Introduction
Votre fichier clients constitue l'un des
principaux éléments de votre administration. Vous pouvez mettre les données de
vos clients ŕ jour via [Comptabilité, Données de base, Clients]. Nous décrivons
ici tous les onglets dans l'ordre correct. En fonction de votre licence, il se
peut que les possibilités dans certains onglets diffčrent des options
expliquées ici.
Il s'agit ici de données de base. Cela
signifie que vous ne devez encoder qu'une seule fois les informations que vous
enregistrez ici. Ces données sont en effet utilisées comme valeurs par défaut
dans tout le programme. Par conséquent, plus vous encodez de données, plus
d'informations vous pouvez retirer de la gestion de vos clients. Il importe dčs
lors de fixer ŕ l'avance les données clients que vous souhaitez utiliser.
Explication
des champs
Les données les plus pertinentes sont
affichées au-dessus des onglets. Ces données sont toujours affichées dans la
fonction de mise ŕ jour des clients, quel que soit l'onglet activé.
Onglet Base
Nom
Le nom encodé ici correspond au nom
de la société du client.
Code
Vous pouvez attribuer ici un code au
client. Il s'agit d'une valeur unique, qui ne peut ętre réutilisée. Si vous
vous trompez de code ou que vous voulez modifier le code d'un client, vous
devez supprimer le client en question et le recréer.
Statut
Ce champ vous permet d'attribuer un
statut bien précis au client. A un trčs bon client vous pouvez attribuer le
statut 'Référence' par exemple. Le programme vous le signalera lorsque vous
effectuerez des actions pour ce client. A un moins bon client vous pouvez
donner le statut 'Bloqué', de maničre ŕ ce qu'aucune transaction ne soit
possible pour ce client. Vous avez le choix entre les statuts suivants :
- Actif
Il s'agit d'un client actif auquel vous livrez réguličrement des
marchandises et avec lequel vous avez de bonnes relations.
- Bloqué
Vous pouvez utiliser ce statut pour bloquer un client en écritures.
- Inactif
Si vous n'avez plus effectué de livraisons ŕ un client depuis un certain
temps, vous pouvez lui donner le statut 'Inactif'.
- Non validé
Attribuez ce statut aux clients dont vous ne connaissez pas les données.
- Pilote
Vous pouvez donner ce statut aux clients-pilotes.
- Référence
Donner ce statut aux clients avec lesquels vous avez de bonnes relations
et avec lesquels vous travaillez en étroite collaboration.
- Passif
Ce statut est pour les clients auxquels vous ne livrez en principe pas.
Attribuer un statut ŕ vos clients vous
permet de détailler certaines listes, comme la liste des impayés par exemple.
Icône 
Vous n'avez cette option que si vous disposez du module CRM. Ce bouton vous
permet de donner le statut 'Inactif' ŕ un client.
Classification
Vous pouvez créer
différentes 'Classifications' pour vos différents comptes (clients et
fournisseurs). Les classifications vous permettent d'indiquer les
caractéristiques principales qui s'appliquent aux comptes en faisant partie.
Par défaut, vous trouvez les classifications suivantes :
- Small
Enterprise
- Medium
Enterprise
- Large
Enterprise
- Large
Account
- Corporate account
Ces classifications par défaut sont
utilisées dans le cadre d'une intégration avec e-Synergy.
% remise ligne
Vous pouvez indiquer ici
une remise par ligne par défaut pour ce client.
Section Général
Types d'adresses
(Via le menu déroulant), vous
pouvez sélectionner ici le type d'adresse que vous souhaitez consulter/mettre ŕ
jour. Vous avez le choix entre :
- Visite
- Livraison
- Facture
- Postale
- e-mail
Le bouton en regard de ce champ vous permet
de voir les adresses mises ŕ jour.
Adresse 1
A hauteur de 'Adresse 1' de
l'adresse de livraison, vous enregistrez généralement le nom de la rue et le
numéro. Il s'agit des données les plus pertinentes de l'adresse.
Adresse 2
Vous pouvez enregistrer ici des données supplémentaires concernant l'adresse,
comme par exemple le numéro du bâtiment, le numéro du local, le département,
etc. Vous ętes libre d'utiliser ce champ ou non.
Adresse 3
Vous pouvez enregistrer ici des
données supplémentaires concernant l'adresse, comme par exemple le numéro du
bâtiment, le numéro du local, le département, etc. Vous ętes libre d'utiliser
ce champ ou non. Vous ne voyez ce champ que si vous avez sélectionné l'Espagne
(ES) comme pays.
