Mettre à jour les modèles

Introduction

Dans ce document, nous vous expliquons comment utiliser les modcles dans votre logiciel. En vue de l'impression de divers documents, vous pouvez définir vos propres modcles. Les modcles que vous pouvez définir dépendent de votre licence.

Pour chaque document, vous disposez de modcles par défaut. Ceux-ci vous permettent de vous faire une idée des champs pouvant etre repris dans un modcle. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de tous les types de modcles pouvant etre créés/édités via [Systcme, Général, Paramctres], 'Paramctres documents'. Derricre chaque document, vous voyez dans quelle fonction il est utilisé.

Section Comptabilité

• Rappels : [Comptabilité, Rapports, Rappels, Imprimer]
• Etiquettes fournisseurs : [Comptabilité, Rapports, Fournisseurs, Etiquettes] et [Salaire, Personnel, Etiquettes]
• Etiquettes clients : [Comptabilité, Rapports, Clients, Etiquettes]

Section Logistique

• Etiquettes articles : [Vente, Articles, Etiquettes] et [Stock, Articles, Etiquettes]
• Commandes fournisseurs : [Achat, Encodage des écritures, Imprimer/traiter]
• Réceptions : [Achat, Encodage des écritures, Réceptions]
• Etiquettes réceptions : [Achat, Encodage des écritures, Réceptions]
• Retours : fournisseurs : [Achat, Encodage des écritures, Retours]
• Retours : employés : [Stock, Encodage des écritures, Livraisons, Retours]
• Confirmations de commande : [Vente, Encodage des écritures, Confirmer les commandes clients]
• Listes de colisage : [Vente, Encodage des écritures, Listes de colisage]
• Listes de colisage globales : [Vente, Encodage des écritures, Listes de colisage]
• Livraisons : [Vente, Encodage des écritures, Livraisons]
• Bons de livraison : [Vente, Encodage des écritures, Imprimer/traiter] et [Vente, Encodage des écritures, Livraisons]
• Factures : [Vente, Encodage des écritures, Imprimer/traiter]
• Factures directes : [Vente, Encodage des écritures, Imprimer/traiter]
• PdV : [PdV, Encodage des écritures, Caisse]
• Formulaires de virement : [Vente, Encodage des écritures, Formulaires de virement]
• Retours : clients : [Vente, Encodage des écritures, Livraisons, Retours]
• Ordres de fabrication : [Composition, Encodage des écritures, Ordres de fabrication]

Section Flux de caisse

• Paiements : [Banque, Paiements, Traiter] – sélectionner 'Chcque' comme méthode de paiement
• Avis de paiement : [Banque, Paiements, Traiter]

Section CRM

• Offres : [CRM, Encodage des écritures, Imprimer les offres]
• Lettres : [CRM, Relations, Relations]

Section RH

• Employés : étiquettes : [Salaire, Personnel, Etiquettes employés]
• Lettres : [RF/Salaire, Personnel, Mettre r jour]

Section Service

• Bons de service : [Service, Encodage des écritures, Bons de service]

Explication

Dans l'écran de mise r jour des modcles, vous avez les choix de menu ci-dessous. En cliquant sur un choix de menu, vous avez automatiquement l'explication de ce choix de menu.

Lors de la mise r jour des modcles, vous disposez d'une barre d'outils en plus des choix de menu. En cliquant sur un des boutons, vous avez automatiquement l'explication du bouton en question.

Menu Fichier
Si vous optez pour le choix de menu [Fichier], vous avez les possibilités suivantes :

• Nouveau
  Ce choix de menu vous permet de créer un nouveau modcle sans en utiliser un autre comme base. Dans la plupart des cas, il est toutefois plus simple de définir un nouveau modcle sur base d'un modcle (par défaut) existant que d'en créer un tout nouveau.
• Ouvrir
  Ce choix de menu vous permet de modifier un modcle existant ou d'en créer un nouveau sur base d'un modcle existant.
• Fermer
  Ce choix de menu vous permet de fermer le modcle ouvert. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert.
• Enregistrer
  Ce choix de menu vous permet de sauvegarder le modcle ouvert sous le meme nom. Le modcle existant est alors écrasé. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert.
• Enregistrer sous
  Ce choix de menu vous permet de sauvegarder le modcle ouvert sous un autre nom. Dans ce cas, le modcle existant reste inchangé. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert.
• Importer
  Ce choix de menu vous permet d'importer un modcle d'une autre version du programme ou d'un autre dossier. Le répertoire par défaut est \\Exact Software\USR. Le modcle doit etre enregistré au bon format. Ainsi, si vous voulez importer des modcles de rappels de paiement, vous ne voyez que les modcles se terminant par l'extension 'BHL'.
  N.B. : tous les modcles sont sauvegardés dans la base de données (par dossier). Les modcles ne doivent donc pas etre échangés manuellement entre les différents postes de travail ; ils sont accessibles sur chaque poste de travail.
• Exporter
  Ce choix de menu vous permet d'exporter le modcle ouvert pour pouvoir le réimporter dans un autre dossier. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert. Le programme proposera lui-meme l'extension de fichier adéquate (pour les modcles de rappels de paiement par exemple, l'extension est '.BHL'). Il est important que vous ne la modifiez pas. Seuls les modcles avec l'extension adéquate peuvent etre réimportés.
• Supprimer le modcle
  Ce choix de menu vous permet de supprimer de votre dossier un modcle que vous avez créé vous-meme ou modifié.
• Imprimer
  Ce choix de menu vous permet d'imprimer le modcle ouvert. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert.
• Aperçu
  Ce choix de menu vous permet d'afficher un aperçu avant impression du modcle ouvert. Cette option n'est disponible que si un modcle est ouvert.
• Quitter
  Ce choix de menu vous permet de quitter la fonction de mise r jour des modcles.

