Introduction
Vous utilisez le journal d'OD pour encoder
des postes (généralement occasionnels) qui ne sont encodés dans aucun des
autres journaux. D'ordinaire, ce sont des écritures de correction ou des
écritures qui ne sont pas basées sur des transactions financières, comme par
exemple les écritures d'amortissement à la fin d'une période comptable. Le
lettrage de la valeur du prix de revient ou de la valeur d'achat des
marchandises achetées du stock se fait souvent via le journal d'OD. Pour les
factures d'achat et de vente, le journal d'OD peut être utilisé pour lettrer
les impayés positifs ou négatifs. Cette situation peut se présenter en cas de
note de crédit.
Il est conseillé de créer un journal d'OD séparé pour l'encodage du bilan
d'ouverture. Vous évitez ainsi que les montants du bilan d'ouverture soient
ajoutés aux transactions comptables de la première période de votre exercice.
Vous pouvez encoder les OD divers
[Comptabilité, Encodage des écritures, Encoder/modifier].
Explication
Via [Affichage, Colonnes], vous pouvez
agencer l'écran d'encodage comme bon vous semble. L'en-tête ressemble à
ceci :
Journal
Le programme affiche ici le numéro
du journal d'OD sélectionné.
Date de saisie
Encodez ici la date de saisie. Le programme effectue un contrôle
périodes-dates. La date doit en effet tomber dans un des exercices créés via
[Système, Général, Calendrier périodes-dates]. La période ne peut pas être
clôturée.
N° pièce
Il s'agit du premier numéro de pièce
disponible pour l'exercice par défaut du dossier. Ce numéro a été défini dans
la fiche
du journal d'OD en question via [Système, Comptabilité, Journaux], onglet
'Numéro'. Si vous voulez encoder des données d'un exercice antérieur et
utiliser le numéro de pièce de cet exercice, vous devez modifier l'exercice par
défaut. Vous devez pour cela procéder comme suit :
- Allez dans les paramètres
généraux en activant la fonction [Système, Général, Paramètres],
onglet 'Paramètres généraux'.
- Dans la section 'Exercices et périodes', entrez
l'exercice dont vous voulez utiliser le numéro de pièce à hauteur de la
colonne 'Par défaut' à hauteur du champ 'Exercice'.
- Cliquez sur le bouton 'Enregistrer'.
- Lorsque vous encoderez une OD, le numéro de
pièce adéquat sera utilisé.
- Attention : après avoir passé l'écriture dans l'autre
exercice, n'oubliez pas de modifier l'exercice par défaut.
Libellé
Le programme affiche ici le libellé
du numéro de journal sélectionné.
Type de transaction
Vous n'avez ce champ que
si vous l'avez activé via 'Colonnes'. Il vous permet de choisir parmi cinq
types d'écritures, à savoir :
- Normal : il s'agit du choix par
défaut qui vous permet d'encoder des écritures normales.
- Fiscal : cette option vous
permet d'encoder des écritures fiscales.
- Correction : cette option vous
permet d'encoder des écritures de correction.
- Solde d'ouverture : cette
option vous permet d'encoder des écritures de correction sur le bilan
d'ouverture.
Nous décrivons les principaux champs
ci-dessous. Si un écran de recherche est disponible pour un champ, vous pouvez
l'ouvrir en appuyant sur <F5>.
Compte
Sélectionnez le compte sur lequel
doit être imputé le montant de la ligne d'écriture. Il se peut que vous ne
puissiez pas sélectionner certains comptes pour l'une des raisons
suivantes :
- Le compte en question est bloqué ou est un
compte vide ou encore un compte de sous-total.
- Le compte en question est le compte de
contrepartie fixe d'un journal de banque ou de caisse.
Client/Fournisseur
A hauteur de ce champ, vous pouvez entrer le numéro ou le nom (ou une partie)
d'un client/fournisseur.
Votre référence
Il s'agit d'un libellé supplémentaire de l'écriture. Ce champ est
automatiquement complété, mais vous pouvez le modifier. C'est un champ
obligatoire.
Libellé
Ici, vous pouvez entrer le libellé de la ligne d'écriture.
Ressource
A hauteur de ce champ, vous pouvez sélectionner l'utilisateur qui
encode l'écriture.
Devise
Si vous utilisez plusieurs devises
dans votre dossier, vous pouvez sélectionner ici la devise du montant que vous
allez encoder.
