Introduction
Vous pouvez sélectionner et réconcilier les extraits
de compte via [Banque, Encodage des écritures, Réconcilier les extraits]. La
réconciliation est l'étape au cours de laquelle vous faites correspondre les extraits
de compte aux transactions et au solde de votre compte bancaire. Lors de la
réconciliation, vous lier les transactions sur les extraits de compte aux
transactions enregistrées dans le programme. Le but est de supprimer les
différences qui existent entre le solde de l'écriture et le solde bancaire
jusqu'à ce que les revenus et les dépenses se soldent ou soient réconciliés.
Processus
de réconciliation des extraits de compte
Vous pouvez utiliser les possibilités offertes par la
fonction de réconciliation des extraits de compte de diverses manières.
1. L'écran de sélection des extraits de compte apparaît
avec tous les extraits de compte existants. Vous avez deux
possibilités :
Vous encodez un nouvel extrait de compte pour
réconcilier :
- Vous cliquez sur 'Nouveau' : l'écran 'Infos
extrait de compte' apparaît.
- Dans l'écran 'Mode
de paiement', vous pouvez entrer le numéro de compte bancaire mentionné
sur l'extrait de compte.
- Le champ 'Extrait de
compte' incrémente le dernier numéro utilisé pour la réconciliation d'un
extrait de un. Cela peut donc être ou non le numéro le plus élevé de
l'historique de vos extraits. Vous pouvez modifier ce numéro.
- Entrez ensuite la 'Date de l'extrait de compte'.
- Vous pouvez maintenant l'ancien solde, tel que
mentionné sur l'extrait de compte. Par défaut, ce champ correspond à
l'ancien solde de l'extrait de compte le plus récent.
- Entrez le nouveau solde de l'extrait de compte.
- Cliquez sur le bouton 'OK'.
Vous
réconciliez un extrait existant :
- Sélectionnez l'extrait de compte existant à
l'aide des différents critères de sélection de l'écran de sélection.
- Si vous cliquez sur le bouton 'Editer', vous
pouvez encoder ou modifier la date de l'extrait de compte, l'ancien solde
et le nouveau solde de l'extrait en question.
- Si vous cliquez sur le bouton 'Zoom', l'écran de
sélection de la réconciliation s'affiche. Vous pouvez voir toutes les
transactions réconciliées avec l'extrait en question.
- Cliquez sur 'Nouveau'.
2. L'écran de sélection 'Non réconcilié' apparaît. Cet
écran reprend toutes les transactions bancaires pas encore réconciliées avec un
extrait de compte.
3. Activez l'option 'Cash in' pour réconcilier les
virements.
4. Si vous voulez voir toutes les transactions bancaires
réconciliées avec cet extrait (dans le cas d'un extrait existant), vous pouvez
activer l'option 'Tous'.
5.
Si vous voulez voir les versements bancaires
regroupés par numéro de versement, vous pouvez activer l'option 'Grouper'. Lorsque
cette option est activée, tous les versements sont affichés par numéro de
versement dans l'écran de sélection. Si vous n'activez pas cette option, tous
les versements seront affichés séparément, indépendamment de l'extrait sous
lequel ils ont été versés.
6. Cliquez ensuite sur le
bouton 'Actualiser'. Vous pouvez maintenant réconcilier les versments bancaires
avec l'extrait de compte.
7. Pour réconcilier un
versement bancaire, vous pouvez sélectionner le versement en question et
cliquer sur 'Réconcilier'. Si vous avez
opté pour un regroupement des versements, le champ 'N°' correspondra au numéro
de l'extrait du versement et le champ 'Quantité' au nombre de versements sur
l'extrait de compte. Vous pouvez sélectionner un versement regroupé et cliquer
sur 'Réconcilier' pour réconcilier tous les versements du regroupement. Vous
pouvez également sélectionner un versement regroupé et cliquer sur 'Zoom'. Vous
voyez ainsi tous les versements séparés. Vous pouvez alors les réconcilier indépendamment
les uns des autres.
8. Pendant que vous êtes en
train de réconcilier des versements, les champs de l'écran de sélection seront
mis à jour. Tout d'abord, lorsque vous
aurez réconcilié un versement, un coche vert s'affichera dans la colonne
'Réconcilié'. Pour les versements regroupés, ce coche n'apparaîtra que lorsque
tous les versements du groupe auront été réconciliés.
Dans le coin supérieur droit de l'écran,
sont affichées des infos sur le solde de l'extrait en question. Les champs 'N°
extrait', 'Date', 'Ancien solde' et 'Nouveau solde' afficheront les
informations enregistrées. Le champ 'Ecart' correspond à l'écart entre l'ancien
et le nouveau solde, le montant net de toutes les transactions sélectionnées
pour la réconciliation.
Dans le bas de l'écran de sélection,
vous voyez des informations sur les transactions sélectionnées pour la
réconciliation avec l'extrait en question. Le champ 'Total comptant' correspond
au montant de tous les paiements sélectionnés à réconcilier. Les paiements
réconciliés seront affichés comme valeurs négatives. Le champ 'Nombre'
correspond au nombre total de transactions de versement et de paiement
sélectionnées pour être réconciliées avec l'extrait en question. Le champ 'Sélectionné'
correspond au montant de chacune des transactions de versement ou de paiement
sélectionnées dans l'écran de sélection, mais pas encore réconciliées. Le champ 'Non
réconcilié' correspond au nombre total de transactions bancaires non réconciliées.
