Met het documentbeheer kunt u makkelijk binnengekomen documenten digitaal opslaan en beheren. U kunt wanneer u over de module E-CRM beschikt via menu [CRM, Invoer, Documenten] nieuwe documenten aanmaken en bestaande documenten wijzigen of verwijderen. Wanneer u niet over de module E-CRM beschikt kunt documenten beheren via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].
Nadat u in het voorloopscherm het gewenste bestand heeft geselecteerd en op de knop 'Selecteren' heeft gedrukt wordt het documentbeheerscherm geopend.
Indien u op 'Selecteren' heeft gedrukt zal er een nieuw scherm verschijnen waarin u de documenten kunt beheren.
Nummer
Dit is het documentnummer van het document. het veld zal bij het aanmaken van een nieuw document niet beschikbaar zijn. Nadat u het document heeft bewaard zal dit veld gevuld worden met een uniek documentnummer.
Beveiligingsniveau
In deze velden wordt het beveiligingsniveau van het document aangegeven. Deze kunt u zelf definiëren in menupad [Systeem, Algemeen, CRM, Document types].
Type
In dit veld kunt u een documenttype opgeven. Deze kunt u zelf definiëren in menupad [Systeem, Algemeen, CRM, Document types].
met behulp van de knop achter het veld komt u meteen in het onderhoud van de documenttypes terecht.
Onderwerp
Dit veld kunt u gebruiken om een omschrijving mee te geven.
Bestandnaam
In dit veld ziet u de directory en bestandsnaam van het gekoppelde document. Tevens zal hier de grootte van het bestand worden aangegeven.
Met deze knop kunt u bladeren om een bestand te selecteren.
Met deze knop kunt het bestand opslaan op uw harde schijf.
Tabblad Basis
Sectie Toegewezen
Relatie
In dit veld kunt u de relatie invoeren waaraan u het document wilt koppelen.
Met deze knop kunt u een nieuwe relatie aanmaken.
Met deze knop opent u het onderhoud
van de betreffende relatie.
Wanneer u bij document type voor 'Expense claim' heeft gekozen kunt u hier alleen medewerkers koppelen.
Type
In dit veld word het type van de relatie weergegeven.
Status
In dit veld word de status van de relatie weergegeven.
Naam contactpersoon
Hier word de naam van het contactpersoon getoond.
Met deze knop kunt u de gegevens van de contactpersoon wijzigen.
Met deze knop kunt u een andere contactpersoon selecteren.
Functienaam
Dit veld laat de functienaam van het contactpersoon zien.
Telefoon/Fax
Deze velden laten het telefoon/faxnummer zien.
Code bij leverancier
Hier wordt de code vermeld waaronder u bekend bent bij uw leverancier. Deze code kunt u opgeven bij het onderhoud van de crediteuren.
Bankrekening
Hier kunt u de bankrekening invullen. Met de knop achter het veld kunt u de bankrekening openen of wijzigen.
Nummer kamer v koophandel
Dit veld kunt u gebruiken om het nummer van de kamer van koophandel in te vullen.
Adrestypen/Land
Hier kunt u het adrestype selecteren dat u wilt bekijken. U kunt kiezen uit 'Bezoek', 'Levering', 'Factuur', 'Post', 'E-mail'. In het veld land wordt het land van de relatie weergegeven.
Adres1, Adres2, Postcode, Plaats, Provincie
In deze velden staan de adres en woonplaatsgegevens van de relatie.
Kaart
Met deze knop opent u GoogleMaps, waarbij het bezoekadres van deze relatie middels een pijl wordt aangegeven op de kaart. U dient over een actieve Internetverbinding te beschikken om deze functie te gebruiken.
Route
Met deze knop opent u
E-mail
Dit veld is alleen beschikbaar indien u bij 'Adrestypen' voor 'e-mail' heeft gekozen. In dit veld wordt het e-mail van de relatie getoond.