Taux de change
Si vous utilisez plusieurs devises dans
votre dossier, le programme affiche ici le taux de change de la devise
sélectionnée par rapport à la devise par défaut de votre dossier.
Notre référence
Ce champ vous permet de donner une référence à l'écriture. Cette référence vous
permet de retrouver rapidement cette écriture. Vous pouvez également lier
l'écriture à une autre écriture avec la même 'Notre référence'. Si vous
n'entrez aucune référence, le programme propose le premier numéro disponible
généré via [Système, Général, Paramètres], 'Paramètres
numéros'. Dans certains cas spécifiques, vous pouvez néanmoins décider
d'utiliser un autre numéro.
Débit/Crédit
Encodez le montant qui doit être crédité sur/débité du compte sélectionné dans
la ligne d'écriture.
Type de ligne
Cette colonne n'est disponible que s'il s'agit d'une écriture sur un compte
clients ou fournisseurs. Il s'agit de comptes du type 'Compte clients' ou
'Compte fournisseurs'. Vous avez les possibilités suivantes :
- Facture de vente : sélectionnez ce type si
vous encodez une facture de vente.
- Note de crédit sur vente : sélectionnez ce
type si vous encodez une note de crédit sur une vente.
- Facture d'achat : sélectionnez ce type si
vous encodez une facture d'achat.
- Note de crédit sur achat : sélectionnez ce
type si vous encodez une note de crédit sur un achat.
- Paiement : sélectionnez ce type si vous
encodez un paiement à un fournisseur.
- Réception : sélectionnez ce type si vous
encodez un paiement d'un client.
- Contre-écriture : sélectionnez ce type si
vous voulez que cette écriture soit enregistrée comme une contre-écriture.
- Autres : sélectionnez ce type si aucune des
options susmentionnées n'est d'application.
Le type de ligne est important pour le
traitement de l'écriture, si vous lettrez des postes par exemple. Imaginons que
vous avez un impayé client. Dans ce cas, le type de ligne est 'Facture de
vente'. Par la suite, vous encodez le paiement de cet impayé sous une autre
'Notre référence', mais sous le type 'Réception'. Lors du lettrage de la
facture de vente et de la réception, la 'Notre référence' d'une écriture du
type 'Réception' est écrasée par la 'Notre référence' de l'écriture du type
'Facture de vente'. Sans le type de ligne, cela ne serait pas possible.
TVA
A hauteur de ce champ, vous pouvez sélectionner le code TVA à appliquer.
Ensuite, sur base du sous-type de la ligne, une nouvelle ligne TVA est générée
pour l'imputation de la TVA. Lorsque la ligne source est du sous-type 'Chiffre
d'affaires' ou 'Compte clients', le compte 'A payer', tel qu'il a été défini
dans la fonction de mise
à jour des codes TVA est automatiquement utilisé. Pour tous les autres
sous-types, c'est le compte 'TVA à recevoir' qui est utilisé.
Centre de coûts/Centre
d'analyse
Vous pouvez imputer le montant de la ligne sur un centre de coûts ou un centre
d'analyse.
Quantité
Entrez éventuellement une quantité. Cette quantité sera reprise dans
les listes, des centres de coûts et d'analyse par exemple.
N° série
A hauteur de ce champ, vous pouvez entrer le numéro de série de
l'article vendu.
Code article
A hauteur de ce champ, vous pouvez lier un code article à
l'écriture. Ce n'est toutefois pas possible si aucun module logistique ne fait
partie de votre licence.
Dépôt
A hauteur de ce champ, vous pouvez sélectionner le dépôt dans lequel
est stocké l'article. Ce champ est obligatoire si vous avez encodé un code
article.
Code projet
A hauteur de ce champ, vous pouvez lier un code projet à l'écriture.
Ce champ n'est disponible que si le module de gestion des projets fait partie
de votre licence. A hauteur de ce champ, vous ne pouvez sélectionner que des
projets actifs. Cette écriture sera alors enregistrée dans l'historique des
projets.
Les
boutons
Enregistrer
Ce bouton vous permet de sauvegarder une
écriture que vous avez encodée.
Traiter
Ce bouton vous permet de traiter définitivement une écriture que
vous avez encodée si toutes les écritures encodées précédemment dans ce journal
ont également été traitées.
Fermer
Ce bouton vous permet, une fois que
vous avez terminé l'encodage de l'écriture de vente, de quitter cet écran et de
revenir à l'écran des journaux.
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