Menu Edition
Si vous avez ouvert un modcle ou que vous en créez un nouveau, vous avez les possibilités suivantes sous le choix de menu [Edition] :

• Insérer : champ de la base de données
  Les champs de la base de données peuvent etre insérés pour insérer dans le modcle différentes informations des fichiers de la base de données. Les données enregistrées dans les écrans de mise r jour (mise r jour des articles par exemple) ou dans les écrans d'encodage (encodage des factures par exemple) dans le logiciel ne figurent sur un modcle que s'ils sont repris comme champs de la base de données.
• Insérer : champ de texte
  L'insertion d'un champ de texte vous permet d'encoder un texte fixe qui apparaîtra toujours sur le modcle.
• Insérer : champ de calcul
  Si un champ n'est pas présent dans un des blocs, vous pouvez le créer vous-meme r l'aide d'un champ de calcul. Vous ne pouvez calculer qu'avec des champs d'un meme bloc. Il n'est donc pas possible de créer un champ de calcul dans lequel une valeur d'un bloc 'Total' doit etre ajoutée r une valeur du bloc 'Article' par exemple.
• Insérer : cadre
  Pour accentuer certains champs, vous pouvez insérer des cadres.
• Insérer : image
  Ce choix de menu vous permet d'insérer une image (le logo de la société par exemple).
• Couper/Copier/Coller
  Cette fonctionnalité est courante dans les programmes Windows. Ces possibilités ne sont disponibles que si vous avez sélectionné un ou plusieurs champs. Si aucun champ n'est sélectionné, elles sont grisées.
• Police : nom
  Ce choix de menu vous permet de modifier la police d'un ou de plusieurs champs sélectionnés.
• Police : taille
  Ce choix de menu vous permet de modifier la taille de la police d'un ou de plusieurs champs sélectionnés.
• Police : gras
  Ce choix de menu vous permet de mettre les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés en gras (en plus foncé).
• Police : italique
  Ce choix de menu vous permet de mettre les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés en italique (penché).
• Police : souligné
  Ce choix de menu vous permet de souligner les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés.
• Modifier le champ
  Ce choix de menu vous permet de modifier quelques paramctres du champ actif, comme par exemple le texte d'introduction et la façon dont le champ est aligné. Vous pouvez également le faire en double-cliquant sur le champ.
• Paramctres du bloc
  Ce choix de menu vous permet d'indiquer sur quelle page du modcle le bloc doit etre repris : sur la premicre page, sur les pages intermédiaires et/ou sur la dernicre page. Il se peut que tous les blocs ne doivent pas etre affichés sur toutes les pages, comme par exemple le bloc 'Total'. Ce paramctre ne vaut pas pour les modcles d'étiquettes et de formulaires de virement, ceux-ci ne comportant jamais plus d'une page.
• Paramctres de mise en pages
  Ce choix de menu vous permet de définir différents paramctres concernant le modcle ouvert. Ainsi, vous pouvez notamment donner un libellé vous permettant de reconnaître le modcle ou encore indiquer dans quelle langue les libellés doivent etre affichés. Les autres paramctres possibles dépendent du type de modcle.
• Supprimer
  Ce choix de menu est disponible si vous avez sélectionné un ou plusieurs champs. Les champs en question sont alors supprimés du modcle. Si aucun champ n'est sélectionné, ce choix de menu est grisé.
• Taille originale
  Si vous avez modifié la taille d'une image et que vous voulez remettre la taille initiale du champ, vous devez activer ce choix de menu.
• Afficher le champ sous-jacent
  Ce choix de menu vous permet de voir si des champs de différents blocs se chevauchent. Le modcle de facture est un bon exemple parce que les champs du bloc 'Article' et les champs du bloc 'Ligne de texte' doivent se chevaucher. Ils peuvent effectivement se chevaucher puisque, sur une ligne, vous avez soit un article soit du texte.
• Marquer tout
  Si vous voulez modifier d'un seul coup le modcle, vous pouvez utiliser ce choix de menu pour sélectionner tous les champs. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous voulez modifier la police ou la taille de la police pour l'enticreté de la facture par exemple.

