Introduction
Lors de l'encodage du solde d'ouverture, la
plupart du temps, la ventilation des immobilisations n'est pas prise en
considération. En général, c'est un montant total qui est imputé sur les
comptes 'Machines' et 'Amortissement machines' par exemple. Il faut ensuite
faire la ventilation suivant les différentes immobilisations. Dans ce cas, il
faut regarder les montants qui ont déjŕ été amortis et les périodes restantes.
Pour simplifier ce processus, vous pouvez
effectuer cette ventilation via la fonction d'encodage du solde d'ouverture des
immobilisations, ŕ savoir [Immobilisations, Encodage des écritures, Solde
d'ouverture]. Pour pouvoir utiliser cette fonction, un certain nombre de
conditions doivent ętre remplies.
Premičrement, tous les comptes utilisés pour
l'enregistrement et l'amortissement des immobilisations doit ętre du sous-type
'Immobilisations'. Secundo, vous devez créer
des groupes d'immobilisations et créer
des immobilisations.
Pour clarifier le processus, voici un
exemple. Il s'agit d'une partie d'une écriture de solde d'ouverture qui n'est
donc pas équilibrée.
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Sous-type transact.
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Date
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Compte
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Libellé
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Immobilisations
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Débit
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Crédit
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31/12/2002
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231000 Ordinateurs
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Solde d'ouverture
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25.000
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Amortissement
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31/12/2002
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231900 Amortissement
ordinateurs
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Solde d'ouverture
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5.000
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31/12/2002
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Etc.
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Il s'agit toutefois de six ordinateurs
différents avec une valeur différente. Lors de l'encodage du solde d'ouverture,
c'est un montant total qui est imputé. Nous voulons néanmoins effectuer une
ventilation par PC (immobilisation).
Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction
d'encodage du solde d'ouverture. Cette ventilation est ajoutée ŕ l'écriture de
solde d'ouverture originale sour la męme 'Notre référence' et ŕ la męme date,
dans ce cas au 31/12/2002. Le solde total est ventilé comme suit du fait de l'encodage du solde
d'ouverture pour les immobilisations :
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Date
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Compte
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Libellé
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Immobilisation
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Débit
|
Crédit
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31-12-2002
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231000 Ordinateurs
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Ventilation
immobilisations
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25.000
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31-12-2002
|
231900 Amortissement
ordinateurs
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Ventilation
immobilisations
|
|
5.000
|
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31-12-2002
|
231000
|
Ventilation
immobilisations
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Evo12345
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2.500
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31-12-2002
|
231900
|
Ventilation
immobilisations
|
Evo12345
|
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500
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31-12-2002
|
231000
|
Ventilation
immobilisations
|
Evo12346
|
2.500
|
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31-12-2002
|
231900
|
Ventilation
immobilisations
|
Evo12346
|
|
500
|
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31-12-2002
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231000
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Ventilation immobilisations
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Evo12347
|
2.500
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31-12-2002
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231900
|
Etc.
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Le montant total de 25.000 est donc d'abord
contrepassé, puis le solde est ŕ nouveau recomposé, mais ventilé par
immobilisation.
N.B.
Si un męme compte (de bilan) pour l'amortissement
est lié au groupe d'immobilisations que le compte (de bilan) pour
l'investissement, une męme écriture doit ętre passée dans laquelle deux lignes
sont traitées : une ligne pour les investissements cumulés de ce groupe
d'immobilisations et une ligne pour les amortissements cumulés de ce groupe
d'immobilisations.
Explication
Groupe
Ici, vous pouvez sélectionner le
groupe d'immobilisations duquel vous voulez sélectionner une immobilisations
pour encoder le solde d'ouverture.
Notre référence
Ici, vous sélectionnez, sur base de
la valeur 'Notre référence', l'écriture de solde d'ouverture générée pour
l'immobilisation. Par défaut, le programme cherche le compte de bilan défini
comme compte de bilan dans la fiche du groupe d'immobilisations.
