Définir les paramètres relatifs aux numéros

Introduction

Via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres numéros', vous pouvez mettre à jour tous vos numéros. D'un point de vue comptable, il s'agit du champ 'Notre référence' dans le journal d'O.D. et dans le journal d'achat. D'un point de vue logistique, il s'agit par exemple du numéro de commande client ou encore du numéro de facture.

Explication des champs

Section Comptabilité

Lors de l'encodage des écritures, vous devez utiliser 'Notre référence'. Si vous générez un nombre fixe de numéros de références, le numéro de référence est automatiquement complété lors de l'encodage des écritures. Vous pouvez pour cela utiliser une suite de numéros. En déterminant vous-même les numéros, vous empêchez que d'autres valeurs ne soient utilisées et rendez ainsi votre dossier cohérent. Utiliser des numéros fixes permet de retrouver facilement les transactions. Vous pouvez bien entendu toujours modifier les suites de numéros à l'aide de l'icône en regard du champ.

Pour le journal d'achat et le journal d'O.D., vous pouvez générer une suite de valeurs pour le champ 'Notre référence'. La suite de numéros définie à hauteur de 'Journal d'O.D. est utilisée dans tous les journaux, à l'exception du journal de vente et du journal d'achat. Cette suite de numéro est donc utilisée aussi bien pour le journal d'O.D. que pour le journal de caisse ou encore le journal de banque. La suite de numéro définie à hauteur de 'Journal d'achat' est, quant à elle, utilisée dans le journal d'achat. Dans le journal de vente, le champ 'Notre référence' des écritures manuelles est automatiquement complété par le numéro de pièce. Dans le cas des factures de vente, le champ 'Notre référence' correspond au numéro de facture.

Premier
Il s'agit du premier numéro de la suite générée.

Libre
Il s'agit du premier numéro utilisé dans une écriture.

Dernier
Il s'agit du dernier numéro de la suite générée.

Nombre libre
Il s'agit du nombre de numéros générés pouvant encore être utilisés.

Section Relations

A hauteur de 'Suite: début' et 'Suite: fin', vous pouvez définir la suite de numéros à utiliser lors de la création des clients, des fournisseurs et des relations. Dans notre exemple, le premier numéro utilisé sera le 1001. Vous ne voyez cette section que si le module CRM fait partie de votre licence.

Section Logistique

N° offre
Il s'agit du numéro attribué à la prochaine offre que vous encoderez.

N  commande
Si vous activez ce champ, le champ 'N° offre' devient inactif. Dans ce cas, c'est le premier numéro de commande client disponible qui est utilisé comme numéro d'offre lors de l'encodage d'une offre. Si vous désactivez ce champ, vous pouvez encoder un numéro d'offre à hauteur de 'N° offre'. C'est ce numéro qui sera alors utilisé lors de l'encodage d'une nouvelle offre.

N° commande client
Il s'agit du numéro attribué à la prochaine commande client que vous encoderez.

N° bon de livraison
Il s'agit du prochain numéro de bon de livraison utilisé lors de l'impression de bons de livraison. Une commande client peut être livrée en plusieurs fois. Vous pouvez donc avoir plusieurs bons de livraison pour une même commande client.

N° facture
Il s'agit du prochain numéro utilisé lors de l'impression/l'encodage de factures. Ce numéro est utilisé lorsque le paramètre 'Lien code facturation/journal' dans [Système, Général, Paramètres, Paramètres factures], section 'Impression' est désactivé. De ce paramètre dépend donc la possibilité de modifier ce numéro.
Le paramètre 'Attribuer n° factures' dans [Système, Général, Paramètres, Paramètres factures], section 'Encodage' détermine si le numéro est attribué lors de l'encodage ou lors de l'impression.

N° commande fournisseur
Il s'agit du numéro proposé pour la prochaine commande fournisseur que vous encoderez.

Lors de la sauvegarde des paramètres, il se peut que le programme affiche le message suivant :

Le programme vous avertit en fait que le numéro de commande client et le numéro de commande fournisseur sont très proches. Vous pouvez continuer, mais si une commande fournisseur doit se voir attribuer un numéro déjà utilisé pour une commande client ou inversement, vous devrez modifier ce numéro. Par conséquent, votre numérotation ne sera plus croissante. Vous pouvez éviter ce problème en choisissant des numéros assez éloignés.

Sujets apparentés

• Paramètres
• Générer de nouveaux numéros