Website
Dit veld is alleen beschikbaar indien u bij 'Adrestypen' voor 'e-mail' heeft gekozen. In dit veld wordt het webadres van de relatie getoond.
Sectie Afgeletterd
In de sectie afgeletterd kunt u het document koppelen aan verschillende zaken. Welke gegevens mogelijk zijn is afhankelijk van het documenttype dat u geselecteerd heeft. Met de knoppen achter de velden opent u het gekoppelde gegeven.
Medewerker
Hier kunt u een medewerker koppelen. Met de knop achter het veld gaat u naar het onderhoud van deze medewerker.
Best/Ord.
Hier kunt u een order of bestelling koppelen. Met de knoppen achter het veld kunt u een nieuwe order/bestelling aanmaken, en de geselecteerde order/bestelling openen.
Onze ref.
Hier kunt u een onze referentie selecteren die u aan het document wil koppelen. Met de knop achter het veld opent u de gegevens van de betreffende onze ref.
Uw ref.
Hier kunt u een uw referentie selecteren die u aan het document wil koppelen. Met de knop achter het veld opent u de gegevens van de betreffende uw ref.
Projectnummer
In dit veld kunt u een project koppelen. Met de knop achter het veld kunt u naar het onderhoud van het project gaan.
Betalingsreferentie
U kunt in dit veld een betalingsreferentie koppelen. Met de knop achter het veld opent u de gegevens van de betreffende betalingsreferentie.
Serienummer
In dit veld kunt u een serienummer koppelen. Met de knop achter het veld opent u het onderhoud van dit serienummer.
Sectie Comments
Hier kunt u extra informatie over het document invullen.
Documenttype knoppen
Met behulp van deze knoppen kunt u snel het documenttype aangeven.
Gebruikersinstellingen
Middels deze knop kunt u aangeven welke documenttypes u wilt kunnen aanmaken met de documenttype knoppen. Wanneer u op deze knop drukt kunt u in een nieuw scherm de documenttypen aangeven.
Middels de pulldownmenu's kunt u een ander documenttype selecteren. Nadat u de gewenste documenttypes heeft geselecteerd kunt u dit met de knop 'OK' bevestigen. Wanneer u de wijzigingen wenst te annuleren, kunt u dit doen door op de knop 'Annuleren' te drukken. De knop 'Standaard' stelt de standaard waarden in.
Sectie Voorbeeld
In de sectie voorbeeld wordt het voorbeeld van het gekoppelde bestand getoond.
Met deze knop kunt u het voorbeeld veld groter weergeven.
Tabblad Bijlage
Op het tabblad bijlage ziet u een voorbeeld van het document. Bij documenten van het type 'Mailing letter', 'Sales quotation' of zelfgedefinieerde document types beschikt u tevens aan de rechterkant over de
volgende knop:
Met deze knop kunt u het document bewerken.
Op deze manier kunt u het opgeslagen document bewerken en onder dezelfde naam weer opslaan in de administratie. Om dit te realiseren klikt u op
de knop Bewerken en kiest er vervolgens voor om het document te openen. U wijzigt vervolgens het MS Word document waarna u MS Word afsluit. Bij de vraag of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor 'Ja'. Vervolgens wordt MS Word afgesloten en wordt het document inclusief wijzigingen onder de zelfde naam opgeslagen in de administratie.
Wanneer u het gewijzigde document als een nieuw document wilt opslaan kiest u na het bewerken van het MS Word document voor de menu optie [Exact Globe Next, Opslaan] in MS Word. Na het selecteren van de administratie kunt u vervolgens een onderwerp voor het nieuwe document opgeven.
Tabblad Info
Sectie Mutaties & Planning
In deze sectie vindt u de mutaties en planning waaraan het document is gekoppeld. Het document dient toegewezen en afgeletterd te zijn met de betreffende mutatie of planning.
Sectie Activiteiten
In deze sectie vindt u de activiteiten die betrekking hebben op dit document. Met de knoppen aan de zijkant kunt u de geselecteerde activiteit bewerken/bekijken en verwijderen.
Bovenin kunt u middels de opties 'Document' en 'Relatie' aangeven of u de activiteiten die gerelateerd zijn aan het geopende document, of de activiteiten die betrekking hebben op de relatie wilt zien.
Sectie Info
Vervaldatum
Hier kunt u een vervaldatum voor het document invullen of wordt de vervaldatum van het document weergegeven. Voor documenten die door het systeem zijn aangemaakt zoals bijvoorbeeld het document van de BTW-aangifte, is dit veld grijs en kunt u dit niet aanpassen.
Categorie
Dit veld toont de categorie van het document.
Aangemaakt door
Hier is te zien welke medewerker het document heeft aangemaakt. Tevens is de aanmaakdatum en tijdstip te zien.
Gewijzigd door
Hier is te zien welke medewerker het document heeft gewijzigd. Tevens is de wijzigdatum en tijdstip te zien.
Scan
Met deze knop heeft u de mogelijkheid om een document in te scannen. Wanneer u op deze knop klikt wordt de scanner automatisch geactiveerd, en wordt het document in het voorbeeld scherm getoond. Vervolgens kunt u middels de knop 'Selecteren' het ingescande document aan een nieuwe document koppelen. Wanneer de scanner is uitgeschakeld, niet is geïnstalleerd of niet aanwezig is, wordt een scherm getoond met de boodschap: 'Kan niet openen scanner'.
Import
Met deze knop kunt u e-mailberichten die in uw inbox staan importeren.
Bijlage
Met deze knop opent u het bestand dat als bijlage aan het document is gekoppeld.
Afdrukken
Wanneer u op deze knop drukt, wordt gekeken naar de extensie van de bijlage die aan het document is gekoppeld. Aan de hand van deze extensie wordt bekeken wat het bijbehorende programma is. De bijlage zal vervolgens via dat programma worden afgedrukt. Bijvoorbeeld wanneer een document met de extensie '.doc' aanwezig is, wordt dit via MS Word afgedrukt. Hierbij worden dan ook de instellingen zoals in MS Word gedefinieerd gebruikt.
E-mail
Middels deze knop verstuurd u een e-mail. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van uw standaard e-mailclient die op de betreffende PC is geïnstalleerd. In de e-mail wordt de informatie uit het document opgenomen samen met de gekoppelde bijlage. Het e-mailadres is van de contactpersoon (van de relatie) die aan het document gekoppeld is. Wanneer hier geen e-mailadres aanwezig is, wordt het e-mail adres van de relatie genomen. Nadat de e-mail is gegenereerd, heeft u nog de mogelijkheid om deze te bewerken alvorens u de e-mail daadwerkelijk verstuurd. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
Gerelateerd
Met deze knop kunt u gerelateerde documenten bekijken. U kunt een selectie maken op verschillende informatie, afhankelijk van wat er bij het betreffende document is ingevuld. Indien u bijvoorbeeld een medewerker gekoppeld heeft aan het huidige document, kunt u zoeken naar andere documenten met dezelfde medewerker. Als u een project heeft gekoppeld, kunt u zoeken naar andere documenten met hetzelfde project. Een combinatie van meerdere opties is ook mogelijk. Welke opties aanwezig en actief zijn in dit scherm is afhankelijk van welke gegevens bij dit document zijn ingevuld. Nadat u de gewenste selectie heeft opgegeven krijgt u een scherm met de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen.
Activiteit
Middels deze knop kunt u een nieuwe activiteit aanmaken, het huidige document wordt meteen aan de nieuwe activiteit gekoppeld..
Invoer
Via deze knop kunt u, afhankelijk van het geselecteerde documenttype, een nieuwe offerte/bestelling/order/expense claim/interne order aanmaken.
Verwijderen
Via deze knop kunt u het document verwijderen.
Bewaren
Middels deze knop kunt u de gemaakte wijzigingen bewaren.
Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.