Documenttypen aanmaken en onderhouden

Sectie Algemeen

Allereerst kan de omschrijving worden van het documenttype worden ingegeven. De ID zal worden bepaald aan de hand van het laatst gebruikte nummer. Als u een nieuw documenttype aanmaakt, is het mogelijk om het nummer aan te passen.

ID

De ID zal worden bepaald aan de hand van het laatst gebruikte nummer. Als u een nieuw documenttype aanmaakt, is het mogelijk om het nummer aan te passen.

Omschrijving

De omschrijving van het documenttype kunt u hier invullen. Wanneer u een bestaande documenttype bewerkt, dan kunt u de omschrijving ook aanpassen.

Actief

Door middel van deze optie kunt u het documenttype actief maken. Dit veld kunt u ook wijzigen bij reeds bestaande documenttypes. U kunt dit alleen aanpassen voor documenttypes welke geen 'Systeem: Type' zijn. Een documenttype dat niet actief is kan niet geselecteerd worden bij het aanmaken of bewerken van documenten. Tevens worden documenten die aan inactieve types zijn gekoppeld niet getoond in het selectiescherm documentbeheer.

Systeem: Type

Wanneer u een bestaand documenttype opent dan kunt u hier zien of het documenttype door Exact is aangemaakt of door u of één van uw collega's. Dit veld kunt u niet wijzigen.

Back office

Dit veld is van toepassing wanneer u gebruik maakt van Exact Integrator voor Exact Lightweight Integration Server (ELIS). Met deze instelling kunt u aangeven dat u de documenten die zijn gekoppeld aan dit documenttype wilt synchroniseren tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise. Bij het onderhoud van de documenttypes in Exact Synergy Enterprise beschikt u over deze zelfde instelling. De synchronisatie van documenten gekoppeld aan deze documenttypes tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise, wordt alléén uitgevoerd wanneer de instelling Back office in beide producten is aangevinkt. Bij het aanmaken van nieuwe documenttypes is deze instelling standaard uitgevinkt.

Door verschillen in de documenttypes in Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next is het belangrijk om te weten dat niet alle velden worden gesynchroniseerd tussen Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next. De velden die worden gesynchroniseerd zijn: Medewerker, Project, Relatie, Beveiligingsniveau, Vervalt (Dagen), Artikel, Serienummer. De andere velden behouden na de synchronisatie hun oorspronkelijke waarde.

Er op een speciale manier omgegaan met het artikel en serienummer. In het onderhoud van het documenttype in Exact Synergy Enterprise, kunnen deze opties worden gedefinieerd bij de velden Gebruiken en Serienummer in de sectie Artikelen. In Exact Globe Next is echter alleen het Serienummer veld beschikbaar. Wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd, wordt de informatie van het serienummer veld wel/niet gesynchroniseerd afhankelijk van de optie die is geselecteerd bij het veld Gebruiken in de sectie Artikelen op het tabblad Synergy links van het documenttype in Exact Synergy Enterprise.

Sectie Document

Beveiligingsniveau

Hier kunt u het beveiligingsniveau ingeven. Gebruikers met een beveiligingsniveau gelijk of hoger aan het ingegeven niveau kunnen documenten met dit documenttype lezen. Voor gebruikers met een lager beveiligingsniveau kunnen documenten met dit documenttype niet zien of lezen. Wanneer u een bestaande documenttype opent, kunt u dit veld aanpassen. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Vervalt (dagen)

Het aantal dagen dat hier ingevuld is, bepaalt de vervaldatum van de documenten die aangemaakt worden met dit documenttype. Wanneer hier 10 dagen wordt ingevuld en met dit documenttype wordt een document aangemaakt op 21 juli 2007, dan is de vervaldatum van dit document 31 juli 2007 (= 21 juli 2007 + 10 dagen). U kunt de vervaldatum bijvoorbeeld als selectie gebruiken bij het opvragen van verschillende overzichten. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Sectie Logistiek

Serienummer

U kunt hier aangeven of het gebruik van een serienummer bij het aanmaken van een document met dit documenttype een verplicht veld is. U heeft de keuze uit: 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht). Wanneer u gekozen heeft voor 'Nee (niet gebruikt)' dan is het veld 'Serienummer' bij aanmaken documenten lichtgrijs. Bij de optie 'Ja (optioneel)' is het veld benaderbaar, maar is het niet verplicht om een serienummer in te vullen. Wanneer gekozen is voor de optie 'Ja (verplicht)' is het veld 'Serienummer' verplicht en dient ingevuld te worden. Het document kan pas bewaard worden als alle verplichte velden gevuld zijn. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Opdrachtnummer

Hier kunt u aangeven of het gebruik van een opdrachtnummer bij het aanmaken van een document met dit documenttype een verplicht veld is. Hier heeft u dezelfde opties als bij het veld 'Serienummer'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Project

Hier kunt u aangeven of een project gekoppeld dient te worden aan het aangemaakte document. U heeft hier dezelfde opties als bij het veld 'Serienummer'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Sectie CRM

Medewerker

Hier kunt u aangeven of het veld 'Medewerker' een verplicht veld is bij het aanmaken van documenten met dit documenttype. U heeft hier keuze uit de opties 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht)'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Relatie

Hier kunt u aangeven of het veld 'Relatie' een verplicht veld is bij het aanmaken van documenten met dit documenttype. U heeft hier keuze uit de opties 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht)'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Sectie Financieel

Onze ref.

U kunt hier aangeven of het gebruik van een onze referentie verplicht is bij het aanmaken van een document met dit documenttype. U heeft hier de keuze uit de opties 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht)'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Uw ref.

U kunt hier aangeven of het gebruik van een uw referentie verplicht is bij het aanmaken van een document met dit documenttype. U heeft hier de keuze uit de opties 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht)'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Betalingsreferentie

Hier kunt u aangeven of het gebruik van een betalingsreferentie verplicht is bij het aanmaken van een document met dit documenttype. U heeft hier de keuze uit de opties 'Nee (niet gebruikt)', 'Ja (optioneel)' en 'Ja (verplicht)'. Bij reeds bestaande documenttypes kunt u dit veld wijzigen.

Bewaren

Door middel van deze knop kunt u wijzigingen aan een bestaande documenttype of een nieuw aangemaakte documenttype opslaan.  

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw documenttype aanmaken.

Sluiten

Door middel van deze knop kunt u het scherm sluiten en komt u terecht in het selectiescherm 'Documenttypes onderhouden'.