédit sur achat : ce type est lié
au compte fournisseurs lors de l'encodage d'une note de crédit sur une
facture d'achat.
- Paiement : ce type est lié au compte
bancaire lors de l'encodage d'un paiement à un fournisseur.
- Réception : ce type est lié au compte
bancaire lors de l'encodage d'une réception d'un client.
- Livraisons : ce type est lié à une
livraison sur un compte de stock (modules logistiques).
- Retours : livraisons : ce type est lié
à un retour d'un client sur un compte de stock (module de gestion des
retours).
- Réception : ce type est lié à une réception
sur un compte de stock (modules logistiques).
- Retours : réception : ce type est lié
à un retour à un fournisseur sur un compte de stock (module de gestion des
retours).
- Décompte : ce type est lié à un décompte
sur un compte de stock (modules logistiques).
- Salaire : ce type est lié à une écriture de
salaire (module de gestion des salaires).
- Réévaluation : ce type est lié lors du
traitement d'une réévaluation (module de gestion des immobilisations et/ou
des devises).
- Cession : ce type est lié lors du
traitement de la vente d'une immobilisation (module de gestion des
immobilisations).
- Autres : ce type est utilisé pour les
autres écritures.
- Contre-écriture : ce type est lié lorsque
vous encodez une contre-écriture.
Date du rapport
Vous pouvez indiquer ici
si vous voulez trier les données par date ou par date du rapport. Cette option
n'est active que si vous avez opté pour 'Tous' ou 'Historique' à hauteur de
'Afficher'. Cette option n'est visible que si le module de rapports fiscaux
fait partie de votre licence.
Après encodage
Si ce champ n'est pas activé, seules les écritures traitées seront affichées.
Par contre, si vous activez ce champ, les écritures non traitées seront
également affichées.
Filtre
Le bouton 'Filtre'
vous permet d'affiner votre recherche.
Section Ecran des
mouvements
Cet aperçu vous donne les mouvements de
l'historique. Vous pouvez éditer les mouvements en sélectionnant une ligne et
en cliquant ensuite sur un des boutons dans le bas de l'écran.
Vous pouvez arranger les différentes colonnes de l'écran
de sélection comme bon vous semble. Si vous exportez l'historique vers
Excel, la présentation sera la même.
Les boutons
Actualiser
Ce bouton vous permet de rafraîchir
l'écran. Si vous avez effectué une action qui n'est pas directement visible, vous
pouvez utiliser ce bouton pour la rendre visible.
Exporter
Ce bouton vous permet d'exporter la
liste actuelle directement dans Excel. Vous pouvez ensuite éditer les données
dans Excel pour les présenter comme bon vous semble.
Graphique
Ce bouton vous permet de
générer un graphique des totaux des comptes par client/fournisseur dans Excel.
Après avoir cliqué sur ce bouton, un écran avec différentes possibilités de
regroupement apparaît. Vous avez alors les possibilités suivantes :
- Aucun
- Centre de coûts
- Projet
- Ressource
- Dépôt
|
Notes
Si vous sélectionnez une ligne pour
laquelle une note a été enregistrée, vous pouvez l'afficher en cliquant sur ce
bouton. Pour les lignes pour lesquelles aucune note n'a été enregistrée, vous
pouvez en créer une en cliquant sur ce bouton. Le champ de notes est continu,
ce qui signifie que les notes restent constamment dans le champ et qu'elles
sont complétées si vous ajoutez d'autres notes.
Annexe
L'explication du bouton 'Notes' vaut
également pour le bouton 'Annexe'. Ce bouton vous permet de lier une annexe à
une ligne bien précise. Vous pouvez lier n'importe quel fichier (une lettre ou
une image par exemple). Tenez cependant compte du fait que les annexes sont
reprises dans la base de données. Donc plus grand est l'objet que vous liez,
plus grande est votre base de données. Si vous voulez lier des images, il vaut
mieux le faire en petit format.
Réparer
Il se peut que le montant d'une facture ne corresponde pas au montants des
termes. Pour réparer cette différence, vous pouvez utiliser le bouton
'Réparer'.
Le montant impayé doit être 100 % des
termes. Si ce n'est pas le cas, cela sera réparé :
- Si les termes impayés sont supérieurs au montant
impayé, l'écart entre les montants des termes sera déduits.
- Si le montant de la facture diffère du total des
termes, soit le terme existant sera modifié soit un nouveau terme sera
créé pour l'écart.
Pendant cette action, le programme vérifie
si un journal est lié à chaque moyen de paiement. Si ce n'est pas le cas, le
journal sera complété sur base du compte 'Paiements en cours' (lié au moyen de
paiement).
Le programme vérifie également si les comptes de banque et de caisse ont le
type exact. Si ce n'est pas le cas, ce sera réparé.
Détails
Si vous sélectionnez une
ligne, vous avez la possibilité de l'éditer. Si vous sélectionnez un paiement
ou une réception et que vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez l'écran d'encodage
des rentrées et des dépenses. Cet écran affiche les données originales de
la réception/du paiement. Vous pouvez apporter des modifications à ce
mouvement. Si vous avez sélectionné une facture et que vous cliquez sur ce
bouton, vous obtenez l'écran
des termes dans lequel vous pouvez apporter des modifications.
Mise à jour
Ce bouton vous permet d'ouvrir
directement la fiche du client ou du fournisseur en question pour modifier ses données
de base (numéro de téléphone, adresse de livraison par exemple).
Délettrer
Ce bouton vous permet
d'annuler le lettrage d'un paiement et d'une facture. Vous pouvez également
annuler le lettrage d'une réception et d'un paiement. Le paiement (et la réception)
se voi(en)t attribuer le statut 'Attribué'. Cela signifie que le paiement et la
réception sont bien attribués à un client ou à un fournisseur, mais qu'ils ne
sont pas encore liés à un paiement/une réception ou à une facture.
Lettrer
Ce bouton vous permet de
lettrer
divers impayés. Ces impayés peuvent être lettrés avec le paiement. Vous pouvez
donc éditer directement des termes déjà payés par exemple et pouvant donc être
lettrés. Ces termes disparaîtront alors de l'écran de sélection étant donné que
vous ne devez plus les payer. Si vous avez opté pour 'A réclamer' à hauteur de
'Afficher' et que vous avez sélectionné deux postes, ces deux postes sont
automatiquement lettrés sans que l'écran de lettrage ne s'affiche lorsque vous
cliquez sur ce bouton.
Facture
Ce bouton n'est disponible que dans
l'historique clients. Si vous sélectionnez un impayé, vous pouvez utiliser ce
bouton pour consulter la facture correspondante.
Modifier
Ce bouton vous permet de modifier
les mouvements. Il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité. Vous ne pouvez pas
modifier les mouvements comme bon vous semble, mais il est important de savoir
que la possibilité existe.
Ecriture
Si vous avez sélectionné un mouvement, vous pouvez, en cliquant sur ce bouton,
ouvrir l'écriture correspondante, même si elle est déjà traitée. Si vous
modifiez une écriture, vous devez d'abord la traiter à nouveau.
Notre référence
Si vous sélectionnez une ligne, puis
que vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez la transaction complète de ce
mouvement. Cela signifie que vous voyez tous les mouvements avec la même 'Notre
référence' que la ligne sélectionnée.
Votre référence
L'explication du champ 'Notre référence' vaut également pour le champ 'Votre
référence' si ce n'est que, dans ce cas, la transaction est groupée sur base de
'Votre référence'.
Fermer
Ce bouton vous permet de quitter cet écran.
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