One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Het belang van een datum gerelateerd systeem

Introductie

Traditionele administratieve software gebruiken een periode-gebaseerd systeem om financiële transacties te registreren. Exact Globe Next is daarentegen een datum-gerelateerd systeem. Dit komt de gebruiksvriendelijkheid en gebruikersgemak van het pakket ten goede. Het is belangrijk te begrijpen wat de verschillen tussen deze twee concepten zijn, zodat maximaal profijt uit dit innovatieve concept gehaald kan worden.


Uitleg

Binnen periode-gebaseerde systemen worden financiële boekingen aangemaakt in een specifieke periode. Binnen één boeking is het niet mogelijk om in meerdere periodes te boeken. Afhankelijk van de optionele instellingen is het mogelijk om te controleren of de ingevoerde datum valt binnen het datumtraject van de periode. De datumtrajecten worden bepaald door de periode-datumtabel. Deze tabel deelt een financieel jaar op in periodes.
Ongeacht de instellingen is er geen vaste relatie tussen de datum en een periode. Zo is het mogelijk een inkoopboeking te registreren op 02-02-2007 in periode 4 van het financiële jaar 2007.

Het datum-gerelateerde systeem principe van Exact Globe Next werkt precies andersom: financiële boekingen worden aangemaakt op een specifieke datum (in plaats van in een specifieke periode). Alleen voor rapportagedoeleinden (zoals de balans en de automatische BTW-aangifte) controleert het systeem, aan de hand van de periode-datumtabel, welke periode hoort bij de ingevoerde datum.

Voordelen van dit concept zijn:

  • Het is mogelijk om in meerdere periodes of zelfs in meerdere boekjaren tegelijk te boeken. Eén boeking is niet gebonden aan één periode. Dit resulteert in een hogere flexibiliteit bij het invoeren van gegevens in uw administratie:

    Stel u ontvangt de factuur voor uw rentekosten van een kwartaal. Dit bedrag wilt u niet in één keer op uw kostenrekening boeken, maar maandelijks een evenredig deel.

    Periode-gebaseerde systemen
    Binnen periode-gebaseerde systemen is het nodig de factuur in te boeken op een tussenrekening (bijvoorbeeld vooruitbetaalde bedragen). De maandelijkse bedragen worden vervolgens handmatig op deze rekening afgeboekt:

    Invoer factuur
    Datum Rekening Debet Credit
    15-06-2006 Vooruitbetaalde bedragen 300
    15-06-2006 Crediteuren 300

    Invoer maandelijkse kosten
    Datum Rekening Debet Credit
    01-07-2006 Rentekosten 100
    01-07-2006 Vooruitbetaalde bedragen 100
    . . . .
    Datum Rekening Debet Credit
    01-08-2006 Rentekosten 100
    01-08-2006 Vooruitbetaalde bedragen 100
    . . . .
    Datum Rekening Debet Credit
    01-09-2006 Rentekosten 100
    01-09-2006 Vooruitbetaalde bedragen 100
    . . . .
    Datum-gebaseerd systeem
    Binnen datum-gerelateerde systemen is het mogelijk om in meerdere periodes te boeken, dus kan het bovenstaande voorbeeld worden ingevoerd in één boeking in plaats van vier:
Datum Rekening Debiteur/Crediteur           Onze ref. Debet Credit
01-07-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100
01-08-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100
01-09-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100  
15-06-2006 Crediteuren                                      Deltabike 20030700   300


Een memoriaalboeking in Exact Globe Next dient in evenwicht te zijn per onze referentie, per debiteur/crediteur en per datum. Om bovenstaande boeking in te kunnen voeren dient u deze in evenwicht te brengen. Hiervoor gebruikt u de tussenrekening die aan het memoriaal is gekoppeld.

De boeking dient er dus als volgt uit te zien.

Datum Rekening Debiteur/Crediteur           Onze ref. Debet Credit
01-07-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100
01-08-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100
01-09-2006 Rentekosten Deltabike 20030700 100
15-06-2006 Crediteuren Deltabike 20030700 300
01-07-2006 Tussenrekening Memoriaal Deltabike 20030700 100
01-08-2006 Tussenrekening Memoriaal Deltabike 20030700 100
01-09-2006 Tussenrekening Memoriaal Deltabike 20030700 100
15-06-2006 Tussenrekening Memoriaal Deltabike   20030700 300

Zoals u ziet is bovenstaande boeking in evenwicht per datum, per debiteur/crediteur en per onze ref..

Indien u de bovenstaande boeking in het inkoopboek maakt en de rekening "Vooruitbetaalde bedragen" ingeeft als grootboekkoppeling in het veld 'Reserveringen' [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboek, sectie Grootboek], is het resultaat als volgt:

Datum Rekening Debet Credit
15-06-2006 Vooruitbetaalde bedragen 300
15-06-2006 Crediteuren 300
. . . .
01-07-2006 Rentekosten 100 .
01-07-2006 Vooruitbetaalde bedragen . 100
. . . .
01-08-2006 Rentekosten 100 .
01-08-2006 Vooruitbetaalde bedragen . 100
. . . .
01-09-2006 Rentekosten 100 .
01-09-2006 Vooruitbetaalde bedragen 100


  • De Balans en de Winst & Verliesrekening worden berekend per datum. De Balans toont het saldo van de grootboekrekeningen tot deze datum inclusief voorgaande boekjaren. De Winst & Verliesrekening toont het saldo van de grootboekrekeningen tot deze datum exclusief voorgaande boekjaren. Door deze werkwijze is het overbodig een openingsbalans aan te maken bij de aanvang van een nieuw boekjaar. Dit is de reden dat binnen Exact Globe Next geen periode 0 meer bestaat.


Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 04.467.718
 Assortment:  Date: 14-01-2013
 Release:  Attachment:
 Disclaimer