9. Si vous vous êtes trompé lors de la réconciliation
d'un versement et que vous souhaitez annuler ce processus, vous devez procéder
comme suit : vous sélectionnez le poste déjà réconcilié et cliquez sur le
bouton 'Non réconcilié'. Le poste sera à nouveau marqué comme 'non réconcilié'
et les champs de l'écran de sélection seront également correctement mis à jour.
10.Si une transaction apparaît sur l'extrait de
compte, mais pas dans le logiciel, comme les frais bancaires ou les intérêts, vous
pouvez créer une nouvelle transaction via le bouton 'Nouveau' de la fonction [Cash
flow, Encodage des écritures, Cash flow].
11.Après avoir réconcilié tous les versements sur
l'extrait de compte, vous pouvez activer l'option 'Cash out' pour réconcilier
ainsi vos paiements.
12.Désactivez l'option 'Grouper' si vous étiez en
train de consulter les versements regroupés. En général, vous ne
réconcilierez pas de paiements regroupés. La
fonction de réconciliation des extraits de compte regroupe les paiements par
session. Il s'agit du regroupement utilisé lorsque vous sélectionnez des postes
pour les payer. Contrairement aux versements, vous ne pouvez pas sélectionner
un paiement individuel d'une session pour le réconcilier si vous avez demandé
la sélection 'Groupé'. En désactivant l'option 'Grouper', vous pouvez voir
chaque chèque ou tout autre paiement séparément, ce qui vous permet donc de
réconcilier chaque transaction de paiement.
13.Si vous voulez voir les transactions bancaires
réconciliées avec l'extrait (dans le cas d'un extrait de compte existant), vous
pouvez activer l'option 'Tous'.
14.Cliquez sur le bouton 'Actualiser'. Le programme
affiche maintenant tous les paiements non réconciliés à réconcilier avec
l'extrait de compte.
15.Pour réconcilier un paiement, vous devez
sélectionner le paiement en question dans l'écran de sélection et cliquer sur
le bouton 'Réconcilier'. Les champs seront mis à jour comme ils le sont lors de
l'édition de versements (comme décrit dans ce qui précède).
16.Si vous vous êtes trompé lors de la réconciliation
d'un paiement, vous pouvez annuler la réconciliatin en sélectionnant le
paiement en question et en cliquant sur 'Non réconcilié'.
17.Une fois tous les versements et paiements
réconciliés, vous pouvez clôturer la réconciliation. Si vous n'êtes pas encore
prêt et que vous voulez revenir ultérieurement à l'extrait de compte pour réconcilier
d'autres transactions, cliquez sur le bouton 'Fermer' pour quitter cette
fonction. Vous pouvez redémarrer la fonction de réconciliation et reprendre
votre travail avec l'extrait actuel.
Si vous avez terminé la réconciliation, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Clôturer'.
L'écran 'Comparaison banque – compte' s'ouvre.
18.L'écran 'Comparaison
banque – compte' vous permet de comparer le solde actuel du compte avec le
résultat net de toutes les transactions non réconciliées attribuées à l'extrait
de compte en question sur base de la date du compte. La date du compte doit correspondre à la date de
l'extrait. Il vous suffit de cliquer sur le bouton 'Calculer' pour afficher ces
informations.
19.L'écran 'Comparaison
banque – compte' affiche les informations suivantes :
- Devise – la devise du compte.
- Ancien solde
– l'ancien
solde apparaissant sur l'extrait de compte.
- + Non réconcilié
Cash In – le montant de tous les versements
non réconciliés sur ce compte.
- - Non
réconcilié Cash Out – le montant de tous les paiements non réconciliés pour ce
compte.
- =
Solde
bancaire ajusté –
le solde du compte qui modifie le nouveau solde pour tous les versements
et paiements non réconciliés.
- Solde du compte – le solde actuel de ce compte à la
même date.
- Ecart – l'écart entre le 'solde ajusté' et
le solde actuel du compte à la date indiquée.
20.Lorsque vous êtes satisfait des résultats de
l'écran 'Comparaison banque – compte', vous pouvez cliquer sur le bouton 'OK'
pour clôturer la réconciliation. L'extrait de compte se voit alors attribuer le
statut 'Prêt' et vous revenez dans l'écran général de la réconciliation des
extraits de compte. Vous ne pourrez plus réconcilier de transactions avec cet
extrait de compte par après. Si vous ne voulez pas clôturer un extrait de
compte pour l'instant, cliquez sur le bouton 'Annuler' pour revenir dans
l'écran 'Non réconcilié'. Vous pouvez ensuite reprendre la réconciliation ou
l'édition des transactions.
21.Une fois la
réconciliation des extraits de compte terminée, vous pouvez imprimer le rapport
de réconciliation. Pour de plus amples
informations à ce sujet, vous pouvez consulter ce
document.