Menu Affichage
Lorsque vous avez ouvert un modcle ou que vous en créez un nouveau, vous avez les possibilités suivantes sous le menu [Affichage] :

• Visibilité
  Dans un modcle, différents champs peuvent etre définis les uns sur les autres. Ce sera notamment le cas dans le bloc 'Article' et dans le bloc 'Ligne de texte'. Pour voir clairement quels champs sont définis dans quels blocs, nous vous conseillons d'activer ce choix de menu et de marquer un bloc. Ce bloc est alors affiché sans les autres. Les champs dans les blocs 'invisibles' sont bien repris sur le modcle.
• Grille : utiliser
  Ce choix de menu vous permet d'activer et de désactiver l'utilisation d'une grille. Si vous l'activez, les champs que vous ajoutez sont automatiquement aligné sur une grille. Ce qui simplifie l'alignement des champs entre eux. Si cette option est activée, elle est précédée d'un ü dans le menu.
• Grille : dessiner
  Ce choix de menu vous permet d'activer et de désactiver la visibilité des points de la grille. Si vous activez l'utilisation des points de la grille, vous pouvez plus facilement voir si les champs sont bien alignés. Toutefois, les champs que vous ajoutez ne sont pas automatiquement alignés sur cette grille. Ce n'est le cas que si vous avez également activé l'utilisation de la grille. Si cette option est activée, elle est précédée d'un ü dans le menu.

Menu Fenetre
Lorsque vous optez pour le menu [Fenetre], vous avez les possibilités suivantes :

• Cascade
  Tous les modcles ouverts sont placés les uns sur les autres de manicre r ce qu'ils se chevauchent.
• Afficher tout
  Tous les modcles ouverts sont placés les uns en-dessous/r côté des autres, de manicre r ce que vous puissiez les voir simultanément.
• Réarranger les pictogrammes
  Ce choix de menu réarrange les modcles minimalisés dans le bas de l'écran. Pour minimaliser un modcle, vous devez cliquer sur le bouton  dans le coin supérieur droit de l'écran.

Menu Aide
Lorsque vous optez pour le menu [Aide], vous avez les possibilités suivantes :

• Aide
  Ce choix de menu vous permet d'afficher les documents d'aide concernant l'utilisation des modcles.
• A propos de
  Ce choix de menu vous permet d'obtenir des informations sur le logiciel, votre licence et votre dossier.

 Bouton Nouveau
Voir [Fichier, Nouveau]

 Bouton Ouvrir
Voir [Fichier, Ouvrir]

 Bouton Enregistrer
Voir [Fichier, Enregistrer]

 Bouton Aperçu avant impression
Voir [Fichier, Aperçu]

 Bouton Imprimer
Voir [Fichier, Imprimer]

 Bouton Couper
Voir [Edition, Couper]

 Bouton Copier
Voir [Edition, Copier]

 Bouton Coller
Voir [Edition, Coller]

 Choix de menu Police
Ici, vous pouvez modifier la police d'un ou de plusieurs champs sélectionnés. Cliquez sur la flcche vers le bas pour voir les différentes polices et sélectionnez-en une.

 Choix de menu Taille de la police
Ici, vous pouvez modifier la taille de la police d'un ou de plusieurs champs sélectionnés. Cliquez sur la flcche vers le bas pour voir les différentes tailles de polices et sélectionnez-en une.

 Choix de menu Page
Ici, vous pouvez passer de la page 1 aux autres pages. Pour certains modcles, la premicre page est différente des autres. Ce choix vous permet de modifier la mise en pages tant de la premicre page que des autres pages. Ce choix de menu n'est visible que dans la fonction de mise r jour des modcles de commandes et de factures de vente. Dans le cas des rappels de paiement, il n'est visible que si vous avez indiqué dans les paramctres de mise en pages que deux pages doivent etre affichées.

 Bouton Gras
Ce bouton vous permet de mettre les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés en gras (plus foncé). Lorsque cette option est activée, l'icône en question est affiché en gris plus clair. Si vous cliquez r nouveau dessus, vous annulez le gras.

 Bouton Italique
Ce bouton vous permet de mettre les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés en italique. Lorsque cette option est activée, l'icône en question est affiché en gris plus clair. Si vous cliquez r nouveau dessus, vous annulez l'italique.

 Bouton Souligné
Ce bouton vous permet de souligner les lettres/caractcres d'un ou de plusieurs champs sélectionnés. Lorsque cette option est activée, l'icône en question est affiché en gris plus clair. Si vous cliquez r nouveau dessus, vous annulez le soulignement.

 Bouton Aide
Voir [Aide, Aide]

 

Sujets apparentés

• Mettre r jour les modcles : insérer un champ de la base de données
• Mettre r jour les modcles : insérer un champ de calcul
• Mettre r jour les modcles : insérer un champ de texte
• Mettre r jour les modcles : insérer une image
• Mettre r jour les modcles : insérer un cadre
• Mettre r jour les modcles : explication des blocs