L'utilisation de 'Votre référence'

Introduction

Dans les systèmes comptables traditionnels, le seul moyen d'identification unique d'une écriture est le numéro de pièce de l'écriture. Ce numéro d'identification interne ne correspond pas à toute une transaction (comme une facture et le paiement correspondant par exemple), mais à une écriture individuelle. De ce fait, il est difficile d'analyser rapidement et simplement une transaction.

Les transactions et les écritures sont différentes. Une transaction peut se composer de plusieurs écritures, comme c'est le cas des écritures de vente (les factures de vente) et des écritures de banque (le paiement de ces factures de vente). D'un autre côté, on peut parler de plusieurs transactions au sein d'une même écriture. Le journal de banque dans lequel sont lettrés plusieurs impayés en est un exemple. Dans une seule écriture, plusieurs transactions sont "clôturées".

Outre le numéro de pièce, le programme utilise des références. Ces références permettent de regrouper différentes écritures dans une seule transaction ou de ventiler une écriture en plusieurs transactions. Ce qui rend l'administration plus claire et permet de tracer les transactions.

Dans ce document, nous expliquons plus en détail une de ces références, à savoir 'Votre référence'.

Explication

'Votre référence' est la référence que votre relation donne à une transaction. Une transaction de vente commence (d'un point de vue comptable) dès la facture de vente. Dans ce programme, 'notre référence' correspond au numéro de facture. Dans ce cas, 'Votre référence' correspond au numéro de commande de votre relation. C'est sous ce numéro que cette commande est connue chez votre relation. L'avantage de l'enregistrement de cette référence, c'est la traçabilité d'une transaction. Imaginons qu'un client vous appelle pour savoir où en est la commande qu'il a passée sous le numéro 12345. Au lieu de rechercher toutes les commandes passées par ce client et de demander à votre client quand à peu près il a passé cette commande, vous êtes maintenant en mesure de trouver directement la bonne commande.

Une transaction d'achat commence (d'un point de vue comptable) dès la réception de la facture d'achat. En haut de cette facture d'achat, vous trouvez le numéro de facture du fournisseur, sa référence pour cette transaction. La référence du fournisseur est votre référence. En interne, cette facture d'achat est archivée avec un numéro d'identification interne, 'notre référence'. En enregistrant toutes les écritures y compris le paiement avec ces références, vous gardez une trace de toute la transaction à l'aide du numéro interne (notre référence) et du numéro externe (votre référence).

Les transactions internes, comme les transferts de la caisse à la banque ou les amortissements, ne sont pas liées à des transactions de vente ou d'achat. Ces transactions internes ont également une 'votre référence'. Dans ces cas, 'votre référence' n'est qu'un numéro d'identification interne supplémentaire.

Sujets apparentés

• L'utilisation de 'notre référence'