Introduction
Vous pouvez encoder et modifier les
écritures via [Comptabilité, Encodage des écritures, Encoder/modifier].
Généralement, les écritures de banque sont basées sur les extraits de compte. Nous
vous conseillons d'utiliser un journal et un compte de contrepartie séparé par
compte bancaire. Les écritures de caisse sont, quant à elles, basées sur les
tickets de caisse.
Il existe deux sortes d'écritures de caisse
et de banque en fonction du type de paiement :
- Paiements pour lesquels aucun impayé n'est
concerné.
- Paiements pour lettrer un impayé.
Lorsque vous encodez un impayé, vous devez toujours sélectionner un compte
global pour la sous-gestion du client ou du fournisseur (le compte 400000 pour
les clients ou le compte 440000 pour les fournisseurs par exemple). Ensuite,
vous pouvez traiter les impayés de deux façons en fonction de la
situation :
- Vous lettrez complètement un impayé.
- Une facture a été payée, mais l'impayé n'a pas
encore été encodé. Dans ce cas, vous pouvez encoder l'impayé directement
dans le journal de caisse ou de banque. On parle alors d'acompte : il
faut entendre par là le paiement d'un impayé qui sera encodé
ultérieurement. Dans ce cas, vous pouvez lettrer l'impayé ultérieurement
via un journal d'OD d'acompte.
Explication
Dans le haut de l'écran, vous trouvez une
barre d'informations reprenant le journal, la période de déclaration, le numéro
de pièce et le montant total.
En-tête
Dans ce qui suit, nous expliquons l'encodage
d'une écriture de banque. Les écritures de caisse sont encodées de façon
similaire. L'en-tête ressemble à ceci :
Nous décrivons les principaux champs
ci-dessous. Si un écran de recherche est disponible pour un champ, vous pouvez
l'ouvrir en appuyant sur <F5>.
Journal
Le programme affiche ici le numéro du journal de banque sélectionné.
Libellé
Le programme affiche ici le libellé
du numéro de journal sélectionné.
N° pièce
Le premier numéro de pièce disponible est automatiquement généré (voir Mettre
à jour les journaux). Le numéro de pièce affiché appartient à
l'exercice dans lequel vous travaillez à ce moment. Si vous voulez encoder une
écriture dans un exercice antérieur et utiliser le numéro de pièce de cet
exercice, vous devez procéder comme suit :
- Fermez le dossier.
- Activez [Fichier, Ouvrir un dossier].
- Cliquez sur le bouton 'Avancé'.
- Entrez la date à laquelle vous voulez encoder l'écriture
à hauteur du champ 'Date session'.
- Si vous encodez une écriture maintenant, le
programme affiche le numéro de pièce correspondant à la date indiquée lors
de l'ouverture du dossier.
Ancien solde/Nouveau
solde
Vous pouvez utilisez l'encodage de
l'ancien solde et du nouveau solde (tels qu'ils figurent sur votre extrait de
compte) comme moyen de contrôle. L'encodage de toutes les lignes d'un extrait
donne un solde. Celui-ci doit être égal à la différence entre l'ancien solde et
le nouveau solde que vous avez encodés. Si ce n'est pas le cas, le programme
vous le signale. Vous savez ainsi que vous avez encodé correctement les
montants de l'extrait de compte.
Lorsque vous encodez une nouvelle écriture,
le programme propose l'ancien solde. Il le calcule
sur base des extraits encodés précédemment dans le journal auquel le même
compte est lié. Si le solde proposé est correct, vous savez que tous les
extraits précédents ont été encodés correctement. Si l'ancien solde proposé
n'est pas correct, vous savez que les extraits précédents n'ont pas été encodés
correctement. Vous pouvez modifier l'ancien solde et encoder cet extrait de
compte. Nous vous conseillons de rappeler les extraits de compte précédents
pour vérifier leur exactitude.
La ligne d'écriture comprend les champs
suivants, en fonction de votre licence. Via le bouton 'Colonnes', vous pouvez
afficher ou masquer des colonnes.
Date
Entrez ici la date de saisie. La date doit tomber dans un des exercices
créés via [Système, Général, Calendrier périodes-dates]. Vous pouvez encoder
une écriture dans une période clôturée, mais dans ce cas, vous ne pourrez pas
la traiter. Vous ne pouvez traiter que les écritures passées dans des périodes
ouvertes. Cette date doit être chronologiquement croissante.
Date de rapport
Ce champ vous permet de reprendre
une écriture dans une autre période pour vos rapports.
Compte
Sélectionnez le compte sur lequel doit être imputé le montant de la
ligne d'écriture. Il se peut que vous ne puissiez pas sélectionner certains
comptes parce que le compte en question est bloqué ou est un compte vide ou un
compte de sous-total.
L'écran
de recherche et de sélection des impayés vous permet de retrouver et
de lettrer facilement les impayés.
Compte - Libellé
Il s'agit du libellé du compte
sélectionné.