Filtre
Si vous cliquez sur ce bouton, vous
disposez d'un certain nombre de champs supplémentaires pour filtrer les
mouvements de solde d'ouverture.
Code article
Ici, vous pouvez sélectionner le
code article lié ŕ l'écriture de solde d'ouverture de l'immobilisation. Dans ce
cas, seuls les mouvements auxquels cet article est lié seront affichés.
N° série
Ici, vous pouvez sélectionner une
immobilisation bien précise. Dans ce cas, seuls les mouvements relatifs ŕ
l'immobilisation sélectionnée ici ou dont vous avez entré les premičres lettres
seront affichés.
Statut
Ce champ vous donne le statut
de l'immobilisation. Par défaut, le statut est 'Actif'.
Sélectionnez ici le groupe 'Bâtiments' et la
'Notre référence' utilisée dans le journal d'OD. Vous obtenez alors une liste
de toutes les immobilisations auxquelles vous avez lié le groupe d'immobilisations
sélectionné. Appliquez manuellement la date d'achat originale, l'investissement
et le montant déjŕ amorti par immobilisation. Le programme affiche
automatiquement la valeur comptable actuelle par immobilisation. Cliquez
ensuite sur 'Traiter'. Les différentes immobilisations sont maintenant liées.
Date de début d'amortissement
La date que vous indiquez ici est la date ŕ laquelle l'investissement original
a commencé. C'est également ŕ cette date que l'amortissement a commencé.
Exemple :
Vous avez encodé votre solde d'ouverture
pour l'année 2003 dans le logiciel avec un montant total sur le compte 'Ordinateurs'
de 25.000 et sur le compte d'amortissement, de 5.000. Les ordinateurs ont été
achetés le 01-10-2002. Ils sont amortis en trois ans ou 36 mois. Le 31-12-2002, un montant de 5.000 a déjŕ été amorti sur les
ordinateurs. Vous l'indiquez dans la colonne 'Amortissement'. Le programme
traite ces données comme suit :
- Investissement total : 25.000 le 01-10-2002
- Amortissement total : 5.000 le 31-12-2002
- Valeur comptable : 20.000 le 01-01-2003
- Périodes amorties : 3
- Nombre de périodes restantes suivant la méthode
d'amortissement : 33
Ensuite, le programme calculera les
amortissements restants dans la fonction [Immobilisations, Immobilisations,
Immobilisations]. Il ne vous reste plus alors qu'ŕ traiter les amortissements.
Code article
Vous ętes obligé d'encoder un code article ŕ hauteur de ce champ. Si vous
n'avez pas d'article spécifique en stock, vous pouvez toujours utiliser le
"Default_asset_item" (article 'immobilisation par défaut').
N série
Dans la colonne 'N° série',
vous pouvez sélectionner un numéro de série existant. Vous pouvez également
créer directement un nouveau numéro de série (et donc une nouvelle
immobilisation). Il vous suffit de taper le numéro de série de votre choix dans
la ligne.
Traiter
Si vous avez encodé les immobilisations avec les montants corrects, vous pouvez
traiter la ventilation du solde d'ouverture. Tous les numéros de série encodés
sont alors directement créés avec le bon investissement et la bonne valeur
comptable.
Activez ensuite la fonction
[Immobilisations, Immobilisations, Immobilisations]. Vous obtenez alors la
liste suivante.
Il s'agit de la fonction de mise ŕ jour des immobilisations.
Dans cet écran, vous voyez les immobilisations telles qu'elles ont été créées
dans votre dossier. Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer certaines
immobilisations. Il ne vous reste plus maintenant qu'ŕ calculer les
amortissements restants. Sélectionnez une immobilisation et cliquez sur le
bouton 'Calculer' dans le bas de l'écran. Une fois le calcul terminé, vous avez
parcouru toutes les étapes pour pouvoir amortir correctement.
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