Code postal, Localité
Entrez ici le code postal et la localité correspondant ŕ l'adresse 1. A hauteur
du champ 'Code postal', vous trouvez pour la Belgique une table des codes
postaux. Si une seule localité correspond ŕ un code postal, celle-ci est
automatiquement complétée. Si plusieurs localités ont le męme code postal, vous
pouvez sélectionner la localité adéquate – en cliquant sur le bouton en
regard du champ 'Code postal'. La localité est alors automatiquement complétée.
Etat/Province
Vous pouvez sélectionner
ici l'état/la province.
N° TVA
Ce champ est composé de deux
parties. Dans la premičre partie, vous devez indiquer si le client est
assujetti ŕ la TVA ou non ou s'il est exonéré. Dans la seconde partie, vous
pouvez encoder le numéro de TVA (vous devez indiquer le code du pays pour que
le programme contrôle la validité) du client. Le numéro de TVA est entre autres
obligatoire
pour le listing intracommunautaire.
Téléphone
Entrez ici le numéro de téléphone général du client. Si vous utilisez le
produit Microsoft Phone, vous devez encoder ce numéro de façon
internationale : signe +, suivi de l'indicatif du pays, puis du préfixe
entre parenthčses sans le 0 et enfin du numéro de téléphone. Exemple : +32
(2) 5134143. Vous pouvez utiliser l'icône représentant un téléphone jaune pour
appeler le numéro enregistré. Vous pouvez utiliser le champ ŕ droite du numéro
de téléphone pour entrer la ligne directe.
Fax
Entrez ici le numéro de fax général du client.
Site Web
Entrez ici l'adresse Internet du client. Si vous cliquez sur l'icône en regard
de ce champ, cette page sera ouverte via l'Internet Explorer.
e-mail
Entrez ici l'adresse e-mail du
client. Si vous cliquez sur l'icône en regard de ce champ, le programme ouvre
une fenętre pour l'envoi d'un e-mail via votre programme de mail. Le nom du
destinataire sera déjŕ affiché.
Remarques
Il peut parfois ętre important
d'enregistrer des notes pour certains clients. Ici, vous pouvez consulter,
compléter ou paramétrer ces remarques. Si vous activez le champ 'Afficher les
remarques ŕ l'encodage', les remarques relatives ŕ un client seront
automatiquement affichées lorsque vous encoderez une écriture pour ce client.
Le nombre de caractčres ŕ hauteur de ce champ est illimité.
Section Contact
Nom
A hauteur de ce champ, vous pouvez
enregistrer une personne de contact principale (titre, prénom et nom). Vous pouvez
compléter les données de cette personne de contact dans l'onglet 'Contact'.
Dans cet onglet, vous pouvez également créer d'autres personnes de contact.
Fonction/Titre
Ce champ est obligatoire. Par défaut, ce
champ affiche --. Cette valeur vous permet en quelque sorte de ne pas compléter
ce champ si vous ne connaissez pas la fonction exacte de la personne de
contact. Via l'icône en regard de ce champ, vous pouvez également rechercher un
nom de fonction. Cette fonction est utilisée dans le module de gestion des
salaires.
Téléphone
Entrez ici le numéro de téléphone de
la personne de contact. Si vous utilisez le produit Microsoft Phone, vous devez
encoder ce numéro de façon internationale : signe +, suivi de l'indicatif
du pays, puis du préfixe entre parenthčses sans le 0 et enfin du numéro de
téléphone. Exemple : +32 (2) 5134145. Vous pouvez utiliser l'icône
représentant un téléphone jaune pour appeler le numéro enregistré. Vous pouvez
utiliser le champ ŕ droite du numéro de téléphone pour entrer la ligne directe.
e-mail
Entrez ici l'adresse e-mail de la
personne de contact. Si vous cliquez sur l'icône en regard de ce champ, le
programme ouvre une fenętre pour l'envoi d'un e-mail via votre programme de
mail. Le nom du destinataire sera déjŕ affiché.
Section Info
Annexe
Vous trouvez ici l'historique de
tous les documents relatifs ŕ ce client.
Afficher les remarques ŕ l'encodage
Si vous activez ce champ, les
remarques relatives au client seront automatiquement affichées lorsque vous
encoderez une écriture pour ce client.
Onglet Contact
Vous pouvez enregistrer ici plusieurs
personnes de contact pour votre client. Enregistrer les données des personnes
de contact est pratique surtout si votre client est une grande organisation.
Vous pouvez ainsi sauvegarder les numéros de téléphone directs, mais également
les adresses e-mail ou les numéros de fax personnels.
Si une personne de contact bien précise passe une commande, vous pouvez la lier
ŕ la commande. Vous saurez ainsi directement qui vous devez contacter en cas de
problčme.
Section Contacts
Statut
Vous pouvez opérer ici une sélection pour ne voir que les personnes de contact
actives, que les inactives ou toutes les personnes de contact.
Les boutons
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Ce bouton vous permet
d'ajouter une personne de contact. Si vous cliquez dessus, l'écran de mise ŕ jour des personnes de contact s'ouvre.
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Ce bouton vous permet également
d'ouvrir l'écran de mise ŕ jour des personnes de contact. Dans cet écran, vous
pouvez modifier les données de la personne de contact sélectionnée.
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Ce bouton vous permet de
supprimer la personne de contact sélectionnée.
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Ce bouton supprime
automatiquement les personnes de contact doubles.
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Ce bouton vous permet de
mettre ŕ jour les initiales des personnes de contact.
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Ce bouton vous permet de
restaurer le sexe de la personne de contact. Imaginons que vous ayez indiqué
pour une personne de contact qu'il s'agit d'un homme, mais qu'ŕ hauteur du
champ 'Sexe' soit affiché 'Féminin'. Ce bouton vous permet de remplacer le
sexe par 'Masculin'.
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Section Adresses
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Ce bouton vous permet d'ajouter une adresse.
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Ce bouton vous permet
également d'ouvrir l'écran de mise ŕ jour des adresses. Dans cet écran, vous pouvez modifier
l'adresse sélectionnée.
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Ce bouton vous permet de
supprimer l'adresse sélectionnée.
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Onglet Comptabilité
Section Général
Devise
Il s'agit de la devise par défaut
dans laquelle sont passées les écritures pour ce client. Les paramčtres enregistrés
ici ont toujours la priorité sur les paramčtres des journaux.
Compte de contrepartie
Il s'agit du compte de contrepartie
par défaut pour les écritures pour ce client. Vous pouvez sélectionner ici le
compte approprié.
Compte client
Il s'agit du compte client par
défaut utilisé lors de l'encodage des écritures pour ce client. Attention :
si vous liez un compte au client, vous n'aurez plus la possibilité de modifier
le sous-type et la présentation de ce compte. Vous devrez pour cela défaire le
lien.
Société mčre
S'il existe une société mčre pour ce
client (sous forme d'un holding ou d'un sičge central), vous pouvez l'indiquer
ici.
N° compte bancaire
Vous pouvez indiquer ici le numéro
de compte bancaire par défaut du client. Vous pouvez sélectionner un compte en
cliquant sur le bouton en regard du champ 'N° compte bancaire'. Via ce bouton,
vous pouvez également créer un nouveau compte.
Condition de paiement
Si vous utilisez des conditions de
paiement, vous pouvez indiquer ici quelle condition de paiement s'applique par
défaut ŕ ce client.
Limite de crédit
Si vous voulez lier une limite de
crédit ŕ ce client, vous pouvez entrer ici le montant de la limite. Si ce
client dépasse cette limite lors de l'encodage d'une nouvelle facture ou d'une
écriture de vente, le systčme vous avertira en fonction de votre Ordre
(paramčtre 'Dépassement autorisé' dans [Systčme, Général, Paramčtres],
Paramčtres des factures).
Section TVA
TVA
Ici, vous pouvez lier un code TVA par défaut ŕ ce client. Si vous le souhaitez,
vous pouvez verrouiller ce code, de maničre ŕ ce qu'il ne puisse pas ętre
modifié dans les lignes d'écriture. Si vous utilisez des codes TVA avec listing intracommunautaire au sein de l'U.E., vous devez obligatoirement entrer
un numéro de TVA pour votre client.
Section Rappels
Dernier rappel
Le programme affiche ici la date du
dernier rappel.
Envoyer des rappels
Activez ce champ si vous voulez
pouvoir envoyer des rappels ŕ ce client.
Modčles
Cette option vous permet
de lier les modčles
par défaut pour ce client.
Onglet Logistique
Libellé supplémentaire
Ici, vous pouvez lier un libellé supplémentaire par défaut ŕ ce client, comme par exemple un libellé
en anglais ou en allemand.
Code de sélection
Indiquez ici ŕ quel code de sélection vous voulez lier ce client.
Client facturation
Indiquez ici le client auquel les
factures doivent ętre adressées.
Mode de livraison
Il se peut que, pour un client bien
précis, un seul mode de livraison soit possible. Si vous sélectionnez ce mode
de livraison ici, vous ne devrez pas compléter cette donnée chaque fois que
vous encoderez une facture pour ce client.
Liste de prix
Ici, vous pouvez paramétrer une
liste de prix par défaut pour ce client. Si vous avez conclu un accord avec
votre client concernant les remises sur certaines commandes, c'est trčs
pratique. Vous pouvez sélectionner une liste de prix avec le męme code pays et
le męme code devise que la relation ; il est également possible de
sélectionner une liste de prix pour laquelle le code pays n'a pas été complété.
En outre, seules les listes de prix définies pour le type de relation en
question peuvent ętre sélectionnées. Par conséquent, si la relation est un
client, vous ne pouvez sélectionner que les listes de prix définies pour le
type 'Client'.
Représentant
Si un collaborateur bien précis de votre société s'occupe spécifiquement de ce
client, vous pouvez indiquer son nom ici.
Confirmation de commande
Indiquez ici si vous voulez confirmer ou non les commandes ou uniquement les
backorders.
Livraison partielle autorisée
Activez ce champ si vous voulez pouvoir effectuer des livraisons partielles
(des livraisons qui diffčrent de la commande (backorders)).
Section Facture
Copie de factures
Indiquez ici combien de copies des
factures doivent ętre imprimées. Si vous indiquez 2, le programme imprimera 3
factures identiques lors de l'impression des factures.
Modčles
Cette option vous permet de lier les modčles par
défaut pour ce client.
Regrouper les factures
Ici, vous pouvez
indiquer si les factures pour cette relation peuvent ętre regroupées.
Onglet Transactions
Type
Indiquez ici quel type de
transaction vous voulez voir :
Conditions : seules les offres/commandes clients/factures et/ou les
factures payées sont affichées.
Transactions : en plus des conditions, vous voyez toutes les transactions
de marchandises (livraisons, retours).
Regroupement
Ici, vous pouvez
indiquer comment vous voulez regrouper les données. Vous pouvez choisir de ne
pas les regrouper ou de les regrouper par mois. Cette option n'est disponible
que si vous avez sélectionné 'Délais'.
Actualiser
Ce bouton vous permet de
rafraîchir l'écran aprčs avoir sélectionné d'autres critčres de sélection.
De - ŕ
Ici, vous pouvez
indiquer une suite de dates. Dans ce cas, seules les transactions tombant dans
cet intervalle de dates seront affichées.
N° commande client
Cette option vous permet
d'opérer une sélection sur le numéro de commande client. Vous pouvez indiquer
les numéros de commandes clients ŕ afficher.
N° facture
Cette option vous permet
d'opérer une sélection sur le numéro de facture. Vous pouvez indiquer les
numéros de factures ŕ afficher. Cette option n'est disponible que si vous avez
sélectionné l'option 'Délais'.
A l'écran, vous voyez les
transactions répondant ŕ vos critčres de sélection.
Ce
bouton vous permet de rafraîchir l'écran aprčs avoir sélectionné d'autres
critčres de sélection.
Ce
bouton vous permet d'ouvrir l'offre/la commande/la facture sélectionnée.
Ce
bouton vous permet de consulter le projet lié ŕ la transaction.
Si
vous avez opté pour le regroupement, ce bouton vous permet de voir les
offres/commandes/factures sous-jacentes.
Si
vous visualisez le détail d'une transaction, ce bouton vous permet de revenir ŕ
l'écran précédent.
Onglet Extra
Dans [Systčme, Général, Champs libres], table 'Relations', vous pouvez définir
45 champs supplémentaires pour la fiche client, champs dans lesquels vous
pouvez lier des valeurs alphabétiques et numériques personnelles ŕ vos clients.
Vous pouvez utiliser ces champs dans des listes. Dans l'onglet 'Extra' de la
fiche client, vous ne voyez que les champs modifiés/renommés. Vous pouvez alors
compléter l'information correspondante.
Accounts : free field 1 ŕ
5
Vous pouvez utiliser ces
champs libres pour enregistrer des dates.
Accounts : free field 6 ŕ
10
Vous pouvez utiliser ces
champs libres pour encoder des montants.
Accounts : free field 11
ŕ 15
Vous pouvez utiliser ces
champs libres comme cases ŕ cocher.
Accounts : free field 16
ŕ 45
Vous pouvez utiliser ces
champs libres comme champs de texte.
Icône 
Cette icône vous permet d'ouvrir
l'écran de mise ŕ jour des champs libres. Dans cet écran, vous pouvez
encoder/modifier le nom des champs libres.
Les boutons
Avancé
Ce bouton n'est disponible que si le module CRM fait partie de votre licence.
Si vous cliquez dessus, vous ouvrez l'écran de mise ŕ jour des relations.
Enregistrer
Ce bouton vous permet d'enregistrer les modifications que vous avez apportées.
Nouveau
Ce bouton vous permet de créer un nouveau client.
Fermer
Ce bouton vous permet de fermer cet écran.