Libellé
Ici, vous pouvez donner un libellé à la ligne d'écriture. Vous
pouvez attribuer un libellé différent à chaque ligne d'écriture. Si vous
encodez un impayé client ou fournisseur, le libellé de cet impayé sera copié
dans ce champ.
Nom
A hauteur de ce champ, vous pouvez entrer le numéro ou une partie du nom (avec
*). Vous pouvez ensuite appuyer sur <F5> pour sélectionner un client ou
un fournisseur.
L'écran
de recherche et de sélection des impayés vous permet de retrouver et
de lettrer facilement les impayés.
Relation
A hauteur de ce champ est affiché le numéro de la relation (client/fournisseur)
sélectionné à hauteur du champ 'Nom'.
Type
A hauteur de ce champ est affiché le type de la relation (client/fournisseur)
sélectionnée à hauteur de 'Nom'. Le programme indique s'il s'agit d'un client
ou d'un fournisseur.
Devise, Taux de change
Le taux de change et le code devise proviennent de la fonction de mise
à jour des journaux. Dans cette fonction, est également indiqué si des
codes devises et des taux de change variables peuvent être utilisés. Les taux
de change variables ne peuvent être utilisés que pour les devises ne faisant
pas partie de l'U.E.
Réception, Dépenses
Ici, vous pouvez encoder le montant en
question. S'il s'agit d'une dépense, encodez-le à hauteur du champ 'Dépenses'.
S'il s'agit d'une rentrée d'argent, encodez-le à hauteur du champ 'Réception'.
Ressource
A hauteur de ce champ, vous pouvez sélectionner l'utilisateur qui
encode l'écriture. Ce champ n'est pas obligatoire.
Notre référence
Le programme propose le premier numéro disponible. Vous êtes ainsi certain
d'utiliser une numérotation cohérente dans votre dossier et de pouvoir
retrouver facilement les transactions. Dans certains cas spécifiques, vous pouvez
néanmoins décider d'utiliser un autre numéro : par exemple, si vous entrez
une 'Notre référence' existante avec laquelle vous lettrez un impayé. Si vous
ne connaissez que la 'Notre référence' d'un paiement ou d'une réception, vous
pouvez encoder ce numéro manuellement et laisser les autres champs vides. Après
que vous avez encodé la 'Notre référence', le programme vérifie s'il existe des
détails de la facture (de l'impayé). S'il trouve des données, il les ajoute à
l'écriture.
L'écran
de recherche et de sélection des impayés vous permet de retrouver et
de lettrer facilement les impayés.
Si vous imputez une écriture sur un compte
clients ou fournisseurs, et que vous encodez une 'Notre référence' inexistante,
ce poste est considéré comme un acompte. Pour un seul paiement (partiel),
appuyez sur <F5> à hauteur du champ 'Notre référence'. Si le montant du
paiement ne correspond pas tout à fait à l'impayé, vous devrez encore lettrer
le poste ultérieurement.
Si vous imputez une écriture sur un compte d'attente (un transfert de votre
caisse vers votre banque par exemple), vous pouvez encoder un transfert impayé
en donnant la bonne 'Notre référence'. Le programme place alors automatiquement
le montant adéquat dans la colonne 'Dépenses' ou 'Réception'.
Imaginons que vous avez imputé un montant de 1.000,00 € dans le journal de
caisse sur un compte d'attente. Vous voulez imputer ces 1.000,00 € dans votre
journal de banque. Entrez le numéro de compte et la valeur 'Notre référence'.
Le montant impayé pour cette 'Notre référence' est automatiquement imputé comme
réception.
Lettré
Ce champ sera marqué d'un ü si la
ligne que vous encodez est lettrée avec un impayé.
Notes
Ici, vous pouvez lier une note à l'écriture.
Annexe
Ici, vous pouvez lier une annexe à
l'écriture.
Code projet
A hauteur de ce champ,
vous pouvez lier un code projet à l'écriture. Ce champ n'est disponible que si
le module de gestion des projets fait partie de votre licence.
Centre de coûts/Centre
d'analyse
Vous pouvez imputer le montant de la ligne sur un centre de coûts ou un centre
d'analyse pour autant que vous ayez activé cette option pour le compte
sélectionné.
Quantité
Entrez éventuellement une quantité.
Cette quantité sera reprise dans les listes, des centres de coûts et d'analyse
par exemple.
N° série
A hauteur de ce champ, vous pouvez entrer le numéro de série de
l'article vendu.
Code article
A hauteur de ce champ, vous pouvez lier un code article à
l'écriture. Ce n'est toutefois pas possible si aucun module logistique ne fait
partie de votre licence.
Les
boutons
Enregistrer
Ce bouton vous permet de sauvegarder une
écriture que vous avez encodée.
Traiter
Ce bouton vous permet de traiter définitivement une écriture que
vous avez encodée si toutes les écritures encodées précédemment dans ce journal
ont également été traitées.
Fermer
Ce bouton vous permet, une fois que
vous avez terminé l'encodage de l'écriture de vente, de quitter cet écran et de
revenir à l'écran des journaux.
Sujets
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