Instellingen Inkomend Factuurregister (IFR)

Boekingen verwerken na laatste fiattering

Met behulp van deze instelling kunt u aangeven of de inkomende factuur direct verwerkt moet worden, nadat de laatste fiatteur de factuur heeft gefiatteerd. Standaard is deze functie niet aangevinkt.  

• Niet direct verwerken na laatste fiatteerslag (vink uit): Er wordt na de laatste fiattering van de inkomende factuur automatisch een inkoopboeking aangemaakt. De verwerking van de inkomende factuur dient handmatig te gebeuren via [Financieel, Invoer, Verwerken]
• Direct verwerken na laatste fiatteerslag (vink aan): Na de laatste fiattering wordt automatisch een inkoopboeking aangemaakt. De verwerking hoeft nu niet handmatig te gebeuren via [Financieel, Invoer, Verwerken]. 

Inkomende facturen op standaard overzichten tonen  

Met behulp van deze instelling kunt u aangeven of inkomende facturen op standaard overzichten getoond moeten worden. Als deze instelling aangevinkt is, wordt de inkomende factuur direct na inboeken op standaard overzichten getoond. De betalingen zijn geblokkeerd zolang de factuur nog niet gefiatteerd is.

Als de instelling niet aangevinkt is, worden de inkomende facturen nog niet getoond op de standaard overzichten. Pas na het verwerken (of na de laatste fiattering afhankelijk van de instelling 'Boekingen verwerken na laatste fiattering') worden deze op standaard overzichten getoond als normale boeking. Deze instelling kan niet gewijzigd worden wanneer er ongefiatteerde inkomende facturen aanwezig zijn.

Ongefiatteerde IFR-boekingen verwerken

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de instelling 'Inkomende facturen op standaard overzichten tonen' is aangevinkt. Binnen IFR worden inkomende facturen eerst gefiatteerd alvorens deze kunnen worden verwerkt. In bepaalde landen zoals bijvoorbeeld België worden sommige IFR boekingen niet goedgekeurd/gefiatteerd om verschillende redenen. Het gevolg hiervan is dat de boekingen niet verwerkt kunnen worden in perioden die reeds zijn gesloten. Middels deze instelling heeft u de mogelijkheid heeft om IFR boekingen die nog niet zijn gefiatteerd toch te kunnen verwerken. Om niet gefiatteerde IFR boekingen te kunnen verwerken dient de gebruiker te beschikken over het financiële functierecht 'Ongefiatteerde IFR-boekingen verwerken'. De verwerkte IFR boekingen kunnen niet meer bewerkt worden.  

Sectie Exact Synergy

Wanneer naast SE5311 tevens SE5480 (IFR met Exact Globe Next en Exact Synergy)in uw licentie aanwezig is beschikt u bij deze instellingen tevens over de sectie 'Exact Synergy'. Wanneer SE5482 (Inkomend Factuurregister voor Exact Synergy Enterprise) in uw licentie aanwezig is, is deze sectie niet beschikbaar en dient u naast de Inkomend  factuurregister instellingen tevens de Front Office instellingen te definiëren.

Server

Hier dient u de MS SQL Server te selecteren waarop de betreffende Exact Synergy database zich bevind. Dit veld is verplicht om in te vullen.

Database

Hier dient u de Exact Synergy database te selecteren. Dit veld is verplicht om in te vullen.

Directory: Logbestand

Hier dient u een directory te selecteren waar het resultaat van de Poll synchronization en errors worden opgeslagen. Dit veld is verplicht om in te vullen.

Inkomende factuur documenten verplicht

Vink deze optie aan wanneer u wilt dat het verplicht is om het factuurdocument aan het verzoek te koppelen dat wordt gegenereerd door de Poll functie. Standaard is deze optie uitgevinkt.

Wanneer deze optie is aangevinkt en er is geen factuur gekoppeld aan het IFR-verzoek, dan wordt het verzoek niet aangemaakt in Exact Synergy en wordt de error opgeslagen in het logbestand. (In het algemeen zijn de gecreëerde factuurdocumenten niet te bekijken door ESS gebruikers.)

Inkomende factuur: Document Type

Hier kunt u aangeven onder welk document type het factuurdocument wordt aangemaakt.

Verzoektype

Selecteer hier het verzoektype dat aangemaakt dient te worden voor het genereren van IFR-verzoeken voor het goedkeuren van inkomende facturen. Dit veld is verplicht om in te vullen.

Verantwoordelijk

Selecteer de medewerker die als aanmaker wordt gebruikt voor het IFR-verzoek. U kunt alleen medewerkers selecteren waaraan de IIRRESP rol is gekoppeld. Dit veld is verplicht om in te vullen. De IIRRESP rol is standaard niet aanwezig, u dient deze zelf aan te maken. Het is niet noodzakelijk om menu- of functierechten te koppelen aan deze rol.

IFR verzoek definitie

Hier kunt u een standaard omschrijving opgeven die wordt gebruikt voor het verzoek dat wordt aangemaakt voor het goedkeuren van inkomende facturen. Middels een aantal variabelen kunt u bepalen hoe deze omschrijving is opgebouwd. Via de informatie knop achter het veld kunt u de mogelijkheden vinden, welke de volgende zijn:

• %1 Onze ref.
• %2 Uw ref.
• %3 Boekstuknummer
• %4 Leverancier
• %5 Naam leverancier
• %6 Omschrijving

Voorbeeld: Inkomende factuur %1 - %4 (%5)

Logboek

Klik hier om het logboek te bekijken. In het logboek vindt u een overzicht van de instellingen die zijn gewijzigd.

Bewaren

Klik hier om de instellingen op te slaan.

Sluiten

Klik hier om dit scherm